債權(quán)部合同檔案的管理流程

債權(quán)部合同檔案的管理流程債權(quán)部合同檔案的治理流程

遼寧華銀工程機械有限公司（大連山重建機）

風(fēng)險管控中心

合同檔案治理制度及規(guī)定

一、總則

為標(biāo)準(zhǔn)公司檔案治理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，逐步實現(xiàn)公司合同檔案治理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化，現(xiàn)結(jié)合公司的實際狀況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)中形成的以銷售設(shè)備為中心的資料總和，其構(gòu)成包括融資合同，按揭合同，分期合同，及全款合同及通過銷售挖掘機，裝載機或破裂器在不同銷售方式下所簽訂的設(shè)備及配件合同。

三、合同檔案治理原則

1、合同檔案實由公司債權(quán)部集中統(tǒng)一治理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、債權(quán)部負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管、存檔公司全部合同文檔資料。

3、財務(wù)部或分公司視詳細狀況可留合同，資料復(fù)印件做為做賬及催收賬款使用。

四、合同文檔的移交

1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交債權(quán)部。2、合同文檔在移交回來之時雙方確認并保證齊全、完整，符合其形成規(guī)律。3、合同文檔移交時，必需編制檔案移交清冊并當(dāng)面清點，填寫《文件歸檔登記表》（見附件表一）。雙方簽字認可前方為完成交接手續(xù)。

五、合同文檔的治理方法

1、合同文檔以合同編號結(jié)合銷售方式進展分類編號

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明緣由，準(zhǔn)時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、債權(quán)部要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

4、債權(quán)部應(yīng)依據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各部門及各分公司員工可在債權(quán)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須填寫《合同檔案借閱登記表》（見表二）經(jīng)債權(quán)部經(jīng)理簽字同意后，方可在債權(quán)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以復(fù)印件借出。合同原件無特別狀況不得外借。

6、借閱者有義務(wù)保持所借文件資料的完整、干凈。

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)輕重予以懲罰。8、全部借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的狀況下私自復(fù)印、拷貝或其它任何方式留有復(fù)件。如是工作需要須復(fù)印文件資料的，須在《合同檔案借閱登記表》備注說明緣由。

9、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，也不得在公司內(nèi)部傳閱，違者視情節(jié)予以懲罰。

10、為便利信息資料的流通，全部文件資料均有肯定借閱期限，借閱期限依文件資料的類別由檔案治理員告知歸還日期，如因工作需要文件資料還需連續(xù)使用的，需辦理續(xù)借手續(xù)。

六、本制度自下發(fā)之日開頭實施，并由各部門及各分公司監(jiān)視執(zhí)行

風(fēng)險管控中心批準(zhǔn)人：

負責(zé)人：

簽署日期：六、附則

檔案治理流程

一、文件資料歸檔

2.資料歸檔人及資料接收人在文件《歸檔登記表》上簽字確認。3.治理員將檔案進展編號、歸檔，以備查閱及借閱。

1.檔案治理員填寫文件資料歸檔登記二、合同資料及檔案借閱

A．檔案治理員按程序辦理文件資料借閱。1.檔案借閱人填寫檔案借閱登記表。B．借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的狀況下私自復(fù)印、拷貝或其它方式留有附件，也不得將該保密性文件資料在公司內(nèi)外范圍內(nèi)傳播或傳閱。C．借閱者有義務(wù)保持所借文件資料的完整、干凈2.檔案借出后，檔案治理員要做好記錄，準(zhǔn)時追蹤。檔案借閱人要準(zhǔn)時歸還所借檔案。因工作需要文件資料還需使用的，借閱人需辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還所借的文件資料，治理員要檢查歸還的文件資料是否保持完好、干凈。A.完好：檔案治理員辦理歸還手續(xù)后存檔。B.有破損但能使用：依據(jù)破損狀況按規(guī)定執(zhí)行，辦理歸還手續(xù)后存檔。C.喪失或損壞后不能使用：按規(guī)定賠償，檔案治理員進展銷帳。

文件歸檔登記表

表一

序號歸檔日期歸檔資料名稱(或文件編號)數(shù)量歸檔人接收人備注合同檔案借閱登記表

表二

序號借出日期借閱人借出檔案批準(zhǔn)人歸還檔案備注使用檔案名稱(或治理員日簽數(shù)量目的文件編號)簽字期字

擴展閱讀：債權(quán)部工作流程

河南神力公司債權(quán)部職責(zé)與流程

國內(nèi)市場進展現(xiàn)狀和國外市場進展歷程說明，分期付款、按揭和融資租賃等信用銷售方式確定將成為將來中國工程機械市場占據(jù)主導(dǎo)位置的幾種銷售方式。信用銷售不僅極大地刺激了產(chǎn)品銷量的提升，同時也由于回款周期長、不確定因素多而給公司帶來很大的市場風(fēng)險。在這種市場大背景下，必需盡快建立和完善債權(quán)治理部門，以應(yīng)對信用銷售帶來的市場風(fēng)險，使自己的企業(yè)處于安全運營狀態(tài)。

債權(quán)部的工作職責(zé)如下：

1.防范風(fēng)險：防范風(fēng)險主要指事前防范，即債權(quán)部在產(chǎn)品真正售出到達客戶手中之前應(yīng)當(dāng)做的風(fēng)險防范工作。主要包括兩個環(huán)節(jié)，一是債權(quán)部在銷售部與客戶簽定銷售合同之前對客戶信用進展考察，剔除那些存在高風(fēng)險因素的客戶；二是債權(quán)部在銷售部向客戶交付產(chǎn)品之前對客戶首付款進展審核，阻擋銷售部向那些沒有根據(jù)合同規(guī)定支付首付款的客戶交付產(chǎn)品，避開在合同執(zhí)行初期就形成拖欠款。

2.掌握風(fēng)險：掌握風(fēng)險主要指在銷售合同履行過程中對客戶還款進展有效治理，削減拖欠行為。

公司還應(yīng)留意債權(quán)部與銷售部門、財務(wù)部門之間的工作連接。其實，債權(quán)治理工作并不是由債權(quán)部一個部門來完成的，銷售部和財務(wù)部也是擔(dān)當(dāng)債權(quán)治理工作的重要部門。銷售部負責(zé)銷售產(chǎn)品，債權(quán)部負責(zé)貨款回收，財務(wù)部負責(zé)資金治理，三者之間是相互制衡的關(guān)系。因此，在實際債權(quán)治理工作中，公司需要重視三個部門之間的工作連接：

1.強調(diào)完整銷售的真正含義是售出產(chǎn)品并全部回款；2.強調(diào)三個部門在債權(quán)治理中擔(dān)負的共同責(zé)任；3.定期組織三個部門召開工作協(xié)調(diào)會，建立協(xié)調(diào)機制；

4.統(tǒng)一規(guī)定三個部門的統(tǒng)計口徑，削減、消退因統(tǒng)計口徑不全都導(dǎo)致的工作摩擦；

5.增加財務(wù)部的營銷意識和效勞意識，在財務(wù)統(tǒng)計中要考慮債權(quán)部的需要，削減重復(fù)勞動。

債權(quán)部的工作流程如下：

1.對意向客戶進展前期考核。2.考核達標(biāo)后即可簽訂合同。3.交車前落實首付款是否到位。

4.依據(jù)合同（銷售明細）登錄電腦臺賬與手工帳。

5.依據(jù)用戶還款日期，提前5天短信提示，提前2-3天電話正常通知。6.有針對性的對未按時還款的客戶進展再次電話催收或上門催收。7.對電話催收或上門催收屢次無效的狀況下進展停車警告（停車前應(yīng)先與各部門溝通協(xié)調(diào)）。

8.把屢次催收無