物業(yè)檔案建立

物業(yè)檔案建立

物業(yè)檔案資料的建立是對(duì)前期建設(shè)開(kāi)發(fā)成果的記錄，是以后實(shí)施物業(yè)管理時(shí)對(duì)工程維修、配套、改造必不可少的依據(jù)，也是更換物業(yè)管理企業(yè)時(shí)必須移交的內(nèi)容之一?，F(xiàn)代建筑工程隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和使用需求的提高，樓宇設(shè)備設(shè)施以及埋入地下和建筑體內(nèi)部的管線越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜，越來(lái)越高科技化和專(zhuān)業(yè)化，因此一旦發(fā)生故障，物業(yè)檔案就成了維修必不可少的東西。

物業(yè)檔案資料的建立主要抓收集、整理、歸案、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。收集的關(guān)鍵是盡可能完整，時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，從地下到樓頂、從主體到配套、從建筑物到環(huán)境，整理的重點(diǎn)是去偽存真、留下有用的，歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存，利用即是在日后的管理過(guò)程中使用并加以充實(shí)。

篇2：解讀《惠州市建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案》

解讀《惠州市建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案》

(記者/張峰)物業(yè)招投標(biāo)企業(yè)違規(guī)怎么辦?納入企業(yè)信用檔案;物業(yè)服務(wù)人員態(tài)度差怎么辦?納入個(gè)人信用檔案;小區(qū)物業(yè)服務(wù)不達(dá)標(biāo)怎么辦?納入物業(yè)行業(yè)信用檔案......建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案體系以完善社區(qū)物業(yè)服務(wù)，被主管部門(mén)以及企業(yè)和業(yè)主寄予厚望。近日，惠州市房管局發(fā)布《惠州市房產(chǎn)管理局關(guān)于建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案的通知(試行)》(下稱(chēng)《通知》)，標(biāo)志著惠州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案體系從深閨走向現(xiàn)實(shí)。

《通知》為在城市運(yùn)營(yíng)的每一家物業(yè)服務(wù)企業(yè)和個(gè)人都建立相應(yīng)的信用檔案，且設(shè)置具體的計(jì)分評(píng)級(jí)體系，評(píng)定結(jié)果與企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展，以及個(gè)人職業(yè)發(fā)展切實(shí)聯(lián)系起來(lái)，督促企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不斷規(guī)范和修正自己的行為，有效提高行業(yè)服務(wù)和管理水平。

企業(yè)信用檔案信息將及時(shí)更新和公示

據(jù)市房管局介紹，當(dāng)前在惠州物業(yè)市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)的物業(yè)企業(yè)超過(guò)500家，活躍的物業(yè)從業(yè)人員數(shù)以萬(wàn)計(jì)。由于工資待遇普遍較低，選擇面廣，人員流動(dòng)性較高，這也導(dǎo)致行業(yè)服務(wù)水平難以提高，行業(yè)管理也無(wú)法形成有效體系。然而，隨著《通知》實(shí)施，惠州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案體系的逐步建立將有望改善這一局面。

在文件中，行業(yè)信用檔案的建立將惠州市范圍內(nèi)的所有物業(yè)管理企業(yè)和所有的物業(yè)從業(yè)人員都納入監(jiān)管體系，接受相關(guān)主管部門(mén)和社會(huì)公眾的監(jiān)督?！锻ㄖ分赋觯庞皿w系是指全面反映和評(píng)價(jià)物業(yè)服務(wù)企業(yè)及其執(zhí)(從)業(yè)人員基本情況、信用度、服務(wù)行為、投訴記錄等檔案信息資料，主要包括基本信息、業(yè)績(jī)信息和警示信息。

在企業(yè)信息采集過(guò)程中，信用檔案將對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用信息進(jìn)行收集、記錄、分類(lèi)和儲(chǔ)存，檔案及時(shí)反映該企業(yè)或個(gè)人的從業(yè)情況。相關(guān)信息體系包含采集對(duì)象的基本信息、業(yè)績(jī)信息和警示信息，其中，基本信息、業(yè)績(jī)信息主要通過(guò)物業(yè)服務(wù)企業(yè)或執(zhí)(從)業(yè)人員自行申報(bào)采集;警示信息由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門(mén)、市屬房管所根據(jù)履行職責(zé)過(guò)程中產(chǎn)生、發(fā)現(xiàn)或形成的日常檢查、巡查記錄以及公眾投訴、網(wǎng)絡(luò)媒體披露情況等方式采集。

一旦相關(guān)物業(yè)企業(yè)和物業(yè)服務(wù)個(gè)人信用檔案信息采集結(jié)束，該信息系統(tǒng)就將同步向社會(huì)進(jìn)行公示。通知中指出信用檔案信息認(rèn)定結(jié)果需通過(guò)“惠州市房產(chǎn)管理局網(wǎng)站政務(wù)版”和“惠州物業(yè)家園(**)”網(wǎng)站公示，方便任何單位和個(gè)人在選聘物業(yè)公司或招聘物業(yè)工作人員的過(guò)程中查詢相關(guān)信息提供參考。

企業(yè)信用檔案信息與業(yè)務(wù)開(kāi)展密切相關(guān)

搭建完善行業(yè)檔案信息系統(tǒng)，對(duì)于如何使用和管理該信用檔案，《通知》指出，服務(wù)行業(yè)的信用信息將作為服務(wù)企業(yè)資質(zhì)管理、日常監(jiān)管、企業(yè)投標(biāo)、評(píng)優(yōu)評(píng)先、入選物業(yè)服務(wù)行業(yè)專(zhuān)業(yè)人才庫(kù)等工作的重要參考依據(jù)。市房管局物業(yè)科相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，信用檔案與企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展相掛鉤，這也能充分引起行業(yè)企業(yè)和從業(yè)人員的關(guān)注。

該負(fù)責(zé)人介紹，除了與物業(yè)企業(yè)和個(gè)人的業(yè)務(wù)直接關(guān)聯(lián)，信用檔案管理中還實(shí)行計(jì)分制制度，采取網(wǎng)上辦理、即時(shí)評(píng)價(jià)、年終信用等級(jí)評(píng)定的方式，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，又能夠讓行業(yè)時(shí)刻保持警惕，及時(shí)規(guī)范和修正自己的行為。

為了完善行業(yè)企業(yè)和個(gè)人的信用檔案計(jì)分，市房管局配合《通知》還發(fā)布了“惠州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案信息評(píng)分辦法”，在該辦法中對(duì)于物業(yè)服務(wù)企業(yè)(或個(gè)人)接受表彰、缺席行業(yè)會(huì)議，被主管部門(mén)處分以及社區(qū)管理中的優(yōu)缺點(diǎn)將如何加分和減分均作出詳細(xì)要求。主管部門(mén)根據(jù)企業(yè)和個(gè)人表現(xiàn)情況，每年年初根據(jù)得分情況和“評(píng)分辦法”評(píng)定物業(yè)服務(wù)企業(yè)及從業(yè)人員的年度信用等級(jí)。不同級(jí)別的信用等級(jí)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展和辦理過(guò)程中將受到不同的待遇。

市房管局物業(yè)科介紹，相關(guān)物業(yè)企業(yè)和個(gè)人信用檔案和年度信用等級(jí)一經(jīng)評(píng)定，任何單位和個(gè)人未依照權(quán)限、程序，不得擅自修改、增刪信用檔案信息的錄入和變更。當(dāng)然企業(yè)若對(duì)評(píng)定結(jié)果有異議，可在信用檔案信息認(rèn)定結(jié)果公示時(shí)間起7個(gè)工作日內(nèi)，向認(rèn)定單位提出書(shū)面申訴，并提供有效的證據(jù)材料，認(rèn)定單位接到書(shū)面申請(qǐng)后在10個(gè)工作日內(nèi)完成核查和回復(fù)。

篇3：美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案建立管理

美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專(zhuān)職檔案管理人員，建章立制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

（一）檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類(lèi)：依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過(guò)程中，注重對(duì)原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類(lèi)和補(bǔ)充，使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機(jī)，整理住戶全面的原始資料，并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。

檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括：紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式；電腦資料包括：電腦軟、硬盤(pán)儲(chǔ)存系統(tǒng)；做到各種檔案資料并重，互相補(bǔ)充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料，依照"采取的管理方式"中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類(lèi)檢索

1）業(yè)主提供的資料

a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

b、用地批準(zhǔn)文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2）技術(shù)資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

e.工程合同開(kāi)

f.竣工報(bào)告

g.工程預(yù)決算

h.圖紙會(huì)審記錄

i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）

j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗(yàn)收證明書(shū)

m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)

n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)

p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

q.供水的試壓報(bào)告

r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

s.其他技術(shù)資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

d.娛樂(lè)設(shè)施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書(shū)

入住協(xié)議書(shū)

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

（二）管理處各項(xiàng)管理制度目錄

序號(hào)文件名稱(chēng)文件編碼

1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)**.00.01

2職業(yè)安全健康職責(zé)**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04

5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05

6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06

7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07

8犬類(lèi)管理辦法**.00.08

9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01

10保安運(yùn)作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車(chē)輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

17

保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化（地）養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02

21消防設(shè)備（設(shè)施）運(yùn)行管理辦法**.04.03

22消防設(shè)備（設(shè)施）操作規(guī)程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設(shè)備（設(shè)施）維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06

25弱電設(shè)備（設(shè)施）運(yùn)行管理規(guī)定**.04.07

26弱電設(shè)備（設(shè)施）操作規(guī)程**.04.08

27弱電設(shè)備（設(shè)施）維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09

28弱電設(shè)備（設(shè)施）安全管理制度**.04.10

29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預(yù)案**.05.02

31供配電設(shè)備（設(shè)施）安全管理制度**.06.01

32供配電設(shè)備（設(shè)施）運(yùn)行管理規(guī)程**.06.02

33供配電設(shè)備（設(shè)施）操作規(guī)程**.06.03

34供配電設(shè)備（設(shè)施）維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設(shè)備（設(shè)施）安全管理制度**.07.01

37給排水設(shè)備（設(shè)施）運(yùn)行管理規(guī)程**.07.02

38給排水設(shè)備（設(shè)施）操作規(guī)程**.07.03

39給排水設(shè)備（設(shè)施）維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04

40管道維修工作規(guī)程**.07.05

41房屋設(shè)備（設(shè)施）安全管理制度**.09.01

42房屋設(shè)備（設(shè)施）運(yùn)行管理規(guī)程**.09.02

43房屋設(shè)備（設(shè)施）操作規(guī)程**.09.03

44房屋設(shè)備（設(shè)施）維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04

45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05

46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)**.09.06

47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07

48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01

49雨天防滑管理辦法**.10.02

50業(yè)戶管理辦法**.11.01

51空房管理辦法**.11.02

篇4：小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理

小區(qū)管理處物業(yè)檔案的建立與管理

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案，無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類(lèi)也在不斷增加。

一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

1、設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則，根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。

二、資料分類(lèi)整理

收集后的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類(lèi)合理。

三、檔案內(nèi)容

范圍分類(lèi)資料內(nèi)容

房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證

技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門(mén)牌、室號(hào)配置圖

業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類(lèi)協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

四、資料歸檔整理

1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。

2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯，分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。

3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定：出室必須由管理處主任同意，經(jīng)登記后方可借出；入室時(shí)，須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。

4、檔案的管理環(huán)境做到"三防"，即防火、防潮、防變質(zhì)。

篇5：別墅項(xiàng)目物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理

別墅項(xiàng)目物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

管理規(guī)章制度包括：公眾制度、崗位職責(zé)、管理維護(hù)運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)及制度、工作人員考核標(biāo)準(zhǔn)及制度：業(yè)主公約、業(yè)主手冊(cè)、安全管理規(guī)定、裝修管理規(guī)定、保安巡邏制度、門(mén)衛(wèi)工作制度、儀容儀表規(guī)定、衛(wèi)生管理制度、房屋維修養(yǎng)護(hù)措施、設(shè)備安全運(yùn)行管理方案、供配電系統(tǒng)運(yùn)行管理方案、供配電系統(tǒng)維修養(yǎng)護(hù)規(guī)定、消防系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定、給排水系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定、公用配套設(shè)施管理規(guī)定。

管理規(guī)章制度

(一)公眾制度服務(wù)合約,業(yè)主公約,樓體使用及維護(hù)管理規(guī)定,裝修管理,治安消防車(chē)輛管理,公用設(shè)施管理等十余項(xiàng)

管理規(guī)章制度

(二)崗位職責(zé)各級(jí)各類(lèi)人員職責(zé)共二十余項(xiàng)

物業(yè)管理的保障實(shí)施物業(yè)管理的準(zhǔn)則

(三)管理運(yùn)作制度包括各類(lèi)制度、規(guī)范、方法共二十余項(xiàng)

(四)員工考核制度各級(jí)各類(lèi)人員考核制度和考核表共近十項(xiàng)

檔案的建立與管理：

1.資料收集

資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā)，擴(kuò)大信息的收集來(lái)源，從時(shí)間上來(lái)講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部，大到房屋本體公共設(shè)施，小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。

2.資料分類(lèi)整理

(1)