中國(guó)石油內(nèi)部資料人事檔案操作手冊(cè)

內(nèi)部資料人事檔案操作手冊(cè)人力資源治理系統(tǒng)用戶(hù)操作手冊(cè)人事檔案治理〔人事崗專(zhuān)用〕人力資源治理系統(tǒng)工程經(jīng)理部二〇〇九年三月名目\l“_TOC_250010“一、檔案轉(zhuǎn)遞信息 3\l“_TOC_250009“檔案轉(zhuǎn)入治理 3\l“_TOC_250008“檔案轉(zhuǎn)出治理 8\l“_TOC_250007“二、待移交檔案材料治理 10\l“_TOC_250006“功能概述 10\l“_TOC_250005“操作流程圖 10\l“_TOC_250004“具體操作 10\l“_TOC_250003“批處理工具的使用 11\l“_TOC_250002“三、檔案查〔借〕閱狀況信息 14\l“_TOC_250001“檔案查閱狀況信息 14\l“_TOC_250000“檔案借閱狀況信息 19人事治理崗在人事檔案治理中的職責(zé)檔案轉(zhuǎn)入治理功能概述“檔案轉(zhuǎn)入”是記錄檔案材料轉(zhuǎn)入狀況的信息。操作流程崗協(xié)作完成。如圖：具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③人事治理崗負(fù)責(zé)：維護(hù)“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息”的檔案來(lái)源、回執(zhí)時(shí)間、移交人、審核人、移交單位、狀態(tài)欄。狀態(tài)欄依據(jù)實(shí)際工作狀況維護(hù)成“處理中狀態(tài)維護(hù)“中狀態(tài)維護(hù)“中”狀態(tài)維護(hù)成“提交”批處理工具的使用《一》由“待轉(zhuǎn)人事檔案信息”自動(dòng)生成“檔案轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出”信息當(dāng)一次維護(hù)多個(gè)員工的人事檔案轉(zhuǎn)遞信息時(shí)，可以通過(guò)兩種方式進(jìn)入：其一：操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI205---待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息批量導(dǎo)入程序其二：事務(wù)代碼：ZHRBI205---待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息批量導(dǎo)入程序具體操作：第一步：下載“待轉(zhuǎn)遞人事檔案信息批量導(dǎo)入程序”模板：則需要在組織單位處選擇輸出哪個(gè)單位下的人員★假設(shè)是對(duì)系統(tǒng)里已有信息進(jìn)展修改,請(qǐng)?jiān)凇稗D(zhuǎn)遞狀態(tài)”中選擇修改，同時(shí)在“檔案材料狀態(tài)”中選擇相應(yīng)的狀態(tài)即可。如圖：點(diǎn)擊執(zhí)行后，輸出模板如圖，人員編號(hào)和姓名會(huì)自動(dòng)帶出，維護(hù)員工“待轉(zhuǎn)遞檔案”相關(guān)信“提交”由人事治理崗人員維護(hù)★假設(shè)選擇“檔案員確認(rèn)”導(dǎo)入后，會(huì)自動(dòng)生成一條相應(yīng)子類(lèi)型〔轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出〕的“檔案轉(zhuǎn)遞信息”維護(hù)完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式：保存后，返回?cái)?shù)據(jù)導(dǎo)入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊“上傳數(shù)據(jù)E導(dǎo)入完成后，會(huì)消滅如下兩種狀況：假設(shè)導(dǎo)入數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，會(huì)在此顯示員工號(hào)，姓名及其錯(cuò)誤信息等。〔2〕假設(shè)沒(méi)有錯(cuò)誤，則如下為空。這樣批量的人事檔案轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)就導(dǎo)入完畢。《二》直接維護(hù)“檔案轉(zhuǎn)遞信息”當(dāng)一次直接維護(hù)多個(gè)員工的人事檔案轉(zhuǎn)遞信息時(shí)，可以通過(guò)兩種方式進(jìn)入：其一：操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI205---檔案轉(zhuǎn)遞信息批量導(dǎo)入其二：事務(wù)代碼：ZHRBI205---檔案轉(zhuǎn)遞信息批量導(dǎo)入第一步：下載“檔案轉(zhuǎn)遞信息批量導(dǎo)入程序”模板：如下圖：假設(shè)是對(duì)以前導(dǎo)入數(shù)據(jù)的修改，在“轉(zhuǎn)遞狀態(tài)”中選擇“修改則需要在組織單位處選擇輸出哪個(gè)單位下的人員；同時(shí)選擇“導(dǎo)入文件”及“轉(zhuǎn)遞狀態(tài)”Unicod的形式。保存后，返回?cái)?shù)據(jù)導(dǎo)入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊“上傳數(shù)據(jù)E導(dǎo)入完成后，會(huì)消滅如下兩種狀況：假設(shè)導(dǎo)入數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，會(huì)在此顯示員工號(hào)，姓名及其錯(cuò)誤信息等。檔案轉(zhuǎn)出治理功能概述“檔案轉(zhuǎn)出”是記錄檔案材料轉(zhuǎn)出狀況的信息。操作流程具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③當(dāng)員工發(fā)生調(diào)出、離退休或減冊(cè)業(yè)務(wù)時(shí)，檔案需依據(jù)治理權(quán)限轉(zhuǎn)到相關(guān)單位。以下圖：“通知人”上面加一個(gè)“審核人”欄!狀態(tài)維護(hù)成”提交”狀態(tài)維護(hù)成”提交”批處理工具的使用功能概述“待移交檔案材料信息”是記錄增歸檔材料的移交過(guò)程。操作流程圖具體操作操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息人事治理崗負(fù)責(zé)：當(dāng)有增材料歸檔時(shí)，需要維護(hù)“待移交檔案材料信息在維護(hù)人力資源主數(shù)據(jù)的界面，選擇“待移交檔案材料信息檔案材料信息”子類(lèi)型的選擇界面，如圖：人事治理崗維護(hù)依據(jù)增材料的類(lèi)別選擇相應(yīng)的子類(lèi)型后，進(jìn)入到“待移交檔案材料信息”的界面。如圖：人事治理崗維護(hù)維護(hù)完畢后，將“狀態(tài)欄”調(diào)整為“提交批處理工具的使用當(dāng)一次維護(hù)多個(gè)員工的人事檔案轉(zhuǎn)遞信息時(shí)，可以通過(guò)兩種方式進(jìn)入：其一：操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI129---待移交檔案材料信息批量導(dǎo)入其二：事務(wù)代碼：ZHRBI129---待移交檔案材料信息批量導(dǎo)入具體操作:第一步：下載“待移交檔案材料信息批量導(dǎo)入程序”模板：如下圖：選擇“下載模板★假設(shè)是對(duì)系統(tǒng)里已有信息進(jìn)展修改,請(qǐng)?jiān)凇稗D(zhuǎn)遞狀態(tài)”中選擇修改，同時(shí)在“檔案材料狀態(tài)”中選擇相應(yīng)的狀態(tài)即可。如圖：點(diǎn)擊執(zhí)行后，輸出模板如圖，人員編號(hào)和姓名會(huì)自動(dòng)帶出?！铫倨渲小皺n案材料名稱(chēng)”和“檔案材料類(lèi)別”為必填字段②對(duì)于有下拉選項(xiàng)的請(qǐng)嚴(yán)格依據(jù)選項(xiàng)中的填寫(xiě)！③假設(shè)在“狀態(tài)”一欄中選擇“檔案員確認(rèn)”會(huì)自動(dòng)生成一條相應(yīng)的“檔案名目信息”維護(hù)完畢數(shù)據(jù)后，將文件另存為“Unicode文本”格式：保存后，返回?cái)?shù)據(jù)導(dǎo)入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊“上傳數(shù)據(jù)E假設(shè)是上傳“修改”的信息請(qǐng)選中“修改”同時(shí)選重相應(yīng)的“狀態(tài)材料狀態(tài)”即可。導(dǎo)入完成后，會(huì)消滅如下兩種狀況：假設(shè)導(dǎo)入數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，會(huì)在此顯示員工號(hào)，姓名及其錯(cuò)誤信息等。假設(shè)沒(méi)有錯(cuò)誤，則如下為空。這樣批量的待移交檔案材料治理信息的數(shù)據(jù)就導(dǎo)入完畢?！步琛抽啝顩r信息檔案查閱狀況信息功能概述“檔案查閱狀況信息”是記錄人事治理崗在實(shí)際業(yè)務(wù)查閱檔案過(guò)程的信息。操作流程字同意后，由檔案治理崗填寫(xiě)“檔案查〔借〕—具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③人事治理崗負(fù)責(zé)：填寫(xiě)“查借閱人填寫(xiě)”的內(nèi)容，并將狀態(tài)欄調(diào)整成“提交統(tǒng)自動(dòng)檔案存放位置，然后點(diǎn)擊保存。如圖：④人事治理崗負(fù)責(zé)：打印“查閱人事檔案審批單操作路徑為：SAP菜單→人事檔案治理→表單→檔案查借閱事物代碼：ZHRISPAFM102-查閱人事檔案審批單〔人事崗用〕打印出查閱審批單：經(jīng)過(guò)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，拿著審批單去檔案室查閱檔案。批處理工具的使用入：其一：路徑為：SAP菜單→人事檔案治理→工具→ZHRBI019-檔案名目信息批量導(dǎo)入其二：事物代碼為：ZHRBI019-檔案名目信息批量導(dǎo)入該批處理工具的操作分兩步：第一步：下載模板，如下圖，選擇“下載模板假設(shè)選上了“模板輸出人員圖：字段“狀態(tài)”中，人事治理崗人員維護(hù)“處理中信息維護(hù)完畢后，保存成“Unicode文本”格式：保存后，返回?cái)?shù)據(jù)導(dǎo)入界面。其次步：上傳數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊“上傳數(shù)據(jù)E導(dǎo)入完成后，會(huì)消滅如下兩種狀況：假設(shè)導(dǎo)入數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，會(huì)在此顯示員工號(hào)、員工姓名、檔案材料類(lèi)別及錯(cuò)誤信息等。假設(shè)沒(méi)有錯(cuò)誤，則如下為空。檔案借閱狀況信息功能概述“檔案借閱狀況信息”是記錄人事治理崗實(shí)際業(yè)務(wù)中借閱檔案過(guò)程的信息。操作流程字同意后，拿到檔案治理部門(mén)，由檔案治理崗填寫(xiě)“檔案查〔借〕并完成借閱過(guò)程。具體操作①操作路徑：SAP菜單→人事檔案治理②事物代碼：ZPA30_HR13-治理人事檔案信息③人事治理崗負(fù)責(zé)：維護(hù)“查借閱人填寫(xiě)”的內(nèi)容，并將狀態(tài)欄調(diào)整成“提