智慧校園角度的高校財務(wù)信息化

教育事業(yè)發(fā)展關(guān)系著國家發(fā)展，近年來我國高校不斷擴招，劇增的生源給高校帶來了壓力，也給財務(wù)管理帶來新的挑戰(zhàn)。隨著信息系統(tǒng)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)被普遍應(yīng)用，給高校發(fā)展帶來契機。在當前時代下，高校通過信息技術(shù)優(yōu)化財務(wù)工作流程，有效提高高校管理水平。在智慧校園的時代下，通過財務(wù)信息化建設(shè)有助于讓高校財務(wù)管理流程更加科學，大幅提高高校財務(wù)工作效率。但是智慧校園時代也給財務(wù)信息化建設(shè)帶來新的問題，有必要對相關(guān)問題進行研究。一、高校財務(wù)信息化的目標與思路（一）高校財務(wù)信息化的目標在信息化時代越來越多高校開展智慧校園建設(shè)，在智慧校園下需要通過優(yōu)化財務(wù)信息化體系，確保高校各項工作都能夠適應(yīng)時代發(fā)展的要求，使財務(wù)信息化滿足智慧校園發(fā)展的要求，最終實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化管理，具體而言，高校財務(wù)信息化建設(shè)目標包括以下方面。第一，業(yè)務(wù)處理信息化。業(yè)務(wù)處理信息化是在業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)通過信息系統(tǒng)開展管理，包括結(jié)算方式網(wǎng)絡(luò)化、預(yù)算控制精確化等。只有確保各環(huán)節(jié)工作實現(xiàn)規(guī)范化、信息化、透明化，重視資源的交互與共享，才能確保財務(wù)為業(yè)務(wù)開展提供必要的支持，確保財務(wù)工作流程更加規(guī)范。例如通過建立財務(wù)信息系統(tǒng)，將科研管理、人事管理等系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)銜接，構(gòu)建無縫銜接的數(shù)據(jù)采集平臺，確保各類數(shù)據(jù)統(tǒng)一、完整，讓財務(wù)為各項業(yè)務(wù)流程的處理提供信息化支持。第二，核算的自動化。在智慧校園時代下，財務(wù)數(shù)據(jù)在錄入系統(tǒng)之后能夠自動生成憑證，大幅減少財務(wù)人員的工作量。同時通過銀校互聯(lián)系統(tǒng)，能夠解決銀行資金電子劃轉(zhuǎn)的問題，由銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)直接劃轉(zhuǎn)相關(guān)資金，大幅降低工作強度，防范風險。（二）高校財務(wù)信息化的思路智慧校園下高校財務(wù)信息化建設(shè)是一項長期性工作，也是循序漸進的過程，要結(jié)合高校工作的實際情況以及高校的發(fā)展戰(zhàn)略，在尊重高校財務(wù)工作實際的基礎(chǔ)上，循序漸進推進財務(wù)信息化建設(shè)。第一，構(gòu)建財務(wù)信息交換平臺。財務(wù)部門作為高校財務(wù)信息的中樞，各部門對財務(wù)信息都有一定需求。高校要確保所獲取的各類信息的準確，實現(xiàn)對各類信息的高效傳輸與管理，避免信息孤島問題發(fā)生的可能性。高校通過建立健全信息溝通機制，讓各類信息能夠得到及時傳遞、整理，通過建立完善的信息管理平臺，讓各部門能夠及時獲取所需要的信息。高校要讓財務(wù)部門能夠?qū)崿F(xiàn)對信息共享以及信息流通的作用，例如通過建立信息平臺的方式，讓財務(wù)部門和資產(chǎn)使用部門的信息實現(xiàn)共享，確保相關(guān)信息能夠得到及時更新，讓財務(wù)部門能夠及時掌握資產(chǎn)的情況，采購部門也能夠據(jù)此分析是否需要進行采購。第二，實現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的融合。高校在財務(wù)信息化建設(shè)時，要讓財務(wù)系統(tǒng)和其他系統(tǒng)實現(xiàn)融合。例如將學生收費系統(tǒng)和資金結(jié)算系統(tǒng)、獎學金發(fā)放系統(tǒng)之間和銀行賬戶信息進行自動更新與傳遞，學生每天的收退費業(yè)務(wù)事項都能夠傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中自動生成憑證入賬[1]。又如通過工資系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的對接，工資系統(tǒng)自動傳遞、更新職工的相關(guān)信息。在工資系統(tǒng)中定義憑證模板，將每次發(fā)放工資的數(shù)據(jù)在財務(wù)系統(tǒng)中直接生成憑證。第三，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與校內(nèi)外相關(guān)系統(tǒng)的融合。在財務(wù)信息化的模式下，通過建立數(shù)據(jù)標準與數(shù)據(jù)共享中心，能夠讓數(shù)據(jù)和相關(guān)主體實現(xiàn)互聯(lián)。例如電子離校系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，財務(wù)系統(tǒng)中的收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠及時傳遞給離校系統(tǒng)，讓中途退學、轉(zhuǎn)學、畢業(yè)的學生不需要拿著單據(jù)去各部門蓋章，僅需要由財務(wù)未結(jié)清的學生到財務(wù)窗口辦理結(jié)清手續(xù)。又如在財務(wù)系統(tǒng)與校外系統(tǒng)進行互聯(lián)時，通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)自動開展對賬等業(yè)務(wù)，提高財務(wù)人員工作效率。二、高校財務(wù)信息化發(fā)展問題第一，人員素養(yǎng)無法適應(yīng)財務(wù)信息化建設(shè)。開展財務(wù)信息化建設(shè)是一項較為復(fù)雜的工作，要求人才支持。但是當前部分高校的人員無法適應(yīng)智慧校園建設(shè)要求，各部門成員無法全面參與并配合到智慧校園的建設(shè)流程中，智慧校園在建設(shè)過程中困難重重。第二，內(nèi)控流程不完善。在信息化下內(nèi)控流程要將內(nèi)部控制的相關(guān)工作由信息系統(tǒng)開展管理，通過信息化的流程有助于讓所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項都借助信息系統(tǒng)進行管理。但是部分高校的內(nèi)控流程中還存在大量手工操作，無法充分通過信息系統(tǒng)開展管理，工作效率下降。第三，建設(shè)規(guī)范不完善。財務(wù)信息化建設(shè)要規(guī)范數(shù)據(jù)規(guī)范、信息標準規(guī)范等相關(guān)規(guī)范，但是部分高校在財務(wù)信息化建設(shè)的過程中各部門之間信息相互獨立，數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一。例如在數(shù)據(jù)傳遞的過程中，很多高校還采用微信、QQ等聊天工具進行傳遞，沒有形成標準化的數(shù)據(jù)傳遞機制。第四，軟硬件建設(shè)不完善。首先，在軟件建設(shè)方面部分高校未建立規(guī)范的硬件體系，也不對硬件及時更新。其次，在軟件建設(shè)方面部分高校未形成規(guī)范且合理的軟件體系，例如針對軟件中的報銷系統(tǒng)等系統(tǒng)建設(shè)不力，人員工作量較大。三、智慧校園角度的高校財務(wù)信息化建議（一）完善人員建設(shè)第一，建立信息化建設(shè)的項目領(lǐng)導小組。智慧校園下的財務(wù)信息化建設(shè)是一項龐大與復(fù)雜的工程，在建設(shè)過程中要求學校對各部門崗位職責進行細化分類，并對業(yè)務(wù)流程進行明確。高校應(yīng)該形成統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的建設(shè)規(guī)范，有效推進財務(wù)信息化建設(shè)工作。財務(wù)信息化建設(shè)不僅涉及財務(wù)部門，還包括教務(wù)處、后勤處、科研處、教學機構(gòu)等相關(guān)部門，涉及眾多的人員。若各主體各自為政、相互推諉將阻礙財務(wù)信息化的建設(shè)。高校要成立財務(wù)信息化建設(shè)的項目領(lǐng)導小組，對建設(shè)過程進行統(tǒng)籌領(lǐng)導和管控。項目領(lǐng)導小組的領(lǐng)導成員由校長、分管財務(wù)的副校長、分管計算機中心的副校長等參與其中，負責全面領(lǐng)導和統(tǒng)籌安排財務(wù)信息化建設(shè)。項目領(lǐng)導小組的組員由財務(wù)部負責人、計算機信息中心負責人以及其他各部門負責人參與其中，負責對財務(wù)信息化工作進行統(tǒng)籌管理，開展信息化建設(shè)標準的確定，結(jié)合各部門的情況建立信息化的管理流程和數(shù)據(jù)標準。第二，重視人才隊伍建設(shè)。隨著智慧校園下財務(wù)信息化平臺建設(shè)，部分教職工可能會對財務(wù)信息化建設(shè)產(chǎn)生抵觸情緒，部分財務(wù)人員可能無法了解財務(wù)信息化操作具體要求，因此有必要提升全體員工的專業(yè)素養(yǎng)，重視人才隊伍建設(shè)。首先，對普通教職工加強培訓，讓其認識到財務(wù)信息化建設(shè)的重要價值，擺脫傳統(tǒng)思維限制，通過學習財務(wù)信息化平臺操作流程，了解財務(wù)信息化平臺的工作要求，給各環(huán)節(jié)管理帶來便捷性、安全性，讓人員知道只有提高自身能力，才能適應(yīng)時代發(fā)展，避免被社會淘汰問題[2]。其次，對系統(tǒng)操作人員定期開展數(shù)據(jù)維護與信息升級的培訓，讓其了解財務(wù)信息系統(tǒng)技能，并將理論和實踐結(jié)合應(yīng)用到工作中。再次，財務(wù)人員要讓其形成愛崗敬業(yè)的精神，強化財務(wù)人員的服務(wù)意識以及數(shù)據(jù)保密意識，讓財務(wù)人員在工作中具有責任心，避免數(shù)據(jù)管理不當產(chǎn)生的問題和風險，確保高校實現(xiàn)健康發(fā)展。最后，高校在對人員進行大力培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該重視對人才引進，引進一批既懂計算機專業(yè)知識又懂財務(wù)知識的復(fù)合型人才，讓其了解軟件技術(shù)、系統(tǒng)維護、財務(wù)流程管理等方面知識，為財務(wù)信息化體系的建設(shè)提供有力支持。（二）改進內(nèi)控流程第一，預(yù)算內(nèi)部控制信息化。預(yù)算信息化作為高校財務(wù)信息化中最重要的組成部分之一，預(yù)算貫穿于高校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，預(yù)算內(nèi)部控制也是內(nèi)部控制工作的首要環(huán)節(jié)。在預(yù)算信息化中，高校要形成完善的內(nèi)部控制機制。首先，成立預(yù)算管理委員會對高校各項預(yù)算工作負責統(tǒng)籌領(lǐng)導，審議預(yù)決算的相關(guān)規(guī)定和流程，針對預(yù)算工作進行分析，促使預(yù)算能夠得到全體員工配合。其次，高校要建立完善的預(yù)算管理信息系統(tǒng)，讓各部門數(shù)據(jù)能夠在信息系統(tǒng)進行查詢。各部門可以在信息平臺開展預(yù)算編制，并通過預(yù)算數(shù)據(jù)庫查詢預(yù)算的相關(guān)數(shù)據(jù)，確保所編制的預(yù)算更加科學。最后，按照公開透明的原則，結(jié)合各項資金管理要求對預(yù)算項目進行合理分類，將預(yù)算分為不同的類別。在預(yù)算管理中，通過信息系統(tǒng)對預(yù)算形成規(guī)范、嚴謹?shù)目刂茩C制。在預(yù)算項目支出時，要由分管領(lǐng)導進行審核，并由財務(wù)部門進行二次審核。在審核的流程中，相關(guān)人員能夠通過信息系統(tǒng)查看預(yù)算余額、已發(fā)生額等信息，通過對預(yù)算信息形成嚴格的監(jiān)督控制機制，確保預(yù)算管控流程更加規(guī)范且科學。第二，收支業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制信息化。首先，在收支流程中要由信息系統(tǒng)根據(jù)不同的金額進行分類別審批。通過完善支付制度，明確相應(yīng)的報銷規(guī)則和審核方案，有效控制管理中可能出現(xiàn)的風險。高校要建立收支管理信息系統(tǒng)，將信息系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)銜接，自動核對收入。在支出管理中，要形成以票控費的管理機制對各類票據(jù)審核實現(xiàn)信息化。其次，在報銷審批流程中，要由報銷人員提出申請，并經(jīng)過分管領(lǐng)導審批之后才能執(zhí)行相關(guān)事項。在執(zhí)行后應(yīng)在信息系統(tǒng)中根據(jù)系統(tǒng)提示填寫申請，經(jīng)過審批提交至財務(wù)部門審核。例如差旅費的報銷中，要在系統(tǒng)中由出差員工提出申請，由直管領(lǐng)導與分管領(lǐng)導批準之后才可執(zhí)行。差旅費的報銷要明確人員的報銷限額。例如在北京市出差，住宿費報銷標準為：部級每日1100元，司局級每日650元，其他人員每日500元。最后，在支出流程中要在信息系統(tǒng)中確保相關(guān)支出信息經(jīng)過備案且符合預(yù)算，在事項發(fā)生之后能夠在信息系統(tǒng)中走報銷流程，提高報銷效率。第三，采購內(nèi)部控制信息化。在采購信息化流程中，相關(guān)人員要了解采購規(guī)定及預(yù)算執(zhí)行規(guī)定，嚴格按照預(yù)算項目開展采購。首先，加強對人員的管理。在開展政府采購中，要針對集中采購、零星采購的相關(guān)規(guī)定進行培訓，并要求在驗收環(huán)節(jié)由專人對貨物的質(zhì)量進行檢驗，以保障采購質(zhì)量。其次，建立完善的采購信息系統(tǒng)、在采購信息系統(tǒng)中，資產(chǎn)使用部門在提出采購申請之后，要由采購部門討論并給出相應(yīng)的評價，確實需要采購的開展采購，確保采購流程得到規(guī)范化管理。在采購工作開展之前，要在信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)資料，包括供應(yīng)商資料等信息。與供應(yīng)商簽訂合同之后，將合同錄入信息系統(tǒng)，以便日后查詢。采購的貨物到達高校并經(jīng)過驗收之后，要及時登記并錄入信息系統(tǒng)中。（三）明確建設(shè)規(guī)范第一，建立數(shù)據(jù)交互的規(guī)范。高校在傳遞數(shù)據(jù)時，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)由紙質(zhì)傳遞之后人工錄入電腦的方式。長期以來很多高校在傳遞各類信息時，還通過QQ、微信等方式以傳統(tǒng)的渠道發(fā)送Excel表格傳遞數(shù)據(jù)，不僅可能存在信息泄露的風險，還存在耗時長、效率低的問題，且不同部門所需要數(shù)據(jù)的內(nèi)容有較大差異，各部門數(shù)據(jù)不能通用，造成數(shù)據(jù)反復(fù)收集的問題，可能導致高校師生產(chǎn)生抵觸情緒。建立信息交互平臺有助于適應(yīng)高校的發(fā)展，是智慧校園下健全財務(wù)信息系統(tǒng)的必要措施。在傳統(tǒng)的模式下，存在招生處的報道數(shù)據(jù)和教務(wù)處注冊學籍數(shù)據(jù)不一致，財務(wù)處繳費數(shù)據(jù)與招生處教務(wù)處等不一致等問題。在智慧校園下建立財務(wù)信息系統(tǒng)，有助于建立以財務(wù)信息為中心的數(shù)據(jù)交互平臺，將不同的信息有效結(jié)合，實現(xiàn)信息的共享，滿足各部門對數(shù)據(jù)的需求。第二，明確信息化建設(shè)標準。高校在管理工作中，教學、科研、人事、財務(wù)等各部門都要采集數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的模式下各部門數(shù)據(jù)相互獨立，且由于數(shù)據(jù)采集渠道不同，可能會產(chǎn)生數(shù)據(jù)不準確等問題，在這一過程中耗費大量人力核對數(shù)據(jù)，并排查數(shù)據(jù)中所存在的問題。在智慧校園的時代下，要通過在校內(nèi)建立統(tǒng)一的信息化規(guī)范，建立標準的信息系統(tǒng)，以學?，F(xiàn)有的信息資源為基礎(chǔ)，從各部門數(shù)據(jù)需求出發(fā)做好統(tǒng)一規(guī)劃，避免校各部門之間由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)標準不一樣導致無法銜接的問題[3]。高校在建立信息系統(tǒng)時，要從人、財、物的視角全面出發(fā)，分析各環(huán)節(jié)的問題與缺陷，按照信息化標準改進問題，并通過加強標準化建設(shè)形成通用的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息的整合。（四）強化軟硬件建設(shè)第一，重視硬件建設(shè)。高校要建立健全硬件系統(tǒng)，考慮高校各項工作特殊性，通過硬件網(wǎng)絡(luò)對信息進行傳遞。高校要及時更新各類硬件，確保信息安全。同時高校對各類數(shù)據(jù)要進行及時備份，通過硬件備份方式保障數(shù)據(jù)安全。第二，重視軟件平臺建設(shè)。在智慧校園的背景下，高校要將財務(wù)信息化建設(shè)作為重點，首先，將核心業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)信息化管理。高校的核心業(yè)務(wù)流程包括經(jīng)費收支、核算等方面。在業(yè)務(wù)流程的信息化管理中，要立足于智慧校園建設(shè)注重財務(wù)與相關(guān)職能部門之間的溝通，以此提高財務(wù)人員工作效率，解放大量人員。高校財務(wù)處理的信息較為復(fù)雜，采用手工處理方式無法適應(yīng)時代發(fā)展的要求。通過對業(yè)務(wù)流程進行改革的方式，有助于讓高校有效利用各類數(shù)據(jù)。通過建立開放性良好、安全性高的身份認證系統(tǒng)，讓各系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫銜接以及信息共享，確保數(shù)據(jù)統(tǒng)一。例如高?？梢宰屫攧?wù)部門和科研部門的信息系統(tǒng)建立接口，讓財務(wù)部門和科研部門進行溝通，讓財務(wù)部門及時對研發(fā)工作進行監(jiān)督。同時，要借助信息系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)分析，讓高校能夠全面使用各類信息實現(xiàn)信息資源的共享，通過財務(wù)系統(tǒng)為人員提供多維度的信息查詢，包括工資查詢、經(jīng)費查詢、學費查詢、經(jīng)費到賬查詢、網(wǎng)銀支付信息查詢等，并且可以讓高校決策部門借助信息系統(tǒng)及時了解高校各項資源情況，對各類數(shù)據(jù)進行分析，掌握高校管理動態(tài)。其次，要建立多功能的應(yīng)用平臺。為響應(yīng)智慧校園建設(shè)給高校師生帶來的便利，高校財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)滿足多方位服務(wù)需求，包括開展薪酬查詢、報銷進度查詢、信息公開等方面服務(wù)，并通過財務(wù)信息網(wǎng)將高校的教務(wù)處、資產(chǎn)處、人事處、學工部等各部門之間系統(tǒng)實現(xiàn)銜接，解決信息孤島問題。再次，建立網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)。網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的作用能夠為報銷人開展預(yù)約報銷，解決高校存在的單據(jù)填制錯誤被打回或領(lǐng)導出差等原因無法審批，導致報銷效率低下、報銷困難等問題。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，報銷人員登錄系統(tǒng)后能夠填寫報銷內(nèi)容，并由財務(wù)人員在網(wǎng)上審核或通過移動端進行審批，審核通過之后到指定窗口辦理業(yè)務(wù)。通過這一方式大幅縮短了報銷人員報賬時間，同時報銷人員在網(wǎng)上報銷時能夠在信息系統(tǒng)中查詢相關(guān)項目以及報銷額度，報銷人員的報銷效率更高。在報銷人員的報銷項目經(jīng)過審核之后，能夠通過信息系統(tǒng)自動生成憑證，大幅降低了財務(wù)部的工作量，并提高了各項數(shù)據(jù)處理的效率。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)還有助于自由預(yù)約，避免報銷人排隊的問題，以此大幅提高教職工和財務(wù)人員工作效率。最后，建立銀校互聯(lián)系統(tǒng)。在智慧校園下開展財務(wù)信息化建設(shè)，要通過銀?；ヂ?lián)，讓財務(wù)部門和銀行實現(xiàn)有效銜接，實現(xiàn)銀行資金劃轉(zhuǎn)的自動化，有效提高轉(zhuǎn)