信息化項(xiàng)目建議書

***信息化項(xiàng)目提議書

（含可行性分析）項(xiàng)目名稱：電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)

申報(bào)單位：

（公章）

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項(xiàng)目需求闡明建設(shè)電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級(jí)各部門電子文獻(xiàn)歸檔、管理和運(yùn)用，科學(xué)保管全市的電子檔案，增進(jìn)國(guó)家信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機(jī)關(guān)辦公和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息查詢。項(xiàng)目可行性分析1、必要性：完整潔全地保留多種對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保留價(jià)值的文獻(xiàn)材料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，是《中華人民共和國(guó)檔案法》賦予各級(jí)政府、各單位、各部門的責(zé)任，政府有必要采用包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保留歷史、延續(xù)人類社會(huì)的記憶。本市OA系統(tǒng)投入運(yùn)行后，在系統(tǒng)中生成和流轉(zhuǎn)的大量電子文獻(xiàn)需要尋找一種“著陸地”、“集聚地”和“歸屬地”，使之在保證各級(jí)政府正常運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮承上啟下的作用。假如不能及時(shí)進(jìn)行規(guī)范化、原則化地搜集、歸檔、保管，將輕易產(chǎn)生電子文獻(xiàn)尤其是其背景信息和元數(shù)據(jù)的遺失、毀損，無法保證電子文獻(xiàn)的真實(shí)、完整、有效和長(zhǎng)期可用，在某種程度上會(huì)導(dǎo)致“失憶政府”。因此，必須盡快建設(shè)電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級(jí)各部門電子文獻(xiàn)歸檔、管理和運(yùn)用，科學(xué)保管全市的電子檔案，增進(jìn)國(guó)家信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機(jī)關(guān)辦公和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息查詢。2、可行性：（1）國(guó)家和本省制定公布了一系列有關(guān)電子文獻(xiàn)歸檔、管理的原則和規(guī)范，為電子文獻(xiàn)原則化管理提供了根據(jù)和保障。，國(guó)家檔案局已就電子文獻(xiàn)管理制定了“一種規(guī)章，兩個(gè)原則”即《電子文獻(xiàn)歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、《電子公文歸檔管理暫行措施》（國(guó)家檔案局6號(hào)令）和《CAD電子文獻(xiàn)光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理技術(shù)》（GB/T17678）。，國(guó)家檔案局又公布了兩個(gè)針對(duì)電子文獻(xiàn)管理的行業(yè)原則《電子文獻(xiàn)管理細(xì)則》，其中包括三個(gè)原則，即《文書電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)方案》、《基于XML的電子文獻(xiàn)封裝規(guī)范》、《電子文獻(xiàn)長(zhǎng)期保留格式需求》。（2）計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為電子文獻(xiàn)原則化管理系統(tǒng)建設(shè)提供了技術(shù)保障。

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異為電子文獻(xiàn)中心描繪了廣闊前景，海量存貯技術(shù)的不停成熟為人們集中管理電子文獻(xiàn)提供了也許，大容量硬盤和磁盤陣列等為電子文獻(xiàn)的生成、歸檔提供了基礎(chǔ)；磁帶與光盤備份技術(shù)的推陳出新，為電子文獻(xiàn)的脫機(jī)備份與物理歸檔打開了以便之門；數(shù)據(jù)庫(kù)技XML文檔、多媒體技術(shù)廣泛使用，以及應(yīng)用軟件對(duì)于數(shù)據(jù)兼容性的發(fā)展取向，為電子文獻(xiàn)在不一樣平臺(tái)上的創(chuàng)立、讀寫與傳遞發(fā)明了條件；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)及帶寬的高增長(zhǎng)為電子文獻(xiàn)的廣泛運(yùn)用提供了舞臺(tái)。（3）項(xiàng)目建設(shè)根據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《福建省檔案條例》、《電子文獻(xiàn)歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、電子文獻(xiàn)歸檔與電子檔案管理措施（試行》信系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)（一）電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)1、應(yīng)用需求綜述：按照科學(xué)發(fā)展觀的規(guī)定，電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)專門搜集整頓黨委、政府各職能部門在電子政務(wù)平臺(tái)上形成的各類文本文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)、電子郵件、數(shù)字影像等電子文獻(xiàn)，建立一種相對(duì)穩(wěn)定、覆蓋面廣的電子文獻(xiàn)搜集和運(yùn)行機(jī)制，保證各單位形成的電子文獻(xiàn)“隨時(shí)形成、隨時(shí)搜集、隨時(shí)公布運(yùn)用”，增進(jìn)政務(wù)公開，滿足運(yùn)用需求。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案局工作通則》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，過去和目前的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織（包括黨委、政府、人大、政協(xié)等）以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)在電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化環(huán)境中，直接形成通過數(shù)字化的手法文獻(xiàn)、電報(bào)、會(huì)議文獻(xiàn)、會(huì)議記錄、內(nèi)部文獻(xiàn)、電話記錄、電報(bào)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、簿冊(cè)、圖表、錄音圖象以及其他對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保留價(jià)值的電子文獻(xiàn)。這些信息都應(yīng)是電子原則化管理系統(tǒng)采集、管理、提供運(yùn)用的對(duì)象。就應(yīng)用系統(tǒng)功能而言，它應(yīng)包括數(shù)據(jù)采集與數(shù)字化加工系統(tǒng)、電子文獻(xiàn)管理系統(tǒng)、電子公布運(yùn)用系統(tǒng)、系統(tǒng)維護(hù)管理系統(tǒng)等。就數(shù)據(jù)內(nèi)容而言，它應(yīng)包括目錄數(shù)據(jù)（文獻(xiàn)、檔案、資料）、全文數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)（圖片、圖紙、圖像）。2、系統(tǒng)設(shè)計(jì)基本規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)電子文獻(xiàn)進(jìn)行全面管理，與電子文獻(xiàn)管理的系列規(guī)范相配套并實(shí)現(xiàn)如下規(guī)定：l

能接受OA系統(tǒng)形成的電子文獻(xiàn)，根據(jù)實(shí)際狀況實(shí)行文獻(xiàn)封裝。l

能證明電子文獻(xiàn)的真實(shí)性。有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施保證其真實(shí)性。l

能證明電子文獻(xiàn)的完整性。在未授權(quán)的狀況下，電子文獻(xiàn)沒有被修改。l

能修改電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)進(jìn)行必要修改。只有授權(quán)的顧客才有權(quán)對(duì)特定的電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，修改不影響電子文獻(xiàn)的憑證作用。l

能保留電子文獻(xiàn)的背景信息和歷史紀(jì)錄。l

提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，可滿足電子文獻(xiàn)轉(zhuǎn)儲(chǔ)到磁盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上。l

能可靠地保留電子文獻(xiàn)，雖然出現(xiàn)系統(tǒng)故障或劫難時(shí)，通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)保證電子文獻(xiàn)不會(huì)丟失。l

能按一定的數(shù)據(jù)輸出規(guī)定把電子文獻(xiàn)輸出到其他系統(tǒng)中，便于其他系統(tǒng)接受。

3、應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成電子文獻(xiàn)原則化管理系統(tǒng)詳細(xì)功能可以分為如下五大部分：登錄和注銷、檔案分類、檔案業(yè)務(wù)、檔案檢索和系統(tǒng)管理，詳細(xì)的模塊構(gòu)造如下圖所示：（1）檔案分類：檔案管理子系統(tǒng)，重要提供對(duì)各類檔案和資料的管理。檔案分類管理子系統(tǒng)的管理對(duì)象包括：2

各類檔案，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等等2

資料檔案分類管理子系統(tǒng)的重要操作包括：2

文獻(xiàn)搜集（僅限部分檔案分類）2

整頓歸檔（僅限部分檔案分類）2

預(yù)歸檔庫(kù)2

檔案著錄2

報(bào)表打印2

檔案鑒定2

檔案銷毀根據(jù)管理操作對(duì)象的不一樣，可以將檔案提成幾種大類，詳細(xì)闡明如下：1、文書檔案文書檔案，指機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)工作的路線、方針、政策和法律，指導(dǎo)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，以及在各項(xiàng)管理工作中形成的行政公文和其他通用文書材料。文書檔案包括老式立卷和簡(jiǎn)化立卷兩種方式：老式立卷包括文書案卷和卷內(nèi)文獻(xiàn)；而簡(jiǎn)化立卷相對(duì)于老式立卷，它沒有案卷，只有文獻(xiàn)記錄。2、業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案，是指在辦理專題業(yè)務(wù)工作中所形成的具有保留價(jià)值的專用文書材料。3、科技檔案科技檔案，是指科研單位、生產(chǎn)單位和有關(guān)業(yè)務(wù)部門在科學(xué)研究、生產(chǎn)活動(dòng)和基本建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的科技文書材料。4、聲像檔案聲像檔案，是指在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的以攝錄為手段、以感光磁性材料為載體的檔案，包括照片檔案、錄音帶檔案、錄像帶檔案、影片檔案、磁盤檔案、光盤檔案等。5、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案，是指財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的材料，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)簿冊(cè)和會(huì)計(jì)憑證等。6、人事檔案人事檔案，是指人事部門在平?；顒?dòng)中所搜集的各類人事材料。7、實(shí)物檔案實(shí)物檔案，是指在平常行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等項(xiàng)工作中直接形成的反應(yīng)本單位工作面貌、機(jī)構(gòu)變化、表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)、對(duì)外交流等方面的實(shí)物材料，如：:獎(jiǎng)勵(lì)物品檔案、印章名章檔案、交流物品檔案、裝備樣品檔案等。除此之外，在平常工作中還會(huì)形成其他某些有保留價(jià)值的檔案，也可以作為新的檔案分類來進(jìn)行管理。（2）檔案業(yè)務(wù)：檔案業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，重要提供如下幾種子模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案有關(guān)業(yè)務(wù)的操作和管理：2

接受臺(tái)賬：用于記錄處室下面各單位向處室移交檔案的狀況。2

檔案鑒定：鑒定檔案的保留價(jià)值，包括保管期限、密級(jí)和劃控鑒定。2

檔案保管：用于記錄保留檔案的庫(kù)房及其環(huán)境、檔案保留位置、檔案出入庫(kù)等信息。2

檔案記錄：可以根據(jù)顧客輸入的記錄條件，得到對(duì)應(yīng)的記錄成果，并且可以把記錄成果導(dǎo)出到Excel文獻(xiàn)中，以供后續(xù)處理。2

借閱登記：用于登記和管理整個(gè)檔案處室的借閱信息。2

檔案移交：根據(jù)移交條件（檔案分類、歸檔年度、保管期限等），將滿足條件的檔案庫(kù)記錄（包括案卷、文獻(xiàn)及其數(shù)字化文獻(xiàn)等信息）按照固定的格式導(dǎo)出到當(dāng)?shù)赜脖P中。導(dǎo)出完畢后，可以將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)手工移交給檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案登記：根據(jù)《福建省檔案登記措施》的規(guī)定，將對(duì)應(yīng)登記事項(xiàng)設(shè)計(jì)成表格，便于各單位直接在OA系統(tǒng)內(nèi)向檔案部門辦理檔案登記手續(xù)。電子目錄數(shù)據(jù)報(bào)送：自動(dòng)生成已歸檔電子文獻(xiàn)目錄信息，實(shí)目前線向檔案部門報(bào)送。2

檔案編研：檔案分類匯編、提供多種編研文獻(xiàn)模板（MSOfficeWord格式）的下載、提供編研成果庫(kù)的查詢、增長(zhǎng)、刪除、修改等功能。2

全宗卷管理：記錄各全宗單位在所有檔案管理過程中產(chǎn)生的記錄信息、報(bào)表等電子文獻(xiàn)信息的管理工作，包括組織沿革、全宗內(nèi)檔案狀況簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介、全宗指南(全宗簡(jiǎn)介)、立檔單位大事記、檔案搜集、檔案整頓、檔案鑒定、檔案保管、檔案記錄、檔案運(yùn)用、現(xiàn)代化管理等。（3）檔案檢索：檔案檢索子系統(tǒng)，提供跨庫(kù)檢索和對(duì)所有檔案分類（包括案卷和文獻(xiàn)）的檢索，所有的檢索均可以在全文檢索的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)的檢索方式是靈活多樣的，一共提供了如下三種檢索方式：2

跨庫(kù)檢索：僅提供一種輸入框，實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索。尤其合用于已經(jīng)懂得某個(gè)關(guān)鍵字（詞），但不懂得屬于哪個(gè)檔案庫(kù)的哪個(gè)字段的狀況。2

簡(jiǎn)樸檢索：針對(duì)某個(gè)庫(kù)查詢，系統(tǒng)提供簡(jiǎn)樸的檢索視圖。一般來說可以滿足我們大多數(shù)的查詢，合用于一般顧客。2

高級(jí)檢索：針對(duì)某個(gè)庫(kù)查詢，每個(gè)顧客可以根據(jù)需要自己定義自己的檢索視圖。系統(tǒng)可以將這些檢索習(xí)慣保留下來，以便于顧客的下次檢索。合用于當(dāng)簡(jiǎn)樸查詢中沒有我們所需要的查詢字段的狀況。（4）系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，重要負(fù)責(zé)整個(gè)檔案系統(tǒng)的配置和維護(hù)，進(jìn)行某些系統(tǒng)參數(shù)和系統(tǒng)顧客的設(shè)置與管理，只有具有系統(tǒng)管理員權(quán)限的顧客才能進(jìn)入操作。對(duì)系統(tǒng)某些配置的修改，會(huì)對(duì)已經(jīng)有數(shù)據(jù)導(dǎo)致一定的影響，因此，在更改系統(tǒng)配置和進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)時(shí)要謹(jǐn)慎。系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，詳細(xì)包括如下幾種子模塊：2

日志管理2

視圖管理2

屬性定制2

界面定制2

系統(tǒng)配置2

公文配置2

存儲(chǔ)管理2

檢索服務(wù)2

顧客管理（二）硬件模塊構(gòu)成與功能設(shè)計(jì)本期硬件系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)總體架構(gòu)示意圖（如下）光纖互換機(jī)：用于歸檔電子文獻(xiàn)的傳送與接受物理帶庫(kù)：用于存儲(chǔ)和備份歸檔電子文獻(xiàn)（2臺(tái)）磁盤陣列：用于存儲(chǔ)OA系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的電子文獻(xiàn)高端服務(wù)器：用于電子文獻(xiàn)的監(jiān)控、采集、處理、檢索、公布（內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)各2臺(tái)）備份系統(tǒng)：用于電子文獻(xiàn)信息的自動(dòng)備份。四、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算：（初步估計(jì)約156萬元）序號(hào)產(chǎn)品名稱估價(jià)數(shù)量合計(jì)(RMB)含稅和運(yùn)費(fèi)備注1B24IBM24口光纖互換機(jī)，單臺(tái)實(shí)配8個(gè)8GbSFP模塊，8條5米光纖線￥52,3542￥104,7082TS3200IBMTS32OO物理帶庫(kù)，單臺(tái)實(shí)配20個(gè)800GB的磁帶，2個(gè)驅(qū)動(dòng)器￥137,8032￥275,6063N6040IBMN6040NAS存儲(chǔ)，單臺(tái)配置22塊300GB硬盤，配置CIFS協(xié)議￥578,6771￥578,6774X3650M3配置2個(gè)4核2.13GHz(4MB三級(jí)緩存，最高支持800MHz內(nèi)存頻率，4.8GT/sQPI),4GB內(nèi)存，2個(gè)146GB熱插拔SAS硬盤,集成雙口千兆以太網(wǎng)。ServeRAIDM1015陣列卡，支持RAID0、1,可選RAID5。￥24,1502￥48,3005SymantecSymantec自動(dòng)備份軟件（VeritasNetBackup6.0，含VMware、Linux、Windo