辦公自動化介紹

辦公自動化介紹辦公自動化介紹1、定義在古代的辦公活動中，人們習慣使用筆、墨、紙、硯。人工手抄筆錄，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。到了近代，雖有一些先進的辦公設備如機械打字機、、電報等得到應用，但仍不能適應社會進展的需要。如今現代通信技術和手段的廣泛應用，使計算機、打印機、復印機、掃描儀、機等先進的設備成為日常辦公活動的重要工具，加快了辦公自動化的進程。早在20世紀40年月，美國的局部企業(yè)就開頭使用機器來處理辦公業(yè)務，當時將這種手段稱為辦公室自動化。隨著經濟和技術，特別是信息技術的飛速進展，辦公自動化早就超出了狹窄的辦公室范圍，快速滲透到治理的范疇。人們將其統(tǒng)稱為辦公自動化(OfficeAutomationOA)。辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人們的一局部辦公業(yè)務活動物化到人以外的各種現代的辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構成效勞于某種目的的人機信息處理系統(tǒng)。定義中強調三點：①利用先進的科學技術和現代辦公設備;②辦公人員和辦公設備構成的人機信息處理系統(tǒng);OA辦公自動化主要是面對辦公室人員的辦公效率和質量的，它著重解決人與辦公設備的人機接口問題，它是以現代化的辦公設備為前提的，是一個由硬件和軟件組成的系統(tǒng)。一個較完整的辦公自動化系統(tǒng)是人員、辦公設備和信息資源三者親熱聯系的一個整體。通俗地講，辦公自動化就是利用現代化的設備和技術，全面或局部代替辦公人員的業(yè)務活動，優(yōu)質高效地處理辦公信息和辦公事務。目前，辦公自動化已將計算機技術、通信技術、科學治理思想和行為科學有機結合在一起，應用于傳統(tǒng)的數據處理技術難于處理的數據量浩大的、包括非數值型信息且構造不明確的辦公事務上，有效地提高了辦公質量和辦公效率。辦公室的工作性質辦公室的功能很多，歸根到底表現在兩個方面：一是處理辦公信息;二是產生辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報表、語言、圖形圖像等。辦公自動化的主要內容辦公自動化將現代技術裝備，科學治理思想和行為科學有機結合在一起，應用于辦公工作以提高辦公質量和效率。早期的辦公自動化主要是使用電腦、復印機等單機設備代替辦公人員大量重復勞動，而現代辦公自動化已構成一個人機系統(tǒng)，使一局部辦公活動由人過渡到由設備完成。辦公自動化的主要內容包括文字處理、報表處理、數值和非數值計算、圖形圖像處理、語言處理、通信、信息存儲與治理、日程治理和關心決策等各方面。2、特點辦公自動化是信息化社會最重要的標志之一，它具有以下特點：之一，它具有以下特點：辦公自動化是當前國際上飛速進展的一門綜合多種技術的型學科辦公自動化的理論根底是行為科學、治理科學、系統(tǒng)工程學、社會學、人機工程學等，它的技術根底是計算機技術、通訊技術、自動化技術等，其中計算機技術、通訊技術、系統(tǒng)科學、行為科學是辦公自動化的四大支柱或稱四大支撐技術。綜合起來看，辦公自動化是以行為科學為主導，系統(tǒng)科學為理論根底，綜合運用計算機技術和通信技術完成各項辦公業(yè)務。辦公自動化不是簡潔的自動化科學的一個分支，而是一個信息化社會的時代產物，是一門綜合的學科技術。辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)在辦公自動化系統(tǒng)中“人”是打算因素，是信息加工的設計者、指導者和成果享用者;而“機”是指辦公設備，它是辦公自動化的必要條件，是信息加工的”工具和手段。信息是辦公自動化中被加工的對象，辦公自動化綜合并充分表達了人、機器和信息三者的關系。一個典型的OA系統(tǒng)應包括信息采集、信息加工、信息傳遞、信息保存四個根本環(huán)節(jié)，核心任務是向各級辦公自動化將辦公信息實現了一體化處理信息通常有如下形式：?文字：指各種文件、信函、檔案、手稿等;?語言：有、聲音郵遞、聲音文件等;?數據：包括數據文件、報表、紀錄等;?圖像：有電視會議、電視監(jiān)視等動態(tài)圖像;?圖形：包括樣品照片、統(tǒng)計圖表、圖像等靜態(tài)圖形。辦公系統(tǒng)把基于不同的技術的辦公設備用聯網的方式聯成一體，以計算機為主體將各種形式的信息組合在一個系統(tǒng)中，使辦公室真正具有綜合處理這些信息的功能。辦公自動化的目標格外明確，是為了提高辦公效率和質量辦公自動化是人們產生更高價值信息的一個關心手段，使辦公室用具成為智能的綜合性工具。辦公自動化將很多獨立的辦公職能一體化，并提高自動化程度，從而提高辦公效率、便利辦公工作，獲得更大效益，對信息社會產生樂觀影響。其主要特點有：辦公自動化是涉及文秘、行政治理、電子、機械、物理等學科并利用計算機、通信、自動化等技術的一門綜合性學科。辦公自動化是融人、機器、信息資源三者為一體的人機系統(tǒng)。它包括了信息采集、加工、傳遞和保存四個根本環(huán)節(jié)。辦公自動化包括文字、數據、語言、圖像等信息的一體處理功能。辦公自動化能夠優(yōu)質、高效地處理辦公信息和事務。辦公自動化系統(tǒng)從功能上可以化分為三個層次，或者三個子系統(tǒng)。他們是事務處理、信息治理和決策支持子系統(tǒng)。如上圖。在上述三個層次中，事務處理是最根底的層次，信息治理是其次層次，而決策支持則處于最高層次。它們之間相互依存和相互聯系。決策支持依靠于信息治理層供給的信息，信息治理層又依靠于事務處理層對信息的采集、處理和篩選。三個層次之間的聯系可以由計算機的數據和程序的調用來實現。目前，國內事務處理級的辦公自動化系統(tǒng)最為普遍，并且仍處在逐步進展和完善的階段。3、功能組成收發(fā)文治理收發(fā)文治理主要負責公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流的全過程處理?，F有起草人起草公文，之后通過網絡發(fā)送給審批人，審批合格后簽發(fā)。當收到一份公文時，先進展收文登記，然后發(fā)送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動發(fā)送到批辦、承辦人處，最終由專人將公文歸檔。各類公文擁有相應的安全機制，具備相應的保密級別，通過指定不同級別人員具有的不同權限，還可以實現網上公文查詢。發(fā)文治理用來實現內部文檔從擬稿、批閱、簽發(fā)、到最終的整理、歸檔的發(fā)文流程的計算機自動化掌握，到達文檔發(fā)文自動化。外出人員治理外出人員治理主要是通過電子公告板方式實現對外出人員進展登記治理。外出人員利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出時聯系方法、外出時間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項，還可以將自己外出的消息通知有關人員。外出歸來后再通過網絡撤銷外出通告。會議治理在傳統(tǒng)方式下，召開會議時需要的大量文件讓人頭痛不已，而在OA方式下則要輕松得多，可實現網絡遠程實時會議掌握，圖文、影音在線傳輸。并可通過掃瞄器安排、治理睬議。領導活動安排主要負責辦公室對領導的工作和活動進展統(tǒng)一的協(xié)調和安排，包括一周活動安排和每日活動安排。相關人員可據此安排日程，以便安排相應工作，不至于發(fā)生沖突。論壇治理所謂論壇類似現實生活中的公告牌，用于系統(tǒng)內部人員在上面發(fā)布相關公開信息。論壇治理主要負責對這些信息的治理，比方信息分類、更等等。公告牌可以用來公布各種通知或其他公用信息?？稍趦炔块_通電子郵件，并具備和系統(tǒng)外部乃至國際互聯網的信息溝通力量。各級領導和業(yè)務人員可以在統(tǒng)一的圖形化環(huán)境里，便利地得到幾乎全部與其工作相關的資料、信息和其他數據，即使是在家中或出差也可不連續(xù)工作。個人用戶治理個人用戶工作臺用于對本人各項工作進展統(tǒng)一治理，例如安排日程、活動，查看處理當日工作，存放個人的各項資料、紀錄等。此外個人用戶還可以通過電子郵件與其他單位或個人溝通意見、爭論問題及傳送材料。7.電子郵件電子郵件系統(tǒng)可完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8每一個工作人員都不能保證始終在辦公室中工作。當遠離辦公室或出差，而又格外需要了解單位的某些數據信息時;當想在離本單位較遠的地方設立幾個辦公點時，可通過網、DDN專線等連接的遠程計算機，完成全部的有關辦公的功能。檔案治理辦公自動化系統(tǒng)可實現交互式的勞資人事治理。把員工資料與考勤制度、工資治理、人事治理相結合，有效提高工作效率，降低治理費用，實現高速、實時的查詢治理。綜合信息供給單位職工的號碼查詢，增進職工與單位和外界的溝通;供給國內外相關法律、法規(guī)查詢，并供給相關詢問效勞。公共信息效勞不僅能使本單位內部共享其他信息資源的信息，也使社會各界能共享政府、企事業(yè)單位可公開的信息，如企業(yè)形象宣傳等。簡報期刊供給國內外主要報刊雜志的查詢和特定信息檢索。徹底轉變傳統(tǒng)以手工為主的工作方式。整理、提煉、保存政府、企業(yè)的各類有用信息，為用戶供給共享信息的環(huán)境。供給信息查詢、統(tǒng)計、分析功能，幫助領導決策管4、國內外進展狀況辦公自動化在美國及日本等興旺國家已經得到了快速的進展。此表為美國的進展情形，日本則相對滯后。世界OA系統(tǒng)的進展格外迅猛，世界各國政府極為重視本國的OA系統(tǒng)的進展，不惜花費巨資。美國的辦公自動化在公司和企業(yè)中進展得比政府部門要早，并且水平也較高。各公司、企業(yè)不僅把OA視為提高效率、節(jié)約本錢的手段，更是利用它來加強經營治理，作為提高企業(yè)素養(yǎng)和企業(yè)競爭力量的重要條件。20世紀90年月以后，國外的辦公自動化得進展趨勢為如下四個方向：1)OAOA以計算機為核心的辦公工作站將向處理文字、數據、聲音、圖形的多媒體方向進展;通信在OA系統(tǒng)中的地位將進一步增加，可以充分利用現代化通信技術，建立全球的網絡體系。我國的辦公自動化技術起步較晚，20世紀70年月該項技術傳入我國，80年月才真正地得到重視和進展。此表為我國的進展狀況。我國的辦公自動化進展的特點是起步晚、進展迅猛，首先是為政治、經濟、國防效勞。國家投資建設的有經濟、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國家高層領導機關12個大信息治理系統(tǒng)，具有規(guī)模大、體系完整、高技術和現代化的治理效能，是代表我國一級水平的OA系統(tǒng)。目前，我國的辦公自動化系統(tǒng)正朝著集成化、網絡化、多媒體和智能化的國際水平進展。辦公自動化的實現，不僅僅是取代秘書的局部工作，它更是將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統(tǒng)習慣、工作環(huán)境和決策進程等方面的深刻變革，使辦公行為科學化、標準化和標準化。各國的經驗說明：國家經濟現代化必需依靠各級治理水平的提高和辦公自動化。因此，辦公自動化必將對我國整個社會生活的各個方面產生深刻的影響。5、辦公自動化設備為了具備和完善辦公自動化系統(tǒng)的功能，除了進展辦公人員的相應學問培訓外，必需配備相應的辦公硬件設備和軟件資源。在現代辦公治理中的主要業(yè)務中，如文字編輯、信息處理、信息傳輸、信息檢索等都離不開計算機，它是辦公自動化的一名主角。所以，在辦公自動化系統(tǒng)中，計算機使必不行少的核心設備。辦公自動化系統(tǒng)的硬件和軟件組成如下圖。辦公自動化系統(tǒng)的硬件是指辦公自動化系統(tǒng)中實際裝置和設備，而軟件是指用于運行、治理、維護和應用開發(fā)計算機所編制的計算機程序。?通信設備：如：局域網，，電傳等。?輸出設備：如：圖像掃描儀，復印機，機等?系統(tǒng)軟件：如：操作系統(tǒng)，語言翻譯程序等?支持軟件：如：數據庫治理系統(tǒng)?通用軟件：如文字處理系統(tǒng)，圖形處理系統(tǒng)等?專用軟件：工資治理系統(tǒng)，圖書治理系統(tǒng)等電子計算機一般俗稱為電腦.計算機的種類很多，依據它的規(guī)模大小可以分為巨型機、大型機、中小型機、微型機和便攜機等。依據其用途又可分為專用計算機和通用計算機。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計算機。一套計算機系統(tǒng)必需由硬件和軟件兩大局部共同組成，兩者有機結合、相得益彰，才能是系統(tǒng)發(fā)揮成效。實際上，在計算機技術的進展進程中，計算機軟件隨硬件技術的快速進展而進展，反過來，軟件的不斷進展與完善，又促進了硬件的進展。打印機是辦公自動化系統(tǒng)的主要輸出設備之一。打印機分為擊打式和非擊打式兩大系列產品。擊打式以針式點陣打印機為主，非擊打式則包括激光、噴墨及熱升華打印機等。20世紀50年月美國施樂公司推出第一臺商用復印機。依據復印機顯影方式可分：單組份和雙組份。依據復印的顏色可分：單色和彩色。按復印機尺寸分：普及型(A3)，手提式，大工程圖紙(A2以上)。按使用紙型來分：特別紙，一般復印紙。按成像處理方式分：數字式，模擬式。機是一種傳送靜止圖像的通信手段。它可以通過通信線路，把文件、圖表、手跡、照片等紙頁式靜止圖像信號從一端傳到另一端，并印在紙上得到與發(fā)送文件完全一樣的硬拷貝。因此，也有人把它稱為遠距離的復印。英文為facsimile.國際上常用FAX掃描儀是一種光機電一體化的高科技產品，是除鍵盤和鼠標外電腦使用最廣泛的輸入設備。掃描儀由多種用途，比方可以利用它輸入照片建立字節(jié)的電子影集;輸入各種圖片建立自己的網站;掃描手寫信函再用E-mail發(fā)送出去以代替機;還可以利用掃描儀協(xié)作OCR軟件輸入報紙或書籍的內容，免除鍵盤錄入漢字的辛苦等等。這些掃描儀的非凡功能，使我們在辦公、學習、和消遣等各個方面提高效率并增加了樂趣。數碼相機是一種能夠進展拍攝，并通過內部處理把拍攝到的光學圖像轉換成以數字格式存放的電子圖像的特別照相機。6、辦公軟件介紹MicrosoftOffice是微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件，OfficeXP是最的版本(第四代)。Word主要用來進展文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進展書信、公文、報告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等一些文字集中的工作;Excel主要用來進展又繁重任務的預算、財務、數據匯總等工作;PowerPoint主要用來制