公司采購業(yè)務(wù)運作精要剖析

TG20230426PURCHASINGCOURSE1公司采購業(yè)務(wù)運作精要TG20230426PURCHASINGCOURSE2公司采購業(yè)務(wù)運作精要選購根本學問選購作業(yè)流程選購需求描述選購預(yù)備工作選購實施作業(yè)選購掌握作業(yè)供給商的治理選購談判技巧選購品質(zhì)治理選購本錢掌握TG20230426PURCHASINGCOURSE3公司采購業(yè)務(wù)運作精要(一)TG20230426PURCHASINGCOURSE4采購基礎(chǔ)知識選購根底學問TG20230426PURCHASINGCOURSE5采購基礎(chǔ)知識選購的含義選購治理的內(nèi)涵選購的范圍選購的職能選購人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)選購根底學問TG20230426PURCHASINGCOURSE6選購的含義(1)1、狹義的選購(Purchase)——是指限于“購置”(Buying)的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，亦即所謂的“一手交錢，一手交貨”或“銀貨兩訖”。個人——滿足消費需求；公司——滿足生產(chǎn)需求留意點：在狹義的選購之下，買方肯定要先具備支付力量，也就是要有“錢”才能換取他人的物品，未滿足自己的需求。“錢”-現(xiàn)金的價值與重要性選購根底學問TG20230426PURCHASINGCOURSE7選購的含義(2)2、廣義的采購（Procurement)——購置系指除了以購買的方式，占有物品之外，還可以用下列途徑取得物品的使用權(quán)，來達到滿足需求的目的。

租賃：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用權(quán)。（舉例：1、租結(jié)婚禮服。2、租錄影帶或武俠/愛情小說。3、租用貨車等）

借貸：即一方以無需支付任何代價的方式，取得他人物品的使用權(quán)；使用完畢，僅返還原物品。（舉例：1、朋友之間借錢/借房。2、各母,子公司之間，生產(chǎn)資料彼此調(diào)撥）

交換：以物易物的方式，取得物品的所有權(quán)及使用權(quán)。（舉例：1、中國前蘇聯(lián)。2、美國通用汽車公司埃及納塞汽車公司)

征收：政府以有償和無償方式，取得民間物品的使用權(quán)或所有權(quán)。（舉例：戰(zhàn)爭時，政府征用鋼鐵廠及機械廠，作為生產(chǎn)武器彈藥的用途）裝滿216節(jié)火車車廂的芒果汁一架IL-28型客機技術(shù)及員工培訓小汽車選購根底學問TG20230426PURCHASINGCOURSE81、公司功能的內(nèi)涵適當?shù)墓┙o商〔RightVendor〕…….合格的供給商〔QualifiedVendor)關(guān)鍵點：建立公平互需的買賣時機，維持長期合作的交易關(guān)系適當?shù)钠焚|(zhì)〔RightQuality〕關(guān)鍵點：品質(zhì)以適合可用為原則適當?shù)臅r間〔RightTime)…….JIT適時治理關(guān)鍵點：適時選購，準時交貨是最好的治理原則適當?shù)膬r格〔RightPrice)關(guān)鍵點：“一分價錢一分貨”適當?shù)臄?shù)量〔RightQuality)關(guān)鍵點：避開“過與不及” 選購治理的內(nèi)涵(1)選購根底學問TG20230426PURCHASINGCOURSE92、治理功能的內(nèi)涵事前規(guī)劃〔Planning)：組織建立&作業(yè)流程&預(yù)算事中執(zhí)行〔Doing)：競爭策略&一般策略&行動打算事后掌握〔Seeing)：選購人員行為標準&工作績效評估&內(nèi)、外關(guān)系協(xié)調(diào).選購根底學問選購治理的內(nèi)涵(2)TG20230426PURCHASINGCOURSE10有形的物品1、原料：直接使用于生產(chǎn)之原料?！才e例：織布用的棉紗，生產(chǎn)電路所用的晶片，生產(chǎn)水泥所用的石灰石等〕2、副料：除了原料之外所耗用的材料。〔舉例：化學催化劑；螺絲；銼刀；瓦斯；包裝袋和打包帶等〕3、半成品：已經(jīng)過一次或?qū)掖翁幚聿⒃诤竺娴碾A段進展深加工?！才e例：鋼板，鋼絲和塑料薄片等〕4、成品：包括被用來銷售而選購的全部產(chǎn)品?！才e例：汽車，收音機等〕5、機具及設(shè)備：指制造產(chǎn)品的主要工具。6、事務(wù)用品：辦公室生產(chǎn)線人員在文書作業(yè)上所需的設(shè)施及夾具，紙張，以及任何其它雜項購置?！才e例：桌椅，帳冊，計算機，掃把和衣架等〕選購根底學問選購的范圍(1)TG20230426PURCHASINGCOURSE11無形的勞務(wù)1、技術(shù)：取得正確操作或使用機器，設(shè)備，原料等的專業(yè)學問(Knowhow)。2、效勞：售前效勞：指賣方在交易前供給產(chǎn)品的資訊。包括產(chǎn)品說明，操作示范制作過程或材料標準，參觀設(shè)施等。關(guān)鍵點:此項效勞要增加選購人員的產(chǎn)品的專業(yè)學問,對決策有幫助.售后效勞：指賣方供給機器，設(shè)備之安裝或修護，操作或使用方法的教育訓練，運送及退換貨品等。專業(yè)效勞：指聘專家，治理參謀，律師等專業(yè)人員所供給的特殊效勞。勤務(wù)效勞：指日常作業(yè)性質(zhì)的效勞，包括資訊傳達，膳食效勞，搬運，清潔，警衛(wèi)等。3、工程發(fā)包：包括廠房，辦公室等建筑之營造與修繕。

選購根底學問選購的范圍(2)TG20230426PURCHASINGCOURSE12采購職能戰(zhàn)術(shù)采購訂購職能內(nèi)部用戶確定規(guī)格選擇供應(yīng)商制定協(xié)議供應(yīng)商談判簽定合同訂購發(fā)貨和評估進度檢查和評估供應(yīng)商原料來源供應(yīng)購買購置選購職能活動：確定需要購置的商品和效勞的規(guī)格〔依據(jù)要求的質(zhì)量和數(shù)量〕；選擇最適宜的供給商；為制定協(xié)議做預(yù)備和實施與供給商的談判；將訂單發(fā)給優(yōu)先供給商；訂單的監(jiān)視和支出掌握；后續(xù)工作和評估〔解決索賠，產(chǎn)品和供給商檔案的更新，供給商評級和分類〕附：選購職能不包括物資需求打算、原料的安排、存貨治理、引入檢查和質(zhì)量掌握方面的責任。選購根底學問采購的職能TG20230426PURCHASINGCOURSE13國內(nèi)選購界流傳“一張嘴，兩條腿，外帶一付好下水”選購人員的業(yè)務(wù)力量：了解購置的物品和所在行業(yè)——產(chǎn)品原理，性能要求。了解市場——行情，價格走勢。了解供給商——供給商實力，報價的合理性。供給保證——實地考察供給商供給保證力量〔質(zhì)量標準，交貨準時性等〕談判力量和打算力量——用來獵取最低總價格。產(chǎn)品本錢分析力量〔舉例：1999年IBM被美國選購協(xié)會評為全球最正確選購組織，IBM公司資深副總裁，首席選購官GeneRitcher在獲學問一消息之后，發(fā)表了熱忱洋溢的講話“…………..”)選購根底學問采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)TG20230426PURCHASINGCOURSE14舉例：某外資電子公司選購人員角色及訓練整體成本的考量(Totalcostthinkers)銷售技巧訓練后勤運送專家(Logisticexperts)清楚地了解顧客的需求(Knowledgeableaboutcustomers’needs)清楚地了解公司的需求(Knowledgeableaboutcompany’sneeds)具有遠見(Long-termthinkers)生意人(Businessman)法務(wù)專家(Legalexperts)絕佳人際關(guān)系處理能力(Excellentpeoplerelationsmanagers)與工程人員共事的能力(Abletoworkengineers)最佳供應(yīng)商的選擇能力(Selectingbestsuppliers)談判者(Negotiators)采購者的角色與能力一般管理訓練匯率波動影響ISO9000認證標準供應(yīng)商關(guān)系處理能力班-PQA90訓練法務(wù)及合約簽訂訓練談判技巧訓練自制或外購訓練物流能力訓練基本采購訓練國際貿(mào)易及運輸訓練需受的訓練選購根底學問TG20230426PURCHASINGCOURSE15治理力量的進展則是對具有潛力的選購人員施以治理力量的訓練，使他們在不久的將來可以進入治理階層中，成為經(jīng)理人才。教育訓練自我評估資格認證管理能力發(fā)展采購人員培訓對具有潛力的采購人員施以管理能力的訓練借由外界的資格考試來取得采購技能的認識經(jīng)由自我評估來了解本身采購能力的優(yōu)缺點并設(shè)計改進計劃經(jīng)由系統(tǒng)化的訓練計劃來培養(yǎng)專業(yè)的采購人員舉例：選購治理人員的進展選購根底學問TG20230426PURCHASINGCOURSE16采購作業(yè)流程選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE17采購作業(yè)流程選購作業(yè)流程根本步驟流程掌握手法選購表單選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE18選購作業(yè)流程根本步驟：選購之來源——國內(nèi)選購，國外選購。選購的方式——議價，比價，招標。作業(yè)細節(jié)上有差異選購的對象——物料，工程發(fā)包等。流程大同小異公司規(guī)模越大，選購金額偏高者，對程序的設(shè)計越為重要。舉例：介紹美國選購學者威斯訂〔J.H.Weting〕選購作業(yè)步驟:一般選購作業(yè)流程設(shè)計關(guān)鍵點：〔下頁〕選購作業(yè)流程(1)選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE19舉例：介紹美國選購學者威斯訂〔J.H.Weting〕選購作業(yè)步驟〔1〕確認需求。即在選購之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時買？由誰打算等？需求說明。即確認需求之后，對需求的細節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后效勞、運輸及檢驗方式等，均須加以明確說明，以便來源選擇及價格談判等作業(yè)能順當進展。選擇可能的供給來源。即就需求說明，從原有供給商中，選擇實績良好廠商，通知其報價。或以登報公告等方式，公開征求。合宜價格打算。即打算可能的供給商后，進展價格談判。訂單安排。即于價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單或合約，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權(quán)利義務(wù)，須予列明。選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE20訂單追蹤與稽核。即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，催促廠商按規(guī)定交運，并予嚴格檢查收入庫。核對發(fā)票。廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)選購部門核對，財務(wù)部門才能辦理付款。不符與退貨處理。即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依照合約規(guī)定退貨。并馬上辦理重購，予以結(jié)案。結(jié)案。即凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高階層治理或權(quán)責部門核閱批示。記錄與檔案維護。即凡經(jīng)結(jié)案批示后之購案，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。檔案都有肯定保管期限之規(guī)定。舉例：介紹美國選購學者威斯訂〔J.H.Weting〕選購作業(yè)步驟〔2〕選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE21一般選購作業(yè)流程設(shè)計的關(guān)鍵點:留意先后挨次準時掌握。即應(yīng)留意其流暢性與全都性，并考慮作業(yè)流程所需時限。譬如，避開同一主管對同一選購案件，做數(shù)次的簽核；避開同一選購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避開一個選購案會簽部門太多，影響作業(yè)時效。留意關(guān)鍵點之設(shè)置。即為便于掌握，使各項在處理中的選購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。如：國外選購，從詢價，報價、申請輸入許可證、開信用狀、裝船、報關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時限。留意劃分權(quán)責或任務(wù)。即各項作業(yè)手續(xù)及查核責任，應(yīng)有明確權(quán)責規(guī)定及查核方法。如：請購、選購、驗收、付款等權(quán)責均應(yīng)予區(qū)分，并指定主辦單位。避開作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂。即留意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)大事之因應(yīng)法則，譬如“緊急選購”及“外部授權(quán)”，系有權(quán)宜方法或流程來特殊處理。選購作業(yè)流程(2)選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE225.程序繁簡或被重視的程度,應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或選購工程的重要性或價值的大小相適應(yīng)。即凡涉及數(shù)量較大，價值較高或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴密之處理監(jiān)視。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。處理程序應(yīng)合時宜。即應(yīng)留意程序的準時改進，早期設(shè)計的處理程序和流程，經(jīng)過假設(shè)干時日后，應(yīng)加以檢討，不斷改進，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實際需求。協(xié)作作業(yè)方式的改善。譬如手工的作業(yè)方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X化作業(yè)，因此流程與表單需作相當程度的調(diào)整或重新設(shè)計。選購作業(yè)流程(3)一般選購作業(yè)流程設(shè)計的關(guān)鍵點:選購作業(yè)流程案例TG20230426PURCHASINGCOURSE23流程是指使用資源將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動或一組活動。流程掌握是指系統(tǒng)的識別和治理組織內(nèi)所應(yīng)用的流程，特殊是這些流程之間的相互作用。流程掌握力求實現(xiàn)持續(xù)改進的動態(tài)循環(huán)，使組織獲得可觀的收益，典型表現(xiàn)在產(chǎn)品，業(yè)績，有效性，效率和本錢方面。ACPDACPD時間改善目標手法:PDCA〔籌劃---做---檢查---行動)P(籌劃):依據(jù)顧客的要求和組織的方針為供給結(jié)果建立必要的目標和流程.D(做):實施流程.C(檢查):依據(jù)方針,目標和產(chǎn)品要求,對流程和產(chǎn)品進展監(jiān)視和測量,并報告結(jié)果.A(行動):實行措施,以持續(xù)改進流程業(yè)績.流程控制手法選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE24選購作業(yè)流程——以選購表單進展其實際申請及承辦手續(xù)。選購表單設(shè)計承受一次自動套寫〔Onewritingsystem)承受單一功能〔Multi-FunctionorUsers)1、請購單〔PurchaseRequisition_PR)2、訂購單〔PurchaseOrder_PO)采購表單案例選購作業(yè)流程TG20230426PURCHASINGCOURSE25采購需求描述選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE26采購需求描述選購的核心工作選購規(guī)格其他選購說明如何選擇正確的方法描述選購需求選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE27選購的核心工作：選購描述〔PurchaseDescription)選購的核心工作(1)選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE28選購描述直接影響了選購商品的品質(zhì)、功能與價款價格。選購描述要供給下述幾個目標。所欲購置的產(chǎn)品為何？選購訂單主要內(nèi)容。建立驗收，測試與品質(zhì)檢查的標準。選購說明可分為兩大類：具體式的規(guī)格其他選購說明選購的核心工作(2)選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE29產(chǎn)品制作規(guī)格包含四要素：根本功能的設(shè)計要素；消費者可承受程度的行銷要素；符合經(jīng)濟效益的制造要素；市場，原料之取得，供給商力量及本錢的選購；如何設(shè)計適宜的規(guī)格:選購早期介入正式委員會非正式組織選購協(xié)調(diào)者選購規(guī)格(1)選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE30撰寫規(guī)格為了設(shè)計與行銷所需的功能性特質(zhì)、化學屬性、尺寸、外觀等。為了制造所需的材料之操作性。為了檢驗所需可以測試材料是否符合規(guī)格。為了倉儲所需而能有效率的收料、儲存及發(fā)料。為了生產(chǎn)掌握所需而能有效率地規(guī)劃材料的使用。具備獵取材料的選購力量且供給來源有充分的競爭性。必要時，生產(chǎn)掌握部門及選購部門皆有力量取得材料替代品。使廠商能以最低的總本錢取得適當品質(zhì)的需求。使廠商使用商業(yè)或工業(yè)標準材料之需求。當常常使用非標準化的材料時亦能建立公司的標準。選購規(guī)格(2)選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE31規(guī)格的種類商業(yè)標準設(shè)計規(guī)格工程設(shè)計圖原料及制造方法的規(guī)格選購規(guī)格(3)選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE32功能性的規(guī)格〔舉例：電線的功能性的規(guī)格，----耐熱程度，電阻等導(dǎo)電力量〕功能及適當規(guī)格品牌或商標樣品市場等級經(jīng)認證的產(chǎn)品混合法實際狀況方法選購工程〔%〕品牌25商業(yè)標準26規(guī)格31混合法8其他10100此表依據(jù)史丹福大學商研所針對168家制造業(yè)的調(diào)查其它采購說明選購需求摘述方法留意點:無論使用何種方法描述選購需求,讓產(chǎn)品執(zhí)行其功能的最低品質(zhì)需求必需加以規(guī)定.選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE33如何選擇正確的方法描述采購需求小量及非重要的選購使用品牌是描述需求的最正確方式。利用品牌當做規(guī)格說明特殊可使用于：所欲取得之技術(shù)與品質(zhì)水準的規(guī)格不易描述；選購者的最終產(chǎn)品會由于使用這項品牌而得到廣告的效果而獵取利益；當使用者對品牌有偏好或偏見，且這些偏見幾乎是不行能消退的時候；當承受品牌或樣本是無法說明需求時，就要使用某種規(guī)格說明，但要考慮的是競爭的重要性以及避開不必要的限制。選購需求描述TG20230426PURCHASINGCOURSE34采購準備工作選購預(yù)備工作TG20230426PURCHASINGCOURSE35采購準備工作選購預(yù)備工作采購準備采購預(yù)算采購計劃編訂采購數(shù)量計劃的目的決定采購數(shù)量之資料基礎(chǔ)采購數(shù)量之計算與訂購方法決定最適當?shù)牟少彅?shù)量什么是采購預(yù)算采購計劃與預(yù)算之影響因素TG20230426PURCHASINGCOURSE36選購打算(1)編訂選購數(shù)打算的目的:預(yù)估量劃需用數(shù)量與時間，防止供給中斷，影響產(chǎn)銷活動。避開材料儲存過多，積壓資金，及占用積存的空間。協(xié)作公司生產(chǎn)打算與資金調(diào)度。使選購部門事先預(yù)備，選擇有利時機購入材料。確立材料耗用標準，以便管制材料購用數(shù)量及本錢。選購預(yù)備工作TG20230426PURCHASINGCOURSE37打算選購數(shù)量之資料根底生產(chǎn)打算〔ProductionSchedule)生產(chǎn)打算依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來擬訂。用料清表〔BillofMaterial)產(chǎn)品的用料需求量〔MaterialRequirement)。用料清表所列的耗用量，即通稱的標準用量〔StandardUnitConsumption),與實際用量相互比較，作為用料治理的依據(jù)。存量管制卡〔Card)建立物料的存量管制卡，以說明某一物料目前的庫存狀況。選購打算(2)選購預(yù)備工作TG20230426PURCHASINGCOURSE38選購數(shù)量之計算與訂購方法定期訂購法時間〔Time