科佳達實業(yè)有限公司文書管理制度

科佳達實業(yè)有限公司文書管理制度一、文書管理規(guī)則二、文件收發(fā)規(guī)定三、企業(yè)文件管理制度四、文印室管理規(guī)定五、企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度六、企業(yè)打字、油印工作制度七、公文管理規(guī)定八、公文處理實施細則一、文書管理規(guī)則□總則第一條目的為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。第二條范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制?！醭修k部門第三條總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。第四條管理部門(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書，得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門。(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務部門)為管理部門。(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。第五條主辦及會辦部門(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如表4.1?！跣形牡诹鶙l行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。(二)公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務接洽時使用。(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。(五)電報：業(yè)務處理須以電報行文時使用。(六)表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。(七)其他：1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤?.會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。第七條行文名義、署名及印信借用(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。①對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。②對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。③對稅務、金融機關(guān)的行文。④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。營業(yè)、資料、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。6.以部門名義蓋部門章：①采購部門對廠商的行文。②人事、服務、訓練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務之權(quán)責范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。7.應依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(如進出口、稅務、關(guān)稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務專用章的文件，均應蓋章，并視業(yè)務需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(五)需以對等身份的簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。第八條行文的判行權(quán)限(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。(五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員判行。(七)因?qū)０笜I(yè)務需要，如進出口、稅務、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務專用章者，行文時應經(jīng)各該業(yè)務部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。(八)固定格式文書，應由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務主辦部門主管依式行文?！跷臅幚沓淌舰?通則第九條文書分類(一)機密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務往來文書。(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。(五)其他類：與公司業(yè)務無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。第十條收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十一條收(發(fā))文字號的制定管理(一)對外行文的字號1.公司：X1X2(X3)總字第○○○○號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。3.營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。(三)收發(fā)文編號1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列?！皹I(yè)務接洽便函”另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。2.復文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。3.主動發(fā)文號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。Ⅱ.與外界來往文件第十二條收文(一)登記、分文來文由收發(fā)人員拆封后，于“收(發(fā))文登記單”登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應留存“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以“分文專用卷宗”送交經(jīng)辦部門主管核定“要”“否”答復及處理期限，記入“收(發(fā))文登記單”第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于“分文專用卷宗”退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應將經(jīng)辦人姓名記入“收(發(fā))文登記單”第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。(四)文件處理1.經(jīng)辦人辦理文件時，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。2.經(jīng)辦人應將處理經(jīng)過、結(jié)果或復文摘要記錄于“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以“文書簽辦單”補充，簽辦單隨同“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)流程處理)，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文(復文時需附復文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將“收(發(fā))文登記單”第三聯(lián)抽出銷案。3.收發(fā)人員收到辦妥的來文及“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)時：①如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。②如需復文者，將復文及復文稿送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務需要，可以復文底本留存。4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。第十三條主動發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。(二)發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收(發(fā))文登記單”(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條外界復文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。3.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。(二)以“業(yè)務接洽便函”行文者，依第十六條規(guī)定辦理。(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。第十六條業(yè)務接洽便函之處理(一)發(fā)文經(jīng)辦人發(fā)文時，應將接洽內(nèi)容列記于“業(yè)務接洽便函”第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于“收(發(fā))文編號登記表”再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將“業(yè)務接洽便函”第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。(二)收文受文部門的收發(fā)人員收到“業(yè)務接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載“收(發(fā))文編號登記表”將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復日期先后整理，以備稽催。(三)復文經(jīng)辦人收到來文應于第三聯(lián)擬具復文稿并填寫銷案或待復日期，及預定保存期限(如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單連同“業(yè)務接洽便函”第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復日期先后整理以備稽催。(四)回文處理發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發(fā)文程序辦理。□文書處理方式第十七條文書結(jié)構(gòu)(一)公告：以“主旨”“依據(jù)”“公告事項”三段式斟酌運用。(二)函、簽呈：以“主旨”、“說明”、“辦法”、“請求、擬辦或建議”三段式斟酌運用。(三)業(yè)務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。(四)采用語體文以達到“簡、淺、明、確”的要求，可用表格處理的盡量利用表格。第十八條信函處理(一)指名營業(yè)、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認為公務文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務文書，應交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。(二)指名經(jīng)(副)理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。第十九條簽呈處理(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應依類別歸檔。(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于“簽呈事務備查表”轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記“批示”情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應復印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及“簽呈事務備查表”后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應指定專人專案簽辦。第二十條合約處理(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務室核稿。判行后依業(yè)務需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。(二)固定格式的合約書其原稿應依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準后，直接送請用印。(三)合約書簽約代表人及原稿、正本的保管部門規(guī)定如下表：保管部門收到合約書正本應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩５诙粭l副本及圖書處理副本視同正式文書，應依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。第二十二條電報處理電報視同文書，依本規(guī)則辦理。第二十三條文書處理要點(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。(二)為利文書處理并達分層負責目的，經(jīng)辦人應就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應對文案注意見，避免只簽名而無意見。(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員的簽名，應清晰可辨，不得潦草難認。(四)經(jīng)辦文書應視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應照會辦理，會稿案件會辦部門應按速件處理之。第二十四條文件處理期限(一)收發(fā)人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關(guān)人員。(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。(三)經(jīng)辦人員的處理期限。1.速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。3.來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。4.計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。5.監(jiān)印人員原則上于當天完成用印。6.文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。7.簽呈案件，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。第二十五條文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。(二)收發(fā)人員應按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應即以“文書催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成日期”及“遲延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。第二十六條發(fā)送方式文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)電報(尋常、加急、書信、打字)及集運等，經(jīng)辦人應于文書底稿上注明。第二十七條文件遞送(一)呈閱文件的遞送方式文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。(二)部門間文件的遞送1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入“內(nèi)部信封”予以遞送，“內(nèi)部信封”僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。3.各公司于各辦公地區(qū)應設一文件“寄送中心”，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務部門，各“寄送中心”得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。4.收發(fā)人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具“文件遞送清單”一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專用“文件袋”寄送。收文地區(qū)之“寄送中心”人員收到“文件袋”拆開后，即以“文件遞送清單”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天“文件袋”送還原發(fā)文的“寄送中心”存查。5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的“寄送中心”登記轉(zhuǎn)送。6.總公司各“寄送中心”的“文件袋”，需于下午五時前送交總管理處總務部門統(tǒng)一運寄。7.原則上文件應隨到隨送，不得積壓，“寄送中心”人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將“文件袋”內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收?！跤⌒泞?印信種類第二十八條種類(一)公章：各公司向主管機構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務專用之公司印信。(二)職章：〖ZK(〗1.董事長、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。2.刻有職別及特定業(yè)務專用的主管印信。〖ZK)〗(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應于部門章上加注“對內(nèi)專用”之字樣。(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及“校對章”或“騎縫章”“附件章”等字樣之印信。第二十九條印信的資料及形式所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。Ⅱ.印信使用第三十條監(jiān)印人員(一)各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應簽請本企業(yè)董事長核定后任用。(二)特定業(yè)務專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。(四)監(jiān)印人員不在時，應由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應依前三款的規(guī)定簽準或指派。第三十一條印信蓋用(一)行文時應依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應填具“蓋用印信申請單”一式二聯(lián)，經(jīng)呈準后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應于“蓋用印信申請單”正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。第三十二條印色使用公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。Ⅲ.印信管理第三十三條印信的核定及制發(fā)部門(一)公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務的主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務的主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。第三十四條印信登記業(yè)務主辦部門需用特定印信或業(yè)務專用印信向有關(guān)主管機構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。第三十五條印信申請(一)印信制發(fā)的申請因業(yè)務需要或組織變更，由主辦部門填具“請(制)發(fā)印信申請表”一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。(二)印信換發(fā)的申請1.印信的印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具“請(換)發(fā)印信申請表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。2.原有廢舊印信應于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。(三)印信補發(fā)的申請1.印信毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印信登記機構(gòu)報備并依法公告作廢外，應填具“請(補)發(fā)印信申請表”一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。2.補發(fā)印信的文字體應有異于原印信，以資區(qū)別。3.遺失的印信尋獲時，應即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。(四)印信增刊的申請1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。2.增刊的印信應由管理部門斟酌實情設法加以區(qū)別。第三十六條印信繳銷(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應由監(jiān)印人員填具“繳銷印信申請表”一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門撤銷。(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。第三十七條印信管理(一)各種印信由各監(jiān)印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責任。(二)印信管理部門應指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設立“印信登記表”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應稽查一次。(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門?！鯔n案管理Ⅰ.管理部門第三十八條管理部門(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。Ⅱ.整理與分類第三十九條文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。(二)文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。(四)與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。(五)有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條文件整理點收文件后，應依下列方式整理：(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。(二)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條檔案分類(一)檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。(二)檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。(三)同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個“目次”編號為原則。(五)檔號之表示方式如下A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第四十二條檔案名稱及編號(一)檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。(四)檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第四十三條檔號編定(一)案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。(二)案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。(四)檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條(一)歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。(二)檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第四十五條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關(guān)核準文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。(二)10年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第四十六條檔卷清理(一)管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。Ⅳ.調(diào)卷第四十七條調(diào)卷程序(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。(二)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。(三)于檔案室當場借閱者，得免填“調(diào)卷單”。(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤５谒氖藯l調(diào)卷管理(一)“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應按調(diào)閱程序重新辦理。(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意?！鯔C密文件第四十九條范圍(一)生產(chǎn)設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產(chǎn)設備布置圖。(二)技術(shù)性的資料：獨特技術(shù)性的操作標準，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習報告及其他技術(shù)上屬于機密性之資料。(三)業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務考察報告及其他業(yè)務上屬于機密性之資料。(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。第五十條保管部門(一)外來機密文件應以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機密文件，應以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。(三)總管理處各部、室、中心的機密文件，屬各該部門承辦之專責性質(zhì)者，應以各該部、室、中心為保管部門。(四)各保管部門應指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負責機密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務。第五十一條外來機密文件處理(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，以“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以“文件傳遞記錄卡”注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后，“文件傳遞記錄卡”由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當日下班(或完工)時主辦人應負責將密件收回，并于“文件傳遞記錄卡”填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認后隨“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸檔。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。第五十二條自創(chuàng)之專業(yè)性機密文件處理(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規(guī)定辦理。(二)前款各項機密文件的經(jīng)辦部門應于每月底編制翌月的“工作計劃表”寫明交辦的特定業(yè)務工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。第五十三條經(jīng)辦方式(一)經(jīng)辦人應于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。(二)經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機密文件得呈廠、處長)核準后為的。(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯(lián)絡保管人員延緩稽催。第五十四條歸檔(一)外來機密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應將文件連同“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入“機密文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。(二)內(nèi)部自行建立之機密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應將文件類別、內(nèi)容摘要、預定保存期限等填入“機密文件送件單”，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，“機密文件送件單”退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入“機密文件保管備查簿”。第五十五條檔案整理(一)保管人員應將每月增加的機密文件，于翌月五日前填更“機密文件增列表”呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續(xù)保管或已消失機密性質(zhì)的文件，造具“機密文件銷毀表”呈報總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。(二)保管人員應于每月底查對“機密文件增列表”及“出國計劃書”或“工作計劃表”，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。(三)機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。第五十六條調(diào)卷(一)各部門需調(diào)閱機密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。(二)保管人員接到經(jīng)核準之“調(diào)卷單”，應即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認后一并存檔。第五十七條副本機密文件需影、復印時，應呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長以上主管)核準后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“機密文件保管備查簿”；副本(含復印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。第五十八條文件管理經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應妥善管理經(jīng)手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：(一)拆散原案顯有弊端者。(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機密情事者。(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。(五)擅自請托他人代抄、代描、復印或打字、印刷者。(六)文件分辦傳遞時，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者?！醺絼t第五十九條文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(一)各收發(fā)人員根據(jù)“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，業(yè)務接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具“文件處理統(tǒng)計表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的“文件處理統(tǒng)計表”應呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。(二)處理日數(shù)計算標準1.收文案件：自總收文之日起至復文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。2.發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。第六十條文書用紙(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以“業(yè)務接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。(三)電報以電報專用紙。(四)簽呈以簽呈專用紙。第六十一條文件處理之稽查各公司總經(jīng)理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導，如有異常應即通知經(jīng)辦部門主管處理。第六十二條實施與修改本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改時亦同。二、文件收發(fā)規(guī)定(一)公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負責起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?四)屬于秘密的文件，核稿人應該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。(五)文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。(六)外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。(七)傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領(lǐng)導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。四、文印室管理規(guī)定第一條公司的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。第二條公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。第三條私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。第四條文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。第五條文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。第六條文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。第七條文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失的，處50元以上罰款直至辭退。五、企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度(一)全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責收發(fā)。(二)外發(fā)函、電要求。1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。2.每天下午××點以前，廠收發(fā)室應將當月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。(三)外來郵件管理1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽收。3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個人自取。5.不論公私郵件收發(fā)室應隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負責。(四)報刊訂購與收發(fā)。1.報刊訂購。(1)訂購時間：上半年下半年(2)訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導。2.報刊收發(fā)。(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應及時登記并要求補缺退余。(2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為××小時，任何人不得進入收發(fā)室。(3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應隨附分發(fā)清單。(4)各單位應固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。領(lǐng)取時，要對照分發(fā)清單清點檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應當面向收發(fā)員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發(fā)無差錯。(五)收發(fā)員應堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。(六)收發(fā)室內(nèi)外應經(jīng)常保持整齊清潔。(七)收發(fā)室由××部門負責管理，其工作質(zhì)量由××部門進行檢查、考核，并承擔責任。六、企業(yè)打字、油印工作制度第一條凡以廠部或黨委名義上報下發(fā)的文件、報表工作計劃、總結(jié)、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導批準翻印的文件、材料均屬打印范圍。第二條由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全廠性的月(季)生產(chǎn)、工作計劃和一個時期全廠性的工作安排以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。第三條不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全廠性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。第四條凡需打印的文件、資料應將其底稿首頁附上“發(fā)文單”經(jīng)主管部門負責人審查同意并經(jīng)××審核修改、統(tǒng)一編號，有關(guān)部門會簽，分管廠領(lǐng)導簽發(fā)，方能交付打印。第五條打字員接稿后，應認真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。第六條打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進行打字。打字時要做到快速、準確、排版合理美觀、用力均勻。第七條打字員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進入打字室、油印室。第八條打字員要愛護打字、油印設備和物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。第九條文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對。校對者校完后應在原稿上簽字，以示負責。第十條凡是以黨委、廠部名義上報下發(fā)的文件材料(見第一條范圍)分別由兩辦或擬稿人負責校對，由廠辦打字室負責油印、裝訂，達到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦機要員上報下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀要，由歸口部門負責校對，油印、發(fā)送。第十一條兩辦秘書對文件的差錯情況，要進行登記考核。第十二條油印文件要嚴格按照審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和廢頁，余頁應及時銷毀。七、公文管理規(guī)定第一條本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。第二條本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。第三條各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。第四條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容確定。第五條公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領(lǐng)導)、簽發(fā)(公司領(lǐng)導)打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。第六條草擬公文應注意以下事項：(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。(二)反映情況要客觀，實事求是。(三)文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確?！糐P3〗第七條各級領(lǐng)導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，三天內(nèi)批復?！糐P〗第八條各級領(lǐng)導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導指示的，還應附批復件。第十條收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責?？偛棉k收文后，應先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。第十一條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號：(一)以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號；(二)公司黨總支發(fā)文，用××黨字(××年)××號；(三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號；(四)公司監(jiān)事會發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號；(五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號；(六)董事局委員會發(fā)文，用××董×字(××年)××號；(七)董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用××董××字(××年)××號；(八)其他管理部門的發(fā)文，用×××字(××年)××號。第十三條董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。第十四條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。八、公文處理實施細則□總則第一條為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實際情況，特制定本實施細則。第二條各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。第三條各單位應發(fā)揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保國家機密。□公文種類第六條公文種類主要有：(一)請示請上級指示和批準，用“請示”。(二)報告向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用“報告”。(三)指示對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。(四)布告、公告、通告對公眾公布應當遵守或周知的事項，用“布告”。向國內(nèi)外宣布重大事件，“用公告”。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。(五)批復答復請示事項，用“批復”。(六)通知傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。(七)通報表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。(八)決定、決議對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。(十)會議紀要傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”?！豕母袷降谄邨l公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。(一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。(二)向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。(三)發(fā)文時間，以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。(五)公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。(六)收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。第八條公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。