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文檔簡介

歸檔文件整理辦法

青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)一處

2013.5歸檔文件整理辦法青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)一處2013.5培訓(xùn)提綱

?1.基本概念解釋;

?2.文書檔案歸檔范圍;

?3.文書檔案價(jià)值鑒定;

?4.建立相關(guān)制度;

?5.文書檔案整理細(xì)則闡釋。

培訓(xùn)提綱?1.基本概念解釋;?2.文書檔案歸檔范圍;?一、基本概念解釋

1.歸檔文件

立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

2.歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過程。

一、基本概念解釋1.歸檔文件立檔單位在其職能活二、文書檔案歸檔范圍

?執(zhí)行文件:國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》;2006年12月18日起執(zhí)行

。

二、文書檔案歸檔范圍?執(zhí)行文件:國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件二、文書檔案歸檔范圍

一、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍

(一)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;

(二)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;

(三)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;

(四)其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

二、文書檔案歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍(二、文書檔案歸檔范圍

二、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍

?(一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料,任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;

?(二)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件,無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿,無特殊保存價(jià)值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料;

?二、文書檔案歸檔范圍二、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍?(一)二、文書檔案歸檔范圍

?(三)同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;

?(四)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報(bào)、情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

二、文書檔案歸檔范圍?(三)同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹二、文書檔案歸檔范圍

三、注意問題:

?1.機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

?2.機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

?3.機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中,有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的,應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

?4.機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

?二、文書檔案歸檔范圍三、注意問題:?1.機(jī)關(guān)形成的人事、二、文書檔案歸檔范圍

?5.各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際,編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

?6.有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際,編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

二、文書檔案歸檔范圍?5.各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本機(jī)關(guān)職二、文書檔案歸檔范圍

7.在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí),應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

?8.本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

?9.本規(guī)定自頒布之日起施行,1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。

?二、文書檔案歸檔范圍7.在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范三、文書檔案價(jià)值鑒定

?機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

?各機(jī)關(guān)文書檔案收集、整理執(zhí)行新《規(guī)定》后,現(xiàn)用“歸檔章”不再更換,保管期限30年的對(duì)應(yīng)為長期,10年的對(duì)應(yīng)為短期,檔案編號(hào)方法為:依據(jù)歸檔文件的排列順序,一個(gè)機(jī)關(guān)每一年度永久、30年、10年保管期限的歸檔文件分別從“1”編制流水件號(hào),第二年重新從“1”另編。

三、文書檔案價(jià)值鑒定?機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期三、文書檔案價(jià)值鑒定

一、機(jī)關(guān)永久保管的文書檔案主要包括:

?(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料;

?(二)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料;

?(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料;

?(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示,重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;

?三、文書檔案價(jià)值鑒定一、機(jī)關(guān)永久保管的文書檔案主要包括:三、文書檔案價(jià)值鑒定

(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料;

?(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用,重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料;

?(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料;

?(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

?三、文書檔案價(jià)值鑒定(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材三、文書檔案價(jià)值鑒定

?二、機(jī)關(guān)定期保管的文書檔案主要包括:

?(一)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;

?(二)本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料;

?(三)本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料;

?(四)本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料;

三、文書檔案價(jià)值鑒定?二、機(jī)關(guān)定期保管的文書檔案主要包括:三、文書檔案價(jià)值鑒定

(五)本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示,一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;

?(六)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料;

?(七)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料;

?(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料;

?(九)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

?三、文書檔案價(jià)值鑒定(五)本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)四、建立相關(guān)制度

1.《文件材料整理及歸檔辦法》

?⑴明確整理工作的環(huán)節(jié),分工明確,責(zé)任到人;

?⑵明確全宗及分類方案;

?⑶確定整理方法;

?⑷對(duì)機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的其他門類和載體的檔案,如會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建等以及本機(jī)關(guān)只能業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的特殊載體形式的文件材料,必須依據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定一并提出整理和歸檔要求;

?⑸限定歸檔的時(shí)間和質(zhì)量要求。

?四、建立相關(guān)制度1.《文件材料整理及歸檔辦法》?⑴明確整四、建立相關(guān)制度

2.《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

?3.《不歸檔文件管理處置辦法》

?⑴已確定失去報(bào)關(guān)價(jià)值的文件材料,檔案部門應(yīng)組織有關(guān)部門和人員將其逐件登記造冊(cè),在報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,派專人監(jiān)銷。任何組織和個(gè)人不得將其隨意處理。

?⑵業(yè)務(wù)部門或個(gè)人作為資料留存的文件要確保其安全使用,個(gè)人一般不得留存有秘密等級(jí)的文件。

?四、建立相關(guān)制度2.《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

???一、歸檔文件的整理原則

遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。

1.“遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”:既考慮了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,將文件正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文作為一件;又本著減輕工作量簡化整理程序的目的,區(qū)分不同性質(zhì)的機(jī)關(guān),將分類方案規(guī)定為年度-保管期限和年度-保管期限-機(jī)構(gòu)兩種分類法,在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)按文件形成時(shí)間排列,同時(shí)又規(guī)定會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋???一、歸檔文件的整理原則五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?2.“區(qū)別不同價(jià)值”:劃分保管期限,在管理上和整理上有所側(cè)重。

?3.“便于保管和利用”:計(jì)算機(jī)檢索、電子文件收集日趨完善。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?2.“區(qū)別不同價(jià)值”:劃分保管期五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?二、歸檔文件的質(zhì)量要求

?㈠歸檔文件應(yīng)齊全完整

?1.“紅頭”文件。

?2.“非紅頭”文件材料(如各種會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告、介紹信及存根等)。

?3.業(yè)務(wù)上級(jí)發(fā)來的文件材料。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?二、歸檔文件的質(zhì)量要求?㈠歸檔五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?㈡歸檔文件應(yīng)易于長久保存

?1.對(duì)破損文件進(jìn)行修整。

?2.對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制。

?3.對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊。

?4.去除易銹蝕的金屬物。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?㈡歸檔文件應(yīng)易于長久保存?1五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

三、歸檔文件的整理方法

?(一)整理單位

?《細(xì)則》最根本的特點(diǎn),就是歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理。一般以每份文件為一件,特殊情況如下:

?1.文件正本與不同稿本可為一件;

?2.正文與附件可為一件;

?3.正文與文件處理單應(yīng)為一件;

?4.原件與復(fù)制件可為一件;

?5.轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文可為一件;

?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋三、歸檔文件的整理方法?(一)整五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

???????????6.報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等,一冊(cè)(本)應(yīng)為一件;

7.來文與復(fù)文應(yīng)為一件;

8.一次會(huì)議的會(huì)議材料應(yīng)為一件;

9.一年形成的介紹信應(yīng)為一件;

10.一年形成的介紹信存根應(yīng)為一件;

11.一年形成的剪報(bào)材料應(yīng)為一件;

12.一年形成的簡報(bào)(信息)可為一件;

13.人民來信、公開電話及與其對(duì)應(yīng)的辦理結(jié)果應(yīng)為一件;

14.人大代表建議、政協(xié)委員提案與其對(duì)應(yīng)的辦理結(jié)果應(yīng)為一件;

15.督查件及其對(duì)應(yīng)的辦理情況應(yīng)為一件;

16.非訴訟性案件材料,一個(gè)案件或一個(gè)人的材料可為一件。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋???????????6.報(bào)表、名五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

㈡裝訂

?1.裝訂的要求

?⑴歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。

?⑵正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;復(fù)制件在前,原件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前,來文在后。漢文本在前,少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。

?⑶裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁左、下側(cè)對(duì)齊。

?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋㈡裝訂?1.裝訂的要求?⑴歸檔五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?2.裝訂的方法

?目前常見的裝訂方式:

?⑴線繩裝訂法

?⑵粘接式

?⑶穿孔式

?⑷鉚接式

?⑸封套式

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?2.裝訂的方法?目前常見的裝訂五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?目前我市主要采用的裝訂方式:

?⑴永久、長期保存的歸檔文件采用細(xì)棉線繩左側(cè)三孔一線或不銹鋼訂書釘左側(cè)間隔10-15CM方式裝訂;

?⑵短期保存的歸檔文件可保持原裝訂形態(tài);

?⑶書籍、刊物等保持原裝訂形態(tài)。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?目前我市主要采用的裝訂方式:?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

???????㈢分類(年度、機(jī)構(gòu)、保管期限)

⑴年度分類法:根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

年度分類法需要注意的事項(xiàng):

①文件的形成時(shí)間:簽發(fā)日期(即落款日期)

②跨年度形成的文件:辦結(jié)年度(特殊情況,大型活動(dòng)如申辦奧運(yùn)會(huì),按其形成年度歸檔)

③多份文件作為一件時(shí),“件”的日期判定:一般以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn)。

④文件沒有標(biāo)注日期:考證后確定

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋???????㈢分類(年度、機(jī)構(gòu)、五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑵機(jī)構(gòu)分類法:根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件分類。

?⑶保管期限分類法:根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑵機(jī)構(gòu)分類法:根據(jù)文書處理階段形五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

常用的復(fù)合式分類法有:

?⑴年度—保管期限—機(jī)構(gòu)分類法。

?即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按保管期限分類,再在每種保管期限下按組織機(jī)構(gòu)分類。

?1995年:永久:辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處

?

長期:辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處

?

短期:辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處

?1996年:…

?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋常用的復(fù)合式分類法有:五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑵年度—保管期限分類法。

?即先將歸檔文件按年度分類,再在年度下按保管期限分類。

?年度—保管期限分類法舉例如下:

?1995年:永久、長期、短期

?1996年:永久、長期、短期

?1997年:…

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑵年度—保管期限分類法。?即先五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

3.選擇分類方法應(yīng)該注意的問題

⑴市直機(jī)關(guān):一般情況為年度-保管期限分類法;較大機(jī)關(guān)年度-保管期限-機(jī)構(gòu)分類法;

⑵各區(qū)市:建議采用市直機(jī)關(guān)通用的分類法;

⑶保持一致性,不能隨意更改或交叉。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋3.選擇分類方法應(yīng)該注意的問題⑴五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?㈣排列

?1.排列原則

?

從既簡化整理又便于利用的角度出發(fā),在兼顧事由原則的基礎(chǔ)上,強(qiáng)調(diào)“時(shí)間”原則,即按歸檔文件形成時(shí)間排列。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?㈣排列?1.排列原則?從五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?2.排列方法

?⑴按年度—保管期限分類,在“保管期限”這一最低類目內(nèi),歸檔文件完全按形成時(shí)間排列即可。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?2.排列方法?⑴按年度—保管期

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑵按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)分類,在“機(jī)構(gòu)”這一最低類目內(nèi),歸檔文件按形成時(shí)間排列,機(jī)構(gòu)之間按習(xí)慣性順序排列即可,一般的順序是黨群機(jī)構(gòu)(黨、工、團(tuán)、婦)在前,行政機(jī)構(gòu)在后(綜合機(jī)構(gòu)在前,業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)在后)。

?⑶統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑵按年度—保管期限

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?㈤編號(hào)

?1.編號(hào)項(xiàng)目

?全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、期限、件號(hào)。

?2.歸檔章

?編號(hào)項(xiàng)目確定后,要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上,以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?㈤編號(hào)?1.編號(hào)五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?3.歸檔章設(shè)置

?歸檔章的項(xiàng)目設(shè)置與編號(hào)項(xiàng)目相同,目前使用的歸檔章有新舊兩種格式,增加類別號(hào)項(xiàng)目。

?(1)全宗號(hào):同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào),沒給定的暫空;

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?3.歸檔章設(shè)置?歸檔章的項(xiàng)目設(shè)五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?(2)類別號(hào):指文書檔案的代號(hào)。類別號(hào)一般由檔案門類前兩個(gè)字的拼音首字母和同一門類的3位順序號(hào)構(gòu)成,WS代表文書檔案。在歸檔系統(tǒng)中文書檔案的類別號(hào)已經(jīng)給定,易初暫用“文書檔案”表示;機(jī)讀目錄著錄時(shí),順序號(hào)不足3位的應(yīng)補(bǔ)零,如WS001等,在紙質(zhì)檔案上標(biāo)注時(shí),順序號(hào)不需補(bǔ)零,如WS1等。

?如沒有臨時(shí)性的重要工作不需要增加文書檔案類別號(hào),歸檔系統(tǒng)中統(tǒng)一開通。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?(2)類別號(hào):指文書檔案的代號(hào)。五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

(3)年度:文件形成年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2000?(4)期限:歸檔文件保管期限的簡稱。按照現(xiàn)行的國家檔案局8號(hào)令,保管期限分為永久和定期兩種,其中定期一般分為30年和10年;30年對(duì)應(yīng)長期,10年對(duì)應(yīng)短期。

?(5)件號(hào):文件的排列順序號(hào)。其編制方法是:依據(jù)歸檔文件的排列順序,一個(gè)機(jī)關(guān)每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。

?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋(3)年度:文件形成年度,以四位阿五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?4.歸檔章的格式(舊)

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?4.歸檔章的格式(舊)五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?歸檔章格式(新)

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?歸檔章格式(新)五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

5.編號(hào)工作應(yīng)注意的問題

?⑴歸檔章的刻制。全宗號(hào)、期限刻上,年度、件號(hào)

用符合檔案保管要求的材料書寫。

?⑵使用藍(lán)印臺(tái)等不易擴(kuò)散的材料在文件首頁上端空白處蓋章。

?⑶件號(hào)編制:一個(gè)機(jī)關(guān)每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。

?⑷首頁無法蓋章的蓋在內(nèi)第一頁上端空白位置;文件首頁上端無蓋章位置的可另附紙。

?⑸橫式文件,在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。

?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋5.編號(hào)工作應(yīng)注意的問題?⑴五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?㈥編目

?

編目是指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)按保管期限分別按件編制歸檔文件目錄,即應(yīng)按照永久、長期、短期三個(gè)系列,每年度分別編制歸檔文件目錄。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?㈥編目?編目是指編制歸檔文五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?1.歸檔文件目錄的項(xiàng)目

?

歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、密級(jí)和備注等項(xiàng)目。

?歸檔文件目錄的具體填寫要求如下:

?

⑴件號(hào)。文件的排列順序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的排列順序號(hào)

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?1.歸檔文件目錄的項(xiàng)目?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑵責(zé)任者。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu),也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān),或者是一個(gè)人或若干人。

?①填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱,不能使用“本部”、“本局”等含義不明、難以判斷的簡稱。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑵責(zé)任者。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?②聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄,責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略,但作為責(zé)任者之一的立檔單位必須抄錄,以體現(xiàn)“以我為主”的精神。

?③未署責(zé)任者的歸檔文件,編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?②聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?④申報(bào)表單獨(dú)作為一件(不附帶正式文件)時(shí),責(zé)任者署本機(jī)關(guān);如附帶正式文件,申報(bào)表是作為文件的附件來處理,責(zé)任者署正式文件的制發(fā)機(jī)關(guān)。

?⑤介紹信(存根),責(zé)任者署本機(jī)關(guān)。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?④申報(bào)表單獨(dú)作為一件(不附帶正式五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑥會(huì)議材料。正式文件,責(zé)任者署文件的制發(fā)機(jī)關(guān);領(lǐng)導(dǎo)講話,責(zé)任者署講話者所在單位名稱、職務(wù)和姓名。

?⑦剪報(bào)材料,責(zé)任者署本機(jī)關(guān)。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑥會(huì)議材料。正式文件,責(zé)任者署文五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑶文號(hào)。文件的發(fā)文字號(hào)。是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào),一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成,填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略,其中年度、順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑶文號(hào)。文件的發(fā)文字號(hào)。是由發(fā)文五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑷題名。即文件標(biāo)題,它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征,是了解歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn)。一般應(yīng)照實(shí)抄錄。

?一般情況下,文件只有一個(gè)題名(正題名),填寫目錄中題名項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。并列題名需要時(shí)與正題名一并抄錄。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑷題名。即文件標(biāo)題,它是直接表達(dá)五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?有些題名含有發(fā)文機(jī)關(guān),抄錄題名時(shí),可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

?有的文件沒有題名,或題名含義不清,不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題,外加“[]”號(hào)。如干部任免的文件材料,應(yīng)將本單位人員姓名著錄在題名之后。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?有些題名含有發(fā)文機(jī)關(guān),抄錄題名時(shí)五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng),如正件與附件作為一件時(shí),如果目錄中只著錄正文題名,不能反映出附件的內(nèi)容,可能造成漏檢。此時(shí)也可以在正件題名后抄錄附件題名,外加“()”號(hào)。如附件單獨(dú)作為一件,在著錄附件題名前加“***文件附件:”。

?定稿、歷次修改稿分別作為一件,其題名的著錄格式為:正文題名+定稿或第*次修改稿。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng),如正

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?會(huì)議材料題名的著錄:從第二份材料起,在材料題名前加“**會(huì)議材料:”。

?會(huì)議記錄題名的著錄:在責(zé)任者和會(huì)議記錄之間加“起止時(shí)間”。如:二00二年一至四月份局長辦公會(huì)議記錄。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?會(huì)議材料題名的著錄:從第二五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?介紹信(存根)題名的著錄格式:****年介紹信(存根)。

?簡報(bào)、信息題名的著錄格式:****年第*至*期**簡報(bào)或信息。

?剪報(bào)材料題名的著錄格式:****年剪報(bào)材料。

?信訪材料題名的著錄格式:關(guān)于反映**(人員姓名或單位名稱)信訪案件材料。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?介紹信(存根)題名的著錄格式:*五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?出國材料題名的著錄格式:關(guān)于***(單位名稱或人員姓名)出國或赴港澳審批件。

?表彰及任職類文件:將涉及到的本單位人員的姓名全部著錄在題名之后,用“()”

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?出國材料題名的著錄格式:關(guān)于**五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

⑸日期。文件的形成時(shí)間,即文件的簽發(fā)時(shí)間(落款時(shí)間)。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,月、日不足兩位前加“0”。

?

①有的文件未注明日期,編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。

?

②填寫目錄時(shí),可將表示月、日的數(shù)字回行填寫,即填寫為兩行。如1999年9月9日填寫

19990909

?五、文書檔案整理細(xì)則闡釋⑸日期。文件的形成時(shí)間,即文件的簽五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑹密級(jí)。指文件保密程度的等級(jí)。密級(jí)的著錄直接決定進(jìn)館檔案文件的開放與否以及開放范圍,應(yīng)準(zhǔn)確著錄。

?易初與歸檔系統(tǒng)密級(jí)標(biāo)注對(duì)照如下:

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑹密級(jí)。指文件保密程度的等級(jí)。密歸檔文件整理辦法課件五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑺備注。注釋歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況,包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等,對(duì)備注項(xiàng)目的填寫應(yīng)嚴(yán)加控制,以免使目錄條目雜亂,目前填寫較多的是“此件不數(shù)字化”。另外,如果有些條目需說明的情況較多,備注欄難以填寫時(shí),可在備注欄中加“*”號(hào),將具體內(nèi)容填入備考表中。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑺備注。注釋歸檔文件需要補(bǔ)充和說五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?注意事項(xiàng):

?⑴填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí),應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求字跡材料,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。

?⑵已采用計(jì)算機(jī)管理的單位,可直接使用檔案管理軟件生成并打印出目錄。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?注意事項(xiàng):?⑴填寫歸檔文件目錄

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?2.歸檔文件目錄的用紙規(guī)格

?⑴歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長、寬分別為297mm、210mm)。

?⑵歸檔文件目錄采用橫式結(jié)構(gòu)。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?2.歸檔文件目錄的用

號(hào)

責(zé)任者

文日

號(hào)

密級(jí)

備注

件號(hào)責(zé)任者歸檔文件五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?3.歸檔文件目錄封面

?⑴歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。

?⑵歸檔文件目錄封面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長、寬分別為297mm、210mm)橫式結(jié)構(gòu)。

?⑶歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?3.歸檔文件目錄封面?⑴歸檔文五、文書檔案整理細(xì)則闡釋

?⑷歸檔文件目錄必須按保管期限分別裝訂,不同保管期限的不能裝訂在一起。一般3-5年一種保管期限的歸檔文件目錄裝訂一冊(cè)。平時(shí)可用文件夾或檔案盒管理,滿3年或5年再裝訂成冊(cè)。

五、文書檔案整理細(xì)則闡釋?⑷歸檔文件目錄必須按保管期限分別

全宗名稱

保管期限

歸檔文件目錄?

歸檔文件目錄

?

全宗名稱

?

號(hào)

?

?

保管期限

?歸檔文件目錄?全宗名稱?4.歸檔文件

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