訪客接待管理制度

文件編號文件版本P3文件名稱考勤管理實施辦法制定部門人力資源部生效日期精品word文檔值得下載值得擁有文件編號CSHZAHD—S—016文件版本AHD001文件名稱訪客接待管理制度制定部門行政人資部生效日期惠州錦勝包裝有限公司HuiZhouComeSurePackingProductsco.,Ltd第1頁，共4頁序號修訂修訂內容摘要修訂單位版本日期1.0目的為規(guī)范公司訪客接待流程，塑造公司對外形象，為業(yè)務順利開展營造良好環(huán)境，特制定本制度。2.0適用范圍惠州錦勝包裝有限公司。3.0接待職責3.1保安：負責訪客身份確認，到訪事由的詢問、發(fā)放與回收訪客證，訪客單，與路線指引；3.2前臺：負責電話通傳、告知與訪客在大廳等待時的接待；3.3行政部：負責貴賓級、重要級客人接待的前期準備；3.4接待部門：負責制定和落實接待計劃及其費用預算。4.0訪客分類訪客，是指錦勝公司總部和各分子公司以外的人員。具體范圍按接待等級分為以下三類：4.1普通級訪客:供應商、業(yè)務員、應聘者等。4.2重要級訪客:重點客戶、政府部門一般官員、評審員、顧問、媒體記者、經濟會計師、重點供應商等。4.3貴賓級訪客:政府部門領導、投資商、專家、外賓等。5.0訪客接待5.1普通級接待：（指4.1條款來訪人員）5.1.1保安禮貌確認訪客身份，要求來訪人員填寫《訪客單》，并發(fā)放訪客證，5.1.2前臺親切詢問訪客來訪事由，并電話通知被訪人員；1）如需在會議室等待，送上茶水招待訪客；2）如需進入寫字樓辦公室須經被訪部門負責人同意后方可帶領訪客進入。5.1.3訪客離開時，由接待人員在訪客單上簽名，并在保安處退回訪客證。5.2重要級、貴賓級接待：（指4.2和4.3條款來訪人員）5.2.1重要級、貴賓級訪客來訪通常與被訪人員已確定好來訪時間，應提前通知行政部準備；5.2.2接待部門經理級人員提前填寫《訪客接待申請表》，申請表中注明（來訪者單位、人數、姓名、身份、來訪時間、來訪目的、費用預算及接待規(guī)格等）；5.2.3接待部門制定和落實接待計劃(包括講解內容、參觀路線、安全事項等)；5.2.4行政部安排相應等級的接待服務準備，并安排專人到大門迎接訪客；5.2.5接待部門經理級或以上領導親自接待訪客并全程陪同，如安排5.2.6訪客離開時接待人員目送至訪客車輛駛離。（注：需要時訪客離開前禮貌地問清楚離開酒店或賓館的具體時間，便于安排送客車輛。）6.0重要級/貴賓級到訪接待費用規(guī)格6.1重要級客人到訪接待費用6.1.1煙：按20元/2人包標準；6.1.26.1.36.1.4用餐：按人均140元/人天標準；（早餐20元/人、中餐60元/人、晚餐66.1.5住宿：按三星標間1人/間（注：陪同人員2人/間6.2貴賓級客人到訪接待費用標準6.2.1煙：按46.6.6.2.4用餐：按人均230元/人天標準；（早餐30元/人、中餐106.2.5住宿：按四星標間6.3以上為基本接待費用，特殊情況另做安排。7.0其他注意事項7.1接待人員禮儀7.1.1接待人員要面帶微笑，語言文明，舉止大方,服務周到；7.1.2接待人員衣著要整潔、端莊、得體；7.1.3來訪者是預先約定好的重要級或貴賓級客人，根據來訪者的等級確定相對等的接待程序和規(guī)格。7.2接待費用報銷7.2.1接待費用按訪客等級（參照4.0與6.0條款）對應的范圍進行；若有特殊情況，需經公司7.2.2接待費用誰接待誰報銷，接待人員可依據《訪客接待申請表》提前向財務管理部預支接待費用，接待費用報銷依據8.0附件8.1附件一《訪客單》8.2附件二《訪客接待申請表》8.3附件三《訪客證》8.4附件四《訪客流程圖》（見下圖）9.0附則9.1本制度經公司總經理批準之日執(zhí)行，由公司行政部進行擬案、呈批、解釋、修訂。重要級、貴賓級訪客接待費用報銷接待人員填寫《訪客接待申請表》重要級、貴賓級訪客接待費用報銷接待人員填寫《訪客接待申請表》行政部來訪前準備及