OA系統(tǒng)需求分析報(bào)告(初)

OA系統(tǒng)需求分析報(bào)告(初)OA系統(tǒng)需求分析一、建設(shè)背景辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即OA系統(tǒng)，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國(guó)的迅速發(fā)展和普及，OA在數(shù)字化辦公領(lǐng)域和企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著越來(lái)越重要的角色。因此，現(xiàn)階段有必要引進(jìn)一套技術(shù)先進(jìn)、符合當(dāng)前辦公發(fā)展需要的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以增強(qiáng)協(xié)作，更大發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，滿足行政辦公需求，進(jìn)一步提高公司行政辦公的效率。二、建設(shè)目標(biāo)1、實(shí)現(xiàn)全公司的數(shù)據(jù)共享，基本解決信息孤島問(wèn)題。不同業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做到一次錄入，跨部門、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)重復(fù)使用；2、提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)，有效縮短公務(wù)處理周期，加快公文流轉(zhuǎn)過(guò)程，減少路耗、找人、等待等中間環(huán)節(jié)，保持公務(wù)處理渠道的暢通；3、打破時(shí)空及地域限制，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，遠(yuǎn)程辦公、異地辦公；4、通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高信息統(tǒng)計(jì)和分析的水平，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的預(yù)測(cè)和決策的輔助支持；5、提供完善的信息交流機(jī)制，方便公司各部門、辦公室和員工之間日常辦公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；6、充分利用將要建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充分地保護(hù)已有的信息化投資；7、解決網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用中的最大難題——機(jī)構(gòu)和管理模式的經(jīng)常變動(dòng)的問(wèn)題，由用戶自定義管理模式，實(shí)現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務(wù)處理機(jī)制；8、以行政辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫耦合，建成一流的企業(yè)綜合辦公系統(tǒng)。三、建設(shè)原則公司OA系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)性、可靠性、實(shí)用性、安全性、易使用性、開放性、有限開源性、可擴(kuò)展性、可維護(hù)性等原則。1、先進(jìn)性：應(yīng)當(dāng)采用當(dāng)今主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺(tái)和工具的先進(jìn)，更要考慮系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用設(shè)計(jì)的先進(jìn)性，以適應(yīng)總體上業(yè)務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和細(xì)節(jié)上事務(wù)辦理的需求。2、可靠性：系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的情況下長(zhǎng)時(shí)間不間斷地安全運(yùn)行。3、實(shí)用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從方便用戶使用的角度進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能和模塊劃分。工作流程設(shè)計(jì)要求簡(jiǎn)捷流暢，能適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā)事件等各種現(xiàn)實(shí)情況。提供單位內(nèi)部相關(guān)信息的收集和發(fā)布，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告等。同時(shí)，提供電子版產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的發(fā)布，管理員可以授權(quán)控制刪除和作廢的權(quán)限。此外，還提供質(zhì)量監(jiān)督，包括資質(zhì)管理、能力驗(yàn)證、培訓(xùn)管理、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)和體系文件。為方便信息檢索，系統(tǒng)提供所有公文和信息的關(guān)鍵字、發(fā)布時(shí)間等檢索或全文檢索引擎。公共信息用于實(shí)現(xiàn)公司各部門之間內(nèi)部信息發(fā)布、交流和共享。系統(tǒng)支持不同風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)各類信息的編錄、審核和發(fā)布。不同層級(jí)用戶可根據(jù)權(quán)限將信息發(fā)布到本部門辦公平臺(tái)。各類公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。公告欄、工作動(dòng)態(tài)、通知通報(bào)、意見(jiàn)箱和網(wǎng)上調(diào)查等功能均可實(shí)現(xiàn)。公告欄是單位內(nèi)部的公告欄，方便內(nèi)部人員及時(shí)了解相關(guān)公告。工作動(dòng)態(tài)可讓各部門發(fā)布本部門的工作動(dòng)態(tài)，以方便內(nèi)部人員相互通曉部門之間的工作。通知通報(bào)與公告類似，也是各部門的子欄目匯總成門戶的總欄目。意見(jiàn)箱是單位內(nèi)部人員發(fā)布意見(jiàn)、建議的地方，發(fā)布建議的時(shí)候，可以指定建議的讀者，也可以通過(guò)傳閱把建議發(fā)給相關(guān)人員，意見(jiàn)發(fā)布可署名也可以匿名發(fā)表。網(wǎng)上調(diào)查實(shí)現(xiàn)基于web的某一主題的觀點(diǎn)支持率的收集功能，以方便收集民意。同時(shí)，還可以開展意見(jiàn)征求，指定參與的部門。該系統(tǒng)可以自定義配置文件流程、正文格式、流水號(hào)格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限和操作內(nèi)容等多種信息。同時(shí)，它也可以實(shí)現(xiàn)公文的在線編輯、審批痕跡保留和常用語(yǔ)功能。對(duì)于只需要傳閱的公文，該系統(tǒng)提供并發(fā)機(jī)制，以加快公文辦理進(jìn)度。用戶可以打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請(qǐng)單和正文等表單，以便送領(lǐng)導(dǎo)批示。該系統(tǒng)的辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實(shí)現(xiàn)文件會(huì)簽功能。用戶已完成的公文能存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的個(gè)人文件夾中以便以后查找。已辦結(jié)的公文能通過(guò)歸檔的操作，歸檔到OA的電子資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，以供有權(quán)限的用戶進(jìn)行查詢。該系統(tǒng)還提供督辦催辦功能，以落實(shí)和跟蹤各部室的辦文情況與進(jìn)度。經(jīng)辦人能在系統(tǒng)中使用預(yù)先定義的公文模版（word格式）起草交辦通知、催辦通知和督辦通知等公文。系統(tǒng)提供督辦事項(xiàng)一覽表，以便經(jīng)辦人能對(duì)其經(jīng)辦的所有督辦事項(xiàng)有一個(gè)實(shí)時(shí)、全面的了解。督辦過(guò)程的電話催辦等過(guò)程可詳細(xì)記錄備查。該系統(tǒng)還提供代理授權(quán)功能，以解決個(gè)人出差或休假期間對(duì)公文處理權(quán)限的指定代理過(guò)程。授權(quán)可以是本人，也可以是系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置。需考慮到實(shí)際情況，如一個(gè)人往往會(huì)一身多職，會(huì)有多種業(yè)務(wù)，因此可以設(shè)定多個(gè)代理人完成不同類型的工作。該系統(tǒng)還提供交辦功能，某用戶可以把自己的任務(wù)通過(guò)申請(qǐng)后交給某人接任。交辦成功后，任何人對(duì)該用戶發(fā)文時(shí)自動(dòng)提醒該用戶已經(jīng)交給某人辦理，并要求確定是否繼續(xù)辦理，交辦完成后生成交辦期間工作目錄表。某員工調(diào)職或離職后，其原來(lái)崗位的文件和任務(wù)能通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)交辦給接任人，使接任人能立刻接手其崗位的工作（或權(quán)限的克?。?。該系統(tǒng)還提供查詢統(tǒng)計(jì)功能，可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知當(dāng)前公文處理情況和領(lǐng)導(dǎo)批示，可根據(jù)發(fā)文單位、時(shí)間等組合查詢，并提供個(gè)人或部門在一定的時(shí)間段內(nèi)所辦理過(guò)的公文情況匯總表，系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、季度和年度為當(dāng)前用戶或部門生成辦文統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并打印等輔助功能。最后，該系統(tǒng)還提供流程監(jiān)控功能，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決流程中的問(wèn)題，以保證公文處理的高效性和準(zhǔn)確性。文號(hào)在公文管理中扮演著重要的角色。不同單位可能采用不同的文號(hào)編制或管理方式。為了適應(yīng)這種變化，我們提供了先定義后使用的文號(hào)管理模式。只要用戶按照本單位的公文文號(hào)編制原則：“文件字＋[年號(hào)]＋文件號(hào)”定義好，系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶定義的原則自動(dòng)生成所需的文號(hào)。此外，我們還支持多種編號(hào)方式，并提供了增加、修改、刪除、補(bǔ)號(hào)和預(yù)留文號(hào)等維護(hù)管理功能，以防止文號(hào)漏號(hào)或無(wú)法獲取的情況的發(fā)生。在公文管理中，收文一般來(lái)自外單位。為了方便用戶填寫主、抄送單位，規(guī)范命名，我們建立了來(lái)文單位的管理。用戶可以在使用收文管理功能前將可能的來(lái)文單位定義在系統(tǒng)中，以便在需要填寫主、抄送單位時(shí)選擇使用。此外，我們還允許用戶錄入新的單位信息，并提供了增加、修改、刪除等管理操作。通訊錄記錄公司和外部聯(lián)系人的信息，部門電話本記錄本部門人員的電話，個(gè)人名片是個(gè)人的公開資料。公用電話本公開給所有人查閱和使用，但只有有權(quán)人員才能管理維護(hù)。我們提供了靈活的模糊查詢功能，可以由電子表格導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并提供了編輯、查詢等維護(hù)管理操作。人事管理實(shí)現(xiàn)了全公司正式及聘用人員個(gè)人基本信息的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和管理。工號(hào)作為OA系統(tǒng)的帳號(hào)管理中人員帳號(hào)的依據(jù)。我們能夠處理工資調(diào)整和統(tǒng)計(jì)匯總，并提供了手工設(shè)置查詢條件和報(bào)表中心提取相關(guān)數(shù)據(jù)的功能。車輛管理管理系統(tǒng)提供各種報(bào)表，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、人事報(bào)表、項(xiàng)目報(bào)表等，方便管理層進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和決策。報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源于各個(gè)模塊的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。7.2自定義報(bào)表系統(tǒng)提供自定義報(bào)表功能，用戶可以根據(jù)自己的需求自定義報(bào)表，包括報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源、數(shù)據(jù)篩選條件、報(bào)表排版等。自定義報(bào)表可以方便用戶進(jìn)行個(gè)性化的數(shù)據(jù)分析和報(bào)表輸出。7.3報(bào)表導(dǎo)出系統(tǒng)提供報(bào)表導(dǎo)出功能，支持各種格式的報(bào)表導(dǎo)出，包括Excel、PDF、Word等，方便用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和打印輸出。7.4報(bào)表權(quán)限控制系統(tǒng)嚴(yán)格控制報(bào)表的查看權(quán)限，只有具有相應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看和導(dǎo)出報(bào)表。同時(shí)，系統(tǒng)也提供報(bào)表審批流程，確保報(bào)表的準(zhǔn)確性和安全性。根據(jù)用戶權(quán)限，不同的用戶可以在報(bào)表中心查看系統(tǒng)授權(quán)的報(bào)表，并對(duì)報(bào)表的表現(xiàn)形式進(jìn)行一定程度的改變，例如是否有圖例、顏色、數(shù)據(jù)、表格類型等。同時(shí)，用戶還能夠?qū)С龌虼蛴D表。系統(tǒng)管理員擁有增加報(bào)表、修改已有報(bào)表、設(shè)置默認(rèn)值、數(shù)據(jù)錄入文案大全標(biāo)準(zhǔn)實(shí)用方式、數(shù)據(jù)校驗(yàn)和權(quán)限設(shè)置等功能，同時(shí)還能在報(bào)表設(shè)計(jì)功能中進(jìn)行調(diào)試或預(yù)覽操作。報(bào)表還應(yīng)該包括設(shè)計(jì)、審核、打印和打印日期等信息，并可以設(shè)計(jì)為一個(gè)標(biāo)簽欄目。此外，系統(tǒng)還提供了可見(jiàn)即所得的報(bào)表定制功能，高級(jí)用戶經(jīng)過(guò)較短時(shí)間的培訓(xùn)即可完成報(bào)表的自定義。數(shù)據(jù)維護(hù)方面支持?jǐn)?shù)據(jù)的手工錄入、校驗(yàn)以及批量導(dǎo)入，并嚴(yán)格設(shè)計(jì)權(quán)限，特定的用戶只能錄入或修改指定的報(bào)表數(shù)據(jù)。后臺(tái)管理包括用戶管理、流程表單管理、表單權(quán)限管理、公文管理、日志管理和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。用戶管理平臺(tái)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)靈活地對(duì)機(jī)構(gòu)、組和人員的管理，以對(duì)象樹和相對(duì)不同的對(duì)象類型的表現(xiàn)形式提供給用戶，并進(jìn)行相應(yīng)用戶權(quán)限的設(shè)置。不同的用戶可以建立多個(gè)私有組，把不同的人歸入相應(yīng)的組。流程表單管理方面，管理員應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相關(guān)審批工作流程，并支持使用表單生成器