企業(yè)物資采購招標管理中的問題與對策

物資采購的招標管理是企業(yè)內部管理中的重要內容，它也是決定企業(yè)成本支出的重要保障。而近年來，不乏一些企業(yè)在采購中由于管理層忽視、個別采購人員串通舞弊等行為的發(fā)生，導致企業(yè)物資采購招標管理混亂，既增加了企業(yè)采購成本，也給企業(yè)內部貪腐提供機會，增加了企業(yè)法律風險和財務風險。二、企業(yè)物資采購招標管理中存在的常見問題(一)企業(yè)物資招標制度執(zhí)行不到位通常情況下，企業(yè)在物資采購過程中普遍選擇使用公開招標的形式確定最終供應商，并在內部建立起了物資采購招標管理制度與流程。而就實際情況來看，個別企業(yè)在制定招標管理制度時沒有考慮企業(yè)實際情況，使公開招標成了擺設。例如，一些企業(yè)在招標管理制度中沒有明確公開招標信息的渠道，個別工作人員為了與供應商串通中標，只在一些小眾網站上公示了招標信息，一些大型供應商由于沒有注意信息公示而失去投標機會。再加上個別企業(yè)在選擇招標代理公司時，由于招標公司業(yè)務能力水平限制及企業(yè)提供招標信息不規(guī)范，使公示的招標信息無法滿足企業(yè)物資實際采購需求。再如，招標文件與管理制度的不健全，容易讓一些供應商鉆空子，他們通過惡意低價競爭，排斥其他競爭者，并在后續(xù)產品提供中以降低產品、工程質量的形式保證自己的利潤，這種形式的招標，既無法很好保證企業(yè)正常生產經營所需，也對企業(yè)造成了極大的浪費。(二)企業(yè)物資采購招標文件缺少規(guī)范性從招標文件的規(guī)范性方面來看，多數(shù)企業(yè)編寫的招標文件符合法律相關規(guī)定，沒有原則上的漏洞，但從細節(jié)方面來看，個別企業(yè)仍在規(guī)范性方面存在問題。一是招標文件在范圍上仍需要進一步擴大。一些企業(yè)沒有對物資如何供應、售后服務等內容進行規(guī)定，導致應用過程中產生分歧時出現(xiàn)推脫扯皮現(xiàn)象；二是設備、原材料相關參數(shù)過于簡單，缺少必要的精準性，常常在招標會上由專家指出問題后予以修訂，降低了公開招標的工作效率。三是不同類別的招標文件千篇一律，沒有結合實際情況進行調整。造成以上招標文件不規(guī)范的主要原因是企業(yè)采購主管部門沒有對公開招標工作進行事前準備，沒有組織業(yè)務部門、物資申請部門對招標文件相關條款進行充分論證。同時，一些負責物資采購管理的工作人員在編制標書前，并沒有對擬采購物資市場行情進行深入的調研，由于對市場信息的了解缺少深度，使其在編制招標公告時制定的預算報價與市場定價不符，這就造成一些供應商為了中標，不惜以犧牲產品質量為代價去投標，為企業(yè)日常經營管理埋下風險弊端。(三)企業(yè)物資采購招標管理信息化水平低下有些企業(yè)在采購零部件時，多是以小批次且多批次進行采購，而這些零部件的供應在生產時卻是以大批量為主，這樣將使采購需求與供應產生矛盾。同時，有時采購的一批物資分別由不同供應商提供，由于信息化系統(tǒng)的缺失，并沒有將供應商采購信息錄入信息化系統(tǒng)，采購人員也沒有針對不同供應商進行信息更新，這樣將使企業(yè)在物資采購時無法通過信息化平臺了解不同供應商提供商品的商品信息，這樣將使企業(yè)物資采購管理工作陷入困境，無法對采購成本進行把控，也不利于與長期合作的供應商形成良好的關系。此外，企業(yè)由于未實現(xiàn)信息化管理目標，使物資采購的流程與采購需求信息無法實現(xiàn)傳遞、共享，使制定的物資采購招標方案與企業(yè)實際采購需求不符。(四)存在虛假公開招標的問題從目前多數(shù)企業(yè)物資公開招標工作來看，有些企業(yè)在公開招標中存在“內定”情形，在此背景下，公開招標已經成為一種擺設，個別還成為掩飾腐敗的外衣。例如，一些企業(yè)為了使某家供應商中標，提前將該擬中標供應商擁有的優(yōu)勢作為重要的打分項目，這樣可以使該供應商在綜合打分情況下獲得較高的得分?；蛘咭恍┢髽I(yè)為了避免有競爭力的供應商投標，選擇在一些較小或者不知名的網站發(fā)布招標公告，并提前授意內定供應商串通若干家供應商進行陪標，使該供應商順利中標。這些問題的存在主要是由于采購人、管理者為了追求個人經濟利益，不惜與供應商串通進行行賄受賄，不僅無法保證供應物資質量，也使公開投標活動失去了意義。再如，一些企業(yè)物資采購部門，為了規(guī)避公開招標要求，人為將同一類物資采購拆分成若干采購子項目，這樣使每個小采購項目沒有達到公開招標限額；個別物資采購部門在與一家供應商簽訂采購合同后，在若干年內連續(xù)與該供應商續(xù)簽合同，以逃避公開招標；少數(shù)企業(yè)在招標過程中，通過制定一些特殊條款或要求，排除掉一部分潛在投標人；或者具有特殊利益的幾方，事先串通，名義上進行了招標，實際中標人屬于內定，這種行為違背了公平競爭原則，也損害了企業(yè)和其他投標人的利益。三、強化企業(yè)物資招標采購管理工作的具體措施(一)建立可行、科學的物資采購管理制度體系企業(yè)為了保證物資招標過程規(guī)范、可行，應根據自身采購需求等實際情況，制定物資公開招標采購管理制度與流程。首先，在制度中明確不同物資采購類型所適用的招標文件模板，提高企業(yè)物資招標活動的規(guī)范性；其次，要求采購人員定期對不同供應商相關信息進行更新，使公開招標活動在透明的環(huán)境下運行；再次，管理制度體系中還要針對不同物資實際情況，制定打分標準，使物資招標活動在公平、公開的環(huán)境下開展。(二)事前進行調研，提高招標文件的規(guī)范性、可行性對招標文件的管理是采購管理活動中最為關鍵、最為重要的工作，企業(yè)應針對目前招標文件中存在的漏洞，重新設計、制定公開招標文件模板，并以制度的形式加以規(guī)定，使企業(yè)物資采購人員可以根據制度隨時掌握不同物資類型所適用的招標文件模板。同時，采購人員在開展招標工作前，應對擬采購的原材料、儀器設備相關參數(shù)進行詳細的調查、了解，使制定的招標文件更加準確、科學、專業(yè)。此外，采購人員還要重視對投標供應商資質進行審查，將供應商信用、業(yè)績、資質等內容作為重點考核依據，使招標文件更加具有指導與實踐價值。初步完成招標文件擬定工作之后，企業(yè)應組織相關工作人員對其進行系統(tǒng)審定，認真確認其中的細節(jié)性事項，避免在后續(xù)的工作之中出現(xiàn)需要進行多次修改的情況，有效控制招標工作進度，確保招標活動按照既定計劃規(guī)范開展。(三)實現(xiàn)企業(yè)招標信息化管理目標目前，多數(shù)的企業(yè)在物資采購過程中，按照內部控制相關要求，采用逐級上報統(tǒng)一采購模式，首先由物資使用部門提交采購申請，再由采購部門集中各使用部門申請后，向管理層提交申請，批準后進行公開招標采購。這種模式的最大弊端就是容易使一些業(yè)務部門為了滿足部門利益，造成重復采購、重復領取物資，造成企業(yè)資金浪費。因此，企業(yè)應將大數(shù)據、云計算等信息化技術與物資采購招標管理相結合，貫通拓展采購時間和資金效率。改變以往單一式的領取模式，先由下屬分支機構指定專人負責錄入信息化平臺相關物資申請、采購信息，這樣可以使物資采購部門可以及時了解業(yè)務部門物資采購申請，及時準確判定采購實際需求，規(guī)范采購流程，使物資采購成本有效節(jié)約，避免出現(xiàn)物資堆積的現(xiàn)象。此外，在探索基于信息化的采購一體化管理時，還應注意做好各環(huán)節(jié)信息滯后問題的處理、內部溝通信息壁壘的消除，充分發(fā)揮采購一體化管理的優(yōu)勢。(四)使用大數(shù)據技術提高招標工作效率企業(yè)應將物資公開招標管理與大數(shù)據進行結合，通過定量與定性雙重分析，對不同供應商資質、同類商品價格與品質進行網絡分析與評價，不斷提高企業(yè)物資招標管理工作效率。例如，通過對供應商提供的商品質量進行定性分析，使物資招標管理流程通過大數(shù)據實現(xiàn)價值分析，使數(shù)據更加具有適用性、準確性。而對于定量分析來說，它主要通過對歷次物資采購的數(shù)量、價格與實際需求進行分析，觀察各種因素之間形成的聯(lián)系。(五)企業(yè)管理層應重視物資招標采購管理工作為了保證物資采購招標管理工作順利實施，企業(yè)管理層應重視物資采購招標管理，通過招標管理制度規(guī)范各業(yè)務部門在物資采購中的流程，不斷創(chuàng)新物資公開招標管理模式。即在內部建立起科學、規(guī)范的物資招標采購管理制度，并引入一些詢價、比價管理模式來規(guī)范采購行為。首先，企業(yè)在物資采購招標管理過程中，采購人員應深入地分析物資采購的質量影響因素，使物資采購招標管理決策更加規(guī)范、準確，并促使業(yè)務部門工作人員真正參與到物資采購招標方案的編制中，實現(xiàn)業(yè)務部門之間、業(yè)務部門與采購部門之間的有效溝通與深入交流。其次，物資采購人員還要在總結之前物資使用經驗教訓的基礎上，積極與供應商進行溝通，咨詢供應商相關資質、物資種類及相關參數(shù)，為下一步公開招標、評價提供素材。再次，采購人員在編制物資采購招標管理方案前，應對重大采購項目進行規(guī)劃，并征求倉庫管理部門有關庫存余額及生產部門需求等相關信息，以保證采購的數(shù)量具有經濟效益。(六)為物資招標采購培訓、引進合理的人才物資招標公開管理是一項專業(yè)性極強的工作，它需要企業(yè)擁有綜合業(yè)務能力過硬的人才，應在內部建立一支物資采購人才隊伍，這是實現(xiàn)企業(yè)物資公開招標順利實施的關鍵因素。目前，企業(yè)物資采購管理人員在專業(yè)能力、學歷、經驗等方面存在較大的差異，與與公司現(xiàn)代化發(fā)展的管理形式還不相適應。企業(yè)必須要充分認清加強高素質物資采購人才隊伍建設的必要性，加快人才培養(yǎng)，加速知識更新，不斷加強隊伍建設，提高進物資采購管理質量，提高物資采購管理水平。(七)對物資招標方案進行嚴格的審核成功的公開招標需要企業(yè)采購部門前期進行廣泛的調研，并根據企業(yè)實際的采購需求對供應商市場進行調查，主要考核投標人的資信、商業(yè)信譽、口碑、市場占有份額、主管部門處罰、法律訴訟等信息，不斷完善公開招標方案。同時，采購人員在對招標文件進行審核時，首先，應對招標文件是否符合《招投標法》進行復核，避免因存在歧視性條款而受到主管單位否決或處罰。其次，還要對投標人響應文件中設備參數(shù)、技術條款進行審核，并檢查其是否與招標文件存在調整，避免影響招標質量。(八)強化物資采購人員風險防控意識采購人員不僅在專業(yè)技能上影響公開招標管理工作的質量，其職業(yè)道德素養(yǎng)也是影響企業(yè)物資采購法律風險的關鍵因素，因此，企業(yè)應強化對物資采購人員的管理和教育。首先，通過制定招標管理制度、責任落實機制、績效考核機制等獎懲機制并嚴格落實，對采購人員業(yè)務活動進行約束。其次，企業(yè)應通過加強內部控制、內部審計等工作來對采購準備、采購實施、采購結果落實等階段進行全過程監(jiān)督，明確把控招標采購的各項環(huán)節(jié)，及時糾正采購人員在物資公開招標管理中的漏洞及存在的問題。此外，企業(yè)應重視采購人才隊伍的多形式警示教育工作，以觀看警示教育片、參觀廉政教育館、常態(tài)化開展廉政約談等，及時了解員工思想動態(tài)，強化震懾效應，有效構筑員工的思想防線，對采購領域“服務大局、保障供應、理性采購、務實清廉”的職責定位不斷