造價咨詢管理公司檔案管理制度

檔案管理制度一、目的為了確保我公司檔案資料歸檔的及時性、完整性及檔案管理的規(guī)范性，特制訂我司檔案管理制度。二、合用范疇合用公司全部招標代理、投標文獻資料、造價咨詢資料以及人事檔案管理資料。三、職責3.1行政人事部負責本制度的制訂和檔案的收集與管理。3.2各部門負責人負責本部門有關業(yè)務檔案的歸集、整頓，提交行政人事部檔案管理人員。3.3各部門有關人員負責所從事業(yè)務的檔案的歸集、整頓，并提交部門負責人審核，確保檔案的完整性，不得遺漏和缺失，及時歸檔。3.4總工辦總工程師領全方面負責全線的檔案管理工作，行政人事是檔案管理的職能部門，并設專職檔案員，在總工程師的指導下，負責對全線檔案管理工作進行指導、監(jiān)督、檢查，組織集中整頓工作。四、管理內容4.1檔案管理規(guī)定及原則4.1.1檔案管理必須認真執(zhí)行公司有關各項規(guī)章制度，檔案管理員要增強法律意識，做到依法照章辦事，努力提高政治和業(yè)務素質，盡職盡責做好檔案管理工作。4.1.2管理應堅持集中統(tǒng)一管理的原則，檔案管理員應主動收取多個門類和載體的檔案資料，存檔案室集中統(tǒng)一管理。4.1.3裝訂成冊的檔案必須按規(guī)定立卷，填好案卷目錄，然后按不同業(yè)務成果類別、載體分別上架保管，并寫明載體名稱，方便查找運用。4.1.4隨時保持卷面清潔、整潔、確保檔案的完整潔全。4.1.5檔案管理員必須確保檔案安全。檔案管理員離開檔案室時，必須關停電器，撥掉電源插頭，上好門鎖，管好鑰匙，節(jié)假日離開前必須嚴格檢查，必要時可打封條。4.1.6檔案管理員對所保管檔案每六個月要全方面、認真地檢查一次，作好統(tǒng)計，做到賬物相符。對破損和褪變的檔案要進行修復和復制，并做好檔案的防霉及防蛀方法。4.1.7檔案工作要充足運用電子計算機等先進設備來加強科學管理，提高檔案工作的管理水平和服務質量。4.1.8做好檔案信息開發(fā)運用工作。檔案管理員要繪制檔案分類大綱和寄存示意圖，編制檢索工具和參考資料，認真編好檔案目錄。檔案管理員要熟悉所藏檔案狀況，方便快捷提供運用。4.1.9堅持推行檔案借閱手續(xù)，經有關領導同意后方可借閱并認真做好登記及催還檔案工作，嚴格分辨開放與控制使用的檔案。4.1.10檔案管理員必須認真負責管理檔案。查閱檔案必須由檔案管理員查找、調取。4.1.11檔案接受、移出、銷毀及檔案管理員工作變動，必須進行檔案交接，逐個清點核對，推行交接簽收手續(xù)，及時記入《檔案移交和接受登記薄》，對接受的檔案，原則上應保持原卷冊原貌，以分清責任。4.1.12對超出保管期限的檔案，要按照保管期限重新組織鑒定；對于需繼續(xù)保存的檔案要造具《檔案銷毀清冊》，寫出報告，經領導審核同意，由專人監(jiān)銷。4.1.13檔案在歸檔前由保存者個人負責，歸檔后由檔案管理員負責。誰出問題誰負責。4.1.14有關檔案應由檔案管理員收集并裝訂成冊，由檔案管理員保存。4.1.15檔案管理員和直接負責人發(fā)生玩忽職守、私自提供抄錄、損毀、丟失、泄密等事件，要追究責任，根據(jù)情節(jié)輕重按照公司有關制度規(guī)定予以行政或刑事解決。4.2各類型檔案歸檔內容4.2.1工程量清單及控制價編制歸檔應收集的資料4.2.1.1工程造價咨詢合同4.2.1.2三級復核表4.2.1.3清單及控制價編制成果文獻紙質文本（注：紙質文本可不打印分部分項工程量清單計價分析表）4.2.1.4電子文檔（光盤）存檔內容應當涉及但不限于：4.2.1.4.1工程量清單及招標控制價編制內容（全套）4.2.1.4.2工程量計算書（涉及圖算軟件、自制電子表格）4.2.1.4.3圖紙電子文檔4.2.1.5計算過程中有關責任方（如委托方、設計方等）的來往函件、答疑等。4.2.1.6若同一項目有修改，應將全部修改編制文獻一并存檔，應將每次定稿內容（并附修改因素）移交檔案室存檔保管。4.2.1.7財評報告復印件4.2.1.8其它應歸檔資料4.2.1.9項目經理及經辦人簽字表4.2.2工程結算編制歸檔應收集的資料4.2.2.1工程造價咨詢合同4.2.2.2結算編制成果文獻及電子文檔（含報告正文、結算書等）、三級復核表。4.2.2.3其它資料：（1）工程有關責任方（如委托方，設計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要（2）計算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價的有關重要簽證（4）其它應當歸檔資料4.2.2.4項目經理及經辦人簽字表4.2.3財政評審歸檔應收集的資料4.2.3.1工程造價咨詢合同4.2.3.2三級復核表4.2.3.3清單及控制價報告（注：紙質文檔可不打印分部分項工程量清單計價分析表）4.2.3.4電子文檔(光盤)內容應當涉及但不限于：（1）經評審的概算書或工程量清單及招標控制價編制內容（全套）（2）工程量計算書（涉及圖算軟件、自制電子表格）（3）、圖紙電子文檔4.2.3.5計算過程中有關責任方（如委托方、設計方等）的來往函件、答疑等。4.2.3.6若同一項目有修改，應將全部修改編制文獻一并存檔，應將每次定稿內容（并附修改因素）移交檔案室存檔保管。4.2.3.7財評報告復印件4.2.3.8其它應歸檔資料4.2.3.9項目經理及經辦人簽字表4.2.4工程結算審計歸檔應收集的資料4.2.4.1工程造價咨詢合同4.2.4.2審核報告及電子文檔（含報告正文，定案表，結算書，重要簽證等），三級復核表。4.2.4.3其它資料：（1）工程有關責任方（如委托方，設計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要（2）計算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價的有關重要簽證（4）其它應當歸檔資料4.2.4.4項目經理及經辦人簽字表4.2.4.5項目負責人認為有必要留底的全部資料。4.3招標代理項目歸檔應收集的資料如一表：招標代理項目資料歸檔狀況表序號分項名稱備注1比選邀請函（日報網(wǎng)下載）2《中選告知書》原件3項目立項批文4招標核準批文5備案后的《招標代理合同》原件6預算控制價財政評審報告7備案后的《招標公示》（含網(wǎng)絡打印版或報紙）8備案后《招標文獻》原件9備案工程量清單原件10報名表（投標人報名資料、報名統(tǒng)計表）11備案后的補疑文獻及簽收表、回函12備案評標報告原件13備案后《中標候選人公示》原件（含網(wǎng)絡打印版）14備案后《中標告知書》原件15中標單位的投標文獻（含電子文檔）16業(yè)主蓋章的《履約狀況表》原件17備案施工合同注：招標代理項目資料按以上目錄次序由負責此項目的項目負責人裝訂交檔案管理員。4.4歸檔資料的整頓規(guī)定4.4.1歸檔文獻應按“件”為單位裝訂。4.4.2全部檔案資料均為A4紙型（210×297ｍｍ）規(guī)格：幅面不不大于Ａ4的，按Ａ4紙型的尺寸加以折疊，并盡量減少折疊層次，折疊應盡量位于筆跡間隙處，圖紙應將圖簽折于顯眼位置，盡量減少文獻受損，便于閱讀；不大于Ａ4尺寸的，粘貼在Ａ4幅面的紙上，并留出裝訂線。4.4.3裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件或手抄稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后；結論性材料在前，根據(jù)性材料在后；文獻解決單在前，文獻在后；正文在前，發(fā)文稿紙在后。

4.4.4歸檔文獻裝訂前，應去除原裝訂文獻的金屬物和易變脆的塑料物。

裝訂要采用對檔案文獻無損的材料和辦法，如夾裝、線裝等辦法。裝訂要牢固，做到文獻不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，文獻盡量大小一致。采用左側裝訂，要將左、下側對齊并打印封面及目錄。4.4.5封面各個項目應填寫清晰、精確；卷內文獻材料按規(guī)定次序排列、編號。4.4.6報告上檔案架檔案管理員應根據(jù)不同類型的業(yè)務成果報告分區(qū)、分門別類按文號的次序將報告進行上架歸檔保存。4.5歸檔日期規(guī)定及處分規(guī)定4.5.1造價有關報告檔案4.5.1.1負責該項目的項目負責人應在出具正式報告當天內移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項目的分成工資。若未及時交納從報告出具之日第二天算起每超出一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.1.2對于特殊狀況應在出具報告之日第二天算起三日內移交齊所應當歸檔的資料，并以書面《狀況闡明書》告知總工程師，否則從第四日算起每超出一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.2招標代理項目檔案資料4.5.2.1負責該招標代理項目的項目負責人應在發(fā)出中標通書之日內移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項目的分成工資。若未及時交納從報告出具之日第二天算起每超出一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.2.2對于特殊狀況應在發(fā)出中標通書之日第二天算起三日內移交齊所應當歸檔的資料，并以書面《狀況闡明書》告知招標部經