檔案室建立方案

安徽美自然環(huán)境科技有限公司檔案室建立的方案檔案形成于公司日常生產(chǎn)管理過程當中，它不僅記錄了公司的建設(shè)史、成長史、改革史、發(fā)展史，而且記錄了公司各個方面、各個環(huán)節(jié)的真實情況，是公司擴大生產(chǎn)和銷售、加強經(jīng)營和管理、維護權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的重要組成部分。

為了加強和規(guī)范我公司檔案統(tǒng)一管理工作，避免公司檔案資料的遺失，提高公司檔案的使用便捷性與利用率，使檔案在公司發(fā)展過程中逐漸完善、信息化，為公司的長遠發(fā)展提供參考與監(jiān)督，結(jié)合工作實際，特制定出本方案。

一、

工作計劃

（一）第一階段：(

2018、03、03~2018、03、31完成）1、加強檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，保障檔案工作的順利開展。首先向公司領(lǐng)導申請檔案室的選址，然后進行整體布局規(guī)劃，包括檔案室所有設(shè)備資料的擺放等。

2、構(gòu)建檔案管理的整體框架體系，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度。例如：《安徽美自然環(huán)境科技有限公司檔案管理辦法》，作為開展工作的依據(jù)。內(nèi)容包括：檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷毀等。

3、成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍，各部門緊密配合，做好檔案的及時歸檔入庫工作。公司目前有八個部門：行政人事部、市場部、環(huán)境科學研究所、采購部、工程管理部、證券法務(wù)部、監(jiān)測部、財務(wù)部。每個部門要確定一名檔案負責人，對本部門的檔案進行收集、移交。（二）第二階段：

(

2018、04、01~2018、04、30完成）1.

對積存實體檔案進行有序整理，包括分類、編號、裝盒、排序、上架等。

2.

以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進行。

（三）

第三階段：

(

2018、05、02~2018、05、16完成）檔案目錄、數(shù)據(jù)錄入，檔案數(shù)字化。通過該階段的工作，可以形成比較完善的檔案管理系統(tǒng)，能更好地通過電腦來支持、配合實體檔案管理。

第四階段：

(

2018、05、17~2018、05、31完成）規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記、銷毀等相關(guān)簿冊。此外，在此階段還應(yīng)穿插以上階段的工作內(nèi)容，使公司的檔案管理不斷完善，四個階段相輔相成，加快公司檔案管理的規(guī)范化、信息化進程。二、

工作措施

（一）硬件設(shè)施的建設(shè)以及主要設(shè)備（詳見附表1和2）1．建議檔案室規(guī)劃在公司的二樓或三樓。因為一樓濕氣比較重，不利于檔案的長期存放。檔案室的面積要根據(jù)公司部門和檔案的數(shù)量來確定，數(shù)量大則面積相應(yīng)大一些。2．檔案室一般劃分為三個區(qū)域：檔案存放區(qū)、檔案整理區(qū)、檔案借閱區(qū)。3.檔案室的主要設(shè)備：檔案柜或密集架、檔案盒、空調(diào)、滅火器、電腦、檔案整理臺、辦公桌、椅子等。（二）做好資料的收集、整理工作1、整理公司應(yīng)該歸檔的現(xiàn)有檔案，按時間、部門、做粗略分類，并做好記錄工作。

2、收集各部門存檔的各類檔案，做好檔案的移交工作。

（三）各類檔案的歸檔入庫工作。

做好資料的收集工作后，對各類檔案進行鑒定、歸類、整理入庫。

（四）編制檔案目錄索引，搞好檔案軟件錄入工作。

將編制歷年文書檔案目錄并逐一錄入微機，以便于微機查閱。

（五）建立和完善檔案建設(shè)的各類制度及簿冊。

制定完善檔案規(guī)范化建設(shè)管理的基本制度，同時規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記、銷毀等相關(guān)簿冊。

（六）加強各部門間協(xié)作配合，規(guī)范的完成檔案的移交工作

三、

實施步驟

（一）

完善檔案室建立工作硬件設(shè)置。

（二）

制定檔案室建立工作的實施方案，按計劃逐步進行，各個環(huán)節(jié)要明確工作人員，

由各部門指定人員負責其部門的文件整理歸檔移交工作。

（三）

對所收集檔案有序進行規(guī)范整理入庫，編制索引目錄。（四）建立和不斷完善檔案建設(shè)的制度、辦法及簿冊，以便于檔案的日常管理。至此，我公司檔案管理從人員隊伍到管理制度、管理辦法以及規(guī)范的建立流程共同構(gòu)成了我公司的檔案管理體系，在實踐中將不斷完善，使我公司的檔案管理成為公司不斷發(fā)展的助推力。附表1：（檔案室設(shè)備設(shè)施一覽表）序號設(shè)備名稱推薦使用使用范圍說明1直列式檔案密集架和檔案柜根據(jù)庫房容積來購置庫房防火、防塵。2空調(diào)據(jù)實際選用庫房、辦公、閱覽防潮、防高溫、防有害氣體。3雙層窗簾內(nèi)層：普通窗簾布據(jù)實際選用庫房、辦公、閱覽防光、防高溫。外層：防紫外線窗簾布4鐵門、鐵窗據(jù)實際選用庫房、辦公、閱覽防火、防盜、防有害生物（鼠等）。5干粉滅火器庫房、辦公、閱覽、防火，庫房內(nèi)不能使用水劑滅火器，公共場所用消防栓水噴淋滅火系統(tǒng)。6溫濕度計雙金屬片式溫濕度計兩種之一庫房最好不要使用毛發(fā)溫濕度計，因為不太準確，且使用年限短。干濕球溫濕度計7防蟲藥天然芳香中草藥防霉驅(qū)殺蟲藥四種交替輪流使用庫房多種交替輪流使用，防止長期使用同一種藥物致害蟲產(chǎn)生抗藥性。抗霉殺蟲片天然防蛀劑中藥防蛀防霉劑8計算機據(jù)實際選用辦公9移動硬盤（500G以上）據(jù)實際選用辦公用于備份檔案數(shù)據(jù)（目錄條目、電子文件）。10復印機辦公可與綜合部合用，不須單獨配置。11照相機據(jù)實際選用辦公可與綜合部合用，不須單獨配置。12自動號碼機據(jù)實際選用辦公打頁碼、件號用138位號碼印據(jù)實際選用辦公填蓋檔案盒背脊年度、備考表日期用14黑色印油、紅色印油及印臺據(jù)實際選用辦公15平邊切刀辦公用于裁切紙邊、取齊頁邊、裁剪標簽等。16自動手鉆電動手鉆辦公用于裝訂過厚的檔案、檔案目錄、匯編等的打孔。日立牌比較靜音且質(zhì)量好。鉆咀（㎜、4㎜）17多用插座拖線（3M）據(jù)實際選用辦公用于電鉆使用時電線不夠長時使用。18大鐵夾（20個）據(jù)實際選用辦公用于裝訂時夾牢固定紙張。19白色棉線（股扎或線球）及穿針據(jù)實際選用辦公用于裝訂過厚的檔案、檔案目錄、匯編等。用棉質(zhì)，不用尼龍。20木砧板（直徑約30㎝）據(jù)實際選用用于電鉆鉆孔時作墊板。21裝訂機訂書機普通據(jù)實際選用辦公厚層22不銹鋼訂書釘6㎜辦公用于裝訂的檔案、檔案目錄、匯編等。歸檔文件必須用不銹鋼訂書釘。13㎜17㎜23起釘機據(jù)實際選用辦公24美工刀（界紙刀）及刀片據(jù)實際選用辦公25直尺據(jù)實際選用辦公26剪刀據(jù)實際選用辦公27膠水據(jù)實際選用辦公28雙面膠（1-4㎝）據(jù)實際選用辦公貼標簽等用。29透明膠據(jù)實際選用辦公貼標簽等用。30檔號章（1套）據(jù)實際選用辦公31檔案目錄柜（全玻璃移門柜850W×420D×1880H）㎜辦公、閱覽用于存放檔案目錄32辦公臺及椅子據(jù)實際選用辦公、閱覽檔案員檔案辦公及借閱時閱覽用。33電腦臺及椅子據(jù)實際選用辦公檔案員檔案辦公用。34打印機據(jù)實際選用辦公檔案員檔案辦公、打印檔案目錄等用。35檔案整理工作臺及椅子（約×）據(jù)實際選用辦公、閱覽檔案員整理檔案用。36儲物柜據(jù)實際選用辦公、閱覽用于存放檔案室檔案借閱登記簿、溫濕度記錄簿、檔號章、棉線、裝訂機、訂書釘、印臺、自動號碼機、印油、自動手鉆、鉆咀、多用插座拖線、穿針、木砧板、起釘機、美工刀及刀片、直尺、剪刀、膠水、雙面膠、透明膠及其它小件檔案用品。附表2:（檔案室設(shè)備設(shè)施參考圖案及名稱）參考圖案設(shè)備設(shè)施名稱備注直列式檔案密集架分有軌道和無軌道的；一組二柜或二柜以上的。防紫外線窗簾布干粉滅火器毛發(fā)指針式溫濕度計雙金屬片式溫濕度計干濕球溫濕度計天然芳香中草藥防霉驅(qū)殺蟲藥天然防蛀劑移動硬盤（500G以上）自動號碼機8位號碼印黑色印油紅色印油印臺平邊切刀自動手鉆大鐵夾（200個）白色棉線（股扎或線球）及穿針木砧板直徑約30㎝不銹鋼訂書釘裝訂機訂書機檔號章（1套）檔案目錄柜（全玻璃移門柜850W×420D×1880H）㎜十五門儲物柜(950W×420D×1880H)mm牛皮紙檔案盒