公司文件資料管理制度

公司文件資料管理制度

公司文件資料管理制度篇1一、總則及范圍為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。二、管理業(yè)務與分工1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的.確定。2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。三、管理內容與要求1.技術文件的種類（1）技術類文件由技術部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。（2）管理類文件由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。2.文件登記（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。3.文件的歸檔及保管技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。4.文件的借用（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。5.文件的修改與審批（1）當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業(yè)的工程師（或專業(yè)的業(yè)務負責人）分析確定是否需要修改。（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業(yè)工程師（或專業(yè)的業(yè)務負責人）填寫《設計更改單》?！对O計更改單》應包括下列內容：（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；（b）更改理由；（c）會審意見、會審簽名；（d）設計、工藝負責人簽名；（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。（3）技術文件的與批準一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。公司文件資料管理制度篇2第一章總則第一條為提高行文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實際情況,特制訂本制度。第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。第二章收文的管理第四條公文的簽收。(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。第五條公文的編號保管。(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件,總經理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。第六條公文的閱批與分轉。(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。⑶為加速文件運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第七條文件的傳閱與催辦。(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。⑶閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。第三章發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定。(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。⑶對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍。(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。①發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。②公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。⑶公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。②在公司日常生產、技術、經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經公司總經理批準后,由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。③凡各業(yè)務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀要。④各業(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。第四章發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定。(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。⑶草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。(6)經辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。(8)需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。第五章文件的借閱和清退第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現文件丟失、必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。第六章文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍。(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。(2)公司發(fā)出的'報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。⑶公司總經理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。(7)公司日志和大事記。(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。第十六條立卷要求。(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。第七章文件的銷毀第十七條對于多余、重復、過