歸檔文件整理辦法課件

歸檔文件整理辦法

青島市檔案局監(jiān)督指導一處

2013.5歸檔文件整理辦法青島市檔案局監(jiān)督指導一處2013.5培訓提綱

?1.基本概念解釋；

?2.文書檔案歸檔范圍；

?3.文書檔案價值鑒定；

?4.建立相關制度；

?5.文書檔案整理細則闡釋。

培訓提綱?1.基本概念解釋；?2.文書檔案歸檔范圍；?一、基本概念解釋

1.歸檔文件

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

2.歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

一、基本概念解釋1.歸檔文件立檔單位在其職能活二、文書檔案歸檔范圍

?執(zhí)行文件：國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》；2006年12月18日起執(zhí)行

。

二、文書檔案歸檔范圍?執(zhí)行文件：國家檔案局8號令《機關文件二、文書檔案歸檔范圍

一、機關文件材料歸檔范圍

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

二、文書檔案歸檔范圍一、機關文件材料歸檔范圍（二、文書檔案歸檔范圍

二、機關文件材料不歸檔范圍

?（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

?（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

?二、文書檔案歸檔范圍二、機關文件材料不歸檔范圍?（一）二、文書檔案歸檔范圍

?（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

?（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

二、文書檔案歸檔范圍?（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹二、文書檔案歸檔范圍

三、注意問題：

?1.機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

?2.機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。

?3.機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

?4.機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

?二、文書檔案歸檔范圍三、注意問題：?1.機關形成的人事、二、文書檔案歸檔范圍

?5.各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

?6.有垂直領導關系的中央、國家機關應依據(jù)本規(guī)定，結合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

二、文書檔案歸檔范圍?5.各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職二、文書檔案歸檔范圍

7.在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

?8.本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

?9.本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

?二、文書檔案歸檔范圍7.在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范三、文書檔案價值鑒定

?機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

?各機關文書檔案收集、整理執(zhí)行新《規(guī)定》后，現(xiàn)用“歸檔章”不再更換，保管期限30年的對應為長期，10年的對應為短期，檔案編號方法為：依據(jù)歸檔文件的排列順序，一個機關每一年度永久、30年、10年保管期限的歸檔文件分別從“1”編制流水件號，第二年重新從“1”另編。

三、文書檔案價值鑒定?機關文書檔案的保管期限定為永久、定期三、文書檔案價值鑒定

一、機關永久保管的文書檔案主要包括：

?（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；

?（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

?（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；

?（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；

?三、文書檔案價值鑒定一、機關永久保管的文書檔案主要包括：三、文書檔案價值鑒定

（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

?（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

?（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；

?（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

?三、文書檔案價值鑒定（五）本機關機構演變、人事任免等文件材三、文書檔案價值鑒定

?二、機關定期保管的文書檔案主要包括：

?（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；

?（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

?（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

?（四）本機關一般性事務管理文件材料；

三、文書檔案價值鑒定?二、機關定期保管的文書檔案主要包括：三、文書檔案價值鑒定

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；

?（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；

?（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

?（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

?（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

?三、文書檔案價值鑒定（五）本機關關于一般性問題的請示與上級四、建立相關制度

1.《文件材料整理及歸檔辦法》

?⑴明確整理工作的環(huán)節(jié)，分工明確，責任到人；

?⑵明確全宗及分類方案；

?⑶確定整理方法；

?⑷對機關工作中產(chǎn)生的應歸檔的其他門類和載體的檔案，如會計、審計、基建等以及本機關只能業(yè)務工作中產(chǎn)生的特殊載體形式的文件材料，必須依據(jù)國家的有關規(guī)定一并提出整理和歸檔要求；

?⑸限定歸檔的時間和質量要求。

?四、建立相關制度1.《文件材料整理及歸檔辦法》?⑴明確整四、建立相關制度

2.《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

?3.《不歸檔文件管理處置辦法》

?⑴已確定失去報關價值的文件材料，檔案部門應組織有關部門和人員將其逐件登記造冊，在報主管領導批準后，派專人監(jiān)銷。任何組織和個人不得將其隨意處理。

?⑵業(yè)務部門或個人作為資料留存的文件要確保其安全使用，個人一般不得留存有秘密等級的文件。

?四、建立相關制度2.《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期五、文書檔案整理細則闡釋

???一、歸檔文件的整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

1.“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”：既考慮了保持文件之間的有機聯(lián)系，將文件正本與定稿、正文與附件、原件與復制件、轉發(fā)文與被轉發(fā)文、來文與復文作為一件；又本著減輕工作量簡化整理程序的目的，區(qū)分不同性質的機關，將分類方案規(guī)定為年度-保管期限和年度-保管期限-機構兩種分類法，在分類方案最低一級類目內按文件形成時間排列，同時又規(guī)定會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

五、文書檔案整理細則闡釋???一、歸檔文件的整理原則五、文書檔案整理細則闡釋

?2.“區(qū)別不同價值”：劃分保管期限，在管理上和整理上有所側重。

?3.“便于保管和利用”：計算機檢索、電子文件收集日趨完善。

五、文書檔案整理細則闡釋?2.“區(qū)別不同價值”：劃分保管期五、文書檔案整理細則闡釋

?二、歸檔文件的質量要求

?㈠歸檔文件應齊全完整

?1.“紅頭”文件。

?2.“非紅頭”文件材料（如各種會議記錄、統(tǒng)計報表、調研報告、介紹信及存根等）。

?3.業(yè)務上級發(fā)來的文件材料。

五、文書檔案整理細則闡釋?二、歸檔文件的質量要求?㈠歸檔五、文書檔案整理細則闡釋

?㈡歸檔文件應易于長久保存

?1.對破損文件進行修整。

?2.對字跡模糊或易退變的文件進行復制。

?3.對過大的文件進行折疊。

?4.去除易銹蝕的金屬物。

五、文書檔案整理細則闡釋?㈡歸檔文件應易于長久保存?1五、文書檔案整理細則闡釋

三、歸檔文件的整理方法

?（一）整理單位

?《細則》最根本的特點，就是歸檔文件以“件”為單位進行整理。一般以每份文件為一件，特殊情況如下：

?1.文件正本與不同稿本可為一件；

?2.正文與附件可為一件；

?3.正文與文件處理單應為一件；

?4.原件與復制件可為一件；

?5.轉發(fā)文與被轉發(fā)文可為一件；

?五、文書檔案整理細則闡釋三、歸檔文件的整理方法?（一）整五、文書檔案整理細則闡釋

???????????6.報表、名冊、圖冊等，一冊（本）應為一件；

7.來文與復文應為一件；

8.一次會議的會議材料應為一件；

9.一年形成的介紹信應為一件；

10.一年形成的介紹信存根應為一件；

11.一年形成的剪報材料應為一件；

12.一年形成的簡報（信息）可為一件；

13.人民來信、公開電話及與其對應的辦理結果應為一件；

14.人大代表建議、政協(xié)委員提案與其對應的辦理結果應為一件；

15.督查件及其對應的辦理情況應為一件；

16.非訴訟性案件材料，一個案件或一個人的材料可為一件。

五、文書檔案整理細則闡釋???????????6.報表、名五、文書檔案整理細則闡釋

㈡裝訂

?1.裝訂的要求

?⑴歸檔文件應按“件”裝訂。

?⑵正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；復制件在前，原件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。

?⑶裝訂前應將“件”內的各頁左、下側對齊。

?五、文書檔案整理細則闡釋㈡裝訂?1.裝訂的要求?⑴歸檔五、文書檔案整理細則闡釋

?2.裝訂的方法

?目前常見的裝訂方式：

?⑴線繩裝訂法

?⑵粘接式

?⑶穿孔式

?⑷鉚接式

?⑸封套式

五、文書檔案整理細則闡釋?2.裝訂的方法?目前常見的裝訂五、文書檔案整理細則闡釋

?目前我市主要采用的裝訂方式：

?⑴永久、長期保存的歸檔文件采用細棉線繩左側三孔一線或不銹鋼訂書釘左側間隔10-15CM方式裝訂；

?⑵短期保存的歸檔文件可保持原裝訂形態(tài)；

?⑶書籍、刊物等保持原裝訂形態(tài)。

五、文書檔案整理細則闡釋?目前我市主要采用的裝訂方式：?五、文書檔案整理細則闡釋

???????㈢分類（年度、機構、保管期限）

⑴年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。

年度分類法需要注意的事項：

①文件的形成時間：簽發(fā)日期（即落款日期）

②跨年度形成的文件：辦結年度（特殊情況，大型活動如申辦奧運會，按其形成年度歸檔）

③多份文件作為一件時，“件”的日期判定：一般以裝訂時排在前面的文件的日期為準。正本與定稿為一件，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，以轉發(fā)文為準；來文與復文為一件，以復文為準。

④文件沒有標注日期：考證后確定

五、文書檔案整理細則闡釋???????㈢分類（年度、機構、五、文書檔案整理細則闡釋

?⑵機構分類法：根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件分類。

?⑶保管期限分類法：根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑵機構分類法：根據(jù)文書處理階段形五、文書檔案整理細則闡釋

常用的復合式分類法有：

?⑴年度—保管期限—機構分類法。

?即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，再在每種保管期限下按組織機構分類。

?1995年：永久：辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處

?

長期：辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處

?

短期：辦公室、業(yè)務一處、業(yè)務二處

?1996年：…

?五、文書檔案整理細則闡釋常用的復合式分類法有：五、文書檔案整理細則闡釋

?⑵年度—保管期限分類法。

?即先將歸檔文件按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

?年度—保管期限分類法舉例如下：

?1995年：永久、長期、短期

?1996年：永久、長期、短期

?1997年：…

五、文書檔案整理細則闡釋?⑵年度—保管期限分類法。?即先五、文書檔案整理細則闡釋

3.選擇分類方法應該注意的問題

⑴市直機關：一般情況為年度-保管期限分類法；較大機關年度-保管期限-機構分類法；

⑵各區(qū)市：建議采用市直機關通用的分類法；

⑶保持一致性，不能隨意更改或交叉。

五、文書檔案整理細則闡釋3.選擇分類方法應該注意的問題⑴五、文書檔案整理細則闡釋

?㈣排列

?1.排列原則

?

從既簡化整理又便于利用的角度出發(fā)，在兼顧事由原則的基礎上，強調“時間”原則，即按歸檔文件形成時間排列。

五、文書檔案整理細則闡釋?㈣排列?1.排列原則?從五、文書檔案整理細則闡釋

?2.排列方法

?⑴按年度—保管期限分類，在“保管期限”這一最低類目內，歸檔文件完全按形成時間排列即可。

五、文書檔案整理細則闡釋?2.排列方法?⑴按年度—保管期

五、文書檔案整理細則闡釋

?⑵按年度—保管期限—機構分類，在“機構”這一最低類目內，歸檔文件按形成時間排列，機構之間按習慣性順序排列即可，一般的順序是黨群機構（黨、工、團、婦）在前，行政機構在后（綜合機構在前，業(yè)務機構在后）。

?⑶統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑵按年度—保管期限

五、文書檔案整理細則闡釋

?㈤編號

?1.編號項目

?全宗號、類別號、年度、期限、件號。

?2.歸檔章

?編號項目確定后，要以歸檔章的形式逐件標識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標”。

五、文書檔案整理細則闡釋?㈤編號?1.編號五、文書檔案整理細則闡釋

?3.歸檔章設置

?歸檔章的項目設置與編號項目相同，目前使用的歸檔章有新舊兩種格式，增加類別號項目。

?（1）全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號，沒給定的暫空；

五、文書檔案整理細則闡釋?3.歸檔章設置?歸檔章的項目設五、文書檔案整理細則闡釋

?（2）類別號：指文書檔案的代號。類別號一般由檔案門類前兩個字的拼音首字母和同一門類的3位順序號構成，WS代表文書檔案。在歸檔系統(tǒng)中文書檔案的類別號已經(jīng)給定，易初暫用“文書檔案”表示；機讀目錄著錄時，順序號不足3位的應補零，如WS001等，在紙質檔案上標注時，順序號不需補零，如WS1等。

?如沒有臨時性的重要工作不需要增加文書檔案類別號，歸檔系統(tǒng)中統(tǒng)一開通。

五、文書檔案整理細則闡釋?（2）類別號：指文書檔案的代號。五、文書檔案整理細則闡釋

（3）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2000?（4）期限：歸檔文件保管期限的簡稱。按照現(xiàn)行的國家檔案局8號令，保管期限分為永久和定期兩種，其中定期一般分為30年和10年；30年對應長期，10年對應短期。

?（5）件號：文件的排列順序號。其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，一個機關每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標注。

?五、文書檔案整理細則闡釋（3）年度：文件形成年度，以四位阿五、文書檔案整理細則闡釋

?4.歸檔章的格式（舊）

五、文書檔案整理細則闡釋?4.歸檔章的格式（舊）五、文書檔案整理細則闡釋

?歸檔章格式（新）

五、文書檔案整理細則闡釋?歸檔章格式（新）五、文書檔案整理細則闡釋

5.編號工作應注意的問題

?⑴歸檔章的刻制。全宗號、期限刻上，年度、件號

用符合檔案保管要求的材料書寫。

?⑵使用藍印臺等不易擴散的材料在文件首頁上端空白處蓋章。

?⑶件號編制：一個機關每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標注。

?⑷首頁無法蓋章的蓋在內第一頁上端空白位置；文件首頁上端無蓋章位置的可另附紙。

?⑸橫式文件，在文件右側居中位置加蓋歸檔章。

?五、文書檔案整理細則闡釋5.編號工作應注意的問題?⑴五、文書檔案整理細則闡釋

?㈥編目

?

編目是指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應按保管期限分別按件編制歸檔文件目錄，即應按照永久、長期、短期三個系列，每年度分別編制歸檔文件目錄。

五、文書檔案整理細則闡釋?㈥編目?編目是指編制歸檔文五、文書檔案整理細則闡釋

?1.歸檔文件目錄的項目

?

歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、密級和備注等項目。

?歸檔文件目錄的具體填寫要求如下：

?

⑴件號。文件的排列順序號。用阿拉伯數(shù)字填寫歸檔文件的排列順序號

五、文書檔案整理細則闡釋?1.歸檔文件目錄的項目?五、文書檔案整理細則闡釋

?⑵責任者。責任者是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關，或者是一個人或若干人。

?①填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本局”等含義不明、難以判斷的簡稱。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑵責任者。責任者是指制發(fā)文件的組五、文書檔案整理細則闡釋

?②聯(lián)合發(fā)文時一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多時可適當省略，但作為責任者之一的立檔單位必須抄錄，以體現(xiàn)“以我為主”的精神。

?③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據(jù)文件內容、形式等特征加以考證并填寫。

五、文書檔案整理細則闡釋?②聯(lián)合發(fā)文時一般應將所有責任者照五、文書檔案整理細則闡釋

?④申報表單獨作為一件（不附帶正式文件）時，責任者署本機關；如附帶正式文件，申報表是作為文件的附件來處理，責任者署正式文件的制發(fā)機關。

?⑤介紹信（存根），責任者署本機關。

五、文書檔案整理細則闡釋?④申報表單獨作為一件（不附帶正式五、文書檔案整理細則闡釋

?⑥會議材料。正式文件，責任者署文件的制發(fā)機關；領導講話，責任者署講話者所在單位名稱、職務和姓名。

?⑦剪報材料，責任者署本機關。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑥會議材料。正式文件，責任者署文五、文書檔案整理細則闡釋

?⑶文號。文件的發(fā)文字號。是由發(fā)文機關按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成，填寫時應照實抄錄，不能省略，其中年度、順序號用阿拉伯數(shù)字填寫。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑶文號。文件的發(fā)文字號。是由發(fā)文五、文書檔案整理細則闡釋

?⑷題名。即文件標題，它是直接表達文件內容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內容的起點。一般應照實抄錄。

?一般情況下，文件只有一個題名（正題名），填寫目錄中題名項時應照實抄錄。并列題名需要時與正題名一并抄錄。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑷題名。即文件標題，它是直接表達五、文書檔案整理細則闡釋

?有些題名含有發(fā)文機關，抄錄題名時，可省略發(fā)文機關。

?有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容，應根據(jù)文件內容重新擬寫或補充標題，外加“[]”號。如干部任免的文件材料，應將本單位人員姓名著錄在題名之后。

五、文書檔案整理細則闡釋?有些題名含有發(fā)文機關，抄錄題名時五、文書檔案整理細則闡釋

?有些歸檔文件的附件獨立性強，如正件與附件作為一件時，如果目錄中只著錄正文題名，不能反映出附件的內容，可能造成漏檢。此時也可以在正件題名后抄錄附件題名，外加“（）”號。如附件單獨作為一件，在著錄附件題名前加“＊＊＊文件附件：”。

?定稿、歷次修改稿分別作為一件，其題名的著錄格式為：正文題名+定稿或第*次修改稿。

五、文書檔案整理細則闡釋?有些歸檔文件的附件獨立性強，如正

五、文書檔案整理細則闡釋

?會議材料題名的著錄：從第二份材料起，在材料題名前加“**會議材料：”。

?會議記錄題名的著錄：在責任者和會議記錄之間加“起止時間”。如：二00二年一至四月份局長辦公會議記錄。

五、文書檔案整理細則闡釋?會議材料題名的著錄：從第二五、文書檔案整理細則闡釋

?介紹信（存根）題名的著錄格式：****年介紹信（存根）。

?簡報、信息題名的著錄格式：****年第*至*期**簡報或信息。

?剪報材料題名的著錄格式：****年剪報材料。

?信訪材料題名的著錄格式：關于反映**（人員姓名或單位名稱）信訪案件材料。

五、文書檔案整理細則闡釋?介紹信（存根）題名的著錄格式：*五、文書檔案整理細則闡釋

?出國材料題名的著錄格式：關于***（單位名稱或人員姓名）出國或赴港澳審批件。

?表彰及任職類文件：將涉及到的本單位人員的姓名全部著錄在題名之后，用“（）”

五、文書檔案整理細則闡釋?出國材料題名的著錄格式：關于**五、文書檔案整理細則闡釋

⑸日期。文件的形成時間，即文件的簽發(fā)時間（落款時間）。以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，月、日不足兩位前加“0”。

?

①有的文件未注明日期，編目時應根據(jù)文件內容加以考證并填寫。

?

②填寫目錄時，可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填寫為兩行。如1999年9月9日填寫

19990909

?五、文書檔案整理細則闡釋⑸日期。文件的形成時間，即文件的簽五、文書檔案整理細則闡釋

?⑹密級。指文件保密程度的等級。密級的著錄直接決定進館檔案文件的開放與否以及開放范圍，應準確著錄。

?易初與歸檔系統(tǒng)密級標注對照如下：

五、文書檔案整理細則闡釋?⑹密級。指文件保密程度的等級。密歸檔文件整理辦法課件五、文書檔案整理細則闡釋

?⑺備注。注釋歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等等，對備注項目的填寫應嚴加控制，以免使目錄條目雜亂，目前填寫較多的是“此件不數(shù)字化”。另外，如果有些條目需說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加“*”號，將具體內容填入備考表中。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑺備注。注釋歸檔文件需要補充和說五、文書檔案整理細則闡釋

?注意事項：

?⑴填寫歸檔文件目錄項目時，應使用符合檔案保護要求字跡材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。

?⑵已采用計算機管理的單位，可直接使用檔案管理軟件生成并打印出目錄。

五、文書檔案整理細則闡釋?注意事項：?⑴填寫歸檔文件目錄

五、文書檔案整理細則闡釋

?2.歸檔文件目錄的用紙規(guī)格

?⑴歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型（長、寬分別為297mm、210mm）。

?⑵歸檔文件目錄采用橫式結構。

五、文書檔案整理細則闡釋?2.歸檔文件目錄的用

件

號

責任者

歸

檔

文

件

目

錄

文日

題

名

號

密級

備注

期

件號責任者歸檔文件五、文書檔案整理細則闡釋

?3.歸檔文件目錄封面

?⑴歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。

?⑵歸檔文件目錄封面采用國際標準A4型（長、寬分別為297mm、210mm）橫式結構。

?⑶歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

五、文書檔案整理細則闡釋?3.歸檔文件目錄封面?⑴歸檔文五、文書檔案整理細則闡釋

?⑷歸檔文件目錄必須按保管期限分別裝訂，不同保管期限的不能裝訂在一起。一般3-5年一種保管期限的歸檔文件目錄裝訂一冊。平時可用文件夾或檔案盒管理，滿3年或5年再裝訂成冊。

五、文書檔案整理細則闡釋?⑷歸檔文件目錄必須按保管期限分別

歸

檔

文

件

目

錄

全宗名稱

年

度

保管期限

歸檔文件目錄?

歸檔文件目錄

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全宗名稱

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度

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保管期限

?歸檔文件目錄?全宗名稱?4.歸檔文件