測繪成果資料檔案管理制度

測繪成果資料檔案管理制度為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進(jìn)測繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)，本公司制定了本制度，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》并結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定。第一章測繪成果資料檔案管理的崗位責(zé)任制度1.認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》及《保密制度》，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。2.檔案管理人員需簽署保密協(xié)議。3.負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等各項具體工作。4.積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項工作服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完整與安全。7.熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用戶提供服務(wù)。8.積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。9.加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項工作制度。10.嚴(yán)格遵守保密制度，做好公司檔案機(jī)密安全。第二章保密測繪資料建賬、收發(fā)、借用、銷毀等制度1.為了優(yōu)化檔案室檔案，加強(qiáng)檔案的保管和有效利用，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)做好測繪資料的建賬、收發(fā)、借用及銷毀工作。2.檔案建賬、收發(fā)、借用及銷毀工作必須在本公司領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，成員由公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案室人員組成。3.測繪工程建立檔案必須按照公司頒布的《檔案保管期限表》進(jìn)行。4.建立檔案以案卷為單位，對檔案的內(nèi)容、名稱、來源、完整準(zhǔn)確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進(jìn)行審查建立。5.測繪成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán)格清點和履行簽字手續(xù)并填寫移交（接收）登記簿。6.對于移交接收的資料，必須分類進(jìn)行歸檔，并按存放目錄保存，便于查尋整理。7.接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。8.本檔案室內(nèi)需要發(fā)送的資料，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字后，并保留好備份及相關(guān)手續(xù)。第三章測繪成果資料檔案及電子文檔的管理制度1.測繪成果資料檔案及電子文檔的管理應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》等規(guī)定，制定本公司的管理制度。2.測繪成果資料檔案及電子文檔的管理應(yīng)采取規(guī)范、科學(xué)、高效的方式，以確保測繪成果、資料檔案的安全。3.測繪成果資料檔案及電子文檔的管理應(yīng)采取分類管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息化管理和安全管理相結(jié)合的方式。第四章測繪資料檔案借閱使用登記和審批制度1.測繪資料檔案借閱使用應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》等規(guī)定，制定本公司的管理制度。2.測繪資料檔案借閱使用登記和審批制度應(yīng)采取規(guī)范、科學(xué)、高效的方式，以確保測繪成果、資料檔案的安全。3.測繪資料檔案借閱使用登記和審批制度應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保公司檔案機(jī)密安全。第五章測繪成果資料檔案的安全管理措施1.測繪成果資料檔案的安全管理措施應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》等規(guī)定，制定本公司的管理制度。2.測繪成果資料檔案的安全管理措施應(yīng)采取物理防范、技術(shù)防范、管理防范等多種手段，以確保測繪成果、資料檔案的安全。3.測繪成果資料檔案的安全管理措施應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保公司檔案機(jī)密安全。第九條：銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，謹(jǐn)慎處理。對于經(jīng)鑒定確認(rèn)確無保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊并提出銷毀報告。銷毀報告需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室審查后簽字蓋章，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批或備案，方可進(jìn)行銷毀。第十條：銷毀檔案時，需派遣兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，并在指定地點進(jìn)行銷毀，以防遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均需在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。第十一條：對于保管期滿但屬于國家重大工程項目的測繪檔案，應(yīng)根據(jù)實際需要適當(dāng)延長保管期限。第十二條：應(yīng)銷毀的檔案不得改作他用或以廢紙出售。第十三條：銷毀國家密級圖紙或測繪成果時，必須經(jīng)過省測繪行政管理部門的批準(zhǔn)。第十四條：被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤。為防止遺失和泄密，嚴(yán)禁將檔案賣給廢舊物資收購部門或收購人員。銷毀后，監(jiān)銷人員需在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。鑒定報告、銷毀清冊及審批文件需存檔保存。第三章：測繪成果資料檔案及電子文檔的管理制度第一條：根據(jù)國家要求，制定測繪成果及資料檔案的歸檔范圍及保管制度。第二條：測繪成果及資料檔案需按照要求進(jìn)行編號歸檔，并保證資料齊全、完整。歸檔時需分類整理立卷，編制檔案著錄卡并確保案卷標(biāo)題簡明確切，案卷質(zhì)量符合國家相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。第三條：不得擅自改變檔案的分類、組卷、編號方法。第四條：對于歸檔的成果資料，需做好完整的登記表登記，并錄入計算機(jī)中以便查閱，同時將登記表進(jìn)行統(tǒng)一管理保存。第五條：長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。第六條：成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán)格清點并履行簽字手續(xù)，同時填寫移交（接收）登記簿。第七條：接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。第八條：所有檔案必須登記，詳細(xì)到文件級，盡量使用數(shù)據(jù)庫或電子表格進(jìn)行登記。第十條：涉密測繪成果的使用、傳遞、復(fù)制、保存等情況需實行登記管理制度，嚴(yán)格按照公司檔案管理規(guī)定操作。第十一條：凡使用涉密測繪成果須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，并予登記后，方可提供。使用后應(yīng)及時歸檔，并將登記清冊存檔保存，確保帳物相符，記錄清晰。第十二條：任何個人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借涉密測繪成果，不得拷貝、對外傳送涉密測繪成果數(shù)據(jù)。確需復(fù)制的，需報領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。第十三條在使用基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)時，必須遵守與計算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理有關(guān)的規(guī)定，如《計算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》和《計算機(jī)信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》等，以杜絕外傳、丟失、泄密等事件的發(fā)生。第十四條處理、傳輸、存儲涉密測繪成果數(shù)據(jù)的計算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)必須采取安全保密防護(hù)措施，包括設(shè)置進(jìn)入登陸密碼和屏幕保護(hù)密碼，安裝加密防毒軟件，以及采取物理隔離措施，不與外部網(wǎng)絡(luò)相連，不使用無線網(wǎng)卡等無線聯(lián)網(wǎng)裝置。涉密計算機(jī)和載體介質(zhì)未經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出保密檔案室。涉密計算機(jī)系統(tǒng)的使用和維修必須由專管人員監(jiān)督。第十五條必須定期檢查檔案保管狀況，保障檔案的保密、防蟲、防霉、防盜工作，并及時上報領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見，以確保檔案資料的完整性和安全性。第十六條各部門必須設(shè)立專職或兼職人員管理測繪資料，明確職責(zé)分工，并應(yīng)設(shè)置資料室和鐵柜，存放測繪資料。第十七條測繪成果資料檔案工作必須列入總工辦工作日程，并由總工辦或其指派人員定期或不定期檢查檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。第四章測繪成果資料檔案使用登記和審批制度第一條制定本制度是為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)的發(fā)展，更好地為社會主義建設(shè)服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定。第二條檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司服務(wù)。第三條檔案室保管的檔案主要供本單位利用，不屬于開放利用范圍。對外提供利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，需辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。第六條利用者借閱檔案，需辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》和檔案利用效果登記。借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)主管經(jīng)理及保密責(zé)任人簽署意見，報總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可借閱。第七條利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經(jīng)檔案公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會計檔案借閱不得拆散原卷冊，并按期歸還。第八條：利用者應(yīng)當(dāng)妥善保護(hù)檔案，不得拆卷、折疊文件，不得在文件上做任何標(biāo)記或污損。未經(jīng)許可，不得轉(zhuǎn)借或復(fù)制檔案。第九條：科技檔案項目的某些檔案不得外借，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和登記后方可復(fù)制。復(fù)制件用畢后必須交回檔案室處理。第十條：未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照或復(fù)制所查閱的檔案內(nèi)容。涉密內(nèi)容需要抄錄或復(fù)制時，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行。利用者對涉密內(nèi)容應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)保密。第十一條：測繪成果及資料檔案利用者借閱后應(yīng)當(dāng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損壞檔案。不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得在檔案原件上做任何標(biāo)記或污損。未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。第十二條：借閱國家密級測繪成果不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，必須經(jīng)過國家密級測繪成果提供部門批準(zhǔn)，并按原密級進(jìn)行管理。第十三條：查閱者應(yīng)當(dāng)按規(guī)定及時清退檔案。清退檔案時，檔案人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對，如發(fā)現(xiàn)與原卷冊不符，須酌情處理。第十四條：查閱者必須保守檔案機(jī)密，凡損壞檔案和私自泄露檔案內(nèi)容，給國家、公司（集體）、個人造成損失和惡劣影響的，應(yīng)按《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關(guān)規(guī)定辦理，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。第十五條：檔案室應(yīng)當(dāng)注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結(jié)開發(fā)利用檔案的經(jīng)驗，進(jìn)一步做好檔案開發(fā)利用工作。第五章：測繪成果資料檔案的安全管理措施第一條：為了保守檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家、人民和企業(yè)的利益，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》、《檔案法》，確保檔案的完整與安全，特制定如下安全管理措施。第二條：檔案文件密級的界定、變更、解密，必須嚴(yán)格按照國家規(guī)定執(zhí)行。第三條：檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍，只限于公司職工利用，不對外提供利用。外單位需要查閱、利用者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條：查閱、利用檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。利用者須持本公司介紹信（查閱科技檔案須經(jīng)本公司總工程師批準(zhǔn)），跨單位或部門查閱檔案。須同時經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，借閱機(jī)密檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條：利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條：利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全，不得在個人存儲設(shè)備或其他記錄工具等私人用品上記錄檔案機(jī)密。不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。第七條規(guī)定了檔案案卷的閱覽和借閱權(quán)限，未經(jīng)許可不得抄錄檔案內(nèi)容。如果確實需要借出檔案，必須獲得領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并按時歸還。第八條明確規(guī)定，非檔案工作人員嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。第九條要求非檔案人員注意檔案庫房門窗的關(guān)閉情況和防火工作，特別是在重大節(jié)假日，檔案人員更應(yīng)該做好安全保密工作。第十條明確規(guī)定，任何人不得攜帶檔案文件外出參觀、游覽、探親訪友或處理私事。第十一條