采購業(yè)務(wù)典型內(nèi)控漏洞及識別

采購業(yè)務(wù)典型內(nèi)控漏洞及識別由于市場競爭激烈導(dǎo)致賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變，使得采購環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險的高發(fā)區(qū)，其中商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重，而且采購對企業(yè)成本影響重大。因此，采購業(yè)務(wù)通常都是各個企業(yè)管控重點(diǎn)所在。但是采購環(huán)節(jié)不僅僅是采購部門的事情，技術(shù)部門或者需求部門指定供應(yīng)商，或者給各個供應(yīng)商的技術(shù)要求不一樣，導(dǎo)致報價或者投標(biāo)價格明顯差異，影響最終定點(diǎn)供應(yīng)商。質(zhì)量部門審核把關(guān)開后門，再好的供應(yīng)商也審核出來一堆毛病，垃圾的供應(yīng)商可能評分最高級。典型漏洞一：采購方式不明確或多頭采購企業(yè)需采購的物資或服務(wù)往往有很多類型，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇不同方式：例如公司層面招標(biāo)采購、采購部門（集團(tuán)公司）統(tǒng)一集中采購、各部門分散主導(dǎo)采購等。采購方式內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未明確采購權(quán)限，各部門可自行采購；重要物資分散采購，導(dǎo)致效率低下、成本失控；針對不重要采購事項(xiàng)過度控制（如不管金額大小，都采用招標(biāo)方式）。例如：某家公司電腦采購權(quán)限不明確，發(fā)現(xiàn)辦公室、信息技術(shù)部、資產(chǎn)管理部都有權(quán)限采購電腦，辦公室認(rèn)為電腦屬于辦公用品，而公司辦公用品是由辦公室負(fù)責(zé)采購的；信息技術(shù)部認(rèn)為電腦是IT資產(chǎn)，公司IT資產(chǎn)和服務(wù)是由信息技術(shù)部牽頭采購的；資產(chǎn)管理部則認(rèn)為電腦是一種固定資產(chǎn)，公司的固定資產(chǎn)是由資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)的。因此，公司應(yīng)明確采購職責(zé)分工，對不同種類物資、不同金額的采購明確采購方式。此外，對于大型集團(tuán)公司，對于重要物資或服務(wù)，如果由集團(tuán)總部建立統(tǒng)一采購平臺，無疑可以提升采購專業(yè)性，降低采購成本。采購方式內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有：加大采購成本；個別部門或員工利用采購權(quán)限進(jìn)行不當(dāng)行為；降低采購效率等等。漏洞識別：查閱公司采購相關(guān)管理制度規(guī)定；了解公司采購組織架構(gòu)和職責(zé)分配；了解不同物資采購方式；抽查公司物資采購執(zhí)行情況；綜合判斷公司采購方式是否合理，哪些物資采購方式存在漏洞。典型漏洞二：未編制采購計劃或計劃編制不合理采購計劃是管理人員在了解市場供求情況，認(rèn)識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預(yù)見性的安排和部署；采購計劃是整個計劃管理中的一環(huán)，一般根據(jù)生產(chǎn)部門或其他使用部門的需求計劃制定，采購計劃包括采購物料、采購數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。采購計劃內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未編制采購計劃，采購時一事一議；采購計劃質(zhì)量粗糙，實(shí)施是嚴(yán)重脫離實(shí)際；采購計劃未得到嚴(yán)格執(zhí)行，對業(yè)務(wù)及采購部門不構(gòu)成實(shí)質(zhì)性約束，不按計劃采購或大量超計劃采購，造成浪費(fèi)損失；同一個采購計劃多次付款。采購計劃內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有：所需物資短缺，導(dǎo)致無法及時滿足客戶需求；物資積壓，庫存大量增加，導(dǎo)致資源浪費(fèi)，資金使用效率低下；財務(wù)部門面對突發(fā)性的采購用款需求，不能及時安排資金，資金管理困難；物流、質(zhì)檢等采購配合部門工作計劃性受到直接影響；員工可能為了個人利益而采購一些不必要的物品，導(dǎo)致浪費(fèi)公司資源等等。為此，企業(yè)在應(yīng)完善采購計劃編制流程，采購計劃管理與企業(yè)預(yù)算管理、經(jīng)營活動充分融合，提高采購計劃的指導(dǎo)性?！景咐可钲谀吵胁少徑?jīng)理因收受了廠商大量的“好處費(fèi)”，大額采購某廠商的商品并壓縮其他同商品的采購量，被供應(yīng)商揭露而引致該高層的盤底調(diào)查，最后東窗事發(fā)。該采購權(quán)的歸口管理權(quán)由該采購經(jīng)理來全權(quán)執(zhí)掌。如果上面看出了品類結(jié)構(gòu)或庫存積壓苗頭不對勁，他就會找很多理由來搪塞：說這個時期市場情況有變，競爭的原因等等。未出現(xiàn)特別重大的事故，上層是不會對采購經(jīng)理進(jìn)行盤底調(diào)查的，公司在制度上并沒有這個規(guī)矩，上層也不想多耗精力在這一塊上興師動眾地勞民傷財，這就給采購造成黑洞。該案例暴露出公司采購環(huán)節(jié)存在諸多缺陷，但可以看出，公司在采購過程中并無明確的計劃安排，而是采購經(jīng)理可以隨意決定采購數(shù)量和進(jìn)度，從而導(dǎo)致通過不合理的采購安排進(jìn)行舞弊。漏洞識別：檢查公司是否編制書面的采購計劃；檢查采購計劃編制過程和依據(jù)，判斷采購計劃編制合理性；通過抽查已執(zhí)行采購，檢查是否按照采購計劃執(zhí)行，實(shí)際采購是否與計劃存在重大偏離。典型漏洞三：采購流程不相容職責(zé)未有效分離采購部門有很多不相容職責(zé)，如：招投標(biāo)過程中，采購部如果負(fù)責(zé)供應(yīng)商錄入，就不應(yīng)該有最終的決標(biāo)權(quán)，以防止采購部違規(guī)選擇自己推薦的供應(yīng)商；貨物的采購人不能同時擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂購買偽質(zhì)材料，影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)；貨物的采購、儲存保管人不能擔(dān)任賬務(wù)記錄工作，防止繞過驗(yàn)單，以減少誤記貨物數(shù)量金額的可能；付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離；記錄應(yīng)付賬款人不能同時擔(dān)任付款職務(wù)?！景咐磕硠勇谱鞴緝?nèi)審人員在審計過程中，動漫制作人員抱怨公司電腦經(jīng)常死機(jī)、質(zhì)量差，內(nèi)審人員詢問公司采購流程，發(fā)現(xiàn)公司并未專設(shè)采購部，所有電腦都由行政部采購，行政部根據(jù)員工需求進(jìn)行采購，供應(yīng)商送貨到行政部，行政部通知員工領(lǐng)用。根據(jù)員工反映情況，內(nèi)審人員打開部分電腦機(jī)箱抽檢，發(fā)現(xiàn)部分品牌機(jī)并非原裝，而是翻新機(jī)。因公司所有電腦送貨后并無專門檢驗(yàn)