集團采購部管理制度

三百利名優(yōu)土特產(chǎn)禮品城有限公司編號集團選購部管理制度部門選購部版本1.0日期2015-01-01制作 復(fù)核核準(zhǔn)、選購安排與預(yù)算制定目的：為制定集團選購安排，協(xié)作集團預(yù)算制度的推行，特制定本規(guī)章。適用范圍：本集團月度選購安排與資金預(yù)算，悉依本規(guī)章處理。1、選購安排月度常規(guī)物品選購安排，集團集中選購安排。預(yù)估常規(guī)用品階段用量、交期、防止斷貨。避開庫存過多、資金積壓、存儲空間奢侈。協(xié)作營運、銷售安排之達(dá)成。協(xié)作集團資金運用、周轉(zhuǎn)。匯總各種物料、物品之需求安排。2、選購預(yù)算選購部負(fù)責(zé)匯總次月部門總部、區(qū)域的辦公用品、差旅、交通、運輸?shù)荣M用預(yù)算編制。選購預(yù)算應(yīng)以月度付款為編制依據(jù)。預(yù)算應(yīng)考慮除申請部門外的平安庫存儲備，符合月度消耗周轉(zhuǎn)率為目標(biāo)。預(yù)算應(yīng)考慮集中選購、區(qū)域選購的優(yōu)劣和市場單價趨勢。預(yù)算應(yīng)考慮選購前置期、付款方式、庫存狀況，并依據(jù)集團財務(wù)預(yù)算作業(yè)制度。二、選購方式制定目的：規(guī)范選購方式，優(yōu)化選購流程，使之有章可循。適用范圍：凡本集團的物品選購方式，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1、選購部依據(jù)下列因素確定最有利的選購方式：物品運用狀況物品需求數(shù)量物品需求頻率市場供需狀況選購閱歷及價格集團財務(wù)制度2、選購方式集中、合約安排選購常規(guī)通用性物品，以集中選購較為有利，選定供應(yīng)商后，議定價格及相應(yīng)條件，辦理合約或協(xié)議選購，以確保物品供應(yīng)來源，簡化區(qū)域選購工作，降低集團選購成本。招標(biāo)、選購常常運用或大宗物品，選購部事先擬定選購的條件及要求，有意向性的邀請廠商參加投標(biāo)。由集團選購部組成招標(biāo)小組，依據(jù)規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)一次性的從中擇優(yōu)選擇交易對象，并提出最有利條件的投標(biāo)方簽訂協(xié)議等過程。整個過程力求公開、公正和擇優(yōu)。一般選購除以上兩種選購方式，區(qū)域選購員依據(jù)集團相應(yīng)申請程序辦理詢價、議價，參照月度預(yù)算進(jìn)行區(qū)域選購。3、請購、選購具體流程參照《選購流程圖》進(jìn)行操作。三、訂購流程制定目的：為落實物品選購管理，確保選購工作順暢，特制定本規(guī)則。適用范圍：本集團物品的訂購、選購管理業(yè)務(wù)。.具體流程參照附件《選購工作程序》四、選購品質(zhì)管理制定目的：規(guī)范選購過程的品質(zhì)管理規(guī)定，使之有章可循。適用范圍：本集團物品選購、驗收等過程的品質(zhì)管理，悉依本規(guī)章執(zhí)行。品質(zhì)管理規(guī)定文件資料要求請購部門予以明確填寫請購物品的有效名稱、單價、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求。合格供應(yīng)商的選擇合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：A.經(jīng)本集團供應(yīng)商調(diào)查、考核，列入合格供應(yīng)商名列。B.供應(yīng)的商品經(jīng)本集團運用，確認(rèn)合格。C.類似物品以往選購 記錄良好。D.行業(yè)內(nèi)有肯定知名度。進(jìn)貨驗收的規(guī)定跟進(jìn)并確定供應(yīng)商是交貨日期，確認(rèn)物料規(guī)格、數(shù)量，進(jìn)行抽樣檢驗，確認(rèn)交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)、運用要求，開具驗收單。發(fā)生短缺，予以更正數(shù)量，并剛好聯(lián)系供應(yīng)商索要或索賠。對檢驗不合格的物品退回供應(yīng)商處理。五、選購價格管理制定目的：確保高品質(zhì)低價格，從而達(dá)成降低成本的宗旨，規(guī)范選購價格審核管理，特制定本規(guī)章。適用范圍：各種物品選購時，價格的審核、確認(rèn)，參照本規(guī)章處理價格審核規(guī)定報價依據(jù)由請購部門供應(yīng)物品的規(guī)格參數(shù)，作為選購部成本分析的基礎(chǔ)，也可作為供應(yīng)商報價的依據(jù)。特別規(guī)物品，可由選購部供應(yīng)樣品，確認(rèn)可用后，予以報價。價格審核特別用物品區(qū)域選購員應(yīng)選擇三家以上供應(yīng)商作詢價、比價、議價依據(jù)。0A申請物品審核價格后按流程填報參考價格，呈集團分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。價格調(diào)查區(qū)域選購員應(yīng)定期分析物品運用狀況、價格，作為降低成本依據(jù)。同品質(zhì)、同價格條件下，選購優(yōu)先于原合格供應(yīng)商合作。選購數(shù)量或頻率明顯增加時，應(yīng)提示集團選購部并盡可能要求供應(yīng)商適當(dāng)降價。六、選購交期管理制定目的：為確保選購物品的交貨期限，使交期管理更為順暢，特制定本規(guī)章。適用范圍：本集團選購物品的交期管理，悉參照本規(guī)則執(zhí)行。交期管理規(guī)定確保交期的重要性交期管理是選購員的重點工作之一，其目的是必要的時間，為會所供應(yīng)運營所必需的物料，以保障會所達(dá)成合理運營的目標(biāo)。交期延遲與提前太多的影響延遲交期將導(dǎo)致部門斷貨，影響效率；因斷貨而采納替代品可能導(dǎo)致成本增加或品質(zhì)降低；影響部門之間工作相互協(xié)作；應(yīng)提前同會所溝通，以免提前太多導(dǎo)致庫存成本增加、囤積、空間不足；?交期延遲的緣由供應(yīng)商自身實力與管理緣由，選購員未剛好跟進(jìn)，其他部門供應(yīng)前置時間不足，資料不全，訂貨數(shù)量少，訂貨次數(shù)頻繁等。七、選購付款方式制定目的：說明選購付款方式，使之有據(jù)可依。.適用范圍：本集團物品選購付款方式，均參照本規(guī)章辦理。1、付款方式一般的方式有：一次付款、定期付款、分批付款。一次付款：經(jīng)過市場調(diào)研后，確定合適供應(yīng)商后一次性付全款選購物品，適用于區(qū)域申請的特別規(guī)無庫存或選購頻率低的物品。定期付款：依據(jù)同合作供應(yīng)商約定結(jié)款日期，周期性進(jìn)行結(jié)款，適用于集團與區(qū)域常規(guī)類有庫存物品選購，節(jié)約流淌資金運用頻率，便利不合格貨物的退換，敏捷性較強，但局限于物品種類與數(shù)量。分批付款：一般多適用于訂貨及外加工類商品，以合同或協(xié)議約定付款次數(shù)及口期。2、具體付款條件詳見附件《選購工作程序》八、選購績效評估制定目的：為提高選購人員的工作熱忱，提升各項選購績效，特制定本制度。適用范圍：本集團選購部門內(nèi)部的績效評估，具體參照人資部門制度執(zhí)行。1、選購績效評估方法?評估目的A.確保選購 目標(biāo)的達(dá)成。B.有效限制及降低成本的依據(jù)。C.作為個人或部門的獎懲參考之一。D.提高選購人員的工作主動性。?績效評估的指標(biāo)應(yīng)以時間績效、品質(zhì)績效、數(shù)量績效、價格績效、效率指標(biāo)作為考核尺度。具體參照集團人力資源部《員工績效考核管理》權(quán)責(zé)單位選購 部經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章的制定、修改、廢止的起草工作。集團行政總監(jiān)負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止的核準(zhǔn)。附件：選購 工作程序選購工作內(nèi)容是從收到申請部門月度預(yù)算安排起先進(jìn)行，按集團選購職責(zé)及物品種類分發(fā)選購安排。由選購員核對請購內(nèi)容，起先辦理詢價、訂貨、借款、選購及入庫流程。特別規(guī)物品做市場調(diào)研后由至少三家合格供應(yīng)商報價，整理報價資料后報選購經(jīng)理審核后實行選購。預(yù)算內(nèi)大宗物品由集團選購部考評選購數(shù)量、總額等綜合因素制定集中選購安排；、具體業(yè)務(wù)程序及要點如下：選購工作程序及要點接件分發(fā)1、核對物品申請單選購內(nèi)容是否清晰、明確2、物品請購須在規(guī)定日期內(nèi)提報（預(yù)算下發(fā)3日內(nèi)）3、按安排安排原則分發(fā)選購物品單，指定經(jīng)辦人。須加注“加急”字樣。5、無法于需用日期辦妥物品須剛好聯(lián)絡(luò)請購部門6、物品申請單須符合請購標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)預(yù)算制度。詢價1、充分了解請購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量及要求。2、向供應(yīng)商具體說明品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、規(guī)定、交貨期、地點、付款方法，并確定售后及相關(guān)服務(wù)，質(zhì)保年限。3、詢價對象依照廠商、代理商、經(jīng)銷商依次選擇。4、同規(guī)格物品至少向三家供應(yīng)商詢價5、選擇詢價方式，有否其他較有利的代用品6、應(yīng)供應(yīng)同規(guī)格，不同品牌做比較7、確認(rèn)各供應(yīng)商報價方式、規(guī)格、選購條件一樣8、新增供應(yīng)商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用9、確屬貨源驚慌、獨家代理、專賣品等特別狀況，不受第5條所限比價、議價1、廠商的供應(yīng)實力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)，是否屬實力并牢靠的供應(yīng)商2、篩選兩家供應(yīng)商進(jìn)行交互議價3、其他經(jīng)銷商價格是否較低，價格上漲下躍有何因素4、經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo)5、是否必要向供應(yīng)商索取資料比較6、議價時應(yīng)留意品質(zhì)、交期、售后服務(wù)7、是否必要開發(fā)其它廠商或其他有利替代品，如與請購規(guī)格不同屬代用品時應(yīng)同請購部門確認(rèn)后方可議價8、專業(yè)用品應(yīng)會同運用部門共同議價9、議價的供應(yīng)商應(yīng)屬篩選后的合格供應(yīng)商。呈核、核準(zhǔn)1、預(yù)算內(nèi)請購物品依集團核準(zhǔn)權(quán)限呈核。2、預(yù)算內(nèi)2000元以上物品選購核準(zhǔn)權(quán)限，均應(yīng)先經(jīng)選購經(jīng)理審核，呈總監(jiān)裁核準(zhǔn)，預(yù)算外新增物品報價應(yīng)先由選購經(jīng)理審核后，再報請購部門預(yù)算外申請。訂購1、大宗物品需預(yù)付訂金不得高于30%,特別、緊缺物品等應(yīng)簽定買賣合同。2、向供應(yīng)商確認(rèn)價格、交期、質(zhì)量、數(shù)量、地點等條件3、分批交貨須提前聯(lián)絡(luò)請購部門，確認(rèn)交期及儲備空間。4、外地訂購以電話、傳真、E-mail形式向供應(yīng)商訂購并確認(rèn)交期，通知財務(wù)部匯款。5、外地訂購須應(yīng)提前充分了解廠商資料屬合法、正規(guī)供應(yīng)商。催交1、約交日期前應(yīng)定期跟進(jìn)、確認(rèn)交貨期2、無法于約交日期交貨時，聯(lián)絡(luò)請購部門并制定相應(yīng)措施，并列入交貨期異樣安排內(nèi)催辦。3、已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交。4、辦理退匯及法律手段解決。付款、驗收1、發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符2、發(fā)票金額與選購價格是否相符3、有否存在預(yù)付款或其他退換貨4、是