采購業(yè)務(wù)流程及管理制度

采購業(yè)務(wù)流程及管理制度采購流程和管理制度總則采購部門應(yīng)該根據(jù)材料的使用和采購特性，劃分為以下三個部門：1.生產(chǎn)原材料采購：采購員應(yīng)該在批準后購買。2.日常辦公用品采購：由辦公室或指定的部門或?qū)Ｈ素撠?zé)辦理。3.對于重要材料的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。采購作業(yè)方式采購部門應(yīng)該根據(jù)材料使用和采購特性，選擇以下最有利的方式進行采購：1.集中計劃采購：對于具有共同性的材料，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。2.長期報價采購：對于經(jīng)常性使用且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)該事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。3.未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。4.詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價，否則公司不予認可價格；由此引起后果由責(zé)任人負全責(zé)。5.采購作業(yè)合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負責(zé)，否則視為無效。6.工程等大額材料合同簽訂由分管采購副總經(jīng)理以上級別人員辦理。采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)該依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知有關(guān)部門以便參考，如果有變更時，應(yīng)立即修正。采購作業(yè)處理1.經(jīng)辦人員應(yīng)該對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價。2.凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認后上報。3.采購經(jīng)辦人員接到“材料采購單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。4.采購部門接到請購部門（生產(chǎn)部、總經(jīng)理辦）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。審核及批準凡是列入固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)該以“財產(chǎn)支出”批準權(quán)限進行上報。訂購工程等大額材料合同簽訂由分管采購副總經(jīng)理以上級別人員辦理。一、采購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)批準的“材料采購單”，使用“訂購單”向廠商訂購所需材料，并通過電話或傳真確定交貨日期。同時要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”，并按款號標明分包包裝。二、若供應(yīng)商屬于分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“材料采購單”上署名“分批交貨”以供識別。三、采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)在“材料采購單”上署名“暫借款采購”，以供識別。第七條付款管理1.材料倉庫應(yīng)按照已辦妥收料的入庫單，經(jīng)與供應(yīng)商送貨核對無誤后，于第二日將原始單送至?xí)嫴块T。2.若有缺交應(yīng)補足的材料，采購部門應(yīng)依照實收數(shù)量進行整理付款。3.若有超交的材料，應(yīng)經(jīng)主管批準后，才能依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。第八條價格與質(zhì)量的復(fù)核1.采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。2.采購部門應(yīng)提供市場行情資料，作為材料批準價格的參考。3.采購部門應(yīng)對企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量進行復(fù)核，包括材料選用和質(zhì)量檢驗等方面。第九條異常處理若在審查作業(yè)中發(fā)現(xiàn)異常情況，采購單位審查部門應(yīng)立即附上異常情況報告資料，并通知有關(guān)部門處理。附則本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準后實施，增設(shè)修訂亦同。采購主、輔料管理制度補充1.根據(jù)計劃單采購主、輔、料。2.現(xiàn)款采購：采購員必須憑有經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，采購員持貨品、購貨發(fā)票或收據(jù)到倉庫辦理入庫手續(xù)。入庫單必須注名：供貨方名稱、貨物名稱、數(shù)量、單價、金額、用途，然后由采購員、保管員、會計簽字，經(jīng)經(jīng)理簽字后到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。3.訂單采購：供應(yīng)商貨到后，采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收并開出入庫單。入庫單必須注名：供貨方名稱、貨物名稱、數(shù)量、單價、金額、用途，并由采購員、保管員簽字。第二聯(lián)傳遞會計作往來帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時，應(yīng)憑入庫單、購貨發(fā)票或收據(jù)，經(jīng)經(jīng)理簽字后到財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。采購員崗位職責(zé)崗位名稱：采購員直接上級：采購經(jīng)理負責(zé)對象：物資采購和供應(yīng)（主要指采購材料）工作目標：確保公司生產(chǎn)所需的材料保質(zhì)、保量、安全、及時滿足。權(quán)力與責(zé)任：嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定；工作職責(zé)：根據(jù)生產(chǎn)計劃和資金情況，制定采購計劃，并全面負責(zé)采購原料和包裝材料的工作。同時，負責(zé)掌握實際庫存和在途物料情況，并合理安排采購順序，確保緊缺物料和長距離采購的原料及時購進。此外，還需要考察主要原料供應(yīng)商，并簽訂購貨合同，嚴格執(zhí)行原料包裝材料入庫檢驗制度，并隨時掌握原料和包裝材料市場行情。最后，還需要管理下屬工作。具體而言，工作職責(zé)包括：1.執(zhí)行和完善采購管理制度、采購作業(yè)流程和委外加工作業(yè)流程。同時，考察供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)質(zhì)量保證能力和企業(yè)信譽，以確保供應(yīng)資源的豐富和選擇范圍的廣泛。需要不斷尋求新的供應(yīng)商，并組織相關(guān)部門進行評估和審查。2.按照要求保質(zhì)保量地組織好原料采購供應(yīng)工作，并隨時掌握合同履行情況。合同中必須注明我公司對產(chǎn)品質(zhì)量要求的條款，如需更改合同，在請示后，得到批準方可執(zhí)行。3.負責(zé)收集新材料的應(yīng)用信息，做好市場分析，隨時掌握國家相關(guān)產(chǎn)品的標準和政策變化，為公司決策提供有價值信息。對供應(yīng)商進行詢價、比價、議價，并上報相關(guān)信息（交貨周期、日產(chǎn)能、最低訂購量、包裝要求、品質(zhì)標準、價格條件等）。同時，調(diào)查市場行情、收集動態(tài)資訊，并及時上報，以便調(diào)整采購策略。4.依業(yè)務(wù)訂單適時、適品、適量的采購，并跟催采購進度，確保訂購物料按時、按量、保質(zhì)送達我司倉庫，協(xié)調(diào)銷售、生產(chǎn)的有效進行。訂單變更與撤消、品質(zhì)要求變更與供方之間的及時信息傳遞，確保供方滿足我公司之需