文件控制程序整套

文件控制程序1.目的對(duì)與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行管制，確保在質(zhì)量、環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)所，都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。2.范圍適用于質(zhì)量、環(huán)境管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件，如管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等；以及適當(dāng)范圍的外來文件，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的圖樣等。3.職責(zé)3.1管理手冊(cè)和程序文件由管理部負(fù)責(zé)組織編制，總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。3.2其他控制所需文件由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)撰寫，總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。3.3管理部負(fù)責(zé)各文件，包括技術(shù)文件的管理控制，定期評(píng)審管理體系文件。4.工作程序4.1文件的審批文件在發(fā)布前均需按權(quán)責(zé)審批其適用性和充分性。4.2文件編號(hào)原則管理體系文件的制訂、修訂均應(yīng)由管理部以編號(hào)原則編號(hào)。其余文件按類別以發(fā)行日期加序號(hào)編號(hào)。文件編號(hào)采用統(tǒng)一管理，由管理部負(fù)責(zé)。體系文件編號(hào)如下：a.手冊(cè)用XX-QEM-01其中：XX——本公司的簡(jiǎn)稱開測(cè)的首字母。QEM——手冊(cè)的首字母。01——版本號(hào)。b.程序文件用XX-QEP-ХХ其中：XX——本公司的簡(jiǎn)稱開測(cè)的首字母。QEP——程序文件中程序的首字母。ХХ——編號(hào)流水號(hào)。c．其它文件1.管理文件用XX-GL-ХХ其中：XX——本公司的簡(jiǎn)稱開測(cè)的首字母。GL——管理性文件中管理的首字母。ХХ——編號(hào)流水號(hào)。2.外來文件用XX-WL-ХХ其中：XX——本公司的簡(jiǎn)稱開測(cè)的首字母。WL——外來文件中外來的首字母。ХХ——編號(hào)流水號(hào)。3.記錄XX-JL-ХХХ其中：XX——本公司的簡(jiǎn)稱開測(cè)的首字母。JL——管理性文件中管理的首字母。ХХХ——記錄編號(hào)。E.公司產(chǎn)品、技術(shù)圖紙資料編號(hào)按公司產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)進(jìn)行管理。4.3文件標(biāo)識(shí)4.3.1文件版本號(hào)為英文字母，版次號(hào)為阿拉伯字母。首版為A/0，每修訂一次，，則更換版本版次為A/1，以后依此類推。4.3.2文件和資料分為受控和非受控文件，受控文件須標(biāo)識(shí)，非受控文件無任何印章。4.3.3作廢留存資料須標(biāo)識(shí)“作廢”。4.4文件制訂由各部門指定專人，以各類文件標(biāo)準(zhǔn)格式擬定，按權(quán)責(zé)規(guī)定核準(zhǔn)后交由管理部編制存檔的《受控文件清單》，并由文件管理人員按規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)和印章,原稿文件不加蓋任何圖章，以確保文件及現(xiàn)行狀態(tài)清晰,易于識(shí)別。4.5文件分發(fā)文件的發(fā)放范圍由編制單位根據(jù)文件內(nèi)容確定，管理部復(fù)印適當(dāng)份數(shù)加蓋印章后，按部門發(fā)行，并請(qǐng)接收部門在《文件發(fā)放回收記錄表》上簽收。4.6文件修訂文件若不符合現(xiàn)狀，需修改增訂，由提議部門填寫《文件處理通知單》，原擬訂部門研究修改,原審批崗位的人員審批,若指定其它部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料,審批后由管理部進(jìn)行變更，變更內(nèi)容應(yīng)于文件上加以注記或附錄,并從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效和作廢的文件，以防誤用。4.7文件作廢由提議部門填寫《文件處理通知單》，經(jīng)審批，若同意則交由管理部進(jìn)行回收。4.8文件回收文件在修訂和作廢后應(yīng)對(duì)非預(yù)期使用的文件進(jìn)行回收，防止誤用。文件的回收按《文件發(fā)放回收記錄表》上的發(fā)放記錄進(jìn)行回收，回收已發(fā)出的所有該項(xiàng)文件，回收時(shí)須注意數(shù)量及內(nèi)容的完整性。4.9外來文件管理各部門于接收到外部重要標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、規(guī)范、技術(shù)資料時(shí)，須于審核后交管理部編號(hào)，并登錄《外來文件清單》，原稿留管理部，需要時(shí)相關(guān)部門可借閱或取得復(fù)印件以使用，其管理方法與公司內(nèi)部文件相同。4.10文件保存4.10.1原稿一律由管理部保存，不加蓋印章；現(xiàn)場(chǎng)使用的作業(yè)指導(dǎo)書置于作業(yè)場(chǎng)所，非現(xiàn)場(chǎng)使用的文件由各使用部門自行保存。4.10.2舊版文件回收時(shí)，管理部須注明回收情形，各部門不得保留舊版，但管理部對(duì)歷次舊版的原稿須予以保存，并加蓋“作廢”章以做區(qū)別，避免誤用。4.11文件銷毀各部門回收的舊版文件或顧客書面通知處理外來文件資料時(shí)，由管理部填寫《文件處理通知單》報(bào)總經(jīng)理審批，同意后進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。4.12文件的評(píng)審當(dāng)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行環(huán)境發(fā)生變化、文件(包括更改后的文件)，每年評(píng)審一次，由管理部組織相關(guān)部門對(duì)文件的適宜性和有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，當(dāng)出現(xiàn)下列特殊情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審：a)法律法規(guī)及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生較大變化，企業(yè)現(xiàn)有管理程序難以滿足時(shí)；b)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)作較大調(diào)整或工藝設(shè)備發(fā)生重大變化時(shí)；c)運(yùn)行時(shí)暴露問題較多，出現(xiàn)嚴(yán)重不適應(yīng)時(shí)。評(píng)審方法：由管理部組織各部門及分公司下屬部門集中對(duì)文件進(jìn)行分析評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)依據(jù)為：運(yùn)行綜合檢查情況、文