某公司文件控制程序

某公司文件控制程序一、目的為實(shí)現(xiàn)公司管理體系規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效管理，確保公司任何工作場(chǎng)所使用的文件是現(xiàn)行有效的最新版本，防止誤用失效或作廢的文件，特制定本程序。二、適用范圍本程序適用于公司質(zhì)量管理體系文件的編寫、審批、標(biāo)識(shí)、頒布、發(fā)放、使用、保管、修改和作廢等過程。三、管理職責(zé)質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)公司級(jí)管理制度文件的編寫、修改；負(fù)責(zé)文件發(fā)放和文件編號(hào)集中管理，負(fù)責(zé)體系文件的審核。各部門：負(fù)責(zé)本部門主管文件編制、審核和修改。總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司級(jí)管理制度、涉及多個(gè)部門的協(xié)同流程文件、質(zhì)量管理手冊(cè)及公共管理程序文件的批準(zhǔn)。四、文件管理標(biāo)識(shí)（一）文件編號(hào)公司所有質(zhì)量體系文件編號(hào)統(tǒng)一由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)。關(guān)于文件編號(hào)，規(guī)則如下：為方便記憶和便于搜索，文件編號(hào)采用以下“文件類別代號(hào)+流水號(hào)”的編碼規(guī)則：文件類別代號(hào)如下：人力資源部的文件是HR開頭，財(cái)務(wù)管理的文件是FM開頭等。流水號(hào)：對(duì)于文件比較少建議流水為2—3位；對(duì)于文件比較多的建議流水為3—4位（可靈活掌握）。（二）記錄號(hào)考慮工作靈活性，建議記錄號(hào)采取以下原則編制（實(shí)際工作中的記錄號(hào)可以不按照這個(gè)原則編寫，但是必須確保記錄號(hào)唯一性）：記錄號(hào)編制參考規(guī)則：記錄號(hào)由部門代號(hào)、日期和流水號(hào)三段組成；日期用六位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年（YY）、月（MM）、日（DD）分別兩位；流水號(hào)用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，范圍為“01—99”，該流水號(hào)由各部門統(tǒng)一編排。表示如下：DR+YYMMDD-XX公司的部門代號(hào)由各部門字母簡(jiǎn)稱的規(guī)則制定，例如質(zhì)量部為ZLB。（三）文件版本公司文件要做好版本標(biāo)識(shí)和控制工作，對(duì)于無須審批的“試用版本”可以在有限范圍內(nèi)試用；文件經(jīng)過審核和審批形成正式版本后要正式進(jìn)行版本標(biāo)識(shí)和控制。1.試用版本文件處于試用狀態(tài)版本統(tǒng)一為Pn，這里的P是指將要發(fā)布試驗(yàn)標(biāo)志，n表示該版本第幾稿。例如，P3表示第3稿。2.正式版本版本標(biāo)識(shí)規(guī)則如下：當(dāng)文件通過審批形成正式版本后。對(duì)其統(tǒng)一采取“Vx.y”（x為主版本號(hào)，y為副版本號(hào)，對(duì)于正式版本x≥1）的格式進(jìn)行版本標(biāo)識(shí)，首次形成的正式版本，其x為“1”，y為“0”。文件變更過程中，版本更改要求：在1.0版本基礎(chǔ)上，每經(jīng)過一次重大變更，x遞增1；每經(jīng)一次一般變更，y遞增1，每次重大變更后，小版本號(hào)y清零，需要注意的是，每次變更后形成新的版本升級(jí)前，需要經(jīng)過變更審批。例如，新發(fā)布某個(gè)正式文件版本為V1.0，經(jīng)過一次一般變更后版本為V1.1，再經(jīng)過一次一般變更版本為V1.2；依此類推。經(jīng)過一次重大變更后，版本號(hào)變?yōu)閂2.0，再經(jīng)過一次重大變更后，版本號(hào)變?yōu)閂3.0；每次重大變更后小版本號(hào)清零，如2.5版本遇重大變更后升級(jí)為3.0版本。（四）文件秘級(jí)設(shè)置對(duì)于保密文件需要在文件頁眉的密級(jí)欄上標(biāo)明文件密級(jí)，公司文件的密級(jí)分為：●機(jī)密：公司的機(jī)密文件是指涉及公司財(cái)務(wù)、商務(wù)、市場(chǎng)體系、核心技術(shù)、人力資源的職位和薪酬體系，機(jī)密文件僅能在公司領(lǐng)導(dǎo)指定的控制范圍內(nèi)使用?！衩孛埽汗镜拿孛芪募腹颈容^重要的但屬于機(jī)密外的技術(shù)、財(cái)務(wù)、商務(wù)和市場(chǎng)等文件；秘密文件僅能由公司內(nèi)部涉及相關(guān)業(yè)務(wù)的人員使用?！癖Ｃ埽簩儆诠緳C(jī)密和秘密文件外的僅限于公司內(nèi)部使用的文件，如質(zhì)量管理體系文件和規(guī)章制度等?！窆_：表示文件在公司內(nèi)部可公開使用。五、文件的編寫和批準(zhǔn)公司所有質(zhì)量管理體系文件由質(zhì)量管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織安排編寫，過程文件（包括流程圖）及其相關(guān)模板由與各過程文件業(yè)務(wù)主負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)具體編寫，公司其他管理體系文件由各主負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)組織編寫，公司質(zhì)量體系外其他管理體系文件由各相關(guān)主負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)組織編寫。對(duì)于首次新發(fā)布的文件，相關(guān)部門人員需要填寫《文件發(fā)布申請(qǐng)單》并將其提交相關(guān)人員審批（不同類型文件權(quán)限見下表）：文件變更審批審核權(quán)限：六、文件發(fā)布流程對(duì)于新發(fā)布或變更后的文件，由質(zhì)量管理部按照以下流程完成發(fā)布工作：（一）文件發(fā)布之前的工作流程第1步：文件排版檢查：文件正式發(fā)布之前，對(duì)于文件發(fā)布人或變更申請(qǐng)人提交的新發(fā)布或修改后的文件，如果排版不整齊或不符合要求，質(zhì)量管理部有權(quán)提出重新排版的詳細(xì)要求直到排版合格，對(duì)于排版存在的小問題，質(zhì)量管理部可負(fù)責(zé)修改工作。第2步：文件編號(hào)/版本號(hào)：文件正式發(fā)布之前，質(zhì)量管理部把新發(fā)布的文件或變更后的文件統(tǒng)一登記在《文件版本管理記錄表》中，賦予新的文件編號(hào)或者新的版本號(hào)，對(duì)于變更要編寫變更歷史記錄。第3步：PDF封裝處理：文件正式發(fā)布之前，所有非記錄性的文件如過程文件等質(zhì)量管理部要做PDF封裝處理后才能發(fā)布電子版。（二）文件發(fā)布之后的工作流程第1步：文件納入公司配置管理庫(kù)文件發(fā)布之后，發(fā)布文件由配置管理員將源文件和發(fā)布后PDF文件統(tǒng)一放在公司配置管理庫(kù)中，配置源文件的主要目的是供日后修改使用。第2步：文件發(fā)放文件發(fā)布之后，質(zhì)量管理部將根據(jù)文件訪問權(quán)限明確文件的發(fā)放范圍，同時(shí)根據(jù)發(fā)放范圍通知相關(guān)人員閱覽文件。（三）文件發(fā)布之后的培訓(xùn)人力資源部需要組織相關(guān)部門集中做文件使用培訓(xùn)，同時(shí)要對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行跟蹤。七、文件變更管理文件頒布實(shí)施后需要更改時(shí)，為防止修改錯(cuò)誤的文件，更改人員需從質(zhì)量管理部配置管理庫(kù)中提取源文件進(jìn)行修改，修改后由更改申請(qǐng)人填寫《文件變更申請(qǐng)單》，要區(qū)分一般變更和重大變更，并分別進(jìn)行處理：【一般變更】包括修改文字錯(cuò)誤，根據(jù)公司的規(guī)定進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)名稱調(diào)整，文檔中前后表述的一致性和格式調(diào)整，部分細(xì)節(jié)內(nèi)容的補(bǔ)充和完善；模板、表單、指導(dǎo)書的增減、修改等；一般變更對(duì)應(yīng)版本標(biāo)識(shí)規(guī)范中的小狀態(tài)版本號(hào)“y”修改。審批流程：一般變更不需要組織評(píng)審，按照“體系文件審核和批準(zhǔn)”權(quán)限直接審批即可?！局卮笞兏堪ㄟ^程和規(guī)程的流程變化；規(guī)程、管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的增減；過程涉及人員或部門角色職責(zé)的重新分配等。審批流程：重大變更需要組織評(píng)審，由評(píng)審會(huì)組織和召集，評(píng)審組組長(zhǎng)匯總各方面意見最終形成評(píng)審意見。文件發(fā)生更改后，由質(zhì)量管理部同時(shí)變更文件版本號(hào)，批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)注明批準(zhǔn)日期和生效日期。八、文件管理其他規(guī)定（一）文件的借閱管理凡借閱（復(fù)制）文件的人員需在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)并標(biāo)注借閱時(shí)間。（二）文件的保存和廢止質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)保管經(jīng)過批準(zhǔn)的所有體系文件，有原始簽字和蓋章的紙版體系文件一律不得外借，以防丟失或損壞。電子版體系文件的讀取和使用權(quán)限根據(jù)制訂的權(quán)限要求對(duì)各級(jí)人員設(shè)定閱讀和使用權(quán)限，并做好電子文件的備份，同時(shí)將電子文件刻錄成光盤與紙版原件一起歸檔。