科技檔案分類方案的編制程序

科技檔案分類方案的編制程序科技檔案分類方案的編制程序科技檔案分類方案的編制程序(1)調(diào)查研究。編制一個(gè)科學(xué)的、相對穩(wěn)定的科技檔案分類方案，一方面要掌握科技檔案分類規(guī)則，準(zhǔn)確把握和使用相關(guān)分類的理論和技術(shù)；另一方面要研究和把握分類對象以及同分類相關(guān)的其他問題。比如，要了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成，包括庫藏科技檔案的種類及其成分的演變；研究和掌握科技對象的相關(guān)情況，包括相關(guān)科技活動(dòng)的程序，相關(guān)科技對象的結(jié)構(gòu)和規(guī)模；還要研究科技活動(dòng)的組織管理方式，掌握利用查找的規(guī)律等等。這些直接關(guān)系到類目層次與類別的劃分，是科學(xué)分類的物質(zhì)基礎(chǔ)。(2)形成科技檔案類目體系。形成類目體系是編制分類方案的實(shí)質(zhì)性階段。其內(nèi)容是，根據(jù)庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成、形成特點(diǎn)、數(shù)量和利用規(guī)律，遵循分類規(guī)則和編制要求，設(shè)計(jì)科學(xué)、合理的類目體具體步驟如下：第一，劃分大類，確定類列。大類是科技檔案分類方案的一級類目。設(shè)置大類實(shí)質(zhì)是確定各類系之首，它決定著整個(gè)類目體系的類系數(shù)量與類目層次的多少，并且會(huì)對日后的管理工作產(chǎn)生重要的影響?？萍紮n案一級類目的劃分，同庫藏科技檔案的種類構(gòu)成直接相關(guān)，它反映了一個(gè)單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的領(lǐng)域和內(nèi)容范圍。所以，以科技檔案的種類作為標(biāo)準(zhǔn)，是劃分一級類目常用的方法。第二，劃分屬類、形成類系。則分屬類的實(shí)質(zhì)是展開類目，形成科學(xué)、合理的類目層次，即以每個(gè)一級類目為基礎(chǔ)，以上位類和下位類的形式構(gòu)成科技檔案的類系。比較而言，在科技檔案分類體系中，一級類目的劃分標(biāo)準(zhǔn)比較單一。劃分的方法也比較簡單。而屬類的層次多，劃分的標(biāo)準(zhǔn)也多，分類方法更為豐富多彩。常用的標(biāo)準(zhǔn)有：屬性標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、地域標(biāo)準(zhǔn)等第三，實(shí)行類目排序。所謂類目排序，是指橫向類目的排序?？萍紮n案分類的類目設(shè)置包括類目劃分與類目排列。前者是解決分類的問題，即將總體劃分為部分，再把部分劃分為更小的部分；后者則是解決順序的問題，即給每一個(gè)類目確定一個(gè)合理的位置。只有類目而沒有排序，仍然不能組成科學(xué)的類目體系。在類目的排序中，一級類目的排序與其他各級屬類類目的排序，其要求是不同的。一級類目是劃分科技檔案的種類，它反映的是企事業(yè)單位的各項(xiàng)職能活動(dòng)。而一個(gè)企事業(yè)單位通常只有一種基本職能活動(dòng)，所以，一級類目的排列，應(yīng)突出反映企事業(yè)單位的基本職能活動(dòng)，以便于使用。比如，工礦企業(yè)科技檔案一級類目的排序，一般應(yīng)從產(chǎn)品檔案(生產(chǎn)技術(shù)檔案)排起；設(shè)計(jì)單位一級類目的排序必須要設(shè)計(jì)檔案在前；科技研究單位一級類目的排列應(yīng)將課題檔案列在首位。一級類目的首位確定之后，就能夠根據(jù)企事業(yè)單位各輔助職能活動(dòng)的關(guān)系，安排其他一級類目的排列次各級屬類類目的橫向排序比較復(fù)雜，應(yīng)該根據(jù)具體情況，按照以下幾種關(guān)系排列。其一，主次關(guān)系。同位類目從分類的意義上說，它們的地位都是平等的，是同一個(gè)上位類目下同級的并列類目，但是就類目內(nèi)容的重要水準(zhǔn)來說，卻常常有主要和次要之分。比如，同是基建檔案類所屬的“生產(chǎn)性建筑類”和“輔助性建筑類",兩個(gè)屬類內(nèi)容的重要水準(zhǔn)是不同的，應(yīng)按它們內(nèi)容的主次關(guān)系，先主要后次要地實(shí)行類目的排列。其二，一般和特殊的關(guān)系。同級類目在某些情況下還存在著一般和特殊的關(guān)系。比如，某機(jī)床廠主要生產(chǎn)各型號的萬能銑床，但是在生產(chǎn)過程中也為用戶研制過一些專用銑床。這兩種檔案的排序，就可按先一般后特殊的順序，將通用萬能銑床類排在前，專用銑床類排在后。其三，程序銜接關(guān)系?？萍汲绦虻你暯雨P(guān)系，如工作階段、工期前后等是屬類類目中常見的銜接關(guān)系，能夠根據(jù)這種關(guān)系實(shí)行同位類目的排序。比如，地質(zhì)檔案劃分為普查、詳查、初勘和詳勘等屬類。這些屬類按階段排序，鮮明地體現(xiàn)了地質(zhì)勘探活動(dòng)的階段性與連續(xù)性，便于按其形成規(guī)律管理和使用。其四，位序關(guān)系。位序關(guān)系是指同位類目之間體現(xiàn)的科技檔案內(nèi)容在空間方面的規(guī)定性，如地理位置方面的規(guī)定性、物體結(jié)構(gòu)或組成部分的規(guī)定性等。其五，時(shí)間關(guān)系。在科技檔案類別劃分時(shí)，有些類目是以時(shí)期或年度標(biāo)準(zhǔn)劃分的，以便使同位類目體現(xiàn)出時(shí)間的先后順序。這種情況不但在氣象、天文、水文和地震等檔案的分類中存有，就是在科研檔案乃至產(chǎn)品檔案中也經(jīng)常出現(xiàn)。這就要求，在對與此相關(guān)的同位類目排序時(shí)，按時(shí)間順序?qū)嵭锌茖W(xué)的排序。(3)給定類號。類目體系形成以后，即可根據(jù)已確定的類號形式，給每一個(gè)類目配上相對應(yīng)的符號。(4)制成文件