實(shí)例解析庫存管理系統(tǒng)

實(shí)例解析—庫存管理系統(tǒng)

第一節(jié)

系統(tǒng)調(diào)查與分析

以美國某批發(fā)服務(wù)企業(yè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)為例。該企業(yè)從生產(chǎn)廠家購進(jìn)各類商品放入倉庫，接收各地零售商訂單，按要求將貨物運(yùn)到指定地點(diǎn)。普通說來零售商總喜歡首先到這個(gè)企業(yè)訂貨因?yàn)樗l(fā)價(jià)格較為低廉。不過，假如某個(gè)零售商訂貨要求得不到滿足，它就會(huì)轉(zhuǎn)向其它企業(yè)訂貨，從而使這個(gè)企業(yè)失去用戶。零售商訂貨量是受季節(jié)影響。為了滿足用戶訂貨要求并盡可能降低庫存積壓，該企業(yè)計(jì)劃開發(fā)一個(gè)庫存控制系統(tǒng)。主要目標(biāo)有:1）為用戶訂貨提供更加好服務(wù)；2）控制庫存水平；3）決定向廠家訂貨時(shí)間和批量。第1頁一、系統(tǒng)調(diào)查與分析系統(tǒng)開發(fā)隊(duì)伍由用戶、計(jì)算機(jī)工作人員和上層領(lǐng)導(dǎo)。它們用幾周時(shí)間調(diào)查了現(xiàn)系統(tǒng)工作情況和存在問題。產(chǎn)生了以下匯報(bào)。1.現(xiàn)存系統(tǒng)現(xiàn)存系統(tǒng)工作流程。全部處理工作都是由手工來進(jìn)行。有商品因?yàn)閾?dān)心訂貨無法滿足而造成嚴(yán)重積壓；有商品因?yàn)殄e(cuò)過了適當(dāng)實(shí)際而使用戶轉(zhuǎn)移到其它企業(yè)。當(dāng)前訂貨時(shí)間基本上是由倉庫保管人員決定。它們憑經(jīng)驗(yàn)給出一個(gè)最正確訂貨點(diǎn)，當(dāng)發(fā)覺庫存貨物低于此點(diǎn)時(shí)，便向采購部門發(fā)出訂貨要求。同時(shí)倉庫保管人員無法參考銷售預(yù)報(bào)結(jié)果。第2頁管理業(yè)務(wù)流程圖符號系統(tǒng)外實(shí)體系統(tǒng)內(nèi)實(shí)體表格/報(bào)表信息傳遞過程第3頁某庫存管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖第4頁2.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)目標(biāo)在不降低用戶服務(wù)水平前提下，降低庫存水平；改進(jìn)訂貨策略；對于有季節(jié)改變和含有遲緩改變趨勢商品，改進(jìn)它們庫存管理；搜集銷售數(shù)據(jù)，從中分析銷售趨勢以確保適當(dāng)購置策略和庫存水平。第5頁3.決議內(nèi)容每一季度中都應(yīng)訂購什么貨物？在季節(jié)需求中應(yīng)追訂哪些貨物？何時(shí)追訂？每次應(yīng)追訂多少貨物？哪些貨物應(yīng)該從倉庫中淘汰？第6頁4.信息流倉庫保管人員天天檢驗(yàn)實(shí)際庫存。當(dāng)發(fā)覺庫存貨物低于訂貨點(diǎn)時(shí)，便于日末向采購部門發(fā)出訂貨要求。采購部門檢驗(yàn)該商品是否已經(jīng)在訂，假如沒有則發(fā)出訂貨書，如已在訂，則催促廠方盡快交貨。在每季度末，采購部門分析采購訂單并預(yù)計(jì)下一季度各種商品各需要訂貨多少，據(jù)此確定下一季度訂單。各月平均發(fā)出訂單數(shù)量以下表所表示。第7頁月份平均訂單數(shù)月份平均訂單數(shù)一月4100七月5,000二月6,700八月5,100三月7,800九月6,200四月8,400十月9,500五月5,400十一月10,100六月4,600十二月8,200累計(jì)81,100每個(gè)月平均訂單數(shù)6,758天天平均訂單數(shù)222天天最多訂單數(shù)500每張訂單上平均商品類數(shù)5.1第8頁選取方案方案1對現(xiàn)系統(tǒng)稍加改善方案2用簡單經(jīng)濟(jì)訂單批量模型進(jìn)行計(jì)算機(jī)批處理方案3購置現(xiàn)成庫存控制軟件包方案4開發(fā)在線庫存控制系統(tǒng)可滿足多少指定目標(biāo)5%75%60%95%可節(jié)約金額5000美元/年20000美元/年15000美元/年15000美元/年無形利益10%30%25%50%開發(fā)所需時(shí)間3個(gè)月18個(gè)月6個(gè)月2年以上總開發(fā)費(fèi)用10000美元50000美元55000美元80000美元5.幾個(gè)不一樣方案比較如表

第9頁6.幾個(gè)不一樣方案詳細(xì)分析（1）方案一工作方式——所需費(fèi)用最低，對組織影響最小，但能夠到達(dá)部分改進(jìn)效果。決議和信息流——最正確訂貨點(diǎn)和訂貨批量決定變較為科學(xué)，其它不受影響，信息處理方式不變。所用設(shè)備——可不用計(jì)算機(jī)。開發(fā)步驟——2、3個(gè)月即可。對組織影響——幾乎沒有影響。對人員影響——采購人員工作稍多一些，倉庫人員工作相對降低。費(fèi)用和利益——計(jì)算最正確訂貨點(diǎn)機(jī)時(shí)費(fèi)和打印費(fèi)。利益是能夠降低庫存積壓和選取單位成本最低訂貨量。第10頁（2）方案二工作方式——庫房人員每七天向計(jì)算機(jī)輸入貨物進(jìn)出數(shù)量2次。計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成訂貨檢驗(yàn)和通知。采購部門按照通知訂貨，并通知計(jì)算機(jī)訂貨情況。該系統(tǒng)能夠隨時(shí)查詢。決議和信息流——對四種決議都起到很好作用。倉庫和采購部門輸入信息，采購部門還要從計(jì)算機(jī)得到信息。所用設(shè)備——可用穿孔卡片于輸入，打印訂貨通知作為輸出。在磁帶上建立一個(gè)文件以存放各類商品最正確訂貨點(diǎn)點(diǎn)和最正確批量。計(jì)算機(jī)可放在企業(yè)本部，而在批處理終端上運(yùn)行本系統(tǒng)。開發(fā)步驟——大約需用一年時(shí)間。但為了慎重起見，預(yù)計(jì)為18個(gè)月．它包含最正確訂貨點(diǎn)和訂貨批量計(jì)算以及對應(yīng)文件建立；批處理軟件設(shè)計(jì)、編程和調(diào)試；輸入輸出格式設(shè)計(jì)；培訓(xùn)庫房和采購部門怎樣填寫輸入表格，培訓(xùn)從事卡片穿孔和數(shù)據(jù)輸入等工作專門操作員。第11頁對組織影響——有必要在庫房中專門安排幾個(gè)人從事數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和控制工作，也要有些人負(fù)責(zé)把倉庫填寫報(bào)表傳送給批處理終端上操作人員。據(jù)調(diào)查、倉庫管理人員很歡迎不再天天查對實(shí)際庫存與最正確訂貨點(diǎn)，他們反應(yīng)，這項(xiàng)查對工作十分麻煩又易犯錯(cuò)。假如由計(jì)算機(jī)來自動(dòng)查對，會(huì)減輕負(fù)擔(dān)。采購部門人員也表示歡迎由計(jì)算機(jī)自動(dòng)開訂貨單和催貨單．因?yàn)樗麄儺?dāng)前天天都要從庫房接到許多訂貨通知，而且都要查對是否已經(jīng)在訂。對人員影響——從表面上看，人員工作方式改變不大，但影響范圍較廣泛，各類人員工作方式都會(huì)有些改變。倉庫人員和采購人員都要為向計(jì)算機(jī)輸入準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，上層管理人員能夠隨時(shí)向計(jì)算機(jī)查詢并得到各種匯報(bào)．不過，詳細(xì)到每個(gè)人來說，都沒有增添什么額外工作。費(fèi)用和利益——因?yàn)橛?jì)算機(jī)對最正確訂貨點(diǎn)不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，所以更加好地確保了對用戶服務(wù)水平，更大地降低了庫存積壓，能夠更準(zhǔn)確地利用最正確批量折扣，從而降低采購成本。所發(fā)生費(fèi)用主要是系統(tǒng)開發(fā)人工費(fèi)用，50000美元是依據(jù)本企業(yè)計(jì)算機(jī)人員開發(fā)其它系統(tǒng)所用費(fèi)用估算出來。第12頁（3）方案三：購置現(xiàn)成庫存控制軟件包工作方式——開發(fā)小組分析了幾個(gè)能夠買到庫存控制軟件包并選定了其中最理想一個(gè)。這個(gè)軟件包工作方式與批處理系統(tǒng)大致一樣。但該軟件包具備一些對我們毫無用處功效，同時(shí)有些我們所需要功效它又沒有，需要加以改造。決議和信息流——同批處理系統(tǒng)。所用設(shè)備——同批處理系統(tǒng)。開發(fā)步驟——購置和裝置軟件包，進(jìn)行必要改造以適合本企業(yè)需要，人員培訓(xùn)等．預(yù)計(jì)要用六個(gè)月左右時(shí)間。對組織影響——同批處理系統(tǒng)。對人員影響——同批處理系統(tǒng)。費(fèi)用和利益——利益與批處理系統(tǒng)差不多，但費(fèi)用會(huì)略高一些，因?yàn)檐浖旧碣M(fèi)用就是40000美元，還要加以改造和實(shí)施第13頁（4）方案四：在線系統(tǒng)工作方式——這種系統(tǒng)最為理想。它不需要有些人專門從事鍵盤輸入工作，而是在倉庫、銷售部門和采購部門均設(shè)有終端。數(shù)據(jù)由用戶隨時(shí)在終端上鍵入。決議和信息流——對決議影響與批處理相同，但更為及時(shí)。信息流會(huì)發(fā)生改變，書面上內(nèi)容會(huì)大大降低，用戶直接與計(jì)算機(jī)“會(huì)話”。所用設(shè)備——文件將不再存于磁帶上。而必須存于磁盤上以備各種用戶隨時(shí)存取，文件結(jié)構(gòu)也將變得復(fù)雜，輸出方式也各種多樣，有些是打印報(bào)表，有些是屏幕顯示。開發(fā)步驟——即使該企業(yè)已經(jīng)有了幾個(gè)在線計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行，但要開發(fā)這種在線庫存控制系統(tǒng)，仍需要較大努力。所以所用人工和時(shí)間都會(huì)較長。第14頁對組織影響——會(huì)對組織有較大影響。因?yàn)楦鞣N人工作方式都發(fā)生了較大改變，不再以書面文字為主要媒介，而代之以直接同計(jì)算機(jī)打交道。也可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)出故障從而影響正常工作問題。各種備份文件也必須隨時(shí)準(zhǔn)備。對人員影響——系統(tǒng)用起來會(huì)十分順，降低了大量文牘工作。但有個(gè)問題，就是各類人員必須盡快熟悉這種終端上工作方式。因?yàn)槎嗄陙砣藗円蚜?xí)慣于利用書面材料，所以這種工作方式轉(zhuǎn)換有個(gè)接收過程。費(fèi)用和利益——利益很大，主要是因?yàn)閿?shù)據(jù)起源于現(xiàn)場，十分及時(shí)，十分可靠。但運(yùn)行費(fèi)用將會(huì)高于批處理系統(tǒng)。第15頁二、領(lǐng)導(dǎo)同意系統(tǒng)調(diào)查分析結(jié)果上報(bào)給企業(yè)上層委員會(huì)。委員們討論后同意開發(fā)小組對現(xiàn)存系統(tǒng)分析，認(rèn)為應(yīng)該開發(fā)一個(gè)新系統(tǒng)。對于詳細(xì)開發(fā)四種方案，委員們否決了小改小革和購置軟件包兩個(gè)方案（注：實(shí)際上，從上面分析中能夠看出購置現(xiàn)成軟件包是最為可取方案。拒絕此方案只是為了教學(xué)需要，方便引入系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）。對于二、四兩個(gè)方案，委員們觀點(diǎn)不一致，所以要求開發(fā)小組作深入可行性研究。開發(fā)小組又用了兩周時(shí)間，詳細(xì)比較了兩種方案優(yōu)劣，經(jīng)過細(xì)致估算，得知第一次匯報(bào)估算過于保守。實(shí)際上，批處理系統(tǒng)只要12個(gè)月和8萬美元，而在線系統(tǒng)只需18個(gè)月和11萬美元。鑒于各類用戶對終端工作很不熟悉，所以同意開發(fā)批處理系統(tǒng)，不過要求開發(fā)小組在設(shè)計(jì)時(shí)留有充分余地，方便在條件成熟時(shí)，能夠較順利轉(zhuǎn)入在線系統(tǒng)。依據(jù)上述指示，開發(fā)小組進(jìn)入了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段工作。第16頁第二節(jié)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

一、代碼設(shè)計(jì)二、輸出設(shè)計(jì)

三、輸入設(shè)計(jì)

四、文件設(shè)計(jì)

五、過程設(shè)計(jì)

六、由人工進(jìn)行輸入準(zhǔn)備工作

第17頁一、代碼設(shè)計(jì)

倉庫中全部零件可分為幾十類，每類中又各有幾十個(gè)類，每小類中又各有幾十種商品。所以商品代碼取六位數(shù)字即可。但為了降低輸入錯(cuò)誤，多位代碼后邊加一個(gè)校驗(yàn)值，所以一共是7位數(shù)。校驗(yàn)碼設(shè)計(jì)可采取“算術(shù)級數(shù)法”。第18頁二、輸出設(shè)計(jì)

系統(tǒng)主要輸出有四個(gè)：庫存總帳、追訂匯報(bào)、訂單分析匯報(bào)、庫存盤點(diǎn)調(diào)整匯報(bào)。下面分別進(jìn)行描述。

1.庫存總帳去向——銷售部門、采購部門、倉庫、財(cái)會(huì)部門。形式——縮微膠片。次序——依商品代號排序。第19頁2.追訂匯報(bào)去向——采購部門。形式——打印。次序——依商品代碼排序。頻率——每批處理打印一次。第20頁

3.訂單分析匯報(bào)去向——采購部門。形式——打印。次序——依商品代碼次序或依訂貨廠方次序。內(nèi)容——代碼、商品名稱、單位、年訂貨量、最正確訂貨點(diǎn)、最正確批量、缺貨數(shù)量。第21頁4.庫存盤點(diǎn)后調(diào)整匯報(bào)形式——打印。次序——依商品代碼次序。頻率——每次盤點(diǎn)后打印。內(nèi)容——代碼、商品名稱、單位、前十二個(gè)月盈余、帳面盈余、前十二個(gè)月支出、本月支出、盤點(diǎn)日期、調(diào)整數(shù)量。第22頁三、輸入設(shè)計(jì)

輸入數(shù)據(jù)有四種，分別為用戶訂貨單、入庫通知、采購部門訂貨通知和錯(cuò)誤更正。分別描述以下：

1.用戶訂貨單起源——銷售部門媒體——卡片（每張訂單上每種貨物各占用一張卡片）字段：用戶代碼（八位數(shù)字型）商品代碼（八位數(shù)字型〕訂貨數(shù)量（六位數(shù)字型）廠方代碼（六位數(shù)字型）單價(jià)（八位數(shù)字型，兩位小數(shù)）預(yù)計(jì)卡片數(shù)量——天天平均1600張?zhí)焯熳疃?500張第23頁2.入庫通知

起源——庫房媒體——卡片（每到一個(gè)貨物占用一張卡片）字段：商品代碼（八位數(shù)字型）數(shù)量（六位數(shù)字型）廠方代碼（六位數(shù)字型）訂單發(fā)出日期（六位數(shù)字型）預(yù)計(jì)卡片數(shù)量天天平均800張?zhí)焯熳疃?500張第24頁3.訂貨通知

起源——采購部門媒體——卡片（每訂一項(xiàng)商品占用一張卡片）字段：商品代碼（八位數(shù)字型）數(shù)量（六位數(shù)字型）第25頁4.錯(cuò)誤更正

起源——全部用戶媒體——卡片字段：由負(fù)責(zé)改錯(cuò)工作程序員設(shè)計(jì)（也包含盤點(diǎn)后實(shí)際庫存輸入）第26頁四、文件設(shè)計(jì)

要使用7個(gè)文件，其中3個(gè)位于磁盤上，四個(gè)存于磁帶上。對它們分別描述以下：

l.主文件主文件共有20個(gè)字段，以下表：字段名稱長度類型商品代碼8數(shù)字型

商品名稱50字符型

單位5字符型

上期結(jié)余8數(shù)字型

本期結(jié)余8數(shù)字型

過去十二個(gè)月結(jié)余8*12=96數(shù)字型

第27頁本期支出6數(shù)字型

過去十二個(gè)月支出6*12=72數(shù)字型

提前期內(nèi)支出6數(shù)字型

追訂數(shù)量8數(shù)字型

最新訂貨成本9數(shù)字型（小數(shù)2位）

在訂數(shù)量8數(shù)字型

訂貨日期6數(shù)字型

缺貨個(gè)數(shù)3數(shù)字型

三家新零售商6*3=18數(shù)字型

這三家本年訂單張數(shù)3*3=9數(shù)字型

這三家本年訂貨總額7*3數(shù)字型

這三家地址代碼6*3數(shù)字型

超前期（天）3數(shù)字型

刪除標(biāo)識1數(shù)字型

備用空間20數(shù)字型

第28頁2.索引文件它存于磁盤上。它按照商品代碼進(jìn)行索引。

3.報(bào)表格式文件它存于磁盤上。所存錄格式與打印輸出格式相同。

4.編輯文件它存于磁帶上，用來暫時(shí)存放輸入數(shù)據(jù)。

5.排序文件它存于磁帶上，用來存放經(jīng)過排序以后輸入數(shù)據(jù)。

6.庫存總帳文件它存于磁帶上。其內(nèi)容與輸出庫存總帳一樣，用來準(zhǔn)備產(chǎn)生縮微膠片。

7.匯報(bào)文件它存于磁帶上，用來存放三種打印輸出報(bào)表所需要全部信息。第29頁五、過程設(shè)計(jì)

系統(tǒng)流程圖第30頁上圖給出了該系統(tǒng)簡單流程圖。能夠解釋以下：四種輸入均先經(jīng)過一個(gè)編輯程序進(jìn)行編輯，使得輸入數(shù)據(jù)完全具備以后處理所必需格式。然后，經(jīng)過一個(gè)排序程序?qū)@些輸入數(shù)據(jù)給予排序（按商品代碼）。排好序數(shù)據(jù)被更新