文件記錄控制程序

廣恒機(jī)械制造有限公司文件記錄控制程序編號(hào)：GH/CX01發(fā)布日期：分發(fā)部門(mén)：1目的對(duì)文件的編寫(xiě)、批準(zhǔn)、發(fā)布、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修訂和銷(xiāo)毀等活動(dòng)進(jìn)行有效的控制，以保證文件的適用性、協(xié)調(diào)性和有效性。2范圍適用于質(zhì)量管理體系的文件、與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)文件，以及適當(dāng)外來(lái)文件控制。3職責(zé)3.1人事行政負(fù)責(zé)文件控制。負(fù)責(zé)外來(lái)文件的收集、發(fā)放，并負(fù)責(zé)公司內(nèi)文件包括質(zhì)量手冊(cè)和程序文件、其它管理文件的發(fā)放、更換、修訂、換版、銷(xiāo)毀和歸檔等工作。3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)、發(fā)布。3.3管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的審核和程序文件的批準(zhǔn)。3.4生產(chǎn)廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。由負(fù)責(zé)發(fā)放、更換、修訂、換版、銷(xiāo)毀和歸檔等工作。3.5管理文件由工作主管部門(mén)編制，主管審核，上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)。4工作程序4.1文件編號(hào)-版本號(hào)質(zhì)量手冊(cè)：GH/SC01-發(fā)布年月程序文件：GH/CX##（序號(hào)）-發(fā)布年月管理文件：GH/##（主管部門(mén)代號(hào)）-***（序號(hào)）-發(fā)布年月技術(shù)文件：GH/J***(序號(hào))-發(fā)布年月外來(lái)文件：沿用原文件編號(hào)-發(fā)布年月表單：GH/BD##（主管部門(mén)代號(hào)）-***（序號(hào)）-發(fā)布年月4.2文件的版本、標(biāo)識(shí)和受控狀態(tài)4.2.1文件以其發(fā)布（修訂）年月為版本號(hào)。4.2.2文件通過(guò)其名稱(chēng)、編號(hào)、版本號(hào)、受控狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。4.2.3文件的受控狀態(tài)分為“受控”、“非受控”，受控文件蓋“受控”章。受控文件的制定、修改、廢棄需控制其發(fā)放、更換、回收。4.3文件的編制（修訂）、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布/發(fā)放按3.1～3.5條款規(guī)定執(zhí)行，以確保文件是充分的,適宜的。文件編寫(xiě)人填寫(xiě)《文件制修廢申請(qǐng)單》呈交審核、批準(zhǔn)者，直到文件發(fā)布，此單與文件正本由文件管理部門(mén)歸檔，受控文件則由文件管理部門(mén)填入《受控文件清單》。4.4文件的發(fā)放和更換、回收4.4.1文件的發(fā)放和更換、回收管理部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)工作，并填寫(xiě)《文件發(fā)放、回收記錄》，由領(lǐng)用人簽收，受控文件在其發(fā)放文件上應(yīng)蓋“受控”章。4.4.2領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)保管好文件。當(dāng)使用的文件嚴(yán)重破損而影響使用時(shí)，使用者提出申請(qǐng)，經(jīng)文件管理部門(mén)批準(zhǔn)、才可向原發(fā)放部門(mén)以舊換新，并記錄在《文件發(fā)放、回收記錄》。“受控”文件如有丟失，文件使用人及時(shí)報(bào)告，并辦理重新發(fā)放。4.5借閱存檔文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱記錄》。4.6文件作廢時(shí)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《文件制修廢申請(qǐng)單》，得到批準(zhǔn)后實(shí)施。作廢受控文件，由文件管理部門(mén)統(tǒng)一回收，做好回收記錄，并廢棄，必要時(shí)粉碎。作廢非受控文件，由相關(guān)部門(mén)自行廢棄。作廢文件需留用時(shí)應(yīng)蓋“作廢留用”章。4.7外來(lái)文件由文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集，公司采用時(shí)應(yīng)由其工作內(nèi)容主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外來(lái)文件的發(fā)放、更換、回收、作廢管理同公司內(nèi)部文件管理。4.8表單記錄管理4.8.1表單記錄的制、修管理同文件管理。4.8.2表單記錄的填寫(xiě)應(yīng)真實(shí)、完整、清晰、正確。4.8.3表單記錄的保存由其使用部門(mén)保存，應(yīng)保持其清晰、完整、便于其檢索，保存期限應(yīng)予以規(guī)定，詳見(jiàn)《質(zhì)量記錄清單》。4.8.4表單記錄達(dá)保存期限后，由其保管部門(mén)自行銷(xiāo)毀。4