檔案全宗卷課件

全宗卷規(guī)范2023年7月11/29

一、全宗卷概述

全宗是什么

全宗是一種獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成檔案整體。立檔單位所有檔案能夠組成一種全宗。

立檔單位必須是具有法人地位機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和某些著名人物。組成立檔單位條件是一種機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位必須在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人事上具有一定獨(dú)立性。能夠獨(dú)立行使職權(quán)或進(jìn)行管理，并能以自己名義對(duì)外行文;是一種預(yù)算會(huì)計(jì)單位或是獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核實(shí)單位，能夠編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)和人員，并有一定人事任免權(quán)。以第一條為主

22/29檔案必須按全宗整頓，其主要意義如下：

（1）按全宗整頓，符合檔案工作必須維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌要求。一種單位所有檔案能系統(tǒng)反應(yīng)這個(gè)單位成立以來(lái)歷年活動(dòng)情況，反應(yīng)其職責(zé)、任務(wù)、工作發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等情況，只有維護(hù)了每一種單位歷史真實(shí)面貌，才能從總體上維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌。因此，一般說(shuō)，同一單位檔案不能分散，不一樣單位檔案不能混同。33/29（2）按全宗整頓，能夠緊密保持文獻(xiàn)之間歷史聯(lián)系。由于按全宗整頓，首先保持了文獻(xiàn)在起源方面聯(lián)系，然后在分類、立卷、排列等各項(xiàng)整頓工作中再保持內(nèi)容、時(shí)間或形式方面聯(lián)系。

（3）按全宗整頓，便于系統(tǒng)和歷史地研究檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案憑證作用。

（4）按全宗整頓，便于檔案進(jìn)館后各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行。全宗是檔案館管理檔案基本單位，搜集、判定、保管、統(tǒng)計(jì)都必須以全宗為單位。

總之，按全宗整頓，是整頓檔案科學(xué)辦法。任何檔案都必須按全宗整頓，這稱為全宗標(biāo)準(zhǔn)。

44/29全宗卷是什么？全宗卷是對(duì)全宗管理主要工具和伎倆，它是由在全宗管理過(guò)程中所形成管理統(tǒng)計(jì)性材料組成一種案卷，實(shí)質(zhì)上是檔案管理過(guò)程中所形成“檔案”，是檔案管理活動(dòng)原始統(tǒng)計(jì)，是圍繞全宗管理活動(dòng)形成并以一種個(gè)全宗為單位組合成案卷。55/29全宗卷是全宗“檔案”，但不是全宗內(nèi)檔案，在管理上應(yīng)單獨(dú)寄存并實(shí)行同樣管理，不能與全宗混在一起，也不能將其作為全宗內(nèi)一種案卷看待。66/29全宗卷作用：

全宗卷是在管理檔案過(guò)程中產(chǎn)生檔案，它記載了檔案工作基本情況，反應(yīng)了立檔單位和全宗歷史演變，是人們熟悉檔案，做好檔案管理工作一種有效管理工具。每個(gè)單位檔案室均

應(yīng)建立全宗卷。

77/29全宗卷管理

（一）基層檔案室形成全宗卷，可排在目錄檢索工具首位。

（二）全宗檔案向檔案館或有關(guān)單位移送，其全宗卷應(yīng)隨同移送。

（三）為方便利用，每個(gè)檔案室可整頓全宗卷兩套，一套移送，一套留存。88/29二、全宗卷所包括哪些內(nèi)容？

凡是在檔案管理活動(dòng)中形成對(duì)全宗情況及全宗歷史有原始統(tǒng)計(jì)意義文字、圖表等材料均應(yīng)歸入全宗卷中。全宗卷內(nèi)容一般有兩部分組成，一部分是在檔案管理和利用過(guò)程中產(chǎn)生文獻(xiàn)材料；另一部分是對(duì)立檔單位考證及對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究分析編寫(xiě)材料。

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全宗卷詳細(xì)內(nèi)容

1．檔案綜合管理

全宗指南（全宗介紹）；立檔單位大事記；組織機(jī)構(gòu)沿革；檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置和調(diào)整文獻(xiàn)；檔案工作人員任免文獻(xiàn)；檔案工作大事記；檔案工作規(guī)章制度；檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)圖；機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理情況等。1010/292、檔案搜集

檔案交接文據(jù)；移送目錄；接收(征集)統(tǒng)計(jì)；檔案起源和價(jià)值說(shuō)明等。

1111/293、檔案整頓

整頓工作方案；分類方案；檔案檢索工具編制情況及說(shuō)明（案卷序言或者歸檔文獻(xiàn)說(shuō)明）；檔號(hào)編制說(shuō)明；檔案整頓工作小結(jié)等。1212/294、檔案判定

判定小組組員名單；檔案歸檔范圍和保管期限表；判定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案請(qǐng)示與批復(fù)；銷毀檔案清冊(cè)等。

1313/295、檔案保管

檔案安全檢查統(tǒng)計(jì)、報(bào)告；緊急情況處置預(yù)案；重點(diǎn)檔案采取特殊保護(hù)措施；檔案急救與修復(fù)情況報(bào)告；檔案丟失或遭破壞等重大事件報(bào)告；檔案排架說(shuō)明；庫(kù)房溫濕度與檔案保護(hù)設(shè)備配備表；檔案庫(kù)房溫濕度登記（或統(tǒng)計(jì)）等。1414/296、檔案統(tǒng)計(jì)

檔案收進(jìn)、移出登記；全宗內(nèi)檔案基本情況統(tǒng)計(jì)；檔案分類統(tǒng)計(jì)；主要利用統(tǒng)計(jì)；檔案復(fù)制急救情況統(tǒng)計(jì)；檔案目錄（案卷級(jí)和文獻(xiàn)級(jí)）錄入及主要檔案掃描（數(shù)字化）情況統(tǒng)計(jì)表等。1515/297、檔案利用

檔案編研材料（如年鑒、專項(xiàng)介紹、基礎(chǔ)數(shù)字聚集、各類文獻(xiàn)匯編等）；開(kāi)放利用和控制使用范圍說(shuō)明；檔案匯編公布出版情況及報(bào)批文獻(xiàn)；檔案查、借閱登記；檔案利用效果分析；檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益典型事例等1616/298、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用

機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化開(kāi)發(fā)情況；計(jì)算機(jī)輔助管理文字說(shuō)明材料（含計(jì)算機(jī)軟件安裝及使用說(shuō)明情況）；計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)盤(pán)等。1717/29三、全宗卷整頓

全宗卷內(nèi)文獻(xiàn)材料，是隨全宗管理延續(xù)而逐漸增加，要平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生文獻(xiàn)材料，歸入對(duì)應(yīng)類別(8大類)全宗卷盒中，文獻(xiàn)材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行歸檔整頓（即編號(hào)、打印目錄)1818/29全宗卷保管形式為一種類別形成一卷或數(shù)卷（每卷附上卷內(nèi)目錄），卷內(nèi)按件整頓，按時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列單獨(dú)保存。

1919/29卷內(nèi)文獻(xiàn)材料逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。其封面、封底尺寸長(zhǎng)×寬為260mm×185mm。

封面著錄全宗號(hào)、件號(hào)、全宗名稱、文獻(xiàn)題名、時(shí)間、責(zé)任者。

2020/29

卷內(nèi)文件封面2121/29卷內(nèi)目錄次序號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注2023011720230117

檔號(hào)50-1-12222/29檔號(hào)編寫(xiě)如下：

（1）綜合管理：50-1——1、2、3（卷號(hào)流水）

（2）搜集：50-2——1、2、3（卷號(hào)流水）

（3）整頓：50-3——1、2、3（卷號(hào)流水）

（4）判定：50-4——1、2、3（卷號(hào)流水）

（5）保管：50-5——1、2、3（卷號(hào)流水）

（6）統(tǒng)計(jì)：50-6——1、2、3（卷號(hào)流水）

（7）利用：50-7——1、2、3（卷號(hào)流水）（8）新技術(shù)應(yīng)用50-8——1、2、3（卷號(hào)流水2323/29全宗卷盒外觀（封面）全宗號(hào)50（-1-1）全宗卷全宗名稱編制日期：XXXX年XX月2424/292525/292626/29四、小結(jié)：

其一，全宗卷很特殊。它是檔案管理一組特殊案卷，是和該全宗中檔案一起伴生，反應(yīng)了該全宗所有檔案信息內(nèi)涵及其載體運(yùn)動(dòng)（管理）全過(guò)程，它是檔案“檔案”，無(wú)可爭(zhēng)議地成為檔案全宗“第一卷”，是檔案全宗管理一套“明白帳”。其二，全宗卷很主要。它是科學(xué)管理館（室）藏檔案和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源主要工具。由于，全宗卷反應(yīng)了檔案管理中搜集、整頓、判定、保管、統(tǒng)計(jì)利用（編研）、目標(biāo)管理等所有管理步驟所有主要信息，包括了檔案管理人員前期大量勞動(dòng)，2727/29形成了豐富二次文獻(xiàn)，因此，它就必然成為科學(xué)管理館（室）藏檔案和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源主要工具，充足利用它們可使檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作起到事半功倍效果。因此必須糾正那種全宗卷