項目辦行文工作制度

項目辦行文工作制度一、工作概述為規(guī)范項目辦公室的行文工作，提高辦公效率，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)范和標準，特制定本制度。二、職責分工項目辦主任組織、協(xié)調(diào)、指導并監(jiān)督項目辦各員工的行文工作；確定各種辦公文書的格式、內(nèi)容、用語及版式等標準，并根據(jù)公司制度進行審定；審批和簽發(fā)公司外發(fā)文件，審核并交回項目部內(nèi)收文件等。行文員負責辦公室各種文書、表格等的起草、整理、審核、印制和監(jiān)督交回等工作；草擬項目部的內(nèi)部行文，審核內(nèi)部行文、分部長辦公室和主管辦公室及其他相關(guān)人員簽名（蓋章），核發(fā)行文流轉(zhuǎn)單，送文室交辦終止；根據(jù)項目辦要求，定期抽查行文文件的處置情況，及時補救糾正。三、文書分類及流程1.內(nèi)部文書指公司內(nèi)部部門間的交流文件，主要包括各種通知、通報、說明、報告、請示、批復、備忘錄等。具體流程如下：申請：起草人按照公司內(nèi)部規(guī)定填寫文書申請表并提出申請。審核：與該文書相關(guān)的各方對文書進行審核，如有需要可以進行意見修改。簽署：由所涉及的領(lǐng)導進行簽署，必須簽字、簽名準確無誤。督辦：行文員對該文書進行督促，確保按時流轉(zhuǎn)、按時處理。2.外部文書指公司與外部單位進行信息交流的文件，主要包括公司與政府部門、合作方、客戶、供應商等相關(guān)單位之間往來的通知、函件、協(xié)議、合同等。具體流程如下：申請：起草人根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定，將文書的內(nèi)容填寫在外部文書申請表上，并提出申請。審批：涉及該文書的各個領(lǐng)導進行審核簽字，審定該文件的用途及正式啟動時間。簽署：由涉及該文書的公司領(lǐng)導進行簽署，并進行交予行文員制作會簽單。核發(fā)：會簽并蓋章，進行核發(fā)，同時行文員進行記錄并歸檔。發(fā)送：行文員將核發(fā)的文件遞交文印辦，并主持制作、打印、封裝、郵寄等工作。四、工作口徑1.規(guī)范化在文件的格式、內(nèi)容、用語及版式等方面確立標準，使得公司所有的文書都具有統(tǒng)一的形式和標準。2.效率優(yōu)先做到事半功倍，合理分工，使用高效的工具，提高工作效率。3.精益求精全員學習新技能，提高綜合素質(zhì)，持之以恒的進行自我學習和培訓，不斷提高行文工作質(zhì)量和效率。五、制度遵守企業(yè)做人講規(guī)矩，公司講文化。在對本制度的執(zhí)行上，每個部門要認真學習、遵守，確保個人行為符合公司文化，合規(guī)