工業(yè)企業(yè)合同管理辦法

銷(xiāo)售協(xié)議管理措施第一章簽訂協(xié)議之前的舉證規(guī)定一、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)活動(dòng)必須具有如下5種合法證據(jù)：書(shū)面正式協(xié)議、正式訂單、貨品簽收單、發(fā)票簽收（回執(zhí)）單、對(duì)賬單，只有具有合法的證據(jù)才能順利地對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行非訟及訴訟追收。二、在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)活動(dòng)中，往往因需方項(xiàng)目審核等原因而無(wú)法在我方發(fā)貨之前簽訂書(shū)面正式協(xié)議，這時(shí)，應(yīng)做好事前的舉證工作：1、由需方提供符合規(guī)定的正式訂單之后才發(fā)貨，正式訂單應(yīng)有需方簽字蓋章。2、假如客戶(hù)既不能簽協(xié)議，又不能及時(shí)提供正式訂單，但又須先供貨，怎么辦？必須做好下面三項(xiàng)工作：第一、我方先發(fā)傳真讓客戶(hù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章確認(rèn)，傳真內(nèi)容注明：***企業(yè)（客戶(hù)名稱(chēng)）確實(shí)因某項(xiàng)目需要先發(fā)貨，但因***原因暫未提供正式訂單，并承諾在日內(nèi)補(bǔ)充提供蓋章的正式訂單→舉證之一。另一方面，做好貨品到貨簽收工作，對(duì)暫無(wú)訂單的貨品，簽收單必須詳細(xì)注明工程項(xiàng)目名稱(chēng)、產(chǎn)品明細(xì)和單價(jià)以及總貨款，客戶(hù)簽收必須符合規(guī)范規(guī)定→舉證之二。第三、完善管理制度，責(zé)任清晰，跟蹤到位，保證補(bǔ)簽的協(xié)議或訂單限時(shí)追回，實(shí)行閉環(huán)管理。對(duì)一種月之內(nèi)仍不能提供蓋章的正式訂單的，暫停發(fā)放主辦業(yè)務(wù)人員及主管領(lǐng)導(dǎo)的提成工資（基本工資先發(fā)放）及暫停他們的一切費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，直至提供正式訂單為止。三、對(duì)電子版訂單的處理程序有些訂單是通過(guò)電子版方式下達(dá)的，如中國(guó)移動(dòng)通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)公布訂單信息，這屬于電子版訂單，其電子截屏文檔是有法律效力的，但必須注意的是，客戶(hù)方的服務(wù)器保留這些數(shù)據(jù)的時(shí)效是有限的，也就是說(shuō)，若干年后，這些數(shù)據(jù)在客戶(hù)處也許查不到，其法律效力的現(xiàn)實(shí)意義將大大減少，訴諸法律時(shí)的采信度也將大大減弱，為此，我們應(yīng)做好如下工作：1、在保留電子截屏文檔的同步，確認(rèn)客戶(hù)有關(guān)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)時(shí)間，并在該時(shí)限內(nèi)獲得書(shū)面的正式協(xié)議；2、做好貨品到貨簽收工作，簽收單必須詳細(xì)注明工程項(xiàng)目名稱(chēng)、產(chǎn)品明細(xì)和單價(jià)以及總貨款，客戶(hù)簽收必須符合規(guī)范規(guī)定，必須有蓋章確認(rèn)。第二章協(xié)議的會(huì)簽審核與簽訂一、企業(yè)協(xié)議的會(huì)簽審核由承接部門(mén)和法務(wù)部等有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)，原則上，一般性協(xié)議直接由承接部門(mén)負(fù)責(zé)，集采或標(biāo)的超過(guò)100萬(wàn)元以上的重要協(xié)議先由承接部門(mén)審核，之后再由法務(wù)部會(huì)簽審核。二、在履行協(xié)議之前（即生產(chǎn)、供貨之前），承接部門(mén)應(yīng)對(duì)協(xié)議另一方當(dāng)事人的主體資格和資信進(jìn)行理解和審查，詳細(xì)內(nèi)容有：1、主體資格合格：具有經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實(shí)際相符；2、協(xié)議標(biāo)的符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍，波及專(zhuān)營(yíng)許可證或資質(zhì)的，應(yīng)具有對(duì)應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書(shū)；3、代簽協(xié)議的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人（負(fù)責(zé)人）身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、代理人身份證明（僅限初次簽協(xié)議或代理人變更時(shí)合用），授權(quán)委托書(shū)必須明確委托權(quán)限和期限，嚴(yán)禁使用“全權(quán)代理”一類(lèi)的文字；4、具有對(duì)應(yīng)的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運(yùn)送能力等。必要時(shí)應(yīng)規(guī)定其出具資產(chǎn)負(fù)債表、由開(kāi)戶(hù)銀行或會(huì)計(jì)（審計(jì)）事務(wù)所出具的資信證明、驗(yàn)資匯報(bào)等有關(guān)文獻(xiàn)；5、有擔(dān)保的協(xié)議，要審查擔(dān)保人的擔(dān)保能力和擔(dān)保資格；6、對(duì)于重大協(xié)議，還須理解和審查協(xié)議另一方當(dāng)事人的履約信用：無(wú)違約事實(shí)，現(xiàn)時(shí)未波及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。承接部門(mén)或承接人應(yīng)將審查成果在會(huì)簽表中加以陳說(shuō)。上述所列多種文獻(xiàn)為協(xié)議不可或缺的構(gòu)成部分，其文本為復(fù)印件時(shí)，提交方須加蓋公章，并須加注“與原件查對(duì)無(wú)誤”的字樣，同步由承接人簽字確認(rèn)。承接部門(mén)在協(xié)議簽訂過(guò)程中須將與本協(xié)議有關(guān)的資料作為附件供會(huì)簽審核部門(mén)參照。三、法務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)議中下列內(nèi)容的會(huì)簽審核：1、協(xié)議締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時(shí)效與合法性；2、協(xié)議標(biāo)的合法性；3、協(xié)議條款的合法性、完整性及存在的法律漏洞；4、也許存在或輕易發(fā)生法律風(fēng)險(xiǎn)的條款；5、與協(xié)議業(yè)務(wù)有關(guān)的其他法律問(wèn)題；6、需審核的其他內(nèi)容。四、承接部門(mén)和承接人在簽訂書(shū)面協(xié)議步，除審查主體資格和資信外，還應(yīng)對(duì)如下內(nèi)容進(jìn)行審核和確定：1、協(xié)議各方的法定名稱(chēng)、地址、郵政編碼、電話(huà)、法定代表人（負(fù)責(zé)人）或代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式；2、簽約的目的和根據(jù)；3、標(biāo)的，動(dòng)產(chǎn)應(yīng)標(biāo)明名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、品種、等級(jí)、花色等；不易確定的無(wú)形財(cái)產(chǎn)、勞務(wù)、工作成果等描述要精確、明白；不動(dòng)產(chǎn)應(yīng)注明名稱(chēng)和座落地點(diǎn)；貨幣應(yīng)注明幣種；4、數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測(cè)原則和方式，數(shù)量要精確，計(jì)量單位、計(jì)量措施和計(jì)量工具符合國(guó)家規(guī)定，國(guó)家有強(qiáng)制性原則的，應(yīng)寫(xiě)明該原則的代號(hào)全稱(chēng)。如有多種原則的，應(yīng)約定與協(xié)議標(biāo)的相合用的原則，并寫(xiě)明質(zhì)量檢查的措施、責(zé)任期限和條件、質(zhì)量異議期限和條件等；5、價(jià)款和酬金，包括支付方式，協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定價(jià)款或酬勞數(shù)額、計(jì)算原則、結(jié)算方式和程序；6、履約期限、地點(diǎn)或方式，履約期限、地點(diǎn)和方式要詳細(xì)明確，地點(diǎn)應(yīng)冠以省、市、縣名稱(chēng)，交付標(biāo)的物方式、勞務(wù)提供方式和結(jié)算方式應(yīng)詳細(xì)；7、爭(zhēng)議處理方式，約定通過(guò)訴訟處理的，應(yīng)寫(xiě)明約定的有管轄權(quán)法院的名稱(chēng)，一般應(yīng)約定由我方所在地法院管轄，約定由仲裁機(jī)構(gòu)裁決的，應(yīng)寫(xiě)明詳細(xì)的仲裁機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)和詳細(xì)祈求裁決的事項(xiàng)；8、違約責(zé)任，協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定違約責(zé)任或賠償金的計(jì)算措施；9、協(xié)議變更和解除條件；10、根據(jù)法律或協(xié)議性質(zhì)必須具有的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款；11、生效的時(shí)間和條件；12、附件名稱(chēng)；13、簽約地點(diǎn)、日期；14、簽約各方開(kāi)戶(hù)銀行及帳號(hào)；15、簽約各方公章或協(xié)議專(zhuān)用章；16、法定代表人（負(fù)責(zé)人）或代理人簽字。凡國(guó)家、行業(yè)或我司有原則或格式文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先參照合用，所有條款欄目均應(yīng)做出約定，不得不采用由對(duì)方確定格式文本的，應(yīng)當(dāng)列出履行協(xié)議的要點(diǎn)或要點(diǎn)，如包裝標(biāo)識(shí)規(guī)定、到貨簽收措施、初驗(yàn)終驗(yàn)規(guī)定、付款流程及注意事項(xiàng)等等，以便在履行協(xié)議步符合規(guī)定，能對(duì)的、完全舉證。當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充協(xié)議的文書(shū)、電報(bào)、電傳、圖表等是協(xié)議的構(gòu)成部分。訂貨單、計(jì)劃單、調(diào)撥單（發(fā)貨單）、任務(wù)單（書(shū)）、預(yù)算單（書(shū)）等一類(lèi)文獻(xiàn)可以作為協(xié)議的構(gòu)成部分，但不得以其替代書(shū)面協(xié)議。五、各會(huì)簽審核部門(mén)在會(huì)簽審核協(xié)議步，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在會(huì)簽審核意見(jiàn)或法律意見(jiàn)中予以明示并提出修改意見(jiàn)；需要退改時(shí)，應(yīng)連同所有文獻(xiàn)退還承接部門(mén)或承接人。對(duì)需要辦理同意、鑒證、登記、交付，設(shè)置抵押、質(zhì)押等擔(dān)保的協(xié)議，承接人應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和雙方約定嚴(yán)格履行同意、鑒證、登記、交付等手續(xù)。協(xié)議承接人員對(duì)會(huì)簽審核部門(mén)提出的意見(jiàn)必須予以采納，但經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理明確書(shū)面指示不予采納的除外。應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)簽審核的協(xié)議而未辦理會(huì)簽審核或協(xié)議正式文本沒(méi)有按照本規(guī)定采納會(huì)簽審核意見(jiàn)的，印章部門(mén)不得加蓋印章，簽約代表不得簽字。單份協(xié)議文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。第三章協(xié)議檔案管理一、協(xié)議檔案，是指協(xié)議、意向文書(shū)、信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子數(shù)據(jù)互換的電子郵件）等可以有形地表達(dá)所載內(nèi)容歸檔的所有文字材料。二、協(xié)議資料包括：1、有關(guān)協(xié)議的項(xiàng)目計(jì)劃文獻(xiàn)、可行性匯報(bào)、項(xiàng)目提議及上級(jí)有關(guān)批復(fù)文獻(xiàn)；2、協(xié)議談判會(huì)議紀(jì)要；3、有關(guān)協(xié)議招、投標(biāo)及中標(biāo)告知書(shū)等文獻(xiàn)資料；4、對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、稅務(wù)登記證（復(fù)印件）、法人代表身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、代理人身份證（復(fù)印件）以及其他有關(guān)文獻(xiàn)；5、協(xié)議項(xiàng)目的增減憑證及我方人員的簽證；6、協(xié)議糾紛處理的協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、仲裁書(shū)、判決書(shū)；7、協(xié)議履約過(guò)程中的催貨函、違約告知書(shū)和往來(lái)函件；8、協(xié)議的變更、解除協(xié)議書(shū)；9、其他有關(guān)材料。三、每一份履行完畢的協(xié)議或不再履行的協(xié)議，或長(zhǎng)期協(xié)議的每一階段完畢，各有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將協(xié)議資料整頓清晰，然后交承接部門(mén)歸檔。協(xié)議資料不得隨意擱置、銷(xiāo)毀、遺失。四、企業(yè)人員如需借用或復(fù)印協(xié)議資料，必須持部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面簽章的借用單，并按照資料的秘密程度報(bào)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，否則存檔部門(mén)不得辦理。五、企業(yè)的協(xié)議資料、協(xié)議信息是企業(yè)的商業(yè)秘密，任何人不得隨意泄漏。第四章協(xié)議履行的糾紛處理一、在協(xié)議簽訂或履行中發(fā)生糾紛，應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式處理，可以到達(dá)一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)依協(xié)議簽訂程序修改或重新簽訂協(xié)議。協(xié)商、調(diào)解不能到達(dá)協(xié)議時(shí)，承接人應(yīng)及時(shí)向企業(yè)負(fù)責(zé)人或簽約人匯報(bào)，并報(bào)法務(wù)部做好仲裁或訴訟準(zhǔn)備。在協(xié)議糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)法務(wù)部審核和承接部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，不得向協(xié)議另一方作出實(shí)質(zhì)答復(fù)、提供文獻(xiàn)資料。二、訴訟是指以我司為一方當(dāng)事人或作為第三人，通過(guò)人民法院，采用訴訟方式處理糾紛的法律事務(wù)活動(dòng)。這些訴訟案件包括：民事訴訟案件、行政訴訟案件、刑事及刑事附帶民事訴訟案件。非訴訟是指以我司為一方當(dāng)事人，采用協(xié)商、調(diào)解、仲裁、復(fù)議等方式處理有關(guān)糾紛或爭(zhēng)議的法律事務(wù)活動(dòng)。三、企業(yè)的訴訟與非訴訟案件的處理須遵照有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和充足協(xié)調(diào)必要關(guān)系相統(tǒng)一的原則。案件起因人與起因部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)有配合、協(xié)助法務(wù)部處理案件中的有關(guān)問(wèn)題、搜集和提供案件的原始證據(jù)及有關(guān)根據(jù)的責(zé)任。法務(wù)部可根據(jù)案件詳細(xì)狀況對(duì)外委托律師進(jìn)行法律協(xié)助。四、波及企業(yè)財(cái)產(chǎn)等經(jīng)濟(jì)糾紛的案件，由法務(wù)部負(fù)責(zé)處理，波及勞動(dòng)協(xié)議爭(zhēng)議等糾紛的案件，由人力資源部負(fù)責(zé)處理。五、經(jīng)濟(jì)糾紛案件在案件審結(jié)后，根據(jù)人民法院的生效判決，法務(wù)部應(yīng)繼續(xù)作好