檔案管理員培訓(xùn)課件：物業(yè)檔案管理手冊(cè)

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某/某/物/業(yè)/管/理/中/心物業(yè)檔案管理手冊(cè)PROPERTYARCHIVESMANAGEMENTMANUAL匯報(bào)人：某某某檔案管理員培訓(xùn)CONTENTS目錄物業(yè)管理檔案的概述12345物業(yè)管理檔案的整理物業(yè)管理檔案的鑒定、保管與銷(xiāo)毀物業(yè)管理檔案的登記、檢索與利用新技術(shù)的應(yīng)用某/某/物/業(yè)/管/理/中/心某/某/物/業(yè)/管/理/中/心物業(yè)管理檔案的概述PART01“CHAPTER第一章CHANGINGTHEWORLDDREAMINGFUTURECDBA開(kāi)展物業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)物業(yè)服務(wù)的重要依據(jù)憑證的作用開(kāi)展物業(yè)研究的基本素材物業(yè)管理檔案的重要性物業(yè)管理檔案：是指物業(yè)在開(kāi)發(fā)和管理活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來(lái)的以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式或載體的文件。此定義包括兩層含義：一是經(jīng)過(guò)歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。物業(yè)管理檔案的兩個(gè)部分：物業(yè)本身的檔案，包括開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程的記錄和物業(yè)服務(wù)企業(yè)接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造的記錄。

物業(yè)業(yè)主或使用人的檔案，包括業(yè)主或使用人的姓名、家庭結(jié)構(gòu)、聯(lián)系方式等。

物業(yè)管理檔案的重要性物業(yè)管理檔案的一般屬性是指文化屬性、知識(shí)屬性和信息屬性，這些屬性構(gòu)成其一般價(jià)值即參考價(jià)值的基礎(chǔ)。如：業(yè)主信息、社區(qū)文化活動(dòng)記錄、業(yè)主滿(mǎn)意度信息等。一般屬性請(qǐng)輸入項(xiàng)目描述一般屬性物業(yè)管理檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，是構(gòu)成檔案憑證價(jià)值的基礎(chǔ)。如、監(jiān)控記錄、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、電梯年檢報(bào)告等。本質(zhì)屬性請(qǐng)輸入項(xiàng)目描述本質(zhì)屬性物業(yè)管理檔案的屬性1991年7月4日國(guó)家檔案局發(fā)布《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》物業(yè)管理檔案的一般屬性是指文化屬性、知識(shí)屬性和信息屬性，這些屬性構(gòu)成其一般價(jià)值即參考價(jià)值的基礎(chǔ)。如：業(yè)主信息、社區(qū)文化活動(dòng)記錄、業(yè)主滿(mǎn)意度信息等。工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)表黨群工作分類(lèi)行政管理分類(lèi)經(jīng)營(yíng)管理分類(lèi)生產(chǎn)管理分類(lèi)產(chǎn)品類(lèi)科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)基礎(chǔ)建設(shè)類(lèi)設(shè)備儀器類(lèi)會(huì)計(jì)檔案類(lèi)干部職工類(lèi)物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案分類(lèi)行政管理人力資源品質(zhì)管理工程管理物業(yè)服務(wù)經(jīng)營(yíng)管理市場(chǎng)拓展品牌管理財(cái)務(wù)管理維修資金基礎(chǔ)管理房屋共用設(shè)施設(shè)備公共秩序保潔服務(wù)綠化管理客戶(hù)服務(wù)精神文明建設(shè)管理效益物業(yè)管理檔案的分類(lèi)某/某/物/業(yè)/管/理/中/心物業(yè)管理檔案的整理PART02“CHAPTER第二章CHANGINGTHEWORLDDREAMINGFUTURE背脊檔號(hào)全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案館給定立檔單位（物業(yè)公司）的編號(hào)。全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。案卷排列的順序號(hào)。

物業(yè)管理檔案術(shù)語(yǔ)立卷：就是將若干互有聯(lián)系的檔案文件組合成案卷，應(yīng)依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容等對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)立卷卷內(nèi)文件整理：卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，填寫(xiě)檔案封面、封底，裝訂成冊(cè)，立卷成盒.卷內(nèi)文件整理立卷編制案卷目錄物業(yè)管理檔案的立卷和編制編制案卷目錄：將成盒后的檔案按檔號(hào)排列并裝入檔案柜卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)頁(yè)號(hào)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，字體要端正、清楚。建議頁(yè)號(hào)正面編號(hào)在右下角，背面編在左下角點(diǎn)擊查看填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄裝訂成冊(cè)填寫(xiě)檔案封面、卷內(nèi)備考表04立卷成盒。卷內(nèi)文件的整理030102整理檔案總目錄將成盒后的檔案按當(dāng)好排列并裝入檔案柜整理檔案分目錄卷內(nèi)文件的整理編制案卷目錄目錄工具檔案盒檔案封底封面背脊某/某/物/業(yè)/管/理/中/心物業(yè)管理檔案的鑒定、保管與銷(xiāo)毀PART03“CHAPTER第三章CHANGINGTHEWORLDDREAMINGFUTURE期限劃分標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)管理檔案的鑒定是指對(duì)物業(yè)管理檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，鑒別檔案價(jià)值的大小，確定檔案保管的期限，決定檔案的存毀取舍。鑒別檔案價(jià)值的大小確定檔案保管的期限物業(yè)管理檔案的鑒定永久保存的檔案凡是反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；如：開(kāi)發(fā)移交資料、物業(yè)交接資料、業(yè)主檔案、文件規(guī)定需永久保存的質(zhì)量記錄等長(zhǎng)期保存的檔案凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管；如：公司參加重大外事活動(dòng)形成的文件材料、公司重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的文件材料，各種重要的調(diào)查報(bào)告、情況反映、公司獲省級(jí)及省級(jí)以上表彰的文件材料等以及文件規(guī)定需長(zhǎng)期保存的質(zhì)量記錄短期保存的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管；如：公司一般的調(diào)查報(bào)告、一般性工作通知，事務(wù)性有參考價(jià)值的文件材料、公司開(kāi)展勞動(dòng)競(jìng)賽、文體活動(dòng)的文件材料、各類(lèi)培訓(xùn)通知等以及文件規(guī)定。物業(yè)管理檔案的鑒定03底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。底圖存放以平放為宜。04接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)01檔案室要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行巡視檢查。02檔案庫(kù)房、柜架應(yīng)堅(jiān)固，柜、架排架方法要科學(xué)和便于查找。物業(yè)管理檔案的保管物業(yè)管理檔案保管工作的基本原則為：分類(lèi)保管，以保管為宗旨，以利用為目的，以防為主，防治結(jié)合。7縮微膠片、照片、磁帶等的保管，存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。電子文檔的保存。定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要查明原因，保存依據(jù)。050607物業(yè)管理檔案的保管序號(hào)文件編號(hào)文件名稱(chēng)版本/版次銷(xiāo)毀原因申請(qǐng)人：審核人：批準(zhǔn)人：文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單表單代號(hào)：物業(yè)管理檔案的銷(xiāo)毀某/某/物/業(yè)/管/理/中/心物業(yè)管理檔案的登記、檢索與利用PART04“CHAPTER第四章CHANGINGTHEWORLDDREAMINGFUTURE

物業(yè)管理檔案登記主要分為：檔案狀況登記和檔案工作登記檔案工作登記

是對(duì)涉及檔案管理過(guò)程中發(fā)生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實(shí)、利用情況等的記錄

是對(duì)物業(yè)管理檔案的數(shù)量、存在、保管狀態(tài)及變化等基本情況的登記。物業(yè)管理檔案的登記檔案狀況登記物業(yè)管理檔案的檢索指檔案管理人員將檔案室內(nèi)所藏檔案材料信息進(jìn)行系統(tǒng)儲(chǔ)存，編制成為各種檢索工具，建立檔案檢索系統(tǒng)，并通過(guò)它查找所需檔案的一項(xiàng)工作紙介質(zhì)檔案的檢索電子介質(zhì)檔案的檢索物業(yè)管理檔案的檢索與利用提供檔案原件，可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)的閱覽室供檔案利用者在室內(nèi)閱讀檔案，也可以根據(jù)規(guī)定將原件外借.提供檔案復(fù)印件，包括制發(fā)檔案復(fù)制品，出版或印發(fā)檔案文件匯編等、檔案咨詢(xún)服務(wù)等.電子化方式：電子檔案提供利用主要是利用電子計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)來(lái)開(kāi)展，主要方式有：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接利用、提供儲(chǔ)存載體的拷貝、通訊傳輸和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。電子化方式基本方式物業(yè)管理檔案的利用方式物業(yè)管理檔案的檢索指檔案管理人員將檔案室內(nèi)所藏檔案材料信息進(jìn)行系統(tǒng)儲(chǔ)存，編制成為各種檢索工具，建立檔案檢索系統(tǒng)，并通過(guò)它查找所需檔案的一項(xiàng)工作某/某/物/業(yè)/管/理/中/心新技術(shù)的應(yīng)用PART05“CHAPTER第五章CHANGINGTHEWORLDDREAMINGFUTURE

物業(yè)管理檔案的利用檔案室（館）通過(guò)一定方式使檔案資料直接為用戶(hù)服務(wù)的工作，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮檔案作用的途徑。

將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描、數(shù)碼相機(jī)等技術(shù)手轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立“電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立檔案查詢(xún)網(wǎng)站”。將現(xiàn)有電子文件通過(guò)相應(yīng)的歸檔手段進(jìn)行歸檔，納入統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理。既包括存