中小企業(yè)內(nèi)部管理問題研究

中小企業(yè)內(nèi)部管理問題研究

根據(jù)最新的統(tǒng)計，全國注冊的中小企業(yè)占注冊公司的99%，中小企業(yè)占工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入和稅收的60%。57%和47%。20世紀90年代以來的經(jīng)濟快速增長中，工業(yè)新增產(chǎn)值的76.7%是由中小企業(yè)創(chuàng)造的，我國的中小企業(yè)發(fā)展非常迅猛，在全國各地呈現(xiàn)出欣欣向榮的局面，已成為拉動經(jīng)濟的新的增長點。中小企業(yè)是我國企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)中最有活力的生力軍，中小企業(yè)的健康發(fā)展，關(guān)系著企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)的均衡健康發(fā)展，關(guān)系到民族工業(yè)的崛起甚至中國經(jīng)濟的騰飛，關(guān)系到我國綜合國力的增強。但是，我國的中小企業(yè)普遍管理混亂，基礎(chǔ)管理薄弱，效率低下，生命力不強。許多企業(yè)主的素質(zhì)不高，缺乏科學管理的意識和知識，他們更象是在做貿(mào)易，而不是在做企業(yè)。這些企業(yè)往往是一些機會主義的產(chǎn)物，依靠市場上的一些機會或客戶關(guān)系而生存，缺乏根基，缺乏發(fā)展戰(zhàn)略與科學管理。他們更注重發(fā)展關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，注重維護與客戶、供應(yīng)商、政府良好的關(guān)系，而忽略內(nèi)部管理，造成企業(yè)內(nèi)部漏洞百出、效率低下、員工離職率高等現(xiàn)象，最終走向逐漸衰敗的局面。如杭州某某科技發(fā)展有限公司，成立于2001年5月份，注冊資本50萬元，主要經(jīng)營防靜電產(chǎn)品的批發(fā)、零售，其主要客戶群為手機、電腦等通訊設(shè)備及其他高科技產(chǎn)品的制造商。該公司自成立以來，業(yè)務(wù)發(fā)展勢頭良好，2002年實現(xiàn)銷售收入300多萬元，2003年實現(xiàn)銷售收入500萬元左右。目前，公司已雇傭5名員工，1名采購員，2名銷售員，1名出納兼文秘，1名會計。隨著市場前景的持續(xù)看好，公司老板王某擬打算擴大企業(yè)規(guī)模，卻又不敢擴大規(guī)模，原因是公司的內(nèi)部管理很混亂，內(nèi)部控制非常薄弱，沒有完善的業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)的管理制度。王某常充當救火隊員的角色，顧客有抱怨時，王某就忙著與顧客協(xié)調(diào)；供應(yīng)商有意見時，王某就忙著與供應(yīng)商商量。王某每天工作時間達12—14小時，節(jié)假日從不休息。但公司運作的效率非常低下，對市場的反應(yīng)速度很遲緩，有好幾次因為不能及時供貨而失去了客戶。對競爭對手的實力越來越強。王某非常焦慮。這說明，如今如何完善企業(yè)的內(nèi)部管理，提高企業(yè)運作效率，是擺在該企業(yè)面前的嚴峻課題。對于眾多中小企業(yè)，改善企業(yè)的內(nèi)部管理，提升企業(yè)素質(zhì)，培育企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，至關(guān)重要的。一、中小企業(yè)的基本管理存在一些問題（一）業(yè)務(wù)流程控制薄弱企業(yè)流程是企業(yè)一系列活動的有序集合，是企業(yè)運作的基礎(chǔ)。采購流程、財務(wù)流程、市場營銷及售后服務(wù)流程等都是企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。中小企業(yè)普遍管理流程混亂，不存在規(guī)范的書面的業(yè)務(wù)流程的描述，各部門（員工）一般都按經(jīng)驗或慣例辦事，造成工作執(zhí)行不到位，運作方式不規(guī)范，以及當瓶頸流程或問題流程出現(xiàn)時，得不到有效地處理和改善。例如一個售后服務(wù)流程經(jīng)常受到顧客的抱怨，一個產(chǎn)品供貨流程經(jīng)常不能按時向客戶提供合適的產(chǎn)品，這些都是問題流程。若其效率低下到了一定程度，就會嚴重限制企業(yè)的整體運行效率。沒有適當?shù)臉I(yè)務(wù)流程控制，特別是缺乏對關(guān)鍵控制點的把握，就會造成公司運作過程中的盲點，這些盲點越多，企業(yè)就越容易失控，越容易造成浪費和損失。中小企業(yè)往往缺乏健全的規(guī)章制度，企業(yè)的大小事情都是老板說了算，老板的意志就是制度，這就造成了事無巨細都要請示老板，老板一出差或有其他事故，公司往往會處于停頓或癱瘓狀態(tài)。因此，企業(yè)要擴大規(guī)模，如何形成一種良好的制度機制，實現(xiàn)從人治企業(yè)到制度化企業(yè)的轉(zhuǎn)換是一個需要深刻思考的問題。（二）崗位設(shè)置和崗位分離控制有待于進一步深化古典經(jīng)濟學家亞當．斯密提出了勞動分工理論，泰羅、法約爾等人則把勞動分工的理論運用到了企業(yè)管理的實踐中去。事實上，有了分工才會有效率。中小企業(yè)的管理者由于缺乏科學管理的系統(tǒng)知識，對企業(yè)的組織架構(gòu)和崗位設(shè)置的認識就比較模糊。一般來說，中小企業(yè)的管理者不進行崗位描述，也沒有書面的工作說明、職務(wù)規(guī)范，每個員工的職責、權(quán)利界限不分明，這就容易造成一些工作相互推諉，一些工作無人負責，一些工作相互撞車等局面。隨著現(xiàn)代管理理論發(fā)展和管理實踐的推進，對企業(yè)崗位設(shè)置提出了更高的要求，提出了職務(wù)分離控制。職務(wù)分離控制是指對于組織內(nèi)的不相容職務(wù)必須進行分工負責，不能由一人同時兼任，一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)不能由一個人從頭到尾進行處理，否則會發(fā)生差錯、舞弊、侵占財產(chǎn)等現(xiàn)象。但在中小企業(yè)中，一名員工兼任好幾個工作崗位是常有之事。比如，在杭州某某科技發(fā)展公司，出納員兼任倉庫保管員，當采購人員采購商品入庫時，出納員負責驗收、記錄已收到的貨物并負責保管，銷售業(yè)務(wù)也幾乎由銷售員一手完成，包括聯(lián)系客戶、接受訂單、貨物發(fā)運、登記銷售記錄和進行客戶管理、客戶服務(wù)等都由銷售人員一人經(jīng)辦，這就有可能發(fā)生銷售回扣、陳舊、損耗物資得不到處理等損害公司利益的情況。（三）中小型企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀美國商業(yè)部曾經(jīng)做過一次調(diào)查：絕大多數(shù)倒閉的中小企業(yè)都是記錄非常不完備的。科學的管理需要企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)，企業(yè)經(jīng)營活動的記錄不完善，沒有形成歸類的、系統(tǒng)的文檔，就意味著企業(yè)無法進行管理，無法進行決策，缺乏管理的企業(yè)最容易在激烈的市場競爭中被淘汰。我國的中小企業(yè)也存在著同樣的情況。有些企業(yè)雖然不大，但需要記錄的信息卻十分龐雜。由于受到人員限制、管理設(shè)備落后、管理者素質(zhì)不高等影響，經(jīng)營活動的原始記錄往往不健全，對原始信息的加工能力也比較差，沒有對企業(yè)的文檔加以整理歸檔，形成企業(yè)的一項信息資源，這就導致了在中小企業(yè)中容易發(fā)生差錯、疏漏、舞弊等問題，另一方面管理者也不容易及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，管理決策更是不科學的。（四）員工的能力現(xiàn)代企業(yè)強調(diào)以人為本，強調(diào)人是企業(yè)最重要的資源。從某種意義上講，企業(yè)的成敗取決于員工素質(zhì)的合格程度。如果一個企業(yè)雇傭了太多平庸的或較差的員工，那么即使有完善的業(yè)務(wù)流程、合理的組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置、協(xié)調(diào)的控制系統(tǒng)，企業(yè)也不會獲得長期的成功。但是，中小企業(yè)往往資源有限、資金短缺，不能為員工提供優(yōu)厚的報酬和福利，員工也往往認為在中小企業(yè)中學習和成長性方面比較欠缺，更不能實現(xiàn)自我價值，因此，中小企業(yè)如何才能吸引和留住高素質(zhì)員工，如何實現(xiàn)公司和員工一起成長？科學合理的人力資源管理和員工素質(zhì)控制是關(guān)鍵。二、內(nèi)部控制的內(nèi)涵如何改善中小企業(yè)的基礎(chǔ)管理，內(nèi)部控制是有力的武器，這里所指的內(nèi)部控制是指廣義的控制，包括會計控制和管理控制。企業(yè)管理是一項系統(tǒng)工程，只有進行多方面的控制活動，才能防范、解決存在的問題，改善基礎(chǔ)管理。（一）明確不同的業(yè)務(wù)流程控制中小企業(yè)要緊緊抓住過程管理，形成科學、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)的管理效率。首先，應(yīng)該對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行書面描述，理順每個流程的來龍去脈，使每個流程觸及到企業(yè)運作的各個方面，說明每個流程的具體操作規(guī)程，編制流程手冊。其次，要識別問題流程，抓住關(guān)鍵流程，處理好流程間的關(guān)系，必要時進行業(yè)務(wù)流程重組和改造（BPR），使企業(yè)運作保持順暢和高效。最后，要把規(guī)范的業(yè)務(wù)流程落實到實處，建立相應(yīng)的監(jiān)督和評審機制。中小企業(yè)雖然規(guī)模不大，但必要的規(guī)章制度卻一個也不能少。除了要建立人事管理制度、財務(wù)管理制度、行政管理制度等以外，必須建立與業(yè)務(wù)流程控制相配套的制度控制，如合同管理制度、信用管理制度、授權(quán)批準制度、財產(chǎn)物資管理制度、生產(chǎn)管理制度、質(zhì)量管理制度等等，只有這樣才能使得管理有足夠的深度和取得實質(zhì)性的效果。業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度是企業(yè)最基本的管理基礎(chǔ)，必要時可以聘請注冊會計師或管理顧問協(xié)助對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度進行規(guī)范和整合，為企業(yè)的健康運行、戰(zhàn)略規(guī)劃提供一個良好的平臺。（二）減少人力成本過高也是最主要原因企業(yè)的組織架構(gòu)猶如企業(yè)的骨骼，沒有充分適當?shù)慕M織架構(gòu)就不足以支撐企業(yè)的營運。管理者應(yīng)該考慮如何使企業(yè)的組織架構(gòu)與企業(yè)的戰(zhàn)略、與企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)模相適應(yīng)，一味地節(jié)省人力成本，使一人多崗，致使員工經(jīng)常加班加點，不僅不能達到不相容職務(wù)的牽制，以減少錯弊的目的，而且容易導致效率損失，容易引起員工怨言和士氣低落、離職率高等現(xiàn)象。因此，既要防止人力成本過高，也要防止內(nèi)控失調(diào)、代理成本過高等現(xiàn)象。另一方面，在合理的組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，應(yīng)詳細分析員工崗位的工作性質(zhì)，規(guī)定每個崗位的職責、權(quán)利，并實施工作評價和績效考核，實現(xiàn)每個崗位的責、權(quán)、利相統(tǒng)一。（三）建立企業(yè)管理策略中小企業(yè)應(yīng)健全原始記錄與憑證控制，并由專人進行文檔歸類整理，對信息進行加工。對于信息量不大的企業(yè)，實行書面的原始記錄傳遞，對于信息量大的企業(yè)，應(yīng)建立計算機管理信息系統(tǒng)（如通用的小型ERP軟件），把企業(yè)的各種文檔資料存入計算機中。企業(yè)的管理者應(yīng)根據(jù)原始記錄，應(yīng)用各類統(tǒng)計方法和手段，對企業(yè)的活動記錄進行分類、加工、分析和診斷，借以發(fā)現(xiàn)企業(yè)運行中潛在和暴露出來的問題，制定相應(yīng)的改進措施和提升策略。此外，根據(jù)企業(yè)完備的信息資料，企業(yè)能對市場變化、客戶需求、競爭對手的策略做出迅速反應(yīng)，為企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略決策做出良好的鋪墊。（四）建立健全學習型組織首先，要在源頭上控制人力素質(zhì)，把好招聘關(guān)，建立規(guī)范的招聘程序，通過筆試和面試、初試和多次復試等手段和方式，對應(yīng)聘人員進行多難度的、全面的評價，加強試用期的考核。其次，中小企業(yè)提高素質(zhì)，培養(yǎng)核心競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，建立學習型組織是關(guān)鍵。一方面，要提升管理者素質(zhì)。中小企業(yè)的管理人員缺乏系統(tǒng)的企業(yè)管理知識，他們是憑過去的經(jīng)驗或主觀判斷進行企業(yè)管理，所以管理者必須首先學習科學管理的知識，盡快接受新思想和新觀念。另一方面，應(yīng)提