事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

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北京賽迪時(shí)代信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司

國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組第五次會(huì)議指出。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和變革的重要力量。制定和實(shí)施國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略，是順應(yīng)世界信息化發(fā)展潮流的重要部署，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展新階段任務(wù)的重要舉措。要按照全面貫徹科學(xué)發(fā)展觀的要求，站在現(xiàn)代化建設(shè)全局的高度，大力推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化，不斷把我國企事業(yè)單位信息化提高到新水平。本文從企事業(yè)單位的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、發(fā)展及存在問題進(jìn)行闡述，研究企事業(yè)單位信息化建設(shè)發(fā)展的道路。

自20世紀(jì)末，信息化建設(shè)有了良好開端。信息技術(shù)在我國得到廣泛的采用，信息資源也得到很大程度的開發(fā)利用，但是信息化建設(shè)狀況并不理想，整體水平不高，在信息化建設(shè)過程中還存在著大量亟待解決的問題：

1、不是沒有系統(tǒng)，而是系統(tǒng)太多。因缺乏科學(xué)的前期規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)水平參差不齊，相互獨(dú)立，難以集成，數(shù)據(jù)不能共享，因而整體的it戰(zhàn)略價(jià)值很難體現(xiàn)；

2、跨區(qū)域運(yùn)作，架構(gòu)復(fù)雜。很多企事業(yè)單位是跨區(qū)域運(yùn)作，有些集團(tuán)企業(yè)甚至是跨國經(jīng)營的，而且對(duì)于多元化的大型集團(tuán)企業(yè)來說，業(yè)務(wù)線和產(chǎn)品線與區(qū)域經(jīng)營形成了矩陣式架構(gòu)，組織架構(gòu)非常復(fù)雜。在網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃方面，要考慮如何有效利用it資源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)線的垂直管理與區(qū)域機(jī)構(gòu)的橫向管理之間的平衡和資源共享。在復(fù)雜的矩陣式的集團(tuán)架構(gòu)下，如何建立支持矩陣式運(yùn)作的it架構(gòu)，也是企事業(yè)單位面臨的主要問題；

3、頂層管控的支持能力有限。目前企事業(yè)單位中，it對(duì)頂層管控的支持能力方面普遍缺乏有效的機(jī)制，如何實(shí)現(xiàn)總部對(duì)下屬單位的財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略管理，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，達(dá)到頂層管控的目的，也就是如何通過it平臺(tái)解決“空心化”的問題，許多企事業(yè)單位還沒有找到合適的解決方案。

賽迪時(shí)代推出的“企事業(yè)單位一體化管控平臺(tái)”，利用統(tǒng)一的平臺(tái)和集成的系統(tǒng)，很好地解決了企事業(yè)信息化過程中的這些問題：

門戶系統(tǒng)：包括門戶應(yīng)用管理和用戶管理與認(rèn)證兩部分核心功能模塊，以及系統(tǒng)管理功能模塊；

協(xié)同辦公系統(tǒng)：辦公系統(tǒng)由電子公文管理、協(xié)同辦公流程管理、輔助辦公、信息發(fā)布服務(wù)、融合應(yīng)用服務(wù)和其他服務(wù)六大部分組成；

項(xiàng)目管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)全單位范圍內(nèi)的項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目文檔控制、項(xiàng)目完工決算的全過程管理；

知識(shí)管理系統(tǒng)：分為知識(shí)采集編目、知識(shí)共享發(fā)布、知識(shí)權(quán)限管理、知識(shí)庫管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析管理等五個(gè)模塊；

財(cái)務(wù)輔助管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)過程中的財(cái)務(wù)審批、項(xiàng)目資金管理等功能，并與總賬管理等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)接口，實(shí)現(xiàn)一體化的財(cái)務(wù)審批、項(xiàng)目資金管理。

賽迪時(shí)代一體化管控平臺(tái)自推出以來，已在多個(gè)部委、大中型企業(yè)、事業(yè)單位成功使用，為這些單位的信息化騰飛貢獻(xiàn)了重要的力量。

人力資源管理信息化不能被神化，更不能被矮化。

人力資源管理信息化不是萬能的，當(dāng)然人力資源管理信息化也不是無能的。

人力資源管理信息化是輔助支撐工具，是為人和管理服務(wù)的，而不是人遷就于系統(tǒng)或者說服務(wù)于、奴役于系統(tǒng)。人力資源管理信息化是服務(wù)于管理的，是要解決人力資源管理問題的，而不是單產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用或者說是信息的收集工具。

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3、人力資源管理信息化的關(guān)鍵價(jià)值

動(dòng)態(tài)信息集中（人力資源管理信息處理平臺(tái)）。主要是通過人力資源管理信息化獲得整個(gè)企業(yè)動(dòng)態(tài)集中的信息，實(shí)現(xiàn)組織體系、崗位體系、人員基礎(chǔ)信息、人員變動(dòng)情況等信息的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)匯總、查詢和分析，并通過報(bào)表的形式對(duì)信息查詢結(jié)果進(jìn)行呈現(xiàn)。在信息利用深度上處于基礎(chǔ)層次，即重點(diǎn)解決人力資源基礎(chǔ)信息的動(dòng)態(tài)集中問題，使企業(yè)人力資源信息由過去集團(tuán)本部和各子公司各自離散狀態(tài)轉(zhuǎn)向集團(tuán)動(dòng)態(tài)集中的狀態(tài)，是人力資源信息化的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。

業(yè)務(wù)協(xié)同（人力資源管理業(yè)務(wù)處理平臺(tái)）：基于集中信息的已有成果，實(shí)現(xiàn)三個(gè)方面的應(yīng)用，第一是人力資源管理內(nèi)部各項(xiàng)核心職能應(yīng)用領(lǐng)域的協(xié)同，包括人事、勞資、調(diào)配、績效等職能的協(xié)同；第二是人力資源管理與其他各職能業(yè)務(wù)之間的協(xié)同，例如：勞資管理與企業(yè)財(cái)務(wù)的協(xié)同，績效管理與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同等；第三，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和職能部門之間的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)作為管理職能機(jī)構(gòu)與下屬子公司之間應(yīng)用協(xié)同的職責(zé)。

決策支持（人力資源管理戰(zhàn)略分析平臺(tái)）。這是集團(tuán)人力資源管理信息化的第三個(gè)層次，主要服務(wù)于企業(yè)的決策層，圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略方向，分析、部署和落實(shí)人力資源戰(zhàn)略，確保支撐企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。讓領(lǐng)導(dǎo)層能夠?qū)崟r(shí)掌控全局的人力資本開發(fā)、職業(yè)生涯規(guī)劃、關(guān)鍵人員管理等等重要信息。在這個(gè)階段，企業(yè)能夠在日常工作匯總起來的、真實(shí)的海量數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，借助人力資源價(jià)值分析工具和各種決策分析模型，并可以輔助管理咨詢手段，幫助決策層實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的決策，是對(duì)信息的深層利用，取得對(duì)企業(yè)最大的信息價(jià)值，幫助企業(yè)合理規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。

人力資源管理信息化的管理價(jià)值：

優(yōu)化績效管理，規(guī)避運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)濟(jì)形勢和政策法律要求我們對(duì)人力資源管理更加精細(xì)化管理，必須通過人力資源管理得優(yōu)化運(yùn)營有效提升管理水平，向管理要效益。

例如，福建南孚電池有限公司占據(jù)國內(nèi)電池行業(yè)60％的市場份額，除生產(chǎn)外，銷售的績效考核是南孚人力資源管理的關(guān)鍵。合同制、第三方派遣以及經(jīng)銷商處的直銷員、促銷員等就近1000人。對(duì)銷售人員除按照銷量進(jìn)行考核外，還要評(píng)估渠道達(dá)成情況，促銷執(zhí)行，分銷覆蓋率等6項(xiàng)5檔指標(biāo)，同時(shí)對(duì)銷售人員進(jìn)行“4+1”能力考核。南孚電池人力資源部建立一套健全、完整的銷售人員季度績效考核方案及績效管理流程；通過實(shí)時(shí)監(jiān)控功能全過程查看考核對(duì)象的考核進(jìn)展?fàn)顩r，提高了績效考核的組織與實(shí)施的效率。同時(shí)，作為生產(chǎn)制造企業(yè)，在合同管理方面采取了預(yù)警提示，合同到期前進(jìn)行時(shí)間提醒。在休假制度方面能夠自動(dòng)計(jì)算年假天數(shù)，保障員工休假權(quán)利的實(shí)現(xiàn)。合同管理和制度管理功能的實(shí)施防范了企業(yè)可能遇到的法律風(fēng)險(xiǎn)。

優(yōu)化集成系統(tǒng)，提升協(xié)同效率。人力資源管理不是孤立的應(yīng)用，是與企業(yè)戰(zhàn)略緊密結(jié)合，并為企業(yè)經(jīng)營提供支撐得最重要管理資源，因此，必須將人力資源管理納入企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營的管理范疇之內(nèi)，與財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、項(xiàng)目管理等有效銜接，共同推進(jìn)企業(yè)管理水平提升和企業(yè)發(fā)展。

例如，令國內(nèi)外矚目的長江三峽，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為包括工程建設(shè)、電力生產(chǎn)、金融服務(wù)、多種經(jīng)營四大板塊多元發(fā)展的近萬人的集團(tuán)公司，集團(tuán)化發(fā)展對(duì)人力資源管理工作提出了巨大的挑戰(zhàn)。三峽整合已有的tgpms、epms、電子服務(wù)和結(jié)算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ehr系統(tǒng)，以配置、開發(fā)、評(píng)價(jià)、激勵(lì)四大職能為核心，制定集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)則，規(guī)范、統(tǒng)一人力資源管理模式和業(yè)務(wù)流程，為總公司人力資源管理搭建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺(tái)。提升集團(tuán)管控的能力和效率。

強(qiáng)化核心業(yè)務(wù)，提升管控能力。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來說，龐大的組織機(jī)構(gòu)、子公司眾多，如何有效的發(fā)揮整體效益，通過有效管控提升整體組織績效，是人力資源管理業(yè)務(wù)的關(guān)鍵。

例如，中國房地產(chǎn)明星企業(yè)大連萬達(dá)為了抓住市場商機(jī)平均每年同步經(jīng)營超過10個(gè)以上的大型地產(chǎn)項(xiàng)目，跨行業(yè)、跨地域經(jīng)營院線文化產(chǎn)業(yè)、商貿(mào)購物中心、物業(yè)管理公司。各行業(yè)人力資源管理差異性大。商業(yè)地產(chǎn)行業(yè)主要由集團(tuán)采用項(xiàng)目組復(fù)制模式，而院線產(chǎn)業(yè)則由下屬機(jī)構(gòu)實(shí)施相對(duì)獨(dú)立的管理。集團(tuán)人員管理和人工成本管控難度增加，人員流動(dòng)性大，項(xiàng)目組織和管理必須具備快速的市場反應(yīng)能力。

萬達(dá)通過人力資源管理實(shí)時(shí)掌控各行業(yè)人力資源信息，根據(jù)項(xiàng)目情況及時(shí)搜索和調(diào)配新項(xiàng)目的核心管理人員、高級(jí)咨詢?nèi)藛T、專業(yè)人員以保證項(xiàng)目的順利開展。集團(tuán)能夠通過單位編制、部門編制和崗位編制集中控制人員數(shù)量和人工成本。尤其是對(duì)人工支出最主要的薪酬部分，實(shí)現(xiàn)流程化的統(tǒng)計(jì)和發(fā)放，通過系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，監(jiān)控人工成本的支出。

管控人工成本，創(chuàng)造管理利潤。統(tǒng)計(jì)表明，人工成本越來越是企業(yè)成本的重要組成部分，一般來說，企業(yè)人工成本支出是企業(yè)總成本的20％～70％，隨著《勞動(dòng)合同法》的全面實(shí)施和全球經(jīng)濟(jì)危機(jī)的沖擊，企業(yè)人力的管理成本也將逐步凸顯出來，如何更有效地通過管理提升管理利潤進(jìn)而降低人工成本，是大型集團(tuán)企業(yè)人力資源管理的關(guān)鍵之一。

例如，在政企分離改革下，中國郵政成為了一家需要自負(fù)盈虧的企業(yè)單位，然而由于企業(yè)肩負(fù)服務(wù)偏遠(yuǎn)地區(qū)信件、郵品傳遞的社會(huì)義務(wù)，中國郵政在日常業(yè)務(wù)經(jīng)營中，首先面臨通過內(nèi)部管理降低成本。中國郵政向ehr系統(tǒng)求解減少集團(tuán)人力資源管理中的人員浪費(fèi)和成本流失，通過嚴(yán)密的人員管理節(jié)約管理成本，堵跑冒滴漏，從而實(shí)現(xiàn)管理利潤。通過人力資源管理系統(tǒng)，中國郵政形成了清晰的多級(jí)組織結(jié)構(gòu)圖，實(shí)現(xiàn)了各級(jí)管理者全面掌握所屬員工各類信息，實(shí)施有效、及時(shí)控制的需要?；趯?duì)單位人員規(guī)模和各序列用工總量兩個(gè)途徑的主動(dòng)節(jié)流，對(duì)員工進(jìn)行精細(xì)化信息管理，控制員工規(guī)模，最大限度地發(fā)揮現(xiàn)有員工人均產(chǎn)出能力，簡化不必要的中間層管理，節(jié)省了管理開支。

支持戰(zhàn)略決策，實(shí)現(xiàn)發(fā)展藍(lán)圖。人力資源管理只有與企業(yè)戰(zhàn)略緊密結(jié)合，并為企業(yè)戰(zhàn)略提供決策支持，才能很好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展藍(lán)圖。

例如，中國聯(lián)通在全國業(yè)務(wù)發(fā)展中，面對(duì)一大問題是跨區(qū)域的人員管控，通過及時(shí)的上線ehr系統(tǒng)聯(lián)通在快速人員增長的數(shù)年時(shí)間內(nèi)，人力資源做到了集中管理，有效避免了因高速擴(kuò)張出現(xiàn)的發(fā)展問題。做到了集中不集權(quán)，對(duì)下屬子公司放權(quán)管理，但放權(quán)不放棄，總部依然可以通過集中的系統(tǒng)數(shù)據(jù)獲知實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)信息，提前規(guī)避問題的出現(xiàn)。人力資源管理數(shù)據(jù)，對(duì)聯(lián)通的戰(zhàn)略決策起到了關(guān)鍵作用。聯(lián)通決策者能夠?qū)崟r(shí)掌握企業(yè)人工成本的區(qū)域、結(jié)構(gòu)和人員差異，及時(shí)采取薪資結(jié)構(gòu)調(diào)整、員工編制控制等措施控制成本的異常變化，提高員工的平均產(chǎn)出率。對(duì)全國資源進(jìn)行優(yōu)化配置。進(jìn)而進(jìn)行組織調(diào)整、流程再造，為業(yè)務(wù)擴(kuò)張、愿景規(guī)劃做數(shù)據(jù)支撐。

esprit（埃斯普利特）服裝則通過ehr系統(tǒng)完成了飛躍式發(fā)展。esprit在全國業(yè)務(wù)拓展中，需要在各個(gè)新店面管理中，快速復(fù)制之前esprit其他成功店面的管理經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)，通過系統(tǒng)化管理，esprit將店面人力資源管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化并快速復(fù)制，有力地支撐了企業(yè)擴(kuò)張戰(zhàn)略。

強(qiáng)化實(shí)時(shí)管控，適應(yīng)變革需要。企業(yè)面對(duì)紛繁復(fù)雜的政治經(jīng)濟(jì)形勢和環(huán)境，必須不斷的通過變革來適應(yīng)新的企業(yè)發(fā)展環(huán)境，因此，人力資源管理必須適應(yīng)企業(yè)變革甚至推動(dòng)企業(yè)變革的發(fā)展。

例如，對(duì)于中國人民財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司（picc）來說，擁有6萬名正式員工，4萬多名非在編員工以及13萬名代理營銷人員，還有上萬名離退休人員，歷