內(nèi)蒙古自治區(qū)數(shù)碼照片檔案管理辦法

年4月19日內(nèi)蒙古自治區(qū)數(shù)碼照片檔案管理辦法文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請聯(lián)系改正。內(nèi)蒙古自治區(qū)數(shù)碼照片檔案管理辦法

第一條為加強(qiáng)和規(guī)范數(shù)碼照片檔案的管理，確保數(shù)碼照片檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821—）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-）等法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于自治區(qū)各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位，其它社會組織參照執(zhí)行。

第三條本辦法所稱數(shù)碼照片是指用數(shù)碼照相機(jī)（DigitalStillCamera）拍攝獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)字圖像的管理可參照本辦法。

第四條本辦法所稱數(shù)碼照片檔案是指自治區(qū)各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在社會活動中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。

數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片和元數(shù)據(jù)兩部分組成，保存數(shù)碼照片時，同時保存數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)一般包括該照片的文字說明和可交換圖像文件（EXIF，ExchangeableImageFile）。

第五條數(shù)碼照片檔案屬于立檔單位全宗的組成部分，由本單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。檔案部門負(fù)責(zé)建立健全數(shù)碼照片歸檔制度，指導(dǎo)形成部門開展數(shù)碼照片收集、歸檔工作。形成部門負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行收集，按要求向檔案部門移交。技術(shù)部門負(fù)責(zé)為數(shù)碼照片檔案管理提供技術(shù)支持。

第六條數(shù)碼照片檔案的收集范圍和密級確定按照《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。

第七條數(shù)碼照片檔案的保管期限根據(jù)照片的價(jià)值劃定，分為永久和定期兩種，定期為30年、。

第八條形成部門按規(guī)范要求編寫文字說明，實(shí)時或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)在第二年6月底前完成。具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，應(yīng)當(dāng)沖洗后同時歸檔。

第九條數(shù)碼照片歸檔時，應(yīng)由形成部門和檔案部門共同進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性等方面的鑒定和檢測。數(shù)碼照片能夠存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行移交，也能夠在單位內(nèi)網(wǎng)上在線移交。

第十條歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是原始圖像文件，不得做改變原始拍攝面貌的修改。

第十一條反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的進(jìn)行歸檔。照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整。

第十二條歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式。對于采用其它格式的數(shù)碼照片，收集時應(yīng)在保證分辨率不變和EXIF信息不丟失的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG或TIFF格式。

第十三條數(shù)碼照片整理參照《歸檔文件整理規(guī)則》，在同一全宗內(nèi)，按“保管期限——年度——問題”分類。

第十四條數(shù)碼照片的分類應(yīng)前后一致，并保持相對穩(wěn)定。不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。

第十五條數(shù)碼照片應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)按形成時間或重要程度排列。

第十六條數(shù)碼照片文件采用“保管期限——年度——組號——張?zhí)枴备袷矫?。分類方案的最低一級類目?nèi)的數(shù)碼照片構(gòu)成一組。

保管期限：用漢字配合阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如永久、30年。年度：為四位阿拉伯?dāng)?shù)字。

組號：在同一年度內(nèi)的組能夠用不超過8個字的漢字或漢語拼音字母來表示。

張?zhí)枺和唤M內(nèi)數(shù)碼照片從“1”開始順序編號。例：XX局辦公室拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG，該組第一張照片的文件名可命名為：永久--工作會議-1.jpg或永久--GZHY-1.jpg。

第十七條整理數(shù)碼照片時，在計(jì)算機(jī)中建立層級文件夾進(jìn)行分類存儲。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾；在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同年度建立層級文件夾，并以保管期限和年度命名層級文件夾。

例：XX局的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤，XX局辦公室拍攝的一組XX工作會議的照片為該年度的第一組數(shù)碼照片，保管期限定為“永久”，該組照片應(yīng)存放在以下計(jì)算機(jī)硬盤路徑下：

D：\數(shù)碼照片檔案\永久\\

同一保管期限，同一年度的第二組數(shù)碼照片也存放在同一計(jì)算機(jī)硬盤路徑下。

文件夾結(jié)構(gòu)要與數(shù)碼照片的命名形成對應(yīng)關(guān)系。

第十八條數(shù)碼照片檔案的存儲應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲載體。應(yīng)使用檔案級光盤。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片檔案的存儲載體，移動硬盤、U盤等移動存儲設(shè)備只能做數(shù)碼照片檔案備份使用。第十九不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲在一張光盤中。在光盤根目錄下應(yīng)有盤內(nèi)照片說明。盤內(nèi)照片說明的文件名“盤內(nèi)照片說明.txt”，內(nèi)容為本存儲載體的各種信息，包括全宗號、目錄號、光盤號、形成時間、照片張數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時間等。第二十條數(shù)碼照片檔案機(jī)讀目錄的著錄格式應(yīng)符合《數(shù)碼照片檔案機(jī)講讀目錄著錄要求》。

第二十一條光盤的包裝盒上應(yīng)加貼封面。封面內(nèi)容包括：全宗號、目錄號、光盤號、形成時間、照片張數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時間等。光盤封面格式見附件1。

第二十二條數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套提供使用。

第二十三條數(shù)碼照片檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定保管。建立數(shù)碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10％，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施。

第二十四條數(shù)碼照片檔案的利用應(yīng)遵守各單位檔案借閱制度。

第二十五條數(shù)碼照片檔案以光盤為載體，區(qū)分年度向檔案館移交。

第二十六條移交目錄要符合數(shù)碼照片檔案機(jī)讀目錄著錄要求。

第二十七條交接雙方依照《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T13968-92）的要求辦理交接手續(xù)。

第二十八條本辦法由內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十九條本辦法自