某上市公司檔案管理制度

某上市公司檔案管理制度第一章總則第1條為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，更好地為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新以及各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。第2條本制度適用于公司各類檔案形成、積累、整理、歸檔移交、利用與保密等管理，以及檔案庫(kù)房管理。第3條公司檔案：指在各項(xiàng)活動(dòng)中形成全部檔案的總和，包括公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中，直接形成的對(duì)國(guó)家和公司具有保存利用價(jià)值，并保存?zhèn)洳榈母鞣N文字，圖表、聲像、榮譽(yù)、電子數(shù)據(jù)等不同形式、不同載體的文件材料的總稱。第4條檔案文件材料：記錄和反映本企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)和各項(xiàng)管理工作的不同載體、不同形式的文件的總稱，是指公司在從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、項(xiàng)目建設(shè)、管理等活動(dòng)中，按客觀規(guī)律和一定程序直接形成的不同形式的原始、真實(shí)的記錄。第5條檔案整理：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和編目，使之有序化的過程。第6條組卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。第7條案卷：由一定規(guī)律和特點(diǎn)互相聯(lián)系的若干文件而成的一種檔案保管單位。第8條、--------第9條、--------第10、--------第二章檔案分類第11條公司檔案分類原則：以公司范圍內(nèi)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。第12條按檔案內(nèi)容區(qū)分，公司檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案和人事檔案十個(gè)大類；按檔案載體區(qū)分，公司檔案分為紙質(zhì)檔案及特殊載體檔案兩大類，其中特殊載體檔案又分為電子檔案、聲像檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案。第13條檔案密級(jí)：分為絕密、機(jī)密、秘密三種。只限于公司或有關(guān)部門使用又無需定密級(jí)的劃分為"內(nèi)部"。第三章檔案資料管理第14條各部門應(yīng)明確一名專（兼）職檔案管理人員按公司檔案管理制度要求對(duì)部門資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，該項(xiàng)工作的完成情況作為考評(píng)該員工及所在部門工作績(jī)效的依據(jù)之一。第15條如因檔案管理人員失職或故意行為導(dǎo)致公司檔案丟失或公司秘密泄露的，視情節(jié)嚴(yán)重性給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰直至解除勞動(dòng)合同，造成公司重大損失的追究其法律責(zé)任。第16條為保證公司檔案資料完整安全，檔案室管理員及各部門專（兼）職檔案管理員在離職前須與新任檔案管理員做好檔案清點(diǎn)及移交工作，方可離職。第17條黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案的形成與歸檔。1、編制預(yù)立卷類目。每年1月底前，各部門專（兼）職資料員應(yīng)根據(jù)上一年文件的歸檔內(nèi)容和本年度工作計(jì)劃內(nèi)容編制本年度的預(yù)立卷類目。2、預(yù)立卷類目按工作職能----問題分類，即在某項(xiàng)職能工作范圍內(nèi)，一類問題設(shè)立一個(gè)相應(yīng)類目，而不是按文件來源分類。3、建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備、工藝和涉外文件、竣工試行及驗(yàn)收文件，由公司各相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、積累，并按規(guī)定向公司檔案室移交項(xiàng)目文件材料。4、建設(shè)項(xiàng)目勘察、有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件，在項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理文件，施工、安裝、調(diào)試階段形成的文件，由各負(fù)責(zé)單位編制、整理，并提交（含最終版施工圖光盤）。第18條黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案文件材料的整理與組卷：1、在預(yù)立卷的基礎(chǔ)上，將文件組成若干案卷。組卷時(shí)按照文件材料的形成規(guī)律和密切聯(lián)系原則，兼顧保管期限和密級(jí)等級(jí)大體相同，厚薄適當(dāng)，易于擬定案卷標(biāo)題，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目的文件材料多時(shí)，可分立幾卷；文件材料少時(shí)，也可二個(gè)或三個(gè)項(xiàng)目的材料合并立卷。2、當(dāng)一項(xiàng)工作或活動(dòng)由幾個(gè)部門共同完成時(shí)，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)參與各部門形成的有關(guān)文件材料及時(shí)進(jìn)行收集、整理和匯總，以便保持工作活動(dòng)中形成的文件材料的完整性，各部門不要自行單獨(dú)立卷，實(shí)行誰(shuí)主辦誰(shuí)立卷的辦法。3、-----------------4、-----------------第19條產(chǎn)品、科研、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備類檔案歸檔材料的整理與組卷：1、項(xiàng)目所形成的全部文件在歸檔前必須由文件形成單位進(jìn)行整理。2、公司各部門形成或收到的有關(guān)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試行及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容，分別按年度、項(xiàng)目進(jìn)行整理組卷。3、----------------4、-----------------第四章歸檔要求第20條黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案文件材料的歸檔文件要求。1、歸檔的文件必須是按公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序處理完畢，并且有保存價(jià)值的文件。2、歸檔的文件材料必須完整齊全，如正本與定稿為一件，定稿過厚的，也可單獨(dú)作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）也可各為一件。文件正文與文件處理單為一件，文件處理單包括收文處理單或擬辦單，發(fā)文件稿頭紙以及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等，應(yīng)與文件作為一件。原件與復(fù)印件為一件，如文件形成出現(xiàn)熱敏傳真紙、鉛筆書寫件行等情況，應(yīng)復(fù)制后歸檔，復(fù)制件與原件為一件。批復(fù)與請(qǐng)示，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)（本）為一件。獲獎(jiǎng)榮譽(yù)證書與事跡材料等，都必須收集齊全、完整歸檔。3、公司重要會(huì)議、重要活動(dòng)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、指導(dǎo)工作，外國(guó)友人來訪等過程中拍攝的照片（含底片）、錄音、錄像，要隨文件材料一起歸檔。4、----------------5、----------------6、-----------------第21條產(chǎn)品、科研、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器類檔案文件材料的歸檔文件要求。1、文件材料必須完整、齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料質(zhì)量符合要求，文件材料必須真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目過程實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，文件材料符合檔案管理要求。2、所有需要簽署的文件材料必須使用碳素墨水等耐久性材料書寫。電子文件應(yīng)與其內(nèi)容相一致的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。3、項(xiàng)目建設(shè)類檔案歸檔材料，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)算后，項(xiàng)目經(jīng)辦人將該基建項(xiàng)目全套材料（包括項(xiàng)目工程申請(qǐng)、簽報(bào)、合同、預(yù)算書、結(jié)算書、工程圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，如工程為公開招標(biāo)的還應(yīng)當(dāng)附招投標(biāo)材料等）整理后歸檔至檔案室。4、----------------5、----------------6、-----------------第22條特殊載體檔案的歸檔要求。1、歸檔的照片力求清晰，規(guī)格統(tǒng)一，標(biāo)明活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者。2、電子檔案要附上必要的文字說明，如磁盤、光盤內(nèi)的主要內(nèi)容、編制日期、編制單位、讀取的軟硬件環(huán)境要求等。如果一盤內(nèi)幾項(xiàng)內(nèi)容的，要按內(nèi)容的順序編寫目錄。3、歸檔的題名字跡必須為原版，另紙標(biāo)明活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物。歸檔的榮譽(yù)實(shí)物檔案必須同時(shí)移交獲得此榮譽(yù)的事跡文件材料。第五章歸檔責(zé)任第23條實(shí)行文件材料形成部門和項(xiàng)目管理部門立卷歸檔制度。第24條生產(chǎn)、項(xiàng)目建設(shè)、科研等活動(dòng)中形成的文件材料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集和整理，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定簽字后向公司檔案室移交歸檔。第25條重大技改項(xiàng)目、一般大中型基建項(xiàng)目、改擴(kuò)建項(xiàng)目文件資料，由各部門專（兼）職資料管理員負(fù)責(zé)收集、整理，向公司檔案室移交歸檔。第26條人事檔案、黨群和行政文件由總經(jīng)辦收集、整理歸檔后向檔案室移交。第27條在編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)時(shí)，必須列明移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)、起止時(shí)間、檔案編號(hào)和保管期限。第28條產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)檔案中涉及重要技術(shù)秘密的文件資料，由技術(shù)部門按本制度的規(guī)定立卷保管，每年1月底前將上年度檔案目錄歸檔至檔案室，其余不涉及重要技術(shù)秘密的文件資料按本制度規(guī)定歸檔至檔案室。第29條-----------------------第六章歸檔時(shí)間第30條經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件在辦理完畢后的第二年第一季度歸檔。第31條科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔、周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)文件生效六個(gè)月后歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)定期或按階段文件生效六個(gè)月后歸檔?；?xiàng)目在結(jié)算后一個(gè)月內(nèi)，經(jīng)辦人將有關(guān)項(xiàng)目材料歸檔至檔案室。第32條會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部按年度負(fù)責(zé)保管，保管期為三年，期滿后由財(cái)務(wù)部填寫會(huì)計(jì)移交清單，向檔案室移交保管（如2013年移交2009年的檔案）。第33條產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。第34條電子文件邏輯歸檔與相應(yīng)門類歸檔時(shí)間一致。第35條-----------------------第36條----------------------第37條----------------------第七章檔案分類、歸檔范圍、保管期限第38條檔案分類設(shè)10個(gè)一級(jí)類目，每個(gè)一級(jí)類目又分為若干個(gè)二級(jí)類目、三級(jí)類目。各級(jí)類目設(shè)置標(biāo)識(shí)詳見《檔案分類、歸檔范圍及保管期限表》（見表A.1－A.10）。特殊載體檔案見表A.11。第39條聲像、榮譽(yù)、電子檔案不單獨(dú)設(shè)類目，視其內(nèi)容、特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。但因其載體形式和保管要求不同，需分庫(kù)保管。第40條檔案分類方法編號(hào)規(guī)則：略第八章檔案的管理和使用第41條檔案室應(yīng)配備專用檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)配備有防蟲、防盜、防高溫、防火、防強(qiáng)光、防澇、防潮、防塵、防有害生物和防污染的安全設(shè)施。每天做好溫、濕度記錄，不適宜時(shí)應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。第42條檔案保管期限分為永久（代號(hào)：1）、30年（代號(hào)：2）、10年（代號(hào)：3）。對(duì)介于兩種保管期限的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。第43條檔案室應(yīng)建立、健全檔案統(tǒng)計(jì)工作，保證檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確性，做到賬物相符。第44條部門或個(gè)人由于不遵守本規(guī)定造成文件材料丟失、泄密、損壞或損毀的，要視情節(jié)輕重予以處罰。第45條---------------------第46條------------------第47條檔案使用管理1、公司員工查閱非密級(jí)內(nèi)部資料的，憑本人工作卡到檔案室辦理，需借閱、復(fù)印非密級(jí)資內(nèi)部資料的，須填寫《文件借、閱、印申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理人員調(diào)卷并辦理借閱手續(xù)。如需查閱、借閱、復(fù)印密級(jí)類檔案的，秘密級(jí)檔案由經(jīng)辦人所在部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，機(jī)密級(jí)檔案由經(jīng)辦人分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)審批，絕密級(jí)由總經(jīng)理審批。保密性文件根據(jù)保密制度和保密范圍，定秘級(jí)級(jí)別。2、檔案庫(kù)房設(shè)有專人管理，非檔案室工作人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，查閱檔案者只能在閱覽室內(nèi)閱覽，管理人員應(yīng)確保檔案的完整、保密與安全。3、凡借出檔案到期不歸還或不辦理續(xù)借手續(xù)者，對(duì)借閱人處以100元/次的罰款。凡丟失檔案者，應(yīng)在三天內(nèi)向檔案室提交經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的丟失報(bào)告。4、凡沒有遵守本公司保密制度和檔案借閱規(guī)定，擅自圈劃、涂改、污損、抽取、撤換、私自復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容及丟失檔案者，視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育、罰款直至解除勞動(dòng)合同處理，造成嚴(yán)重后果的追究其法律責(zé)任。第九章附則第48條本制度自公布之日起實(shí)