第08講 有效的會議

第八講有效的會議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問 會議是商務(wù)活動的一個重要局部，是進(jìn)行工作的一個重要工具。為什么開會企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員那么多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時間最多。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個高效的會議

企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問你開會會遲到嗎？企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問1、邀請與會者選擇出席者——哪些人必須來開會？會議主持者的技巧企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問提供信息者企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問提供意見者企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問提供特殊的專長的人企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問能夠授權(quán)的人企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問通知與會者通常需要就會議的時間和地點給與會者書面的通知在上一個會議上宣布；電子郵件；；書面通知；等等企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問準(zhǔn)備議程 會議議程是需要提出并討論的問題或工程的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然編寫議程時要注意幾點：議程開頭為會議的日期、時間與地點；每一項均有一個編號；每一項均有一個起始時間；下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。

企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問委員會議議程7月6日上午11點格林飯店1、〔11：00〕任命一位會議主席2、〔11：10〕為缺席致歉3、〔11：15〕批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、〔11：30〕上次會議提出的事項5、〔11：45〕討論聯(lián)絡(luò)事宜〔12：00〕會間休息6、〔12：15〕其他事宜7、〔12：45〕下次會議細(xì)節(jié)企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問確定地點 選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅是一個舒適的問題而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。會議地點應(yīng)與會議目的相適合。假設(shè)會議的目的之一是讓兩局部人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是適宜的。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問你的辦公室優(yōu)點：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。缺點：可能會有干擾，或者有人打攪。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問下級的辦公室優(yōu)點：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問單位會議室優(yōu)點：防止由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。缺點：外人可能同與會者接觸而打攪會議。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問外面的會議室優(yōu)點：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問會議中心優(yōu)點：具有開大會的設(shè)備；需要時能夠提供技術(shù)支持和平安保衛(wèi)。缺點：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的時機(jī)。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問安排座位一對一會議在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的風(fēng)格，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正式程度。一對一的會議有三種座位安排：企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問合作性的 坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達(dá)得更自在一些。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問多人會議多人會議有四種就坐方式，如以下圖：企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問掌握會議節(jié)奏企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問準(zhǔn)時開會企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問履行議程有效的利用時間規(guī)定休息時間企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問控制會議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地說明對會議缺少興趣，注意力不集中。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問 一種不愉快的表情表示出這個人對會議進(jìn)行的方式感到不快樂。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言說明一種對抗態(tài)度。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問區(qū)分積極的信號 這個與會者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問 這個與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問評估氣氛維持秩序達(dá)成決議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問維持秩序 假設(shè)雙方的討論邊的過分劇烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。同時，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問借口會議中還會遇到一些特殊問題

當(dāng)談及一項為完成的工作時，與會者會找借口，如“我忘了〞、“這不是我的責(zé)任〞。作為主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給其他人做。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能到達(dá)規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可以通過揭露她的策略來鼓勵她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主席，你可以以會議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咴诓粨p害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問嚴(yán)重混亂 與會者開始罵人，不守規(guī)那么，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會者離開。你也可以休會，而且不確定重新集合的時間。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問結(jié)束會議處理其他事宜總結(jié)決議結(jié)束會議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問會議參與者的技巧企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問積極參與收集信息企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問識別對立方企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問外表與講話企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問外表局部企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問獲得信心積極地參與企業(yè)的