會議服務(wù)與管理課件

電子教案模版配色（1）通過本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.

擬定會議方案2.

撰寫會議通知3.

做好會議前的籌備工作4.

做好會議期間的組織服務(wù)工作5.做好會議結(jié)束的落實工作學(xué)習(xí)目標第四章會議組織與服務(wù)

電子教案模版配色（1）通過本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：學(xué)習(xí)目標第四章1第一節(jié)會議概述第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)操作第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)操作主要內(nèi)容第四章會議組織與服務(wù)

第一節(jié)會議概述主要內(nèi)容第四章會議組織與服務(wù)2第四章會議組織與服務(wù)

引入案例在某企業(yè)召開的年度表彰大會上,頒獎儀式正在進行.盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂曲聲中依次出場,手捧獎品交給在主席臺就座的領(lǐng)導(dǎo)同志準備頒獎.不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上，把應(yīng)交給前面的一個領(lǐng)導(dǎo)的獎品，卻遞給了下一個位置的領(lǐng)導(dǎo)．而排在隊伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚惶失措，逃回后臺．手上沒有獎品的領(lǐng)導(dǎo)左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品，此時上臺領(lǐng)獎的人又已登臺．由于少了一位頒獎人，領(lǐng)獎的人上臺后，發(fā)覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺．此時，主席臺上一片混亂．第四章會議組織與服務(wù)引入案例在某企業(yè)召開的年度表彰大會3電子教案模版配色（1）第一節(jié)會議概述會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。第四章會議組織與服務(wù)

一、會議的涵義有明確的指導(dǎo)思想、預(yù)期目標、具體議題；有明確的時間、地點；有主持人和參加人員。主要條件電子教案模版配色（1）第一節(jié)會議概述會議是一種圍繞特定目標4第四章會議組織與服務(wù)

第一節(jié)會議概述二、會議的作用積極作用集思廣益，科學(xué)決策發(fā)揚民主，宣傳教育傳達信息，開拓思路協(xié)調(diào)矛盾，推動工作第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)會議概述二、會議的作用積極5第四章會議組織與服務(wù)

第一節(jié)會議概述討論你參加過什么樣的會議？你是否喜歡這樣的會議？為什么？第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)會議概述討論你參加過什么樣6第四章會議組織與服務(wù)

第一節(jié)會議概述二、會議的作用消極作用時間、精力的浪費經(jīng)濟方面的浪費信息的重復(fù)、浪費滋長不正之風第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)會議概述二、會議的作用消極7第四章會議組織與服務(wù)

第一節(jié)會議概述會議方式會議地點會議時間會議議題會議名稱會議人員會議結(jié)果會議活動的基本要素三、會議活動的基本要素第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)會議概述會議方式會議地點會8電子教案模版配色（1）（1）會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。（2）會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。（3）其他與會議有關(guān)的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務(wù)人員等。

第四章會議組織與服務(wù)

三、會議活動的基本要素會議人員電子教案模版配色（1）（1）會議主體是指主要策劃、組織會議的9電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)

會議名稱三、會議活動的基本要素會議的名稱一般要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等等。例：“深圳開發(fā)科技股份有限公司第九次（2000年度）股東大會”則顯示了單位、時間、屆次、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參加對象。

電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)會議名稱三、10會議的議題是根據(jù)會議目標來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。會議議題的主要作用是：準確、具體地體現(xiàn)會議的目標，為目標服務(wù)。引導(dǎo)和制約會議的發(fā)言。第四章會議組織與服務(wù)

三、會議活動的基本要素會議議題會議的議題是根據(jù)會議目標來確定并付諸會議討論或解決的具體問11思考：1.會議主題與會議議題有什么區(qū)別？

2.制定會議議題時要考慮哪些因素？第四章會議組織與服務(wù)

三、會議活動的基本要素會議議題議題盡可能集中不宜過多把握好每個議題的時間從實際出發(fā)思考：1.會議主題與會議議題有什么區(qū)別？第四章會議組織與12電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)

三、會議活動的基本要素會議時間會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。會議地點是指會議召開的舉辦地或會場。會場的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。會議方式實現(xiàn)會議目標而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、電話會議等。會議結(jié)果電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)三、會議活動13電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)

三、會議的種類按會議人數(shù)的多少分為：小型會議中型會議大型會議特大型會議電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)三、會議的種14電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)

三、會議的種類按參會人員的職級分為：股東大會董事會管理人員會議職工大會部門會議電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)三、會議的種15電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)

股份有限公司公司分為：有限責任公司和股份有限公司股東大會董事會經(jīng)理監(jiān)事會執(zhí)行部門股東大會由股東組成，是公司的權(quán)力機構(gòu)；董事會是股東大會的執(zhí)行機構(gòu)，成員為5-19人；經(jīng)理由董事會聘任或解聘；監(jiān)事會由股東代表和公司職工代表組成，成員不得少于3人。電子教案模版配色（1）第四章會議組織與服務(wù)股份有限公司16會議籌備工作框架圖請見教材第65頁。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

小知識第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)小知17第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

一、擬定會議計劃確定會議名稱、議題、時間、地點等基本要素。成立會務(wù)工作小組一般可分為會務(wù)組、秘書組、接待組、宣傳組、財務(wù)組、保衛(wèi)組。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)一、18第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

各會務(wù)工作組的分工會務(wù)組：負責會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。接待組：負責生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。小知識第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)各會19第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

各會務(wù)工作組的分工宣傳組：負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。財務(wù)組：負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。保衛(wèi)組：負責防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。小知識第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)各會20第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

制定會議預(yù)算會議經(jīng)費的構(gòu)成（1）交通費用（2）會議室費用（3）住宿費用（4）餐飲費用（5）旅游費用（6）培訓(xùn)費、演講費）（7）其他會議經(jīng)費的籌措（1）行政事業(yè)經(jīng)費劃撥（2）主辦者分擔（3）與會者分擔個人費用（4）社會贊助（5）轉(zhuǎn)讓會徽等無形資產(chǎn)使用權(quán)第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)制定21第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

會議經(jīng)費預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理。要根據(jù)實際需要科學(xué)合理地分配各項預(yù)算開支。（2）總量控制。所有的支出都應(yīng)控制在總量范圍之內(nèi)。（3）確保重點。在實行總量控制的前提下或當經(jīng)費不足時，要確保重點，把有限的經(jīng)費確實用在刀口上。（4）精打細算。對會議的每一項支出都要嚴格審核，在做到科學(xué)合理的同時，盡可能節(jié)省經(jīng)費。（5）留有余地。由于會議活動的過程可能會產(chǎn)生一些事先無法預(yù)料的情況，需要臨時支出一些經(jīng)費，因此，在預(yù)算時要適當留有余地。小提醒第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)會議22第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

二、擬定會議議程、日程、程序會議議程會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題的根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。

會議日程會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)二、23第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

二、擬定會議議程、日程、程序會議程序會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。

思考：會議議程與會議日程有何不同？安排會議議程應(yīng)注意哪些問題？第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)二、24第四章會議組織與服務(wù)

英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、選拔等問題。秘書丁倩在編制議程表前，先請總經(jīng)理、銷售總監(jiān)等有關(guān)上司提出議題，再詢問各主管方面有無要拿到會上討論的事情，并提請主管上司定奪，然后將要討論的問題排出順序。在設(shè)計具體的議程表時，丁倩將需在會上討論的議題編排了一下，便打印交給了上司，上司認為這份議程表有問題，需重新做。案例分析第四章會議組織與服務(wù)英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷25第四章會議組織與服務(wù)

案例分析英豪公司銷售團隊會議議程表公司銷售團隊會議將在5月5日星期一上午10：00在公司總部的三號會議室舉行。銷售二部經(jīng)理的人選。東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。上次會議記錄。銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。下季度銷售目標。公司銷售人員的招聘和重組。第四章會議組織與服務(wù)案例分析26第四章會議組織與服務(wù)

案例分析分組討論：1.這份議程表有什么問題?2.請重新設(shè)計議程表，并以備忘錄的形式發(fā)給上司。3.請總結(jié)出設(shè)計議程表時應(yīng)注意的事項。第四章會議組織與服務(wù)案例分析分組討論：1.這份議程27第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

二、擬定會議議程、日程、程序會議議程注意事項按照議題的輕重緩急編排處理的先后次序?qū)⒚恳粋€議題所需的大致時間列出來將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起保密性強或者只要部分人參加的議題放在最后第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)二、28第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

二、擬定會議議程、日程、程序安排會議生活主要包括預(yù)定交通工具，安排食宿，聯(lián)系與安排參觀、訪問活動，確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員。秘書必須提前預(yù)定，會前確認，掌握各聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式，以便隨時聯(lián)系。如會議期間，日程臨時變動，秘書要及時作好會議生活的協(xié)調(diào)工作。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)二、29第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

三、制發(fā)會議通知會議通知的種類與方式口頭通知和書面通知預(yù)備性通知和正式通知會議通知、邀請函、請柬、海報、公告一次會議可用不同種類的通知。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)三、30第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

微型案例第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)微型31第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

三、制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容標題“機關(guān)名稱+會議名稱+通知”（用于正式的，重要的）“會議通知”（用于事務(wù)性或例行性會議）通知對象可特指、可泛指，也可寫個人姓名。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)三、32第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

三、制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容正文會議的目的、名稱、主題；會議的時間（包括開始時間、報到時間、結(jié)束時間）、會議的地點、參加對象、其他事項。落款與日期主辦單位的全稱，發(fā)出通知的日期?；貓?zhí)單第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)三、33第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

常用回執(zhí)格式1．表格式回執(zhí)

小知識第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)常用34第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

常用回執(zhí)格式2．簽收式回執(zhí)

小知識第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)常用35第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

三、制發(fā)會議通知會議通知的發(fā)出在擬定完會議通知后，應(yīng)及時發(fā)出會議通知，讓與會者做好充分的準備。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)三、36第四章會議組織與服務(wù)

工作實訓(xùn)初萌：我們將在8月15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會，請你列出發(fā)送會議通知應(yīng)注意的問題，并擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。謝謝。行政經(jīng)理

蘇明年月日第四章會議組織與服務(wù)工作實訓(xùn)初萌：37第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

四、準備會議材料與物品的內(nèi)容需準備的會議材料來賓資料會議手冊、宣傳材料、會議須知、議程、會議通知等。會務(wù)資料會議使用文件、會議程序文件、會議主題文件溝通資料來賓登記表、住宿登記表、會務(wù)組成員通訊錄第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)四、38第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

四、準備會議材料與物品的內(nèi)容需準備的用品必備用品和設(shè)備設(shè)備包括：燈光、音響、空調(diào)、錄音、電腦、投影、攝像用品包括：水杯、信封、簽字筆、回形針、筆記本等。特殊用品如選舉箱、證書、旗幟、鮮花等。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)四、39第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

五、制發(fā)會議證件會議證件的作用與種類會議證件的作用表明會議期間各種人員的身份，便于接待和管理；便于代表之間的相互辨認和聯(lián)系、交流；憑證出入會場，保證會議安全；便于統(tǒng)計出席人數(shù)。會議證件的種類根據(jù)會議規(guī)模、重要程度、保密程度而定。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)五、40第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

五、制發(fā)會議證件會議證件的內(nèi)容會議名稱（全稱）、會徽、姓名、照片、證件種類，即標明“出席證”、“列席證”、證件編號、會議日期。樣式與制作注意控制成本。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)五、41第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

五、制發(fā)會議證件證件設(shè)計注意事項注意控制成本。要有會議名稱、與會者姓名、單位；應(yīng)區(qū)分代表、列席旁聽、記者、工作人員的身份；重要大型會議注意要有照片和鋼??；證件設(shè)計格調(diào)要與會議氣氛相適應(yīng)；涉外會議要用兩種文字，中文在上，外文在下；第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)五、42第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

五、制發(fā)會議證件桌簽及坐簽桌簽標明桌號和就座人身份；坐簽標明就坐人姓名的標簽。制作會場指示牌。會場路線指示牌第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)五、43第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置相對式主席臺與代表采取上下面對面的形式，從而突出主席臺的地位，但容易給發(fā)言人造成壓力。適合大中型的報告會、總結(jié)表彰大會。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、44第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置全圍式會議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會者圍在一起，體現(xiàn)平等和互相尊重的精神，會場氛圍好。適合小型座談會或協(xié)商性的會議。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、45第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置半圍式介于相對式和全圍式之間，既突出了主席臺的地位，又增加融洽的氣氛。適合于中小型工作會議。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、46第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置分散式將會場分成若干個中心，與會者根據(jù)一定的規(guī)則安排就座，領(lǐng)導(dǎo)人就座的為主桌，適合召開聯(lián)歡會、茶話會等活動。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、47第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——座位安排橫排法把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準，從左至右橫向依次排列座次。先排正式代表，后排列席代表。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、48第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——座位安排豎排法按照既定的次序把對參會的每個代表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按順序從前向后依次縱向排列。職務(wù)高者排在前，低者排在后第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、49第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——座位安排左右排列法把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。先左后右第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、50第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——座位安排座次標識方法主席臺或會議桌上擺放名簽（注意順序）出席證上注明座次（某排某號）印制座次圖表入場時，應(yīng)有工作人員做引導(dǎo)。第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、51第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——環(huán)境布置主席臺的裝飾第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、52第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——環(huán)境布置有會標、臺布、花卉；有座位簽、話筒；如若有講臺，注意講臺的布置（方向、高度）；揭幕架放在主席臺的左側(cè)，先用絨布罩?。恢飨_的裝飾第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、53第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——環(huán)境布置依職務(wù)的高低安排，高者居中，先左后右會議主持人應(yīng)在前排的邊上就座每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽13254主席臺代表席主席臺的裝飾第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、54第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——環(huán)境布置會場背景的裝飾第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、55第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)

六、會場布置——環(huán)境布置色調(diào)的選擇色彩搭配要與會議內(nèi)容相協(xié)調(diào),如表彰大會、慶典等可用紅色，學(xué)術(shù)報告可用藍色背景?；ɑ艿牟贾没ɑ艿牟贾脮θ说那榫w產(chǎn)生一定的影響，要懂花語。會場的氣味第二節(jié)會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)六、56微型案例第二節(jié)協(xié)調(diào)工作概述第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)

“俗氣”與“素雅”

A公司與B公司在深圳香格里拉酒店舉行合作簽約儀式，酒店服務(wù)人員按酒店例行規(guī)定，在主席臺擺放了以紅色為主的色彩絢麗的幾盆鮮花，A公司公關(guān)部秘書王小姐提前來檢查會場的布置，她覺得這幾盆顏色鮮艷的鮮花有些俗氣，就讓服務(wù)人員換了幾盆素雅的鮮花，擺上后，辦公室主任認為此花與會場的氣氛不配，只好請服務(wù)員將原來的鮮花擺上。微型案例第二節(jié)協(xié)調(diào)工作概述第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)“57實踐訓(xùn)練第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)

我院要在下周一召開科學(xué)實踐觀第一階段總結(jié)大會，要求全院教職工全部參加，屆時院領(lǐng)導(dǎo)也全部出席，要求分小組模擬會議的準備情況。具體要求：1.撰寫會議通知;2.布置會場(用圖表示):3.設(shè)計座位表(包括主席臺的座次);4.介紹會場的布置及需準備或檢查的事項;實踐訓(xùn)練第三章秘書的溝通與協(xié)調(diào)我院要在下周一召開科學(xué)實58第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)會議進行階段的會務(wù)工作框架圖會議簽到與引導(dǎo)組織會議進行做好生活服務(wù)（接站、報到、簽到、資料發(fā)放、情況咨詢）（設(shè)備監(jiān)控、會議紀錄、新聞報道、會間服務(wù)）（訂購車票、餐飲服務(wù)、旅游項目）第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)會議進59第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)思考：如果某個大型會議要求你做好在機場的接站工作，你應(yīng)該做哪些準備？接站時應(yīng)注意什么？第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)思考：60第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會議報到與引導(dǎo)工作會議接站確定迎接規(guī)格做好接站準備豎立接待標志掌握抵達情況介紹賓主雙方第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會61第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會議報到與引導(dǎo)工作會議報到安排住宿報到方式分發(fā)材料（紀念品）確定報到者身份報到是掌握與會人員準確到會情況的重要一環(huán)?？梢杂H自報到，也可由代表報到。開具收據(jù)第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會62第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會議報到與引導(dǎo)工作會議簽到簽到本簽到表的格式準確統(tǒng)計到會實際人數(shù)或簽名留做紀念。提前準備好簽到本、簽字筆。信息詳細，包括姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、簽名等。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會63第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會議報到與引導(dǎo)工作簽到的要求認真準備好必備的資料，有彈性。做好人員分工，如簽到與發(fā)放資料由不同的人負責。及時匯報與會人數(shù)，特別是超出預(yù)計人數(shù)時。注意簽到時的禮儀。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會64第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會議報到與引導(dǎo)工作會議引導(dǎo)統(tǒng)一著裝，提前熟悉會場及周邊生活情況；有掌握多種語言的能力，善溝通；配帶統(tǒng)一會務(wù)服務(wù)人員的標志；保持會場安靜，并在開會時做好會間服務(wù)；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)一、會65第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作檢查會場準備情況會場桌椅是否充足、會標、花卉是否到位；主席臺座簽是否擺好，名字再次核對；會場座位圖是否準確；茶、水杯是否到位；會場布置情況第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組66第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)不協(xié)調(diào)的煙灰缸某日，一位深受愛戴的老領(lǐng)導(dǎo)不幸逝世，在治喪委員會的會議上，氣氛非常莊嚴肅穆。忽然間，一位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)覺會場中的煙灰缸都是喜慶的大紅色，會場氣氛一時間非常尷尬。這位領(lǐng)導(dǎo)十分的不快，會后，批評了秘書辦事不利。秘書覺得很委屈，會議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年慶功時新買的。為了一次會議就買一套新的，未免也太浪費了。于是，在下一次采購煙灰缸的時候，這位秘書選擇了無色的玻璃煙灰缸。這一下總算是省去了麻煩。微型案例第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)不協(xié)調(diào)67第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作檢查會場準備情況基本設(shè)備如：麥克風、音箱、手提電腦、投影儀；其他設(shè)備：攝像機、錄音筆、照像機等；會場設(shè)備情況會場的安全保衛(wèi)與保密工作保持會場秩序、關(guān)注場內(nèi)設(shè)備使用情況、注意保密工作。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組68第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作會議交通服務(wù)籌齊會議用車提前做好路線說明對駕駛?cè)藛T管理意外事故應(yīng)急處理第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組69第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作會議記錄會議記錄的要求記錄頭+記錄主體+審閱簽名記錄頭：會議名稱、時間、地點、出席人、缺席人、主持人、記錄人；記錄主體：出席人員的發(fā)言（要求：準確、客觀、清楚、有條理）會議的決議；審閱簽名：通常是主持人和記錄人的手寫簽名，以備案。標題：會議名稱+文種或文種第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組70第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作會議記錄會議記錄的要求速度快，速記法，速錄法；真實性，必須是與會人員的真實發(fā)言，不能附加任何個人感情色彩；可使用錄音、錄像等輔助手段；會議記錄有重點；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組71第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作會議紀要會議紀要的格式是根據(jù)會議的主旨，用準確而精煉的語言綜合記述其要點書面材料。作用：對上可以匯報工作，對下可以指導(dǎo)工作，對平級可以互通信息。主要包括：標題、正文、主送單位、抄送單位；會議概況：會議時間、地點、主持人、與會人員、基本議程；會議的精神和議定事項：主體部分，議定事項、措施等；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組72第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)會議記錄與會議紀要有什么區(qū)別呢？性質(zhì)不同，會議記錄是實錄，會議紀要只記要點；功能不同：會議記錄一般不公開，只做資料保存，會議紀要要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行；并不是所有的會議都會形成會議紀要；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)會議記73第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作會議紀要的要求內(nèi)容的紀實性：如實地反映會議內(nèi)容，不能脫離會議搞再創(chuàng)作；表達的要點性：撰寫會議紀要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳；稱謂的特殊性：會議紀要一般采用第三人稱寫法；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組74第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)為期兩周的職工代表大會結(jié)束后，秘書鐘苗馬上著手進行會議紀要的撰寫工作。第二天即下發(fā)到公司各部門，并要求各部門將會議精神傳達到每一位員工。沒幾天，公司上下議論紛紛，對其中涉及自身利益的條文感到非常不滿意。意見很快反映到領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)把鐘苗叫去問情況，鐘秘書一臉無辜。請問：鐘秘書的做法是否妥當？發(fā)放會議紀要的正確的程序是什么？案例分析第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)為期兩75第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作會議紀要的工作程序完善會議記錄編寫會議紀要確定印發(fā)范圍接收者確認領(lǐng)導(dǎo)簽字打印成文歸檔保存印刷、分發(fā)第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組76第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作會議簡報是會議的交流性和指導(dǎo)性文件，要求及時、準確編寫。具備“快、新、實、短”的特點。新聞報道根據(jù)會議的性質(zhì)與目的，如果需要將會議的內(nèi)容或精神宣傳出去，秘書在會前就應(yīng)與新聞媒體記者聯(lián)系好，邀請他們到會報道，及時地將會議的精神宣傳出去。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組77第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作接待新聞媒體原則會議新聞要實事求是，達到宣傳會議精神的目的；掌握會議住處的保密度，做到內(nèi)外有別；報道中重要觀點要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核；對待媒體要主動積極；收集外界對會議報道的信息，為會議效果的評價提供參考；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組78第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組織會議進行的工作接待新聞媒體工作內(nèi)容由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后向媒體發(fā)送；會議召開期間，邀請記者采訪，發(fā)布消息；會議結(jié)束后，召開記者發(fā)布會，由會議領(lǐng)導(dǎo)直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)二、組79第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)三、會議期間的生活服務(wù)工作制作通訊錄會務(wù)人員根據(jù)會議簽到表制作通訊錄，向與會人員確認后，復(fù)印發(fā)給與會代表。拍攝集體照注意：將會標作為背景，拍照的人員排序，照片應(yīng)按時發(fā)給與會者留念。娛樂活動或旅游注意：妥善組織。第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)三、會80第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)三、會議期間的生活服務(wù)工作餐飲服務(wù)根據(jù)標準，制訂預(yù)算；搭配合理：早餐要營養(yǎng)，午餐要方便，晚餐要豐盛；有宗教信仰的要特殊訂餐；注意餐廳的選擇、菜式的搭配；第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)三、會81第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)三、會議期間的生活服務(wù)工作宴會的程序迎賓入場宣布開始介紹來賓致辭祝酒送別散宴第三節(jié)會議進行階段的會務(wù)工作第四章會議組織與服務(wù)三、會82.第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)

會議結(jié)束階段的會務(wù)工作會議進行階段的會務(wù)工作框架圖送別會議代表會場的善后工作整理會議文件（發(fā)放回程車票、結(jié)清會議費用、安排車輛送站）（結(jié)算會議開支、歸還所借物品、清理會場）（整理會議記錄、會議文件分類、立卷、歸檔）會務(wù)總結(jié)與反饋（社會反響、會議精神落實與反饋）.第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作會議83第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)

會議結(jié)束階段的會務(wù)工作一、送別會議代表結(jié)清會議費用結(jié)算會務(wù)費，并提供相關(guān)發(fā)票，協(xié)助酒店辦好退房手續(xù)。安排人員送站安排合適的車輛送行。二、會場的善后工作內(nèi)部會議外部會議第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作一、送84第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)

會議結(jié)束階段的會務(wù)工作二、會場的善后工作內(nèi)部會議整理好會議室，收齊相關(guān)的文件材料；檢查關(guān)閉會議室的設(shè)備電源，清理會議室環(huán)境；將需保密的文件做好回收工作；整理好會議記錄；做好會議的文件存檔工作；第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作二、會85第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)

會議結(jié)束階段的會務(wù)工作二、會場的善后工作外部會議拿走通知牌和方向標志，歸還租借的場地；清理會場內(nèi)其他物品；關(guān)閉會場所用設(shè)備；檢查會場是否有遺漏的物品；歸還所借物品；結(jié)算會議開支費用；第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作二、會86第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)

會議結(jié)束階段的會務(wù)工作三、整理會議文件清理文件（收、存、帶、銷）；整理會議記錄（存檔）；形成大會決議、簡報或紀要；寫總結(jié)向上匯報會議情況；收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔；第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作三、整87第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)

會議結(jié)束階段的會務(wù)工作四、會務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作會議預(yù)案所制定的各項會務(wù)工作是否準確到位；會務(wù)工作機構(gòu)之間以及部門之間協(xié)調(diào)狀況；每個會務(wù)工作人員工作完成質(zhì)量；會后應(yīng)進行書面總結(jié)；會務(wù)工作總結(jié)第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作四、會88第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)

會議結(jié)束階段的會務(wù)工作四、會務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作會議決定事項的傳達（準確、及時、到位）；會議決定事項的催辦與登記制度；會議決定事項的反饋；會后的信息反饋第四章會議組織與服務(wù)第四節(jié)會議結(jié)束階段的會務(wù)工作四、會89本章小結(jié)第四章會議組織與服務(wù)本章小結(jié)第四章會議組織與服務(wù)90訓(xùn)練一：1．實訓(xùn)目標通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握會場布置。2．實訓(xùn)內(nèi)容

訓(xùn)練任務(wù)一：2006年1月17日，上海宏達有限公司在其公司的大禮堂，舉行2005年年度總結(jié)暨表彰大會，辦公室主任安排你布置會場。訓(xùn)練任務(wù)二：XX電動自行車有限公司是一家全國知名的電動車專業(yè)生產(chǎn)單位，產(chǎn)品質(zhì)量深受行內(nèi)專家和消費者的好評。為爭當行業(yè)內(nèi)的領(lǐng)頭羊，公司設(shè)計了一批符合市場需求和環(huán)保要求的電動車。為此，公司準備召開全國客戶洽談會暨產(chǎn)品發(fā)布會。請問，你如何布置會場？3.實訓(xùn)要求（1）以小組為單位，分別完成以上兩項任務(wù)；（2）操作中需要使用的物品，要求學(xué)生課前準備或制作。如制作擺放在主席臺的名牌。有些物品比較難準備：如麥克風，可以用紙制作成道具而代替。（3）完成后，由一名成員向全班同學(xué)，講解會場的布置及布置的原因。實踐訓(xùn)練第四章會議組織與服務(wù)訓(xùn)練一：實踐訓(xùn)練第四章會議組織與服務(wù)91訓(xùn)練二：1．實訓(xùn)目標通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的寫作。2．實訓(xùn)內(nèi)容金秋十月，你校要舉行第六屆秋季運動會，請你為校長寫一份在運動會開幕式上的講話。3．實訓(xùn)要求（1）開幕詞字數(shù)不少于200字，語言要求口語化、富有感情色彩，又要求生動活潑，語氣要熱情、友好。（2）教師隨機地抽取兩到三名同學(xué)到講臺上，以校長的身份向同學(xué)們致開幕詞，教師對學(xué)生的文稿及演講進行評判。實踐訓(xùn)練第四章會議組織與服務(wù)訓(xùn)練二：實踐訓(xùn)練第四章會議組織與服務(wù)92訓(xùn)練三：1．實訓(xùn)目標通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握會議通知的寫作。2．實訓(xùn)內(nèi)容廣東天瑞公司準備在2006年1月10日至11日在廣東省廣州市香格里拉酒店召開2006年訂貨會議，于2005年1