工程合同管理制度

工程合同管理制度合同管理制度目錄第一章引言第二章目的和適用范圍第三章定義第四章合同管理流程第五章合同管理職責第六章合同管理檔案第七章合同變更管理第八章合同履行管理第九章合同風險管理第十章合同管理考核第一章引言本合同管理制度是為規(guī)范公司合同管理行為，確保合同的合法性、合規(guī)性、有效性，有效防范合同風險，提高公司的經(jīng)營效益和管理水平而制定的。第二章目的和適用范圍本合同管理制度的目的是規(guī)范公司合同管理行為，保障公司合同的合法性、合規(guī)性、有效性，避免合同風險，提高公司的經(jīng)營效益和管理水平。本合同管理制度適用于公司所有合同的管理活動。第三章定義1.合同：指公司與外部單位或個人之間的書面協(xié)議，包括銷售合同、采購合同、服務合同、租賃合同等。2.合同管理：指對公司合同的簽訂、履行、變更、終止等活動進行管理的過程。3.合同管理人員：指公司內(nèi)部負責合同管理的人員，包括合同管理員、合同審核人員、合同執(zhí)行人員等。第四章合同管理流程1.合同簽訂流程：（1）需求部門提出合同需求；（2）合同管理員起草合同草案；（3）合同審核人員審核合同草案；（4）合同簽訂人簽訂合同；（5）合同管理人員歸檔合同。2.合同履行流程：（1）合同執(zhí)行人員執(zhí)行合同；（2）合同管理人員監(jiān)督合同履行情況；（3）如有問題，及時與對方溝通解決。3.合同變更流程：（1）需求部門提出合同變更需求；（2）合同管理員起草合同變更草案；（3）合同審核人員審核合同變更草案；（4）合同簽訂人簽訂合同變更協(xié)議；（5）合同管理人員歸檔合同變更協(xié)議。4.合同終止流程：（1）需求部門提出合同終止需求；（2）合同管理員起草合同終止草案；（3）合同審核人員審核合同終止草案；（4）合同簽訂人簽訂合同終止協(xié)議；（5）合同管理人員歸檔合同終止協(xié)議。第五章合同管理職責1.合同管理員負責起草合同草案，并進行合同管理工作。2.合同審核人員負責審核合同草案和合同變更草案。3.合同簽訂人負責簽訂合同和合同變更協(xié)議。4.合同執(zhí)行人員負責執(zhí)行合同，并及時向合同管理人員匯報合同履行情況。5.合同管理人員負責對公司所有合同進行管理，并對合同的履行情況進行監(jiān)督和檢查。第六章合同管理檔案1.合同管理人員負責建立和管理公司所有合同的檔案。2.合同檔案應包括合同原件、合同草案、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議等相關文件。3.合同管理人員應對合同檔案進行定期檢查和更新。第七章合同變更管理1.合同變更需經(jīng)過合同管理人員審核，并經(jīng)過雙方簽字確認。2.合同變更應及時進行，并及時更新合同檔案。3.合同變更應符合法律法規(guī)的要求，不得損害公司利益。第八章合同履行管理1.合同執(zhí)行人員應按照合同約定的內(nèi)容和期限執(zhí)行合同。2.合同管理人員應對合同履行情況進行監(jiān)督和檢查，并及時解決合同執(zhí)行中的問題。3.如有違約行為，應及時采取法律措施維護公司合法權益。第九章合同風險管理1.合同管理人員應及時識別和評估合同風險，并采取相應措施進行防范和控制。2.合同管理人員應加強對合同風險的監(jiān)測和預警，并及時采取應對措施。3.如發(fā)生合同風險，應及時采取法律措施維護公司合法權益。第十章合同管理考核1.合同管理人員的績效考核應包括合同管理的工作內(nèi)容和效果。2.合同管理人員應定期參加合同管理培訓，提高合同管理水平。3.合同管理人員應定期進行自我評估和反思，不斷提高合同管理能力和水平?？倓t本合同管理制度是為規(guī)范公司合同管理行為，提高合同管理水平，保障公司合法權益，加強對合同的監(jiān)督管理而制定的。合同的簽訂范圍公司所有與外部單位、個人簽訂的各類合同，均適用本合同管理制度。合同的談判原則在合同談判中，公司應當遵守公平、公正、誠實信用的原則，維護公司和合同雙方的合法權益，確保合同內(nèi)容的合法性和合理性。合同的簽訂程序合同的簽訂程序分為以下幾個階段：合同起草、內(nèi)部審批、合同談判、合同簽訂、合同備案等。具體流程詳見附件一。合同的審批、蓋章、分發(fā)合同簽訂后，應當按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，經(jīng)過審批后，由合同管理人員進行蓋章并分發(fā)各方。合同的簽章與歸檔公司應當建立健全的合同檔案管理制度，對簽訂的各類合同進行歸檔，并按照規(guī)定的時間進行更新和維護。合同的履行與跟蹤公司應當對簽訂的各類合同進行跟蹤和履行情況的監(jiān)督，確保合同的履行和執(zhí)行情況符合合同約定。工程合同的日常管理公司應當建立健全的工程合同日常管理制度，對工程合同的簽訂、履行、變更、終止等進行規(guī)范管理。合同的付款審批公司應當建立健全的合同付款審批制度，對合同付款進行審批和管理，確保合同付款的合法性和合理性。合同的變更與終止合同的變更和終止應當按照公司規(guī)定的程序進行，確保變更和終止的合法性和合理性。第十一章附則本合同管理制度的解釋權歸公司所有。附件一：合同簽訂程序流程圖附件二：合同審批表格附件三：合同備案表格附件四：工程合同管理制度附件五：合同付款審批表格察、設計合同初稿和《合同匯簽表》，送公司相關部門和領導會簽。3.4.4材料、設備采購合同，由采購部根據(jù)公司年度采購計劃及工程實際需要，提出合同初稿和《合同匯簽表》，送公司相關部門和領導會簽。4合同的簽訂及歸檔4.1經(jīng)公司相關部門和領導會簽后，合同及相關附件經(jīng)合約部審核無誤后，由合約部主管簽字、蓋章、歸檔，并通知有關部門。4.2合同文本一式四份，由合約部保管一份，發(fā)包方、承包方、監(jiān)理方各保管一份。4.3合同的歸檔應按照公司文件管理制度的規(guī)定，統(tǒng)一編號、裝訂、歸檔，并建立相應的檔案管理系統(tǒng)。4.4合同有效期屆滿前，合約部應提前做好續(xù)簽或解除合同的準備工作，并在合同有效期屆滿前15天內(nèi)報公司領導批準。5合同的變更和解除5.1合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，應經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂變更協(xié)議書，報公司相關部門和領導批準，并按照規(guī)定的程序辦理合同變更手續(xù)。5.2合同履行過程中，如因不可抗力等原因需要解除合同，應經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂解除協(xié)議書，報公司相關部門和領導批準，并按照規(guī)定的程序辦理合同解除手續(xù)。5.3合同解除后，合同文本及相關附件應及時歸檔管理，不得隨意丟棄或泄露。本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，修訂時須報公司領導批準。3.4合同管理制度為了規(guī)范公司的合同管理流程，保證合同的合法性和有效性，在國務院頒發(fā)的《建設工程勘察設計合同條例》原則和有關部門印制的《工程勘察、設計合同》標準合同文本的基礎上，結合工程實際情況，公司制定了以下合同管理制度。3.4.4材料、設備采購合同公司自行采購的各種材料、設備，由公司材料信息部主管和造價部主管按照材料、設備采購計劃安排，提出經(jīng)副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準的材料、設備采購計劃。合約部根據(jù)材料、設備采購計劃提供的材料、設備名稱、數(shù)量、品種規(guī)格、質量標準、到貨周期等要求，按照《材料、設備采購合同》文本擬定合同條款。3.4.5其他和工程相關的經(jīng)濟協(xié)議按照經(jīng)副總經(jīng)理核準、總經(jīng)理簽字批準的工程任務委托單的要求，擬定合同條款。3.4.6施工合同的匯簽程序合約主管一合約部經(jīng)理—造價管理中心副總—各會簽部門領導—公司法律顧問—總工程師--副總經(jīng)理--總經(jīng)理。3.4.7勘察設計合同匯簽程序設計工程師—合約主管—設計部經(jīng)理--合約部經(jīng)理—造價管理中心副總--各會簽部門領導--公司法律顧問--總工程師--副總經(jīng)理—總經(jīng)理。3.4.8材料合同匯簽程序合約主管--主管工程師--工程部經(jīng)理--合約部經(jīng)理—造價管理中心副總--各會簽部門領導--公司法律顧問--公司總工程師--副總經(jīng)理—總經(jīng)理。3.4.9其他經(jīng)濟協(xié)議匯簽程序合約主管--合約部經(jīng)理—造價管理中心副總--各部門領導--公司法律顧問--總工程師--副總經(jīng)理--總經(jīng)理。3.4.10匯簽部門審核內(nèi)容1.造價部審核合同價款、結算方法、付款方式等；2.設計部門審核工程設計合同的收費標準、服務范圍、付款方式等；3.工程部門審核工程施工合同的工程質量、工期等技術要求；4.人事行政部審核合同的內(nèi)容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔相應的民事責任等；5.財務部門審核合同的付款方式、履約收支、單據(jù)回籠等；6.合約部全面審核和備案。3.4.11合約部綜合各方意見，經(jīng)過溝通協(xié)調(diào)后進行必要的修改。3.4.12若合同修改較大或涉及關鍵事項，須請個別部門反復流轉批閱。3.4.13合同經(jīng)辦部門應確保動態(tài)反映合同流轉走向，在流轉過程中請相關部門進行簽章。審核。審核通過后，方可提交付款審批。6.3對于合同付款的變更、調(diào)整或延期，必須經(jīng)過合約部審核并報公司領導批準后方可執(zhí)行。6.4對于超過合同約定的付款，必須經(jīng)過公司領導批準后方可執(zhí)行。6.5合同付款的審批和執(zhí)行必須符合公司財務制度和相關法律法規(guī)的規(guī)定。7合同的履行和變更7.1合同的履行必須按照合同規(guī)定的內(nèi)容和期限進行。如有變更或調(diào)整，必須經(jīng)過合約部審核并報公司領導批準后方可執(zhí)行。7.2合同履行過程中，如發(fā)生爭議，應及時向合約部報告，并按照合同約定的爭議解決方式進行處理。7.3對于合同變更或調(diào)整的內(nèi)容，必須在合同文本上進行書面修改，并經(jīng)過雙方簽字蓋章認可。7.4合同履行結束后，應及時進行驗收和結算，并將相關證明材料歸檔保存。8合同的終止和解除8.1合同的終止應當按照合同約定的方式進行。8.2對于違約或其他原因導致合同無法履行的情況，應當及時向合約部報告，并經(jīng)過公司領導批準后，可以解除合同。8.3合同解除后，應當及時進行結算并將相關證明材料歸檔保存。9合同管理的監(jiān)督和檢查9.1公司領導對合同管理工作負總責，并對合同管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。9.2合約部負責對合同管理工作的監(jiān)督和檢查，并定期向公司領導報告合同管理工作的情況。9.3各部門應當按照合同管理制度的要求，認真履行合同管理職責，確保合同的履行和管理工作的規(guī)范化。如發(fā)現(xiàn)問題，應當及時向合約部報告并提出整改意見。9.4公司內(nèi)部審計部門應當對合同管理工作進行定期審計，并向公司領導報告審計結果和存在的問題。電子文件等。同時，要建立合同履行與跟蹤的檔案，包括但不限于合同簽訂、變更、履行過程中的各類文件、往來信函、電子文件等，以及合同履行的進度、付款情況、變更情況等記錄。8.6在合同履行與跟蹤過程中，經(jīng)辦部門和合約部要及時與對方溝通，解決合同履行中的問題和爭議。如對方存在違約行為，要及時采取法律措施維護公司的合法權益。8.7合同履行完畢后，經(jīng)辦部門和合約部要進行總結和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以改進。同時，要將合同履行與跟蹤的經(jīng)驗和教訓進行總結，為今后的合同管理提供參考。計算底稿、圖紙、圖片、電子文件和視頻文件等。9.1合約部是公司工程合同日常管理部門，由公司總經(jīng)理和常務副總經(jīng)理領導，負責合同的簽訂工作。合約部掌握合同在執(zhí)行過程中的履行、變更、解除等情況及存在問題，并及時反映合同履行過程中存在的問題，向主管領導反映并采取措施。9.2合約部應做好工程合同的收發(fā)登記，負責合同管理資料的收集整理和匯編。10.1本辦法由成本管理中心負責解釋。10.2本辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過后執(zhí)行。附件一：合同管理制度和工程合同匯簽流程圖。附件二：合約部填寫《合同匯簽表》，各部門、公司法律顧問依次匯簽，合約部綜合各相關部門意見進行修改。總工程師審核，主管副總經(jīng)理再次修改并審核，總經(jīng)理再次修改并審批，合約部與對方溝通修改，并完成對方蓋章。行政辦公室復審蓋章，并分發(fā)合同文件。附件三：合同臺帳表（合約部）記錄合同簽訂時間、金額、變更情況、完成情況等信息。附件四：合同臺帳表（