人事檔案、勞動(dòng)合同管理培訓(xùn)

其次期行政人事助理培訓(xùn)華南區(qū)域行政人事部

2023年8月1日目錄一、檔案治理制度二、簽訂勞動(dòng)合同的留意事項(xiàng)三、員工須知簽訂的留意事項(xiàng)四、行政人事助理的工作職責(zé)

檔案治理制度第一部份

一、檔案治理的目的為了加強(qiáng)物業(yè)總公司、各工程治理處及各部門檔案、文件、資料〔財(cái)務(wù)賬冊(cè)除外〕的分類、歸檔、保管和查閱等工作，實(shí)現(xiàn)檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，有效地為企業(yè)積存檔案史料。

二、檔案治理人員的職責(zé)

華南區(qū)域行政人事部對(duì)分公司、各工程的檔案保管工作有監(jiān)視、檢查治理權(quán)力，對(duì)違反檔案治理的相關(guān)人員有懲罰權(quán)。華南區(qū)域的檔案、文書等資料由華南區(qū)域行政人事部負(fù)責(zé)保管。各分公司、各工程行政人事分部負(fù)責(zé)文書檔案立卷歸檔及保管；客戶資料由業(yè)服分部負(fù)責(zé)歸檔及保管。設(shè)立檔案室，各配備兼職檔案治理員。特殊載體檔案分別由屬公司行政人事治理部門收集、整理立卷、保管。華南區(qū)域行政人事部檔案治理應(yīng)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的方針、政策、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和方法。負(fù)責(zé)收集、整理、保管好公司的各類檔案資料。各分公司、各工程檔案治理部門要做好開發(fā)利用檔案信息資源，做好借〔查〕閱檔案和登記等工作。做好檔案的統(tǒng)計(jì)及初步鑒定工作，對(duì)保管期限已滿的、經(jīng)初步鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制成冊(cè)，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)展銷毀。開展檔案宣傳工作，提高員工檔案治理意識(shí)，利用各種現(xiàn)代化治理設(shè)施和技術(shù)，完善檔案治理工作，不斷提高檔案治理水平。理人員必需嚴(yán)格保密員工檔案的內(nèi)容。負(fù)責(zé)接收，收集、整理、保管檔案。三、檔案治理的制度內(nèi)容3.1收、發(fā)文的檔案治理3.2檔案的歸檔、立卷治理3.3檔案借閱治理3.4違反檔案治理制度懲罰規(guī)定3.1收、發(fā)文的檔案治理3.1.1公司各部門全部對(duì)外發(fā)文、收文和合同、圖紙、證照等一律須在收、發(fā)文的次日將文件的原件交檔案〔資料〕室〔部門只保存文件的復(fù)印件〕，未設(shè)立檔案室的交由指定檔案治理人員.并由負(fù)責(zé)檔案治理的人員辦理登記、歸檔手續(xù)。3.1.2各分公司、各工程、各部門對(duì)外發(fā)文，一律須填寫統(tǒng)一的發(fā)文稿紙，由工程負(fù)責(zé)人簽發(fā)，發(fā)文后將發(fā)文簽收的稿紙及文件正本一份交指定檔案〔資料〕治理人員保存。3.1.3各工程、各部門全部外來(lái)文件和圖紙、證照等，在收文之日起三天內(nèi)必需將原件交檔案室或指定檔案治理人員〔各部門如有工作需要，可保存復(fù)印件〕。3.1.4負(fù)責(zé)檔案治理的人員需對(duì)收、發(fā)的文件建立完善的《檔案名目》，并注明來(lái)文單位、送件人、接收時(shí)間等資料，便于查找。3.2檔案的歸檔、立卷治理3.2.1各類文件資料應(yīng)準(zhǔn)時(shí)入冊(cè)，并在《檔案名目》和卷內(nèi)名目上作好相應(yīng)的記錄，便于治理。3.2.2全部入冊(cè)的檔案資料必需把原件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。翌年應(yīng)對(duì)各冊(cè)中的資料進(jìn)展一次清理，對(duì)具有永久和長(zhǎng)期備查價(jià)值的資料，應(yīng)進(jìn)展立卷，并標(biāo)明名稱、種類、立卷日期，編列卷內(nèi)名目明細(xì)。3.3檔案借閱治理3.3.1各工程因工作需要借閱檔案〔包括文件、資料、圖紙、合同、證照等〕，必需經(jīng)所屬工程負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，原則上在檔案室內(nèi)閱讀；因工作需要外借檔案必需經(jīng)所屬工程負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可由檔案治理員辦理借閱手續(xù)。已立卷的檔案資料原則上不得外借，只可在檔案室閱讀；對(duì)未立卷的文件及資料可辦理借出手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)七天，到期必需歸還，如需續(xù)借，須經(jīng)治理處總經(jīng)理或部門總監(jiān)/經(jīng)理同意簽名后，按規(guī)定辦理續(xù)借手續(xù)。4.3.4借閱檔案的人員必需疼惜檔案，保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、溝畫、剪裁、抽取、拆散、翻印、轉(zhuǎn)借或損壞。因工作需要而必需摘抄或復(fù)印檔案資料的，必需經(jīng)所屬治理處總經(jīng)理同意。否則，將按公司的規(guī)章制度追究當(dāng)事人和負(fù)責(zé)檔案治理的人員責(zé)任。4.3.5外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理或部門總監(jiān)/經(jīng)理同意〔重要文件須征得總公司總經(jīng)理同意〕，如摘抄內(nèi)容要經(jīng)審查，并簽名確認(rèn)。外單位人員借閱檔案資料，原則上不能離開檔案室。3.4違反檔案治理制度懲罰規(guī)定3.4.1區(qū)域行政人事部對(duì)各分公司、各工程檔案治理狀況進(jìn)展例行檢查過(guò)程中，消失不符合制度要求的人員，將扣罰當(dāng)事人50元績(jī)效獎(jiǎng)金，并從當(dāng)月工資中扣除，同時(shí)責(zé)令限期改正。3.4.2對(duì)負(fù)責(zé)檔案治理人員未嚴(yán)格執(zhí)行檔案治理制度，對(duì)檔案保管不善的，將扣罰當(dāng)事人100元績(jī)效獎(jiǎng)金，并從當(dāng)月工資中扣除，同時(shí)責(zé)令限期改正。3.4.3違反檔案外借治理規(guī)定造成檔案遺失或損壞，將扣罰當(dāng)事人100元績(jī)效獎(jiǎng)金，并作必要的紀(jì)律處分。對(duì)公司造成損失的，將由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償公司經(jīng)濟(jì)損失。3.4.4全部員工必需嚴(yán)格執(zhí)行檔案治理的規(guī)章制度，對(duì)違反上述規(guī)定的責(zé)任人、當(dāng)事人將賜予必要的紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)峻者，將對(duì)有關(guān)責(zé)任人作違紀(jì)辭退處理。4、人事檔案治理的幾點(diǎn)規(guī)定:4.1員工人事檔案資料包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：入職申請(qǐng)表/面試記錄表〔帶相片〕身份證復(fù)印件學(xué)歷證及及其他相關(guān)證件〔職稱、前任公司的離職證明、擔(dān)保人證件等〕復(fù)印件安康證明〔體驗(yàn)表〕銀行卡復(fù)印件轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、調(diào)崗、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料人事異動(dòng)資料4、人事檔案治理的幾點(diǎn)規(guī)定:4.2人事檔案歸檔的要求：上述4.1要求的全部員工人事資料按員工入職的先后挨次裝訂成冊(cè)后歸檔，并編號(hào)。在職員工和離職員工的資料要分開治理。全部員工檔案歸檔前要制訂《員工檔案名目》，以便查找及防止員工喪失。員工勞動(dòng)合同要單獨(dú)歸檔治理。4、人事檔案治理的幾點(diǎn)規(guī)定:4.3行政人事助理要對(duì)“員工人事檔案”的相關(guān)資料做好保密工作，不得隨便泄露員工信息。其次部份簽訂勞動(dòng)合同的留意事項(xiàng)勞動(dòng)合同簽訂留意事項(xiàng)一、勞動(dòng)合同版本：公司勞動(dòng)合同分兩種：1、以完成肯定任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同〔即臨時(shí)勞動(dòng)合同〕2、有固定期限的勞動(dòng)合同勞動(dòng)合同簽訂留意事項(xiàng)二、勞動(dòng)合同的簽訂時(shí)間：1、全部新入職員工必需在入職一周內(nèi)簽訂。2、合同期滿需續(xù)簽的員工，在合同到期前一個(gè)月簽訂。三、勞動(dòng)合同簽訂期限1、臨時(shí)合同的簽訂期限從起簽日起至工程的效勞合同完畢日止。2、固定期限勞動(dòng)合同的簽訂期限為〔新簽和續(xù)簽〕：1〕主管級(jí)〔含〕以上治理人員、辦公室人員合同簽訂期限原則上為3年，設(shè)試用期3個(gè)月；特殊狀況另外處理。2〕基層員工合同簽訂期限是1年，設(shè)試用期1個(gè)月；3、固定期限勞動(dòng)合同到期人員續(xù)簽合同時(shí)要留意：如工程物業(yè)合同期限缺乏1年的，簽訂《臨時(shí)合同》，合同終止日期為工程物業(yè)合同的到期日期；勞動(dòng)合同簽訂留意事項(xiàng)例：張三2023年2月1日入職某工程秩序維護(hù)員，該工程的物業(yè)合同期限是到2023年7月31日終止的，則張三必需簽訂《臨時(shí)合同》，合同起始日期為：2023年02月01日——2023年7月31日勞動(dòng)合同簽訂留意事項(xiàng)四、《勞動(dòng)合同》的填寫嚴(yán)禁消失漏項(xiàng)、錯(cuò)誤、勾劃、涂改等狀況；消失填寫錯(cuò)誤不允許使用涂改液修改；五、勞動(dòng)合同“員工信息”局部必需由員工本人親筆填寫及簽名，以確保合同依法有效；填寫必需用黑色水筆，字跡清晰、工整、易識(shí)別，簽名必需與本人身份證姓名全都，嚴(yán)禁消失錯(cuò)別字或涂改；六、合同其次條第一條乙方的工作點(diǎn)一律填寫為“廣東省”；勞動(dòng)合同簽訂留意事項(xiàng)七、合同中關(guān)于