文書工作與檔案管理課件2

福建省檔案館館藏介紹視野拓展:福

建

省

檔

案

館

檔

案

資

料

利

用

指

南

1、我國公民和組織持本人身份證、工作證、介紹信等合法證明，可以利用本館已開放的檔案。2、臺、港、澳同胞和華僑經(jīng)大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，外國人和外國組織由外辦、接待單位、工作單位、就讀學(xué)校等介紹，并注明利用者身份、利用目的和范圍，經(jīng)本館同意后可利用已開放檔案。3、我國公民和組織利用本館未開放的檔案，須持本組織或公民本人所在街道（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）以上組織的介紹信，注明利用目的和查檔范圍，到本館辦理申請手續(xù)，經(jīng)本館同意后提供。4、臺、港、澳同胞和華僑持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件可直接到本館查取本人及其親屬歷史證明。5、我國公民和組織利用寄存檔案必須持檔案寄存單位或其主管部門的介紹信，因特殊原因需外借的，須向本館申請辦理出借手續(xù)。6、利用者可通過本館網(wǎng)站、咨詢電話、信函等途徑向本館查詢檔案或咨詢有關(guān)問題。7、利用者如需復(fù)制檔案，須填寫復(fù)制檔案申請單，經(jīng)本館同意后由工作人員復(fù)制。8、未開放檔案嚴(yán)格控制復(fù)制，利用者摘錄、復(fù)制未開放檔案，應(yīng)負(fù)責(zé)保守機(jī)密，不得擅自翻印、復(fù)制、擴(kuò)散、公布。9、為保護(hù)檔案，凡有檔案復(fù)制件的，一般不再提供檔案原件，破損嚴(yán)重的檔案本館可暫時不提供利用。10、本館保管的屬于國家所有的檔案，依法由本館公布，未經(jīng)本館同意，任何組織和個人無權(quán)公布。11、利用者在著作中摘錄引用本館檔案，應(yīng)注明檔案的收藏單位和檔號。如需全文發(fā)表、出版或陳列在本館復(fù)制的檔案，須征得本館同意，并簽訂公布、出版合同。12、歡迎利用者向本館贈送利用檔案資料編寫的著述或其他學(xué)術(shù)成果出版物。13、利用者應(yīng)在指定場所閱覽檔案，所調(diào)檔案只限本人閱覽，不得轉(zhuǎn)借他人閱覽、擅自抄錄、拍照、攝像、復(fù)制。14、利用者在閱覽檔案時應(yīng)保護(hù)檔案完好無損，如有涂改、損毀、盜竊、丟失檔案等行為，本館將根據(jù)檔案損毀程度，依照有關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行處罰。15、提供利用檔案按照《福建省檔案館利用檔案收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)》收取費(fèi)用。

了解檔案的提供利用的形式與特點(diǎn)。熟悉檔案的間接利用工作以及常用參考資料的編撰。掌握檔案利用工作的基本概念和常用方式。了解網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。會用檔案咨詢服務(wù)，檔案目錄服務(wù)，檔案編研服務(wù)。掌握檔案原件服務(wù)，檔案復(fù)制服務(wù)。453216

檔案的利用是檔案工作的目的，也是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。第一節(jié)檔案提供利用的形式與特點(diǎn)

第二節(jié)檔案的直接利用工作第三節(jié)檔案的間接利用工作

第一節(jié)檔案提供利用的形式

與特點(diǎn)

一、檔案提供利用的一般形式二、檔案提供利用工作的要求

三、檔案用戶的特點(diǎn)和利用規(guī)律

“利用檔案”和“檔案提供利用工作”是密切聯(lián)系而又不同的兩個概念一、檔案提供利用的一般形式檔案的提供利用工作的分類二、檔案提供利用工作的要求

檔案用戶是檔案工作的服務(wù)對象，是利用檔案、實(shí)現(xiàn)檔案價值的主體。

（一）檔案用戶的特點(diǎn)要掌握檔案用戶的特點(diǎn)，首先應(yīng)從檔案用戶分類入手，根據(jù)不同類型的檔案用戶，加以區(qū)別對待。從不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，可以把檔案用戶劃分為以下四類。三、檔案用戶的特點(diǎn)和利用規(guī)律

1.按基本性質(zhì)分，檔案用戶可分為兩類

2.按與檔案部門的關(guān)系分，檔案用戶可分為三類

3.從利用檔案的目的來分，檔案用戶可分為三類

4.按利用者的利用頻率來分，檔案用戶可分為三類（二）檔案用戶的利用規(guī)律

檔案用戶除了具有一定的特點(diǎn)外，在利用中往往還會表現(xiàn)出共同的規(guī)律，比如在重大事件、重要活動發(fā)生前后，相應(yīng)會有一些用戶來查找與之相關(guān)的或相類似事件的材料；又如一些部門在編史修志過程中往往會按時間順序逐步查找一定范圍的檔案，而一些研究型用戶除了要用到一些直接反映某一問題的材料以外，還需要一些相關(guān)的參考材料。檔案工作者如能在實(shí)際工作中注意發(fā)現(xiàn)和研究這些規(guī)律，并以此為契機(jī)，做好利用前的準(zhǔn)備工作，將會給利用者帶來極大的便利，也會使自己的工作更加主動。第二節(jié)檔案的直接利用工作五、電子化服務(wù)二、外借服務(wù)一、閱覽服務(wù)三、復(fù)制服務(wù)

四、咨詢服務(wù)

閱覽服務(wù)是指檔案部門根據(jù)自身?xiàng)l件和利用需要，設(shè)立專門的檔案閱覽室，供利用者查閱利用檔案。

一、閱覽服務(wù)

檔案閱覽服務(wù)可分為兩種形式二、外借服務(wù)

檔案外借服務(wù)是將檔案原件借出檔案部門使用的一種利用方式。

對于內(nèi)部借閱，應(yīng)該建立規(guī)范的借閱制度。三、復(fù)制服務(wù)

隨著辦公室自動化程度的提高，各種現(xiàn)代辦公工具的普及，特別是照相、復(fù)印技術(shù)以及電腦文字處理技術(shù)的推廣運(yùn)用，檔案復(fù)制服務(wù)已經(jīng)逐漸成為檔案利用的主要方式。

檔案復(fù)制的方法很多，有靜電復(fù)印、縮微復(fù)制、傳真、打印、照相、拷貝等。

復(fù)印、傳真、打印一體機(jī)縮微復(fù)制檔案復(fù)制的方法。

在具體方式上還可以根據(jù)利用檔案的不同用途和不同利用范圍，采用兩種形式。四、咨詢服務(wù)

檔案咨詢服務(wù)是指機(jī)關(guān)檔案部門或檔案人員以室藏檔案為根據(jù)，通過口頭（包括電話）或書面形式，向利用者提供檔案，解答提出的有關(guān)檔案專業(yè)知識、檔案利用手續(xù)、各種檔案規(guī)章制度、檔案檢索途徑等方面的問題。

檔案咨詢服務(wù)工作程序一般可分為五個步驟

檔案的電子化服務(wù)是在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下興起的一種檔案的新型利用方式。它是指檔案部門利用電子化辦公設(shè)備和現(xiàn)代通信技術(shù)，向利用者提供非紙質(zhì)載體的數(shù)字化檔案。五、電子化服務(wù)

實(shí)現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的電子化具有諸多優(yōu)勢：

檔案電子服務(wù)的方式主要有以下四種：檔案，圓了70歲老人的駕車夢家住渝中區(qū)的劉啟昌老人，為了實(shí)現(xiàn)自己駕車外出旅游的夢想，苦練駕駛技術(shù)，學(xué)會了駕駛汽車，2019年5月的一天，當(dāng)他高高興興去領(lǐng)取駕駛執(zhí)照時，辦證的同志告訴他年齡已超，身份證上年齡已71歲，不能駕駛汽車了。老人申辯說自己實(shí)際年齡是69歲，不是71歲?？墒?，口說無憑??！證據(jù)在哪里呢？老人想：自己是從青木關(guān)參軍入伍的，入伍前是青木關(guān)中學(xué)的學(xué)生。于是他來到青木關(guān)中學(xué)，可檔案已移交到了巴南區(qū)檔案館，他又趕到巴南區(qū)檔案館，經(jīng)過查閱1950年青木關(guān)中學(xué)初三學(xué)生名冊。上面載明：“劉啟昌，年齡15歲”，備注欄里有：“參軍，十一、二十二隨營”字樣。由此算來，老人1950年15歲，2019年剛好69歲?！肮医K于可以拿到駕照了!”老人高興得差點(diǎn)蹦起來。檔案利用典型案例十則

“白市驛板鴨”歷史有多悠久，一查檔案就明白白市驛板鴨，相信大多數(shù)重慶人都吃過，重慶的名牌，歷史悠久啊！可這“煮熟了、繃干了”的鴨子歷史到底有多悠久呢？去年1月23日，重慶市白市驛板鴨廠的鄧萍、張普兩位同志帶著這個問題來到巴南區(qū)檔案館。他們介紹說：“人們都知道‘白市驛板鴨’歷史悠久，板鴨廠在寫‘白市驛板鴨’的商標(biāo)沿革時，卻無資料可證，看檔案館能不能幫我們找出點(diǎn)什么？”。檔案館的同志先是翻閱了民國巴縣檔案目錄，由于這類檔案先前所擬標(biāo)題過于簡單，沒有找到明確的說法。后在民國《巴縣志》（向楚主編，1939年）十二卷“工業(yè)·手工業(yè)”篇目中找到了關(guān)于手工業(yè)“白市驛薰鴨”的記載，由此推論“白市驛板鴨”批量生產(chǎn)的歷史至少在民國初期隨當(dāng)時手工業(yè)的發(fā)展就出現(xiàn)了，而其制作工藝的創(chuàng)立應(yīng)該在這之前更久遠(yuǎn)的年代，因此，說“百年板鴨”言不為過。結(jié)婚證要保管好，丟了先把檔案找朱明倫和高尚容夫婦按揭了一套住房，在辦理按揭、落實(shí)產(chǎn)權(quán)時需要提供二人的結(jié)婚證明，夫妻犯難了：《結(jié)婚證》已丟失多年，原以為沒有什么用，就沒有及時去補(bǔ)辦，現(xiàn)在去補(bǔ)辦《結(jié)婚證》，登記機(jī)關(guān)要求他們提供原始婚姻證明。于是他們來到區(qū)檔案館查找，區(qū)檔案館接待人員熱情接待了他們，在問明他們在原東泉鄉(xiāng)登記結(jié)婚的情況后，很快在巴縣東泉鄉(xiāng)婚姻檔案中找到了二人的婚姻登記材料，為二人出具了證明。檔案為夫妻解決了心中的難題，二人開心滿意地笑了。案例分析

藍(lán)天公司檔案部門工作人員向該部門負(fù)責(zé)人凌力反映，很多借閱檔案的公司員工不及時歸還檔案，嚴(yán)重影響了他人的利用。而且，有的人雖然還了檔案，但由于其不注重保護(hù)，有的產(chǎn)生了褶皺。凌力通過調(diào)查，了解到很多借閱檔案的人其實(shí)只需利用幾分鐘就可解決問題，但由于檔案室較小，不方便查閱，于是就帶回去看。針對這種情況，凌力向上級領(lǐng)導(dǎo)申請了一間閱覽室供借閱人員使用，并組織檔案工作人員制定了檔案借閱制度，檔案催還制度，保證了檔案的按時歸還。分析以上案例，回答下列問題：１．凌力的哪些做法值得肯定？２．從這個案例可以看出，現(xiàn)場閱覽有什么好處？3．該案例提醒我們，檔案外借應(yīng)注意什么問題？第三節(jié)檔案的間接利用工作

二、間接利用工作的主要形式一、間接利用工作的特點(diǎn)

一、間接利用工作的特點(diǎn)

二、間接利用工作的主要形式

檔案間接利用工作的重點(diǎn)是對檔案資料進(jìn)行編輯研究，形成各種參考資料。常用參考資料可以分為兩種：一種是檔案文獻(xiàn)報(bào)道型資料。它包括全宗指南、專題指南、檔案文摘等；另一種是檔案文獻(xiàn)撰述型資料，包括大事記、組織沿革等。

全宗指南，又稱全宗介紹，它是以本機(jī)關(guān)全宗為對象范圍，以敘述的形式對立檔單位及其檔案的內(nèi)容和成分等情況進(jìn)行報(bào)道的材料。

（一）全宗指南

全宗指南的結(jié)構(gòu)

第三部分是革命歷史檔案，共有3個全宗，計(jì)1483卷。主要有1927－1949年中共福建(臨時)省委、閩粵贛(蘇區(qū))省委、閩贛省委、閩粵邊特委、閩西南特委、閩西南軍政委員會、閩浙邊臨時省委、閩浙贛邊區(qū)黨委以及福建省蘇維埃政府等組織在福建領(lǐng)導(dǎo)人民實(shí)行土地革命、發(fā)展武裝、進(jìn)行游擊斗爭所形成的文件、刊物、布告、傳單、筆記、信件等。其中有毛澤東1929年12月在福建上杭古田召開紅四軍第九次黨的代表大會寫的《古田會議決議案》，1930年寫的《調(diào)查工作》，1932年寫的《才溪鄉(xiāng)調(diào)查》等歷史文獻(xiàn)。還有67卷(件)是1923年至1926年青年團(tuán)廈門特支的材料。這部分檔案，由于歷史的原因，還不夠完整，許多反映福建省革命斗爭歷史的珍貴檔案，受多方面條件的限制，至今無法征集進(jìn)館，主要保存在中國革命博物館、中國人民解放軍軍事博物館、古田會議紀(jì)念館以及江西、浙江等地紀(jì)念館。

大事記是一種以時為經(jīng)，以事為緯，簡明地記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實(shí)的資料書和工具書。（二）大事記

機(jī)關(guān)大事記的結(jié)構(gòu)（1）大事記述。它是大事記的核心部分。它通過對許多重大歷史事件的記述，反映一個機(jī)關(guān)歷史發(fā)展的概貌及其規(guī)律性。

（2）大事時間。它是大事記的主要組成部分之一。

組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)沿革，是以文字或者圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映某一獨(dú)立機(jī)關(guān)（包括黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位）自身發(fā)展演變情況的參考資料和工具。（三）組織沿革

組織沿革的編寫體例可采用四種方法

文件匯編，又稱現(xiàn)行文件匯編。顧名思義，它匯編的都是正在發(fā)生效力的現(xiàn)行文件，可以說是現(xiàn)行文件匯集的統(tǒng)稱。（四）文件匯編

福建省檔案館

1.發(fā)文匯編

它是發(fā)文機(jī)關(guān)將每年制發(fā)的公文按發(fā)文順序號排隊(duì)集中成冊的一種編纂形式。發(fā)文匯編一般按年度編輯，根據(jù)發(fā)文數(shù)量一年編一冊或數(shù)冊。發(fā)文匯編內(nèi)的文件一般按文件形成日期先后或文號順序排列，并重新統(tǒng)一編寫頁號，加上目錄、封面裝訂成冊。

2.重要文件匯編

它是以現(xiàn)行文件重要程度為依據(jù)而形成的一種編纂成果。編輯重要文件匯編一般需要經(jīng)過以下步驟:

3.會議文件匯編

會議文件匯編是收錄機(jī)關(guān)某一次或幾次會議的全部或主要文件匯集成冊的編纂形式。會議文件匯編是幫助人們統(tǒng)計(jì)查閱機(jī)關(guān)有關(guān)會議文件的一種參考資料。（五）機(jī)關(guān)基礎(chǔ)數(shù)字匯編

機(jī)關(guān)基礎(chǔ)數(shù)字匯編是以數(shù)字的形式反映一個機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)某一方面工作基本情況的參考資料，又稱“基本情況統(tǒng)計(jì)表”。

基礎(chǔ)數(shù)字匯編從內(nèi)容上分有綜合性和專題性兩種。

綜合性基礎(chǔ)數(shù)字匯編是記載某一機(jī)關(guān)各方面情況的資料，它內(nèi)容廣泛，項(xiàng)目較多，篇幅較大。

專題性基礎(chǔ)數(shù)字匯編則是記載某一機(jī)關(guān)某一個方面情況的資料，它所匯集的數(shù)字主要反映某項(xiàng)工作活動的發(fā)生、發(fā)展、規(guī)模、變化、結(jié)果等情況。案例分析天元公司是一家由國營企業(yè)改制而成的公司，其組織機(jī)構(gòu)經(jīng)歷了多次調(diào)整。近期，該公司準(zhǔn)備和一外國企業(yè)合資辦廠。在談判中，經(jīng)理向客戶說起公司的歷史，客戶問：“貴公司能否給我們一份組織沿革，以便對貴公司的情況了解得更具體一些？”。經(jīng)理啞然。原來，公司的檔案工作一直有一辦公室人員監(jiān)管，沒有得到完全重視，只做些基本