檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略

檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略一、外包類型業(yè)務(wù)的分類信息技術(shù)外包(ITOutsourcing)是指組織以合同的方式委托信息技術(shù)供應(yīng)商向組織提供所需要的部分或全部信息技術(shù)功能。1、軟件業(yè)務(wù)外包①購買供應(yīng)商開發(fā)的即買即用的應(yīng)用軟件包。如根據(jù)需要選擇購買文檔一體化管理系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)；②購買供應(yīng)商開發(fā)的應(yīng)用軟件包，同時要求供應(yīng)商根據(jù)本單位的要求進行某些修改。如針對檔案數(shù)字化中對檔案原始性特征保護的要求，某些單位在購買普通文字圖像識別系統(tǒng)的同時，要求供應(yīng)商對文字圖像識別系統(tǒng)的某些功能進行修改；③要求供應(yīng)商為本單位開發(fā)一個完整的能滿足其業(yè)務(wù)需求的全新的電子文件管理系統(tǒng)，這種外包要求通常出現(xiàn)在一些特種行業(yè)與部門的文件與檔案管理工作中。2、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案網(wǎng)站建設(shè)或數(shù)字檔案館建設(shè)的工程業(yè)務(wù)部分或全部外包這類外包表現(xiàn)為檔案管理部門不僅向供應(yīng)商購買有關(guān)應(yīng)用軟件包，而且還要求供應(yīng)商提供與軟件在檔案管理中應(yīng)用的部分或一攬子服務(wù)。如由供應(yīng)商負責(zé)對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、負責(zé)檔案網(wǎng)站的建站與維護、數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、檔案數(shù)據(jù)壓縮與傳輸?shù)染唧w工程業(yè)務(wù)項目。3、將信息技術(shù)資產(chǎn)、人員及租賃資產(chǎn)等交由信息技術(shù)供應(yīng)商負責(zé)管理它是在前兩種信息技術(shù)外包基礎(chǔ)上發(fā)展出來的一種延伸性外包形式。在檔案信息化進入數(shù)字檔案館建設(shè)階段后，這種外包形式可以嘗試使用。二、實施信息技術(shù)外包策略的支撐條件值得注意的是，信息技術(shù)外包也存在一定風(fēng)險。為了保證信息化進程中信息技術(shù)外包策略的順利實施，檔案管理部門也應(yīng)具備相關(guān)的支撐條件。具體表現(xiàn)在：1、外包項目的科學(xué)管理策略檔案管理部門在信息化建設(shè)的不同階段，其具體目標各不相同，外包的技術(shù)項目也有所區(qū)別。如何根據(jù)檔案管理部門的管理基礎(chǔ)、技術(shù)水平和社會功能科學(xué)分析不同時期的信息比具體目標，結(jié)合技術(shù)外包項目的特點科學(xué)選擇信息技術(shù)供應(yīng)商，并對外包過程進行科學(xué)管理等都是決定信息技術(shù)外包策略能否成功的重要因素。具體而言，檔案管理部門應(yīng)首先結(jié)合有關(guān)因素識別其當(dāng)前需求，科學(xué)制訂檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、目標任務(wù)和實施步驟。檔案管理部門正確定外包項目時，應(yīng)綜合考慮相關(guān)因素，原則上是效益成本比和戰(zhàn)略價值雙高的業(yè)務(wù)不外包，而其他情況則要具體問題具體分析。例如，檔案管理部門應(yīng)重視信息安全問題，對一些高度敏感的數(shù)據(jù)項目應(yīng)選擇自建或慎重外包，并在外包過程中加強對信息技術(shù)外包風(fēng)險的控制。檔案管理部門在風(fēng)險管理中，應(yīng)利用合同對外包商的服務(wù)時間與質(zhì)量進行控制；通過需求分析和合同測度對可能出現(xiàn)的成本攀升進行控制；通過強化自我保護和社會保護（如知識產(chǎn)權(quán)保護）意識，對信息秘密和有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)進行保護。最后，檔案管理部門應(yīng)科學(xué)實施對外包業(yè)務(wù)過程的管理，特別是對外包項目有關(guān)文件的管理。信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)過程一般分為外包業(yè)務(wù)選擇、外包方案評估、外包合同管理、外包服務(wù)的監(jiān)督等。對上述外包業(yè)務(wù)過程的各個具體環(huán)節(jié)檔案管理部門都要進行科學(xué)控制與協(xié)調(diào)。其中，制定外包項目建議書和外包合同是兩個十分重要的環(huán)節(jié)。檔案管理部門在外包項目建議書中要定義檔案部門對信息技術(shù)的需求，并據(jù)此對所需的硬件、軟件、服務(wù)、成本與時間等提出要求；在外包合同文件制定中，則應(yīng)包括檔案管理部門與外包商的職責(zé)與義務(wù)、外包項目的質(zhì)量指標、服務(wù)水平的調(diào)節(jié)、數(shù)據(jù)與信息的機密性及違規(guī)處罰和培訓(xùn)等事項。2、一定的信息技術(shù)能力檔案管理部門需要一定的信息技術(shù)能力才能保證信息技術(shù)外包策略的順利實施。首先，一定的信息技術(shù)能力有助于檔案管理部門進行合作伙伴的選擇，并能對信息化項目的具體目標和功能進行科學(xué)表達。其次，一定的信息技術(shù)能力有助于檔案部門識別信息技術(shù)供應(yīng)商在信息化項目中擬采用的關(guān)鍵技術(shù)，從而使雙方對項目期限和費用問題的討論公平和適當(dāng)。再次，在信息技術(shù)外包合同的簽訂階段，檔案管理部門應(yīng)利用自身對信息技術(shù)的理解，對技術(shù)供應(yīng)商提供的服務(wù)條款進行分析，對外包技術(shù)項目的質(zhì)量提出明確要求，并明確供應(yīng)商的有關(guān)責(zé)任。如在合同條款中可以對檔案網(wǎng)站的支持響應(yīng)時間、檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容、檔案網(wǎng)站信息更新周期和檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)形式等提出明確要求。最后，在信息技術(shù)外包合同的實施與檢查驗收階段，檔案管理人員要能以一定的信息技術(shù)能力為基礎(chǔ)，判斷和驗收合同條款是否有效執(zhí)行，并能對技術(shù)外包項目的質(zhì)量進行評價。3、內(nèi)外部門的協(xié)調(diào)運作在檔案信息化建設(shè)的每個具體階段，信息技術(shù)外包的順利進行都需要內(nèi)外有關(guān)部門的密切合作。具體而言，無論是檔案網(wǎng)站還是數(shù)字檔案館建設(shè)，都需要整合檔案部門內(nèi)外的大量資源，尤其是信息資源。首先，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館發(fā)布的檔案信息不僅包括歷史性檔案信息，還應(yīng)包括有關(guān)部門的現(xiàn)行文件信息。特別是隨著綜合檔案館和機關(guān)檔案室成為現(xiàn)行文件開放的主體，這就決定了在檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館上發(fā)布的現(xiàn)行文件信息比例將逐步增加。如何將各類不同部門分散形成的現(xiàn)行文件進行適當(dāng)集中，并鑒選出可以開放的范圍，這就迫切需要各有關(guān)部門的通力合作。其次，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館不僅發(fā)布對本館（室）藏中傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換信息，而且可以包括對其他單位檔案網(wǎng)站的鏈接或者利用分布式網(wǎng)絡(luò)對有關(guān)單位電子文件信息進行動態(tài)搜尋與鏈接（檔案界又將其稱為形成虛擬檔案館信息環(huán)境）。不管是相關(guān)網(wǎng)站的鏈接還是虛擬信息環(huán)境的形成，都要取得有關(guān)單位的同意或授權(quán)。特別是虛擬檔案館環(huán)境的形成，更需要有關(guān)單位在技術(shù)標準和