衢州市城建檔案館檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目初步方案

衢州市城建檔案館檔案數(shù)字化加工工程初步方案衢州市城建檔案館現(xiàn)有館藏檔案約5萬卷，存儲介質(zhì)主要是紙張，關(guān)心的存儲介質(zhì)有磁帶、照片、光盤等。隨著時間的推移，館藏提升檔案科學(xué)化治理水平，增加檔案資料的可讀性、可視性、安全性案信息化建設(shè)，增加公共效勞力氣，提升檔案現(xiàn)代化治理水平，提高檔案工作效率，確保檔案的永久存儲和安全保管。然而，作為衢州信體安全、檔案出入庫登記、盤庫、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用、治理和維護(hù)等的問題。檔案科學(xué)化治理水平，為社會供給準(zhǔn)確、便捷效勞；三是通過對破損案的整理，為檔案館達(dá)標(biāo)、復(fù)檢、升級等做好根底性工作；五是通過完善檔案著錄內(nèi)容，為編研、挖掘、鏈接、跨庫檢索等技術(shù)的實(shí)現(xiàn)供給支撐；六是通過開展檔案劃控、鑒定、開放工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息安庫登記、盤庫、統(tǒng)計(jì)、流轉(zhuǎn)、利用、實(shí)體檔案安全等問題，也為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定良好根底。2023年以來移交的2412套建設(shè)工程竣工檔案進(jìn)展前整理、數(shù)字化加工、劃控鑒定；破損檔案修裱；6萬個檔案卷盒的選購和更換，卷盒、卷內(nèi)名目和備考表的制作打印等。通過數(shù)字化加工建立案卷級、文件級和編研級名目數(shù)據(jù)庫、決算。一、檔案數(shù)字化加工內(nèi)容擬標(biāo)題；檔案案卷級和文件級條目著錄〔要求一稿雙錄雙校)、名目建庫；檔案卷盒的選購與更換、盒內(nèi)卷內(nèi)名目和備考表制作打?。恍抻∷Ⅲw文字OCR冊制作；數(shù)據(jù)備份、導(dǎo)庫、成果治理；檔案復(fù)原裝訂、入庫；檔案解配套軟件、設(shè)備及耗材，由外包效勞公司供給。各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)內(nèi)容及要求如下：〔一〕檔案整理案卷內(nèi)狀況進(jìn)展登記、掃描文件選擇、拆卷、分件、排序、擬標(biāo)題；檔案案卷級和文件級條目著錄〔補(bǔ)錄、名目打印和建庫；檔案卷盒更換、盒內(nèi)卷內(nèi)名目和備考表制作打印及名目冊打印裝訂等工作環(huán)節(jié)。1、檔案進(jìn)出庫交接必需嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫治理制度。中標(biāo)單位必需在加工場所設(shè)立臨時檔案庫房，建立治理制度，指定專人〔組長〕治理檔案實(shí)體，并建立《借用檔案審批單等工作流程單，做好調(diào)檔交接等各環(huán)節(jié)的登記工作。2、對案卷封面上的案卷題名、編制單位、保管期限、形成時間、密級等書寫是否標(biāo)準(zhǔn)，前后是否統(tǒng)一；檔號、流水號是否正確，有無標(biāo)頁、擬標(biāo)題等。3、檢查和修正卷內(nèi)缺頁、重頁、倒頁、破損、字跡褪變、模糊、褶皺不平、裝訂壓字等現(xiàn)象，并加以記錄，通過對檔案的整理和標(biāo)準(zhǔn)著錄，實(shí)現(xiàn)對案卷查閱利用、編研、統(tǒng)計(jì)、密級、劃控等科學(xué)治理。4、按要求區(qū)分同一案卷中的掃描件和非掃描件，并建立掃描件與非掃描件區(qū)分標(biāo)識，同時在《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》上注明OCR提高掃描效率做好根底工作。5、為提高數(shù)字化產(chǎn)品質(zhì)量，檔案數(shù)字化時允許拆卷，但拆卷時〔檔案內(nèi)的成冊資料不拆卷。6、依據(jù)國家檔案局《檔案修裱技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等修裱技術(shù)要求，依據(jù)檔案破損狀況的不同，制定檔案修裱方案，承受專業(yè)修補(bǔ)、托裱技術(shù)，對檔案進(jìn)展搶救和復(fù)原。〔二〕檔案解密、劃控和開放鑒定1不同等，制訂具有清楚、科學(xué)、合理、可行的解密、劃控和開放鑒定解決方案和標(biāo)準(zhǔn)。2、依據(jù)解密、劃控和開放鑒定解決方案和標(biāo)準(zhǔn)，提出“技防”和“人防”的解決措施，確保解密、劃控和開放鑒定工作的有效、安的鑒定結(jié)果與名目數(shù)據(jù)相連接?！踩硻n案掃描：1、掃描設(shè)備要依據(jù)檔案幅面的大小〔A4、A3等〕和紙張狀況，搓紙型掃描儀進(jìn)展掃描。大幅面檔案承受大幅面數(shù)碼平臺。2、掃描模式，要求對全部紙質(zhì)檔案均承受彩色模式進(jìn)展掃描。3、掃描區(qū)分率要求，全文字檔案掃描區(qū)分率為300dpi，特別狀況，如文字偏小、密集、清楚度較差等，可適當(dāng)提高區(qū)分率。4、依據(jù)前處理單，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記名、頁數(shù)是否全都，如有不全都狀況應(yīng)注明具體緣由和處理方法?！菜摹硤D像處理1、應(yīng)對掃描后的圖像進(jìn)展逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁黑邊〔不許裁檔案圖像內(nèi)的白邊、排序等處理，確保掃描件頁面內(nèi)容居圖像整體傾斜小于3度；數(shù)字化產(chǎn)品封裝前后頁面大小全都，前后兩份文件大小全都；全部數(shù)字化產(chǎn)品背風(fēng)光全都；文件排列挨次正確。2、除手寫稿外，應(yīng)承受“尚書的文字識別軟件，將掃描合格的印刷體文件〔正式發(fā)文〕電子圖像,OCRPDFPDFPDF非法字符，能形成標(biāo)準(zhǔn)的DOC文本文件,文本識別準(zhǔn)確率要求到達(dá)95%以上?！参濉硤D像存儲1、存儲格式。全部檔案形成的圖像文件承受單頁TIFFLZWTIFFOCR識別后再形成對應(yīng)的雙層PDF文件(封裝的數(shù)字化產(chǎn)品承受雙PDFOCRTXT圖像不失真，翻開便利并可快速掃瞄。2PDF單面TIFF的命名，是以文件夾命名，文件夾命名應(yīng)與文件級名目中8名排序不得消滅顛倒、缺頁、重頁或錯頁等狀況，命名過失率把握在萬分之三以內(nèi)。要求檔號〔數(shù)據(jù)編號、掃描頁碼與電子名目頁號的100%?！擦趁拷◣煳募壝?、全文電子圖像、檔案實(shí)體、硬盤備份之間的有效關(guān)聯(lián)，并形成案卷級、文件級和專題名目數(shù)據(jù)庫。%以上。2、為保證著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，中標(biāo)單位必需供給雙機(jī)雙錄及校對軟件，條目著錄必需承受“一稿雙錄，人機(jī)雙校、看圖著錄”的方式進(jìn)展，做到名目數(shù)據(jù)著錄的同時做好校對和圖像掛接的預(yù)備工作，名目的排版、打印，建立檔案名目數(shù)據(jù)庫，著錄條目與對應(yīng)圖像文件掛接正確率要求到達(dá)100%。著錄字段最終由衢州市城建檔案館確定。3DBF、EXCEL、XMLTXT單盤調(diào)閱檢索系統(tǒng)，為快速檢索和利用供給數(shù)據(jù)根底。4、為保證名目數(shù)據(jù)的正確性，中標(biāo)單位應(yīng)建立名目數(shù)據(jù)庫治理一份紙質(zhì)或機(jī)讀著錄清單，標(biāo)明與原有館藏電子/紙制名目修改的項(xiàng)目及內(nèi)容，以備數(shù)據(jù)驗(yàn)收時查驗(yàn)。5、檔案裝訂時，要求依據(jù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收后的成品名目〔原紙制名目仍保存市城建檔案館移交光盤電子名目兩套〔含案卷級名目和文件級名目〕和紙質(zhì)名目冊兩套。紙質(zhì)名目冊制作要求紙張挺括〔用120克銅版紙打印封面依據(jù)衢州市城建檔案館要求設(shè)計(jì)制作，并用120克以上銅版紙印制。(七)后期整理裝訂1裝訂。在恢復(fù)裝訂時，依據(jù)檔案原有的裝訂痕跡進(jìn)展，不行更換裝訂位置；遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對齊，檔案內(nèi)頁以下的排列挨次不變，不得漏頁、錯頁，不得壓字，裝訂結(jié)實(shí)、不掉頁，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。同時，案卷備考表上要具體記錄案卷內(nèi)消滅的漏號、缺號、重號、重頁、空白頁等增刪改狀況，要求用黑色檔案專用水筆進(jìn)展書寫，字體要求工整、清潔，不準(zhǔn)消滅涂改的現(xiàn)象。262分檔案卷盒，并按要求在檔案卷盒封面上填寫相應(yīng)內(nèi)容。(八)數(shù)據(jù)掛接數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的名目數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫,通過質(zhì)檢環(huán)的技術(shù)要求，通過專業(yè)批量掛接軟件，比對、剔除重復(fù)件，實(shí)現(xiàn)圖像文件與案卷級、文件級名目數(shù)據(jù)庫的批量、快速掛接；實(shí)現(xiàn)名目數(shù)據(jù)求檔號、把握符、題名、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性到達(dá)100%。外包效勞公司需對上述加工內(nèi)容和要求提出具體處理流程、具體的技術(shù)方案。(九)數(shù)據(jù)備份加工數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，外包效勞公司要承受在線和離線相結(jié)合的方式對數(shù)據(jù)進(jìn)展備份。1、在線備份。數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合衢州市城和數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入到磁盤陣列等存儲介質(zhì)載體PDF數(shù)據(jù)格式實(shí)現(xiàn)在線存貯存份，保證檔案的安全利用。2、磁帶備份。完成數(shù)據(jù)驗(yàn)收后，要制作六套成品數(shù)據(jù)磁帶。所有數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)磁帶在驗(yàn)收后移交給衢州市城建檔案館備份。同時，供給的單盤調(diào)閱數(shù)據(jù)磁帶應(yīng)具有供給名目查詢、圖像掃瞄、圖像放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印等功能。3、硬盤備份。移動硬盤承受單個1T以上容量的正版愛國者或TIFF/LZW壓縮格式數(shù)字化加工產(chǎn)品、已封裝的雙層PDF數(shù)字化加工成品以硬盤備份方式移交衢州市城建檔案館保存。4、備份登記。加工人員要認(rèn)真填寫數(shù)字化備份治理登記表單，數(shù)字化加工在監(jiān)管系統(tǒng)上的監(jiān)控記錄。5、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。使用省檔案局開發(fā)的“數(shù)字化成果質(zhì)檢軟件”對全部數(shù)字化成品數(shù)據(jù)〔名目、圖像、路徑、磁帶、硬盤〕進(jìn)展成品檢測，檢測結(jié)果必需與衢州市城建檔案館數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相符合?！彩硻n案歸還在數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，對檔案實(shí)體進(jìn)展逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、卷內(nèi)文件名目、頁數(shù)與挨次、文件狀況、裝訂要求等進(jìn)展檢查，如覺察喪失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；挨次錯誤、卷內(nèi)文件顛倒等狀況，要重進(jìn)展處理和無條件整改。歸還每批實(shí)體檔案時，接，并做好移交記錄。二、驗(yàn)收要求〔一〕檔案前處理質(zhì)檢。效勞公司通過自檢成果后，衢州市城10%-20%，對檔案前整理質(zhì)量進(jìn)展驗(yàn)收，合格率95%以上〔95%〕95%以下，實(shí)體?！捕硤D像掃描和名目建庫數(shù)據(jù)質(zhì)檢。效勞公司通過自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢10%-20%，對圖像掃描和名目建庫數(shù)據(jù)進(jìn)展驗(yàn)收。其中：①檔號、總流水號、選擇掃描的頁碼與電子名目的張頁號的全都性和掃描圖像的排列挨次與檔案原件的準(zhǔn)確率要求到達(dá)100〔%〕予以驗(yàn)收通過，如抽檢合格率在95%以下，提交驗(yàn)收實(shí)體和數(shù)據(jù)全部發(fā)回重檢。③其它數(shù)據(jù)抽檢合格率要求到達(dá)95%以上〔含在退回自檢期間，衢州市城建檔案館不再供給掃描實(shí)體。(三)檔案數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。效勞公司通過自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢20%，對數(shù)據(jù)掛接進(jìn)展驗(yàn)收。要求檔號、總流水號、把握符、題名、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性到達(dá)100%，如覺察以上〔含，如抽檢合格率在以下，提交驗(yàn)收數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，直至到達(dá)驗(yàn)收要求?！菜摹硻n案實(shí)體驗(yàn)收。效勞公司通過自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢20%，對檔案實(shí)體進(jìn)展驗(yàn)收。檔案實(shí)體驗(yàn)收必需按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件名目、頁數(shù)、挨次、備考表、裝訂等進(jìn)展逐卷檢查和清點(diǎn)，如覺察喪失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；挨次錯誤、卷內(nèi)文件顛倒、裝訂不符合要求等均作為過失，要100%。%以上；%以下，提交驗(yàn)收檔案全部發(fā)回全面自檢，直至到達(dá)驗(yàn)收要求?！参濉骋陨厦總€環(huán)節(jié)的成果檢驗(yàn)均要做好驗(yàn)收記錄，并認(rèn)真填寫《檔案數(shù)字化質(zhì)量驗(yàn)收登記表》一式三份。三、質(zhì)量保障要求〔一〕成立檔案數(shù)字加工工程組。外包效勞公司入駐衢州市城建檔案館之前，應(yīng)成立工程組，指定工程負(fù)責(zé)人，工程負(fù)責(zé)人必需是員如有變動，應(yīng)以書面形式準(zhǔn)時向衢州市城建檔案館報(bào)告?zhèn)浒??！捕辰⒔∪卫碇贫群蜆I(yè)務(wù)操作規(guī)程。外包效勞公司應(yīng)提售后效勞承諾等一系列嚴(yán)格的規(guī)章制度。〔三〕外包效勞公司必需建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測體系，供給專業(yè)個產(chǎn)品加工的質(zhì)量檢驗(yàn)工作?！菜摹辰n制度。外包效勞公司應(yīng)準(zhǔn)時對加工過程中產(chǎn)生的文字、圖表等文件進(jìn)展整理、匯總，裝訂成冊。在工程完畢時，將全套檔案原件伴同光盤、硬盤一起移交衢州市城建檔案館。四、安全保密要求〔一〕檔案數(shù)字化加工要嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等國家規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)開展。〔二〕檔案數(shù)字化加工必需在指定的場所內(nèi)進(jìn)展，確保加工場頻監(jiān)控等專用設(shè)備，視頻監(jiān)控錄像數(shù)據(jù)留存六個月?！踩尺M(jìn)入加工現(xiàn)場的計(jì)算機(jī)等設(shè)備要做好相應(yīng)的保密措施處部門共用，計(jì)算機(jī)硬盤不得帶離加工現(xiàn)場。工程完畢后,效勞器上保存加工數(shù)據(jù)的硬盤必需撤除,交給衢州市城建檔案館處