供水有限公司檔案管理辦法

XXXX供水有限公司檔案管理辦法第一條為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)檔案管理的有關法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，檔案室負責公司重要工程施工檔案、設備資料檔案、人事、文書檔案、財務檔案；其它部門負責各自部門的檔案管理。第三條檔案管理人員履行下列責任：（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度；（二）負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。第四條各部門指定專門人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期存檔案室集中管理。第五條檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，努力學習相關的檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務。第六條檔案管理要逐步實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，檔案的存放必須分類，系統(tǒng)排列，編制檢索工具，以便于保管查閱利用。第七條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍（見附件《公司文件材料歸檔范圍》）。第八條歸檔文件材料的來源：（一）本公司內(nèi)部形成的文件材料；（二）本公司外購設備及帶來的文件材料；（三）合作外包單位按要求應向本公司提交的文件材料；（四）本公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料。第九條歸檔時間：（一）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。（二）基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。（三）外購設備、資產(chǎn)的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記。（四）公司職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后及時歸檔。（五）會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔。（六）人事檔案在單項工作完成一個月內(nèi)歸檔。（七）電子文件歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。（八）影像資料等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。（九）下列文件材料應隨時歸檔：1、變更、修改、補充的文件材料；2、公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；3、公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料；4、其他臨時活動中形成的文件材料。第十條歸檔要求：（一）整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關標準、規(guī)范要求。（二）歸檔的文件應為原件。因故無原件的可用具有憑證作用的文件材料。（三）文件材料歸檔后不得更改。（四）非紙制文件材料應與其文字說明一并歸檔。（五）歸檔的文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。（六）歸檔的文件材料一式一份。重要和利用頻繁有專門需要的可以適當增加份數(shù)。（七）每年應對檔案進行一次整理，從檔案的內(nèi)容、來源時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務、技術檔案見具體辦法附表。）公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。第十一條檔案的銷毀（一）檔案銷毀的具體工作由檔案管理人員承辦，對已失效檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。（二）送交檔案形成部門對擬銷毀案卷的清行初審，經(jīng)部門負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送經(jīng)理簽字批準。（三）銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。第十二條檔案的保密安全（一）檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，保證檔案的絕對保密與安全。（二）檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續(xù)，認真審查審批準權限是否符合規(guī)定的要求。（三）借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人。（四）任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應視情節(jié)輕重及后果嚴肅處理。（五）檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假；涉及公司機密的檔案材料，必須經(jīng)經(jīng)理同意后再作決定，嚴防泄密。（六）檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入檔案室。（七）非檔案管理人員，未經(jīng)批準不準進入。（八）檔案管理人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。第十三條檔案的利用（一）凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據(jù)調(diào)閱權限和檔案密級，經(jīng)領導簽批后方能憑單閱檔。（二）案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、圈點、批注及擅自抄錄、復印等。（三）查閱文書、人事、財務、技術檔案，應由主要負責人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須領導同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應由領導批準并在查閱單中注明復印內(nèi)容，由檔案管理人員安排。（四）本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)公司主管領導或經(jīng)理批準。（五）借閱期限不得超過10天，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。（六）借閱檔案應嚴格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。（七）檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記簿上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。附：公司文件材料歸檔范圍公司文件材料歸檔范圍一、黨群工作形成的文件材料（一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。（二）黨組織建設、黨員和黨員干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件。（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設、統(tǒng)戰(zhàn)工作。（四）職工代表大會、工會工作。（五）專業(yè)學會、協(xié)會工作，群眾團體活動。二、行政管理工作形式的文件材料（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準、企業(yè)章程。（二）企業(yè)領導班子構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)及變更。（三）企業(yè)領導班子的活動。（四）綜合性行政事務，企業(yè)事務公開，文秘、機要、保密工作，印鑒的管理。（五）法律事務，公正工作。（六）審計工作。（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。（八）職工教育與培訓工作。（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。（十）外事工作。（十一）后勤福利，住房管理。（十二）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略政策。（二）計劃管理，責任制管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。（三）資產(chǎn)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權變動，清產(chǎn)核資。（四）企業(yè)信用管理，形象宣傳。（五）商務合同正本及合同有關的補充材料，有關的資信調(diào)查等。（六）財務管理、資金管理、成本價格管理、會計管理。（七）物資采購、保存、供應和流通。（八）招投標項目管理。四、基本建設和技術改造工作形成的文件材料（一）基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷工作，以及建設單位項目管理工作。（二）基建項目和技術改造項目的涉及、施工、監(jiān)理、竣工和驗收。（三）基建項目的使用、維修、改建、擴建。（四）事故分析和處理。五、設備、資產(chǎn)管理形成的文件材料（一）購置設備資產(chǎn)的立項審批，購置合同。（二）設備資產(chǎn)的開箱驗收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護和改造、報廢。六、會計工作形成的文件材料（一）會計憑證。（二）會