人事檔案管理辦法（九）

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為了規(guī)范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護(hù)和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎(chǔ)依據(jù)，根據(jù)相關(guān)法律和法規(guī)，制定本辦法。

2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執(zhí)行公司的人才戰(zhàn)略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務(wù)的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關(guān)部門人員對公司員工在工作中和學(xué)習(xí)中形成的個人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)情況、培訓(xùn)情況、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇、崗位變動等一系列內(nèi)容及時進(jìn)行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據(jù)，由人力資源部實行集中統(tǒng)一管理。

4.職責(zé)

4.1人力資源部應(yīng)為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進(jìn)行收集整理、保管統(tǒng)計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應(yīng)按照公司要求及時提供真實準(zhǔn)確、詳細(xì)完善的資料。

4.3檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關(guān)人員面前議論人事檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無關(guān)人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布人事檔案內(nèi)容。

4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負(fù)責(zé)人保管。

5.管理制度5.1案卷內(nèi)容

5.1.1卷內(nèi)目錄

見附件2人事檔案目錄5.1.2入職資料

人員應(yīng)聘登記表

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8張一寸紅底免冠照片身份證正反面復(fù)印件戶口本戶主頁及本人頁復(fù)印件畢業(yè)證、學(xué)位證（或?qū)W歷證明）復(fù)印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業(yè)證復(fù)印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業(yè)操作證原件/復(fù)印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機(jī)、電瓶車司機(jī)）各種資格證和職稱的復(fù)印件參加過各種培訓(xùn)的證書復(fù)印件

應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生還應(yīng)包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認(rèn)后的勞動合同/勞動協(xié)議文本；員工轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗相關(guān)材料。

5.1.4調(diào)薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續(xù)、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務(wù)任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關(guān)手續(xù)（診斷、病志等）等工作學(xué)習(xí)中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進(jìn)入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關(guān)材料

與個人工資收入考核有關(guān)的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關(guān)系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領(lǐng)取完畢的解除勞動關(guān)系證明可單獨(dú)存檔保管，建立明細(xì)及領(lǐng)取簽收記錄。

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5.1.9其他應(yīng)歸檔的資料5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1例行常規(guī)資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產(chǎn)生的人事資料，對于特殊重要資料應(yīng)在次日內(nèi)歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應(yīng)在員工入職當(dāng)日，將與員工個人有關(guān)的材料，進(jìn)行整理、編號、裝訂，進(jìn)行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關(guān)人員在該事項完成后的五個工作日內(nèi)，將相關(guān)材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應(yīng)有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應(yīng)做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)審核歸檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng)涵蓋申請、報批、審批及回復(fù)等整個流程，以備查考。檔案管理員應(yīng)做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時詳細(xì)登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門修訂或補(bǔ)辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時登記、補(bǔ)充。

5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求。應(yīng)使用a4復(fù)印紙。寬幅大于a4紙時，可將紙張折成a4紙大小，小于a4紙時，應(yīng)將其與a4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統(tǒng)一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細(xì)》為目錄，應(yīng)如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規(guī)則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據(jù)

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入職年限、入職順序編號同oa中編號一致。例如2021年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學(xué)歷、職稱等情況的變化），應(yīng)由所在部門統(tǒng)一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調(diào)整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領(lǐng)取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統(tǒng)一領(lǐng)取/借閱檔案。

5.4.2借閱手續(xù)

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關(guān)資料申請表》，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、借閱時間等詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。

5.4.2.2人力資源部門依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關(guān)資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規(guī)定時間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領(lǐng)?。喝肆Y源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。

5.4.3.3未經(jīng)批準(zhǔn)，借閱人不得私自摘抄、復(fù)制人事檔案材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內(nèi)容按現(xiàn)有表格如實填寫。

6.2員工編號。員工編號能直觀體現(xiàn)員工入司時間與erp項目接軌。它的編制原則和方

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法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數(shù)字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應(yīng)一個唯一號碼，不重復(fù)。

6.3檔案號。指與紙板檔案對應(yīng)的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4電子檔案保存與更新。以月為單位保存電子檔案，每月底復(fù)制一份留存，命名為*年*月電子檔案。

7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規(guī)定要同本人見面的材料（如考評結(jié)論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應(yīng)有本人的簽字；出具意見方同樣應(yīng)有蓋章或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字。

8.檔案內(nèi)審工作

8.1目的。以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合