秘書實務實訓資料

.《秘書實務》實訓資料早晨為上司整理辦公室一、實訓目標通過本實訓掌握早晨為上司整理辦公室的要點。二、實訓背景為了準備參與市政府電子政務工程的投標，制作招標文件，包括總經理在，公司總經理辦公室的全體人員都加班到今天凌晨一點多。因此，公司總經理秘書于雪在八點二十分來到公司后，發(fā)現(xiàn)總經理的辦公室又亂又臟，辦公桌和茶幾上擺滿了文件資料，不僅煙灰缸里堆滿了煙頭，地板上還有不少啤酒瓶?？偨浝硪话銜诰劈c鐘準時到辦公室，所以，于雪要在九點鐘之前清理好總經理的辦公室，并且為總經理準備好今天的報紙和其他資料，確認今天的日程安排。三、實訓容按照實際要求在上司上班之前整理好上司的辦公室并做好各項準備工作。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配備真實的和可上網(wǎng)的電腦。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，其他人與于雪是同辦公室的同事，各人分工不同，一早到辦公室后，她們分別要干什么？本實訓項目小組長在一旁作必要的講解。Word文檔.3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個小組要求能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，并給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。布置辦公室一、實訓目標通過本實訓掌握辦公室布置的一般法和提交簡單的設計圖。二、實訓背景某服裝公司為擴大品牌效應，正醞釀一個具有里程碑意義的案，即進軍上，海成立分公司，銷售本公司設計的服裝。公司擬在上分海公司設置一個銷售廳，同時設立銷售科、財務科、辦公室三個部門。該公司總要求他的助理于雪提交一份上海分公司辦公場所布置設計案。三、實訓容按照實際情況布置該服裝分公司所要考慮的因素，以及提交案的圖紙設計和設計說明。四、實訓要求本實訓項目小組分工合作，通過課外學習，掌握辦公室布置的基本法，并能提交設計案，制成PPT，寫成實訓報告。Word文檔.給上司送文件的順序和時機一、實訓目標通過本實訓掌握每天給上司送文件資料的順序和時機。二、實訓背景今天是星期一，剛過九點，前臺就給公司總裁秘書于雪送來一大堆報紙和其他資料。于雪打開電腦，里面有幾十封給總裁的電子。她剛把電子打印出來，又有人送來幾封傳真。當她正在整理這些時，鈴聲響了。是市人大辦公廳秘書處打來的，通知作為市人大代表的總裁下午一點半到市人大辦公廳開一個緊急會議。三、實訓容按實際要求對送給上司的各種材料進行分類，并選擇恰當?shù)臅r機送給上司。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配備真實的和可上網(wǎng)的電腦。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，本實訓項目小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個小組要能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。Word文檔.6、最后要求遞交實訓報告。讓上司急件急批一、實訓目標通過本實訓掌握讓上司對一些急件進行快速批閱的技巧。二、實訓背景財務部總監(jiān)的秘書小娜給總裁秘書于雪送來一份文件，她說：“于姐，麻煩你盡快讓總裁給這份文件批了。我們老板(指財務總監(jiān))已給總裁打過，總裁也答應了?！庇谘╇m然口頭上答應了小娜，但心里感到有些為難，因為總裁正在為如開好董事會而冥思苦想，如果她這時去“命令”總裁盡快批了這份文件，那總裁最客氣的答復也是“呆會兒再說！”馬上就要開董事會了，如果現(xiàn)在不拿給總裁批閱，那開會之后就更沒有機會讓總裁批閱了。、三實訓容根據(jù)實際情況讓總裁批閱小娜送上來的文件。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配備真實的。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，1人扮演小娜。本實訓項目小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺Word文檔.詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。接打的基本禮儀一、實訓目標通過本實訓項目掌握接打的基本禮儀。二、實訓背景今天是于雪第一天正式到唐龍科技公司上班。由于總經理今天上午在自己的辦公室開個小型銷售工作會議，所以，作為總經理秘書，總經理只安排她幫助接打。在十點鐘左右，有4個來總找經理，一個是上海的經銷商打來的，一個是總經理太太打來的，一個是公司董事長從香港打來的，還有一個是投訴。三、實訓容按照接打的基本禮議接聽各種。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配置真實的機。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，其他人分別扮演打來的客人。本實訓項目小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。Word文檔.4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。上司正在開會一、實訓目標通過本實訓掌握上司正在開會時處理來電的一般法。二、實訓背景今天上午公司召開臨時董事會，公司總主持會議。按規(guī)定在會議期間所有參會人員原則上不得接聽。十一點左右，公司的大客戶也是老客總戶來，他對總的秘書于雪說，他有急事要找總商量，本公司的產品質量出現(xiàn)問題，客戶鬧著要向媒體曝光。三、實訓容按實際情況演練上司正在開會時各種來電的處理。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配置真實的機。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演來電的客人，1人扮演上司。本實訓項目小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。Word文檔.4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。上司不在辦公室一、實訓目標通過本實訓掌握上司不在辦公室時處理的一般技巧。二、實訓背景于雪是公司負責研發(fā)的總的專職秘書，這天下午總外出辦事，公司的合作伙伴也是總的好朋友馬總來：“我是恒昌公司的馬濤，請問總在嗎？”“總現(xiàn)在不在家，估計3點鐘左右回來，請您到時候再來個吧?！庇谘┻@么回答。第二天，于雪在給總送材料時，總對她說今后接時要注意一點，態(tài)度別太冷淡。三、實訓容按照實際情況演練上司外出時接聽各種來電。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配置真實的機。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演客人，本實Word文檔.訓項目小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。陌生人的一、實訓目標通過本實訓掌握應接各種陌生人打來的法。二、實訓背景于雪給副總經理當了一年多的專職秘書了，對總的社交圍基本熟悉。這天上午總外出辦事，有一個陌生人打找總。于雪問對姓名，對非常不耐煩，說他是總20多年前的鐵哥兒們。如果總不在，就把總的手機告訴他。三、實訓容演練處理各類陌生人打來的。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配置真實的機。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演客人。本實Word文檔.訓小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。招待客人一、實訓目標通過本實訓掌握招待客人的一般法。二、實訓背景程總是公司的重要客人，由于公司總還在與另一個客人談話，所以，他讓秘書于雪代自己到樓下大門口迎接程總一行三人。于雪領程總他們乘電梯到十八室的貴賓室后，給三位客人泡好茶。三、實訓容按照實際情況演練招待客人的基本法。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能按真實的接待室布置。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演總，其他人扮演客人。本實訓項目小組長在旁作必要的講解。Word文檔.3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。不速之客一、實訓目標通過本實訓掌握接待各種不速之客的一般法。二、實訓背景這天上午十點左右，公司秘書于雪正在前臺值班，進來一位中年客人。他掏出名片，自我介紹是某公司負責市場的副總經理，希望能與見公司總經理，商談做總代理的事，于雪知道公司上個星期就確定了的總代理。正說著，工商銀行信貸部經理也推門而入，說是路過，好久不見公司總，想跟哥兒們聊聊天。三、實訓容按照實際情況演練接待各種不速之客。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的辦公室或教室進行，最好能配置真實的機。2、實訓應分組進行，可以4人一組，其中1人扮演于雪，2人Word文檔.扮演客人。實訓小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。接待投訴客人一、實訓目標通過本實訓掌握接待上門投訴客人的一般法。二、實訓背景這天上午總經理秘書于雪正在為老總起草講話稿，隔壁的前臺傳來一陣吵鬧聲，有人大聲嚷道要見總經理，這時，總經理來讓于雪去看看是怎么回事。原來，客人說公司的銷售人員欺騙了他，產品以次充好，他要找總經理討個說法。三、實訓容按照實際情況演練接待各種上門投訴客人的基本法。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的前臺或教室進行，最好能配置真實的機。2、實訓應分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演客人，1人扮Word文檔.演前臺的秘書。本實訓項目小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。文件的形成一、實訓目標通過本實訓掌握文件形成的一般程序。二、實訓背景鐘苗是辦公室的秘書科長，這天她收到了經各相關部門經理審核過的幾篇文稿（包括請示、通知、會議紀要、函），按照職責，她要做第一次核稿，然后送辦公室主任作第二次核稿后呈公司主管領導簽發(fā)，之后就是交辦公室打字員印制文件（辦公室印制文件會采用WPS2007軟件）。三、實訓容按照文件發(fā)文程序印制文件。四、實訓要求本實訓項目小組分工合作，通過課外學習，掌握發(fā)文辦理的一般程序，并能運用WPS文字處理軟件印制文件。要求制成PPT，寫Word文檔.成實訓報告。一、實訓目標檔案工作掌握檔案管理的基礎工作。二、實訓背景實訓1.歸檔圍于雪剛招聘來公司，總裁辦主任讓她先學習管理檔案。對于總裁辦每天進進出出的文件，哪些該存檔，哪些過后就能銷毀，于雪決定先熟悉存檔圍。實訓2.歸檔程序通過自己的摸索和老同事的指點，于雪逐漸熟悉了存檔的基本程序。實訓3.檔案分類按照規(guī)定，各部門送來了上百份需要存檔的文件。在對這些文件進行存檔之前，于雪必須對它們進行分類。實訓4.檔案裝訂通過整整一個星期，于雪完成了對所有需要存檔的文件的分類，接下來就是要對這些文件進行擬寫案卷標題、排序、裝訂等工作。實訓5.檔案的檢索完成對所有需要存檔的裝訂后，于雪就要為它們編制檢索，以便今后查閱利用。Word文檔.實訓6：收集電子檔案完成紙質檔案的存檔后，總裁辦主任要求于雪還要掌握對電子檔案的管理。對電子檔案管理的第一步就是收集電子檔案。三、實訓容掌握檔案管理的基本法和有關規(guī)定。四、實訓要求本實訓項目小組分工合作，通過課外學習，掌握檔案管理的基本法和相關規(guī)定，制成PPT，寫成實訓報告。會務工作一、實訓目標通過本實訓掌握準備各種會議的一般法。二、實訓背景實訓1.例行會議的會務工作（1）每星期一上午九點半公司都要按時召開司務會，公司所有在家領導和各部門經理參加，二十來個人，主要是各部門交換信息，部署本工作。所以，一上班總經理就讓秘書于雪準備一下。（2）馬上就要到六月底了，每個季度末公司都要召開一次全國20多個分公司經理的工作會議，討論市場銷售中存在的問題，交換競爭對手的情況，制定新的銷售策略。會期一般是兩天。老總讓于雪做好會議的籌備工作。實訓2.年終大型會議的會務工作Word文檔.每到年底，公司都要按慣例召開一次各省分公司和經銷商大會，一是聯(lián)絡感情，二是布置來年的銷售工作。因此，剛過完國慶節(jié)，總經理就給秘書于雪下達指示，讓她做會務的籌備工作。而在籌備工作中，第一件事就是要把12月18日在長城國際大酒店二樓的大會議室包下來。實訓3.參加外單位會議恒鑫公司定于下個星期二在市迎賓館舉行新產品發(fā)布會，屆時市政府的主要領導和各新聞媒體都會出席。作為恒鑫公司多年的用戶，也作為恒鑫公司老總多年的私人朋友，公司老總作為賓嘉應邀出席，并作3分鐘的賓嘉講話。三、實訓容掌握本公司召開以上各種會議（或老總參加外單位會議），作為總經理秘書的于雪所應該做的工作。四、實訓要求本實訓項目小組分工合作，通過課外學習，掌握會議管理的基本法和相關規(guī)定，制成PPT，寫成實訓報告。會議組織一、實訓目標通過本實訓掌握組織一次會議的一般法。二、實訓背景組織召開一次主題班會，主題自定（如：評議《秘書實務》的Word文檔.課堂教學）。三、實訓容掌握會前、會中、會后秘書所要做的工作。四、實訓要求1、本實訓可選擇在模擬的會議室（課室）進行。2、實訓應以班為單位進行，其中班長扮演會議主席，副班長扮演會議主持，學習委員扮演會議記錄。其他同學參與討論、發(fā)言。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個班要能按照實訓容組織會議，并給各成員分派角色。5、老師列席會議。幫新上司熟悉行業(yè)情況一、實訓目標通過本實訓了解收集行業(yè)信息的一般法。二、實訓背景于雪的上司原是總公司人力資源部的副總經理，上個星期剛提升為市場部總經理。由于過去不從事業(yè)務，上司對公司的業(yè)務及公司所在的行業(yè)都不太熟悉，所以，他上班后第一件事讓秘書于雪給他提交一份公司所在行業(yè)的基本情況介紹。三、實訓容按照實際情況演練收集公司、行業(yè)基本情況。四、實訓要求Word文檔.本實訓項目小組分工合作，通過課外學習，掌握行業(yè)信息收集的基本法（可以設定某一行業(yè)），制成PPT，寫成實訓報告。使用搜索引擎一、實訓目標通過本實訓掌握使用搜索引擎一般法。二、實訓背景于雪是公司負責產品研發(fā)副總總的專職秘書。這天總說他突然有個想法，開發(fā)一種轎車用的納米空氣凈化器，不知這種產品在國有沒有生產，如果有達到什么水平了，因此，他讓于雪幫他在網(wǎng)上搜索一下納米空氣凈化器的資料。三、實訓容按照實際情況演練用搜索引擎在網(wǎng)上收集資料。四、實訓要求本實訓項目小組分工合作，通過課外學習，掌握行業(yè)信息收集的基本法，制成PPT，寫成實訓報告。通過朋友幫忙收集信息三、實訓容根據(jù)實際情況練習通過朋友幫忙這種式獲取信息。一、實訓目標Word文檔.通過本實訓掌握通過朋友幫忙收集信息。二、實訓背景本公司是承包污水處理的工程公司，在爭取某集團公司污水處理廠工程中，遇到了上海一公司的競爭，客戶采取觀望態(tài)度，準備最后坐收漁人之利。由于該工程對本公司拓展市場具有戰(zhàn)略性的意義，公司老總準備邀請客戶老總來北京參觀在北京郊區(qū)的污水處理樣板工程，以此為契機讓客戶更加了解本公司的實力和信譽，并建立起良好的私人關系?？蛻舸饝滦瞧趤砭┛疾?。如招待好客人，讓客人在參觀好的同時，在北京吃好住好玩好。那么，這位老總到底有什么樣的愛好呢，老總讓秘書于雪對這個老總做些調查，以便投其所好，制定完善的接待案。四、實訓要求1、本項目可選擇在模擬辦公室或教室等場所進行。2、實訓分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，其他人扮演于雪的朋友。本實訓項目小組長在旁作必要的講解。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。Word文檔.信息的篩選與匯總一、實訓目標通過本實訓掌握信息的篩選與匯總的一般法。二、實訓背景馬上就要開董事會了，總經理要在董事會上對公司一年來的工作進行總結匯報，并對明年的工作進行規(guī)劃。因此，總經理辦公室要求各部門和分公司匯報情況和提供信息，所以，這些天，各種文件材料向總經理辦公室涌來。這些材料有書面、口頭記錄，有從網(wǎng)絡和其他媒體上收集來的，也有職能處室提供的。由于各種材料來路不一、形式不同，因此，在將這些材料交給總經理之前，秘書于雪要對這些材料進行篩選、甄別、分類和整理，寫成專題報告。三、實訓容按照實際情況演對練收集的信息進行篩選、分類和整理。四、實訓要求本實訓項目小組分工合作，通過課外學習，掌握行業(yè)信息篩選、分類和整理的基本法，制成PPT，寫成實訓報告。實地調查一、實訓目標通過本實訓掌握采用實地調查的式收集信息。二、實訓背景Word文檔.公司由國有制改造成以私營資本為主的股份制公司后，公司董事長兼總經理采取的第一項措施就是“末位淘汰制”。公司將這項制度頒布實施已經一個月了，在一千多名員工中，具體反應如，是否真正提高了每一個員工的工作積性，盡管公司各職能部門和分廠送上來的匯報都說好，但董事長仍讓秘書于雪經常到各部門，特別別車間的班組去走走，收集員工的真實看法，因為馬上到年底了，末位淘汰制要兌現(xiàn)了。三、實訓容按照實際情況演練實地調查。四、實訓要求1、本項目可選擇在模擬辦公室或教室等場所進行。2、實訓分組進行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，其他人扮演員工。3、每個同學在演練過程中一定要肅認真，言行符合規(guī)。4、每個同學最好都能按照實訓容設計演練的腳本(包括情節(jié)和臺詞)，項目小組長給本小組成員分派角色。5、老師可以臨場發(fā)揮，比如增設模擬角色和任務；在同學們演練時，組織其他的同學對表演進行評論。6、最后要求遞交實訓報告。上司出差準備工作一、實訓目標Word文檔.通過本實訓掌握當上司出差秘書所應該做的準備工作。二、實訓背景實訓1.訂機票和賓館上午十一點半，公司負責市場的副總裁從會議室出來后對秘書于雪說，他明天下午要去拜訪客戶，時間是三天。他讓于雪趕緊幫他訂明天下午三點至六點之間的飛