第九章-檔案的檢索

第九章檔案的檢索

了解擋案計算機檢索的特點。了解檔案著錄工作的含義與內(nèi)容，檔案標引工作的含義與規(guī)則。掌握常用檔案檢索工具的功能和編制方法。知道檔案著錄格式和著錄符號，檔案標引的步驟和方法，檔案檢索工具體系的構(gòu)成。掌握常用檢索工具的結(jié)構(gòu)和編制方法，會用有關知識對文件進行著錄，會編制常用的檔案檢索工具。45321檔案部門應以“檔案信息化”、“利用網(wǎng)絡化”為導向，提供檢索工具，構(gòu)筑信息平臺。工具的價值在于改進服務；重要的是使用工具的智慧。第一節(jié)檔案著錄與標引

第二節(jié)檔案檢索工具第三節(jié)檔案的計算機檢索

第一節(jié)檔案著錄與標引

一、檔案著錄工作

二、檔案標引工作

三、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》

《中華人民共和國行業(yè)標準檔案著錄規(guī)則》（DA／T18一1999）一、檔案著錄工作

檔案著錄就是在編制檔案檢索工具時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。著錄工作是編制檢索工具的前提和基礎，此外，還具有檔案登記，介紹、報道和交流館（室）藏的作用。按照國家標準《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄工作主要包括著錄項目、標識符號、著錄格式、著錄級別、著錄項目細則等內(nèi)容。（一）著錄項目

標識符號是用來表示不同著錄項目和著錄含義的人工語言符號。（二）標識符號

標識符號

.—

置于下列各著錄項目之前：

稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項。

＝置于并列題名之前。

：置于下列各著錄單元之前：

副題名及說明題名文字，文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。

／置于第一個責任者之前。

；置干多個文件編號之間、多個責任者之間。

，

用于相同職責、身份省略時的責任者之間或同一責任者的不同職責、身份之間。

＋置于每一個附件之前。

[]置于下列著錄內(nèi)容的兩端：

自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字。

檔案著錄標識符號

()置于下列著錄內(nèi)容的兩端：

責任者所屬機構(gòu)名稱、責任者真實姓名、責任者職責或身份、外國責任者國別及姓名原文、中國責任者時代、歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀年。

？用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號配合使用。

-用于下列著錄內(nèi)容之間：

日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間。

…

用于節(jié)略內(nèi)容。

□用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□”號。

著錄格式是指著錄項目在載體上的排列順序及表達方式。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，一般采用段落符號式進行著錄，有時也可采用表格條目式。段落符號式條目著錄格式如下：（三）著錄格式

分類號檔案館（室）代號代號檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號/責任者+附件-稿本：文種-密級：保管期限-載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格-附注提要主題詞或關鍵詞段落符號式條目著錄格式將著錄項目分為四個段落

M33+P134620018172-3983-45[奏為請飭川省籌撥銀兩以濟甘民采買籽種情由并與左宗棠接交篆務事]/(清)穆圖善(署理陜甘總督).—副本：錄副奏片.—永久.—同治8年2月18日(18690330).—朱批時間同治8年3月29日(18690510)

籌撥銀兩采買籽種交接篆務左宗堂四川省

著錄條目實例A1J112.22411010

104-2-13-43107-23

關于體育?？茖W校校舍修繕工程函/北平市政府教育局第一科+工程項目單+北平市立中小學校校舍修繕工程標準說明書.—正本：函.—永久.—□□□□1211［19461211?］.—3頁.—發(fā)文單位名稱字跡模糊

?？茖W校校舍修繕體育學校著錄條目實例A3

J2711411010103-1-65-1100-62

征集抗戰(zhàn)史績展鑒品函/北平市各機關聯(lián)合主辦抗戰(zhàn)史績展鑒會籌備委員會.—正本：函.—長期.—□□□□0824［19460824］.—3頁.—時間依據(jù)輔仁大學收文單考證

為舉辦抗戰(zhàn)史績展覽會向輔仁大學征集有關記述文字、照片等展品。

展覽會抗日戰(zhàn)爭中山公園北平著錄條目實例A4D111413001J01-9-271-1223-87劉鄧薄等給宋楊蘇并軍委電：對平原作戰(zhàn)部署的意見/劉伯承；鄧小平；薄一波.—復制件.—永久.—19450828.—2頁作戰(zhàn)部署破壞交通線宋任窮楊得志蘇振華著錄條目實例A6GE5.75411010

2-53-107-846-94轉(zhuǎn)發(fā)國務院批轉(zhuǎn)國家教委關于改革高等學校畢業(yè)生分配制度報告通知的通知：京政發(fā)［1989］56號/北京市人民政府+國務院通知+國家教委…報告+［市計委、市高教局、市人事局實施意見］.—副本：通知.—內(nèi)部：永久.—19890702.—8頁：260mm×184mm.—教委報告不全，市計委、市高教局、市人事局實施意見全無

國家教委報告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問題及進行改革的意見。國務院通知要求各地區(qū)各部門制定改革措施。北京市有關單位提出了實施意見。

畢業(yè)生分配高等院校教育改革制度著錄條目實例A10

SA2+NT612443401

6-3-115-4

長沙茶廠速溶減肥茶車間擴建工程環(huán)境影響報告書：D-0330/彭維寧；劉耀煌.—副本.—長期.—19870800.—49頁

本報告書系針對長沙茶廠經(jīng)外經(jīng)部批復同意在原廠址上改建擴建速溶減肥茶車間而作。其內(nèi)容包括工程及環(huán)境概況、工程環(huán)境現(xiàn)狀、監(jiān)測及評價、工程環(huán)境影響評價、工程環(huán)?？尚行哉撟C意見等。基本結(jié)論是：擴建該車間，不僅經(jīng)濟效益和社會效益好，設計所規(guī)定的環(huán)保措施實施后，環(huán)境效益也是好的，該工程是可行的。

環(huán)境管理環(huán)境監(jiān)測環(huán)境噪聲工業(yè)大氣影響工業(yè)廢水工業(yè)建筑制茶著錄條目實例A12

TB552［12］+SA321［12］412403

2-4-31-12

天津市污染氣象要素的研究=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinTianjin/孫奕敏(天津市氣象科研所副研究員)；王長有，鐵學熙(天津市氣象科研所助理研究員)［等］.—正本.—永久.—19821105-19851031.—8卷.—責任者還有邊海；李檬；陳英；劉學軍.—19881011獲天津市科技進步二等獎

通過大氣邊界層中的湍流與氣象特征來研究大氣污染物質(zhì)的輸送和擴散稀釋規(guī)律，為大氣污染的預報提供了科學依據(jù)。本課題為“六五”期間國家攻關項目《天津市城市生態(tài)系統(tǒng)與污染綜合防治研究》課題中所屬的大氣專題項目。

大氣污染氣象要素大氣邊界層天津

著錄條目實例A14

A712411001

4-1-1994-42

巨人之聲：鄧小平原始講話錄音：新出音管字［1994］046號；ISRCCN-F27-93-370-00/A?D/中央檔案館(編輯)；深圳市先科娛樂傳播有限公司(出品)［等］.—珍藏版.—公開：永久.—1994□□□□.—錄音磁帶：6盒：60min

張景堂(總編輯)；沈正樂，葉大鷹(總監(jiān)制)

同內(nèi)容小冊子1本，依《鄧小平文選》第三卷排印

播放時間238'32″

本錄音帶包括鄧小平在國慶35周年慶祝典禮、全國科學大會、中共中央工作會議、中共理論工作務虛會、全國政協(xié)五屆二次會議、中國文學藝術工作者第四次代表大會、中共十二大、中顧委第二次全體會議、全國科技工作會議、中共全國代表會議上的講話。

鄧小平講話中共代表會議科技工作文藝工作理論工作

著錄條目實例A16

GA41-24411001

89-3-10-1-10

全國檔案工作會議/唐珂(攝影).—正本.—公開：永久.—19910820-19910822.—照片：10張：5英寸.—彩色.—參見文書卷89-1-2430

1991年8月在北京回龍觀賓館召開全國檔案工作會議，會議工作人員唐珂拍攝的大會主席臺、國務院秘書長羅干講話、國家檔案局局長馮子直報告及大會會場分組會會場等10張照片。

檔案工作會議羅干安成信馮子直北京著錄條目實例A18

段落符號式條目著錄格式既適用對單份文件、單個案卷進行著錄，也適用對一組文件、一組案卷進行著錄。著錄一般在卡片上進行，卡片尺寸為125cm×75cm，著錄時，卡片四周均應留1cm的空隙。如卡片正面著錄不完，可在背面連續(xù)著錄，并在正面右下角用“（）”注明“轉(zhuǎn)背面”。（四）檔案著錄級別

文件級著錄時是一文一卡，案卷級著錄時是一卷一卡，根據(jù)著錄對象選擇恰當?shù)闹浖墑e。文件級著錄卡片NW57050222-13-18-312-011-1536-21關于批轉(zhuǎn)《××市環(huán)境保護實施辦法》的通知：×環(huán)字［1998］16號／××縣環(huán)保局＋××市環(huán)境保護實施辦法．—通知．—內(nèi)部：長期．—19981112.—4頁：260mm×184mm（提要略）環(huán)境保護辦法第一段分類號、檔號第二段題名與責任說明、稿本與文種、密級與保管期限、時間、載體類型及形態(tài)、附注

第三段提要第四段主題詞或關鍵詞案卷級著錄卡片MA041050015-34-28-1743-26××市各縣1958年土地資源統(tǒng)計表—19581201－19590301＋××市農(nóng)業(yè)局關于開展土地資源調(diào)查的通知：統(tǒng)計表．—永久．—

19581201－19590301．—

××縣統(tǒng)計數(shù)字不完全（提要略）（主題詞或關鍵詞略）

1.題名與責任說明項（1）正題名。（五）著錄項目細則

（2）文件編號。文件編號包括發(fā)文字號、科研實驗報告流水號、標準規(guī)范類文件的編號、圖號等，著錄時按原文照錄，前面加“：”號。（3）責任者。責任者著錄的四種情況

（4）附件。附件是正文后的附加材料，著錄時只著錄題名，其前加“＋”號。若正文后有多個附件則應逐一著錄，且每個附件題名前都要加“＋”號。例如：“＋國務院通知”。

2.稿本與文種項稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、底圖、藍圖、原版、修訂本、印本等，著錄時依實驗情況照錄，前面加“—”號。

文種依實際情況著錄為命令、決定、指示、報告、通知、請示、批復、函、會議紀要、說明書、協(xié)議書、鑒定書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等，前面加“：”號。說明書判決書

3.密級與保管期限項

4.時間項

時間一律用8位阿拉伯數(shù)字表示，前4位數(shù)字表示年度，第5至6位表示月，第7至8位表示日。

5.載體類型與形態(tài)項

（1）載體類型。載體類型有甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。（2）數(shù)量及單位。數(shù)量用阿拉伯數(shù)字著錄，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位進行著錄，如“卷”、“頁”、“張”、“冊”、“盒”等，前面加“：”號。（3）規(guī)格。規(guī)格是指檔案載體的型號、尺寸等，著錄時前面加“：”號。6.附注與提要項

7.排檢與編號項

排檢與編號項是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務注記項。請根據(jù)檔案著錄規(guī)則，對下面這份文件進行著錄。

人事部民政部關于表彰全國民政系統(tǒng)先進工作者和勞動模范的決定》（國人部發(fā)〔2006〕116號）

附件：1.全國民政系統(tǒng)先進工作者名單

2.全國民政系統(tǒng)勞動模范名單

二○○六年十月三十一日

分類號檔案館（室）代號檔號電子文檔號縮微號關于表彰全國民政系統(tǒng)先進工作者和勞動模范的決定：國人部發(fā)〔2006〕116號/人事部，民政部+全國民政系統(tǒng)先進工作者名單+全國民政系統(tǒng)勞動模范名單.—決定.—永久.—20061031提要（略）民政系統(tǒng)表彰決定二、檔案標引工作

檔案標引是指在檔案著錄過程中，對檔案的內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標識的過程。（一）檔案標引的質(zhì)量指標

檔案標引的質(zhì)量直接影響著檔案的檢索效率，衡量檔案標引工作的質(zhì)量指標有三種:

1.熟悉和掌握分類標引規(guī)則

檔案分類標引依據(jù)的是《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規(guī)則》，所以，標引員必須熟悉和掌握這些內(nèi)容，正確理解各類目的含義和范圍，按專指性的要求把文件分入恰當?shù)念惸?，并要根?jù)檔案的實際內(nèi)容確定恰當?shù)臉艘疃龋ＷC標引的全面、準確。（二）分類標引的步驟與方法

2.分析檔案主題（1）主題的類型

（2）主題因素

3.根據(jù)分析結(jié)果，給出分類號

根據(jù)分析結(jié)果，給出分類號如多主題文件，先分解為單主題，然后分別賦予其分類號。

4.審校。

為確保標引的質(zhì)量，在給出分類號后，應重新審視主題概念的提煉、分類號的選擇和書寫等是否全面、準確、無誤。

1.熟悉和掌握主題標引規(guī)則

主題標引依據(jù)的是《中國檔案主題詞表》。標引人員要對《中國檔案主題詞表》的結(jié)構(gòu)體例、使用方法和主題標引的有關規(guī)則充分了解，熟練掌握。。2.了解檔案內(nèi)容，分析檔案主題

要想標引出正確的主題詞，必須首先熟悉檔案的內(nèi)容，熟悉檔案內(nèi)容的方法很多，比如瀏覽標題、按語、查閱文件外部特征等。（三）主題標引的步驟與方法

3.查表選詞，進行概念轉(zhuǎn)換主題概念提煉出來后，要把它轉(zhuǎn)換為主題詞。

4.審校

概念轉(zhuǎn)換完成以后，應進行審校，看看主題概念的提煉、主題詞的選擇及書寫形式是否正確、貼切等。審校的形式同分類標引一樣。

《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》是進行檔案標引的依據(jù)，相當于兩本標引的工具書。

三、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》

《中國檔案分類法》

中國檔案分類標引與檢索標準化的工具書。國家檔案局主持制定，1985年10月全國文獻工作標準化技術委員會第五分會對其進行了審議，1987年12月檔案出版社出版試行本。待經(jīng)一定時間的實踐檢驗，再行修訂、補充，并報請批準作為國家標準。

該分類法由編制說明、主表、輔助表組成。編制說明對編制目的和原則、適用范圍、結(jié)構(gòu)原理、使用方法等作了介紹。主表是分類法的主體，共設置19個基本大類：A中國共產(chǎn)黨黨務，B國家政務總類，C政法，D軍事，E外交,F政協(xié)、民主黨派、群眾團體,G文化、教育、衛(wèi)生、體育，H科學研究，J計劃、經(jīng)濟管理,K財政、金融、保險、審計,L商業(yè)、旅游業(yè)、服務業(yè),M農(nóng)、林、牧、漁業(yè)，N工業(yè)，P交通，Q郵電通信，R城鄉(xiāng)建設、建筑業(yè),S環(huán)境保護,T海洋、氣象、地震、測繪,U標準、計量、專利。每一大類下，再分設若干屬類,一般設4級類目，也有的設3或5級類目，形成等級分明、次第清楚的分類系統(tǒng)。輔助表有4個:綜合復分表、世界各國和地區(qū)表(Ⅰ)、中國地區(qū)表、中國民族表。

除檔案分類法以外，該書還附有檔案分類標引規(guī)則、《中國檔案分類法》類目細分規(guī)則、清代檔案分類表和民國檔案分類表。（一）《中國檔案分類法》

《中國檔案分類法》主要用于檔案分類標引和組織檔案分類目錄，適用于我國各個歷史時期所形成的各類檔案，其體系和類目的設置是以不同時期國家機構(gòu)、社會組織的職能分工為基礎，結(jié)合檔案內(nèi)容記述和反映的事物屬性關系，形成從總到分，從一般到具體的邏輯體系。

1.《中國檔案分類法》的構(gòu)成。

2.中華人民共和國檔案分類表的結(jié)構(gòu)體例中華人民共和國檔案分類表主要包括：（1）基本大類。中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設置了19個基本大類，即：

Ａ中國共產(chǎn)黨黨務Ｂ國家政務總類Ｃ政法Ｄ軍事Ｅ外交Ｆ政協(xié)、民主黨派、群眾團體Ｇ文化、教育、衛(wèi)生、體育Ｈ科學研究Ｊ計劃、經(jīng)濟管理Ｋ財政、金融、保險、審計Ｌ商業(yè)、旅游業(yè)、服務業(yè)Ｍ農(nóng)、林、牧、漁業(yè)Ｎ工業(yè)Ｐ交通Ｑ郵電通訊Ｒ城鄉(xiāng)建設、建筑業(yè)Ｓ環(huán)境保護Ｔ海洋、氣象、地震、測繪Ｕ標準、計量、專利。

（2）主表

主表是分類表的主體，具體地列出了每一大類下面各個屬類的名稱和代號。

（3）復分表（輔助表）

復分表是為了使主表不至于龐大，而將主表中具有共性的內(nèi)容抽出來而單獨形成的各種分類表，目的是對一些檔案進行細分。輔助表有4個:綜合復分表（新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表）、世界各國和地區(qū)表(Ⅰ)、中國地區(qū)表、中國民族表

《中國檔案主題詞表》是進行檔案主題標引和主題檢索的詞語工具書，共收錄主題詞25891條，其中，正式主題詞21785條，非正式主題詞4106條。

1.《中國檔案主題詞表》的選詞范圍

《中國檔案主題詞表》選錄了20世紀初以來反映政黨、政府機關的管理活動的名詞，公文中經(jīng)常涉及的政治活動、經(jīng)濟建設、科學研究、生產(chǎn)技術和新事物等各方面的名詞術語，還有民族宗教、語言文字、組織機構(gòu)、職務職稱、法律法規(guī)、節(jié)日節(jié)令、科學技術、礦物元素、文學藝術、體育運動、動物植物等。（二）《中國檔案主題詞表》

2.《中國檔案主題詞表》的結(jié)構(gòu)體例

主表

主表由款目主題詞及其漢語拼音、范疇號、注釋和詞間關系等項組成，其格式為：

漢語拼音款目主題詞（范圍限定）［范疇分類號］（含義注釋）Ｄ（代）或Ｙ（用）Ｆ（分）詞間關系Ｓ（屬）Ｚ（族）Ｃ（參）導入：思考題李華是一擁有若干家分公司的大型企業(yè)的檔案管理人員。一天，一分公司工作人員來查閱檔案時說：“我用了半天時間就為了查這份檔案。”此事引起了李華的注意，她建議把分公司利用頻率高的檔案在總公司網(wǎng)站上公布。目前，公司已經(jīng)具有比較完備的紙質(zhì)檢索工具，現(xiàn)在又已成功地把檔案內(nèi)容傳到了網(wǎng)上。從此，分公司查閱有關檔案再也不用跑到總公司來了。

分析以上案例，回答下列問題：１．李華的哪些做法值得肯定？２．這個案例說明了什么？第二節(jié)檔案檢索工具

一、檔案檢索體系二、檔案檢索工具的種類

三、檔案檢索工具的編制

檔案檢索體系是檔案管理部門為滿足不同需要而編制的各種類型的在功能上相互聯(lián)系、相互補充的檔案檢索工具的集合體。

一、檔案檢索體系

南平市檔案館檔案檢索工具一覽

表

檔案檢索工具的種類很多，但其特點各異、功能也有所不同。（一）建立檔案檢索工具的必要性

（二）建立檔案檢索體系的要求