有效會議培訓課程

有效會議大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向……花在開會上的時間越來越多……開會的頻率越來越高……每天都在開會，您會開會嗎？

——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。店長會議一年所需花費14*12*3*6=3024課程目標讓管理者充分意識到有效會議的重要性提高店例會的效果和效率提升業(yè)績能力

課程內(nèi)容何為“有效會議”連鎖店會議的基本類型如何開好一個店例會？為什么要開會？會議的目的：發(fā)布信息，收集信息作出決定達成共識解決問題以上三項的綜合必須依靠集思廣益才能解決的問題；按常規(guī)步驟來不及決定的事情；需要作出決定的事；發(fā)生重大變革和實行新方法時；會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易在會議上接受的決定。開會的理由為什么要開會？連鎖店會議的基本類型

按時間頻率：一月經(jīng)管會（本節(jié)重點要講解的）二日常例會（晨會、碰頭會）信息性會議

舉行這類會議是為了向與會者傳播信息。它可以采用講話或上課的形式，也可以通過電話、電視、幻燈等形式。雖然也進行一些討論，可能提出問題，但它著重于向與會者提供信息。征求意見會

當領導人想通過其他人的設想和意見來幫助決策時，就要召開這種會議。通常是領導提出問題，征求雇員們的意見，了解雇員會怎樣應付局勢。按會議內(nèi)容：解難會

解難會議要求在會上擺出事實以供參考和討論，并找出解決問題的辦法。這種會議一般要展開自由活躍的討論。在解難會議上，要給予大家出謀劃策的權利，即使他們的解決辦法并不是最好的，但這是由他們通過的，并將由他們來執(zhí)行。

新設想會議

新設想會議的目的是提出新設想，引導大家提出新的觀點意見。目的不在于采取行動，面貌一新于開發(fā)今后可能有用的新計劃和設想。

沒有目的性，形成多中心會議；開會只是為了走形式；主持人會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力；開會者缺乏效率觀念，不準時參加；重復。重復內(nèi)容發(fā)言，眾多陪會者重復表態(tài)；對于許多問題反復研究，卻不能形成決議；匯報不得要領，像流水帳。低效會議

開了幾個會？

為會議花掉多少時間？

因為開會達成幾項共識？

因為開會完成幾個結論？

因為開會加了多久的班？

因為開會失去多少關鍵時刻？

因為開會耽誤多少工作？算算看，你一周內(nèi)總共：終結無效率的浪費，管理您的會議！一、會前準備明確會議舉行的目的合理安排會議時間3.邀請適當?shù)娜顺鱿?.準備背景資料5.設定會議議程1.明確舉行會議的目的

信息傳播共享

動員激勵

問題解決和決策制定2.合理安排會議時間

不要遲到

浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！

不要隨意推遲和變更開會時間

打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；還會導致召集部門（人）的威信下降。

嚴格按照議程進行，不要超時1、參會人員的選擇

知情者

決策參與者

執(zhí)行者

重大關系人

3.邀請適當?shù)娜藚?、預約參會人員

找出最適宜所有參會人的開會時間。

會議通知（目的、時間、地點）。

有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。

提前發(fā)放會議資料，讓與會者做好準備。

會議結束2-3天內(nèi)，所有與會者應拿到會議記錄。4.準備背景資料5.制定議程

1.列出團隊會議的目標

2.為會議制定規(guī)則

3.確定與會者名單

4.確定會議召開的時間、地點和持續(xù)時長

5.指定會議角色議程實例《標準化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推行《標準化作業(yè)流程》會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點：五樓大會議室與會人員：作業(yè)組各組組長，運營組、質(zhì)控組全體同事。主持人：區(qū)經(jīng)理記錄員：行政助理1、15：00-15：15

《標準化作業(yè)流程》介紹，主講人區(qū)經(jīng)理2、15：15-15：45

推行方案和時間表，推行過程中可能遇見的問題，與會者討論。3、15：45－16：00區(qū)經(jīng)理做會議總結，任務分配，并確定檢查方法會議資料：《標準化作業(yè)流程》練習

請制定一個會議議程，寫在白板上，并進行點評。二、會中控制1.開場白

歡迎詞

講明會議背景及目的

宣布會議議程

制定紀律規(guī)則開場白示例

首先，歡迎各位按時與會。近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本月的營收目標達標率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將營運部熊建銀經(jīng)理為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最后由行政助理整合后提出執(zhí)行方案。本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!要掌握會議節(jié)奏2.會議主持人職責

營造和諧氣氛

嚴格按照議程進行

正確總結討論內(nèi)容

引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言

幫助與會者厘清不假思索的想法

尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況

減少與議題無關的爭辯與討論

保持中立態(tài)度會議中的常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題小組討論：作為會議主持人，面對以上問題，您有什么對策？

人身攻擊☆對雙方進行安撫☆重申議事規(guī)則☆重提主體進行討論

離題☆兜一圈切回主題☆給予肯定再切斷話題☆將離題的議題留置最后再做討論☆請他做歸納或替他做歸納☆事先請將規(guī)則講清楚☆發(fā)言限定時間常見問題的對策

爭議☆暫停該項議題，容后再議☆參與第三者的意見☆將雙方意見列表比較☆進行不記名投票☆重整雙方意見提出新的方案☆重申共同利益

抱怨☆同情其不滿的情緒☆歸納其不滿的原因☆尋求解決的方法

獨占發(fā)言☆主持人制止其行為?！钫f明規(guī)則強制執(zhí)行

嘮嘮叨叨☆清楚其具體的想法☆不要粗魯打斷☆對發(fā)言予以認可

時間不足☆選擇重要的議題進行討論?！钕拗瓢l(fā)言人數(shù)(可事先登記)☆限制發(fā)言時間☆征求與會人意見，是否挪到下次會議

爭功諉過☆主持人應制止不當?shù)陌l(fā)言,并給予其適當?shù)目隙ā！钜龑ЫM織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當?shù)目隙?/p>

為反對而反對☆請他提出更好的對策。☆引導他思考是否有考慮周全☆不斷施壓

不參與發(fā)言☆設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果?！钪鲃映鰮?適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵?！钣行A聽與良好溝通。3.與會者的責任

發(fā)言內(nèi)容要有組織

適時發(fā)言

一次只討論一個重點

口齒清晰，陳述有力

一針見血

音量適當

解釋方式讓人易懂

口吻要自信

在要點處可稍加大音量注意傾聽4.會議記錄要點

時間

地點

與會人

議題

重要發(fā)言

行動方案

會議決策或結論

完成時限

執(zhí)行追蹤檢驗會議記錄的技巧

活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.

掌握主語、動詞、形容詞

明確數(shù)字

運用關鍵詞

列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向

一言以蔽之三、會后追蹤

會議記錄發(fā)放

執(zhí)行督促

按會議決議追蹤檢驗

準備下階段會議課程回顧情景模擬第三部分：有效會議的方法高效會議清單1.提高會議效率的清單

會議準備☆會議目的明確☆與會人選合適☆會議地點確定☆所需會議資料已經(jīng)準備就緒并可用☆已按時發(fā)出會議通知☆

會議通知應包括如下要點：–會議目的–待討論的日程要點–會議地點–會議開始、結束時間–與會者應作的準備

會議主持人☆

主持會議☆與會議安排在時間上保持一致☆鼓勵與會者☆讓與會者充分交流他們的觀點☆確保不偏題☆總結會議要點☆確保已做出了決定（誰？是什么？什么時候？）

與會人員☆按時到會☆認真傾聽并盡力理解別人的發(fā)言☆不要打斷別人的發(fā)言☆創(chuàng)造一種開放的、創(chuàng)造性的氛圍☆清晰地交流，井井有條、切中要點

會議記錄☆計時考勤☆記下誰在何時做了何事☆會議結論，行動方案☆會后及時下發(fā)成功會議的黃金規(guī)則發(fā)布/通知會議日程按時到會——按時開會——按時散會有備而來始終切中主題——不要偏離議事項目不要打斷別人——傾聽以便理解次日發(fā)布會議備忘錄/通過的決策清楚了解下列各點：做出了什么決定由誰負責要求何時完成如何開好一個店例會？

三如何開好一個店例會？：會議的準備工作會議的準備工作三如何開好一個店例會？：會議的準備工作一明確會議的議題二每個議題的時間控制三收集事實和數(shù)據(jù)資料，支持議題的闡述四會議的行政安排三如何開好一個店例會？：會議的準備工作一明確會議的議題

常規(guī)店例會的內(nèi)容每月業(yè)績分析案例分享宣講公司新政策/活動和計劃制定——任務分解團隊激勵重申上次店例會工作內(nèi)容同期上期數(shù)據(jù)對比分析三如何開好一個店例會？：會議的準備工作三如何開好一個店例會？：會議的準備工作常規(guī)店例會的羅列順序每月業(yè)績分析→首位↓案例分享

↓點燃興奮點宣講公司新政策/活動和計劃制定↓團隊激勵→末尾↓點燃興奮點重申上次店例會工作內(nèi)容→回顧三如何開好一個店例會？：會議的準備工作二每個議題的時間控制管理者宣講時間店長討論總結時間可控性分析三如何開好一個店例會？：會議的準備工作常規(guī)店例會的時間分配每月業(yè)績分析15m

案例分享10m

宣講公司新政策和決定15m

團隊激勵10m

重申上次店例會工作內(nèi)容10m三

收集事實和數(shù)據(jù)資料，支持議題的闡述案例業(yè)務員業(yè)務特點分析本周單店業(yè)務總結歷史同期業(yè)務水平比較上月業(yè)務水平比較同一商圈其他連鎖店三如何開好一個店例會？：會議的準備工作三如何開好一個店例會？：會議的準備工作四會議的行政安排：時間和地點安排和通知注意事項（著裝、攜帶工具、簡單紀律）與會人員的確定值班人員的選擇：根據(jù)內(nèi)容而定三如何開好一個店例會？：會議的準備工作小組討論一：做一個店例會的準備計劃本次會議的議題有：工資改革月業(yè)績分析案例培訓店長晉級三如何開好一個店例會？：會議進行中會議紀律：主持人提前抵達會議地點處理遲到現(xiàn)象延遲會議的補救辦法提醒關閉所有通訊設備所有問題的提出都通過主持人三如何開好一個店例會？：會議進行中保證任何討論與議程有關重復與會者提出的動議，并保證每個人都聽到和理解讀出消極信號辨別積極信號評估氣氛維持秩序會議的節(jié)奏控制三如何開好一個店例會？：會議進行中會議的前言部分按時召開會議開會的原因需要大家提供哪些幫助介紹議程三如何開好一個店例會？：會議進行中會議的主體部分講解信息或討論問題通過開放式提問使員工參與鼓勵說出問題或信息示范或進行活動三如何開好一個店例會？：會議進行中會議的總結對會議進行總結對達成的共識進行復述設定追蹤方法及期限進行檢查用正面積極的話語結束會議按時結束會議，表示你能尊重員工的其它職責三如何開好一個店例會？：會議進行中提醒一：提供與會者發(fā)表個人意見和建議的機會利用議程控制會議步驟和時間圍繞會議議題，避免離題維持會議秩序，排除會議干擾評估會議氣氛，調(diào)整會議節(jié)