2023-2024學(xué)術(shù)會(huì)議白皮書

本文中所有內(nèi)容，僅供讀者學(xué)習(xí)或交流，禁止商業(yè)性或盈利性用途，讀者應(yīng)遵守著作權(quán)法的經(jīng)本公司書面許可，任何單位及個(gè)人不得以任何方式或者理由對(duì)文中的任何部分進(jìn)行使改、抄錄、傳播或與其他產(chǎn)品捆綁使用、銷售。目錄/目錄/CONTENTS 0203百格活動(dòng)制作《學(xué)術(shù)會(huì)議實(shí)戰(zhàn)白皮書》背景：適應(yīng)當(dāng)前國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議的需要，提供完善的解決方案。幫助學(xué)術(shù)會(huì)議主辦單位提高辦會(huì)效率，優(yōu)化會(huì)議流程，改善參會(huì)者體驗(yàn)。結(jié)合數(shù)字化趨勢(shì)，提倡智慧辦會(huì)的理念，推廣在線活動(dòng)管理工具。學(xué)術(shù)會(huì)議區(qū)別于其他會(huì)議的主要特點(diǎn)參與人員主要為學(xué)術(shù)研究者包括高校教師、研究生、研究所和企業(yè)的科研人員等等，有時(shí)，也包括科研儀器和科技產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售人員，部分科技管理人員等等。會(huì)議內(nèi)容主要為學(xué)術(shù)研究學(xué)術(shù)會(huì)議的主旨是學(xué)術(shù)交流，會(huì)議上交流和研討的內(nèi)容是最新的研究進(jìn)展、存在的問(wèn)題及解決方法，創(chuàng)新方法和思路，等等?；ネㄓ袩o(wú)研究者把最新的研究成果進(jìn)行會(huì)議報(bào)告，彼此交流，相互了解大家都在做哪些方面的研究、研究的程度和已達(dá)到的高度?；ハ鄦l(fā)閉門造車、封閉自我、不與同行交流，在科研上是很難有所創(chuàng)新的、有所突破的，參加學(xué)術(shù)會(huì)議，正是要求學(xué)者們互相借鑒，了解他人的觀點(diǎn)和做法，可能對(duì)研究卡點(diǎn)有所啟發(fā)。征文管理困難征文管理困難評(píng)審流程繁瑣復(fù)雜會(huì)議材料查詢困難?會(huì)議相關(guān)材料管理困難。?會(huì)議報(bào)銷材料下載困難。物料數(shù)量評(píng)估困難物料數(shù)量評(píng)估困難學(xué)術(shù)日程編排困難學(xué)術(shù)日程編排困難房損問(wèn)題房損問(wèn)題學(xué)術(shù)會(huì)議流程參考電腦端網(wǎng)頁(yè)、移動(dòng)端微站搭建完成大會(huì)籌備啟動(dòng)通知提交論文大會(huì)籌備啟動(dòng)征文截止，進(jìn)入評(píng)審階段通知論文結(jié)果查詢會(huì)議日程編排、出程序冊(cè)會(huì)議費(fèi)繳納酒店預(yù)定大會(huì)報(bào)到r確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商參會(huì)與財(cái)務(wù)管理評(píng)審與結(jié)果通知大會(huì)宣發(fā)注冊(cè)與征文學(xué)術(shù)會(huì)議常見分組01確定工作組人員學(xué)術(shù)會(huì)議常見分組01確定工作組人員組別職能場(chǎng)內(nèi)：現(xiàn)場(chǎng)報(bào)道、現(xiàn)場(chǎng)材料PPT、現(xiàn)場(chǎng)墻報(bào)張貼確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會(huì)與財(cái)務(wù)管理評(píng)審與結(jié)果通知大會(huì)宣發(fā)注冊(cè)與征文02確定核心供應(yīng)商確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會(huì)與財(cái)務(wù)管理評(píng)審與結(jié)果通知大會(huì)宣發(fā)注冊(cè)與征文構(gòu)建官網(wǎng)構(gòu)建官網(wǎng)建設(shè)官網(wǎng)，往往是驅(qū)動(dòng)學(xué)術(shù)會(huì)議籌備的核心環(huán)節(jié)申請(qǐng)獨(dú)立域名申請(qǐng)獨(dú)立域名首先，給專業(yè)學(xué)術(shù)官網(wǎng)設(shè)置一個(gè)獨(dú)立域名吧！全國(guó)高分子學(xué)術(shù)論文報(bào)告會(huì)獨(dú)立域名：/學(xué)術(shù)會(huì)議官網(wǎng)視覺設(shè)計(jì)官網(wǎng)設(shè)計(jì)學(xué)術(shù)會(huì)議官網(wǎng)視覺設(shè)計(jì)官網(wǎng)設(shè)計(jì)網(wǎng)站主體內(nèi)容網(wǎng)站設(shè)計(jì)風(fēng)格官網(wǎng)結(jié)構(gòu)官網(wǎng)結(jié)構(gòu)會(huì)議標(biāo)題banner網(wǎng)站結(jié)構(gòu)會(huì)議標(biāo)題banner網(wǎng)站結(jié)構(gòu)學(xué)術(shù)官網(wǎng)名稱、主辦單位、承代表注冊(cè)論文提交結(jié)果查詢酒店預(yù)定各模塊點(diǎn)擊進(jìn)入詳情頁(yè)面大會(huì)常見QA官網(wǎng)結(jié)構(gòu)官網(wǎng)結(jié)構(gòu)學(xué)術(shù)官網(wǎng)導(dǎo)航欄設(shè)計(jì)參考首頁(yè)組織架構(gòu)大會(huì)報(bào)告會(huì)議日程注冊(cè)繳費(fèi)征文投稿參會(huì)注冊(cè)報(bào)到指南會(huì)議日程參會(huì)注冊(cè)報(bào)到指南會(huì)議日程分會(huì)報(bào)告安排大會(huì)議題分會(huì)主席征文要求論文查詢共同主辦和承辦單位組織委員會(huì)會(huì)議秘書處酒店預(yù)訂參展贊助資料下載酒店預(yù)訂參展贊助資料下載酒店信息一覽表招商與招展資料下載當(dāng)?shù)睾?jiǎn)介酒店推薦參展與贊助標(biāo)準(zhǔn)往屆回顧會(huì)場(chǎng)介紹展區(qū)示意圖及預(yù)訂交通指南贊助商及展商官網(wǎng)結(jié)構(gòu)學(xué)術(shù)會(huì)議官網(wǎng)結(jié)構(gòu)參考案例官網(wǎng)結(jié)構(gòu)前期提供信息報(bào)名信息規(guī)劃前期提供信息報(bào)名信息規(guī)劃開放報(bào)名前，符合學(xué)術(shù)會(huì)議簽到的注冊(cè)信息規(guī)劃?統(tǒng)計(jì)區(qū)域：為了平衡各區(qū)域的權(quán)益，如獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)選、報(bào)告人員安排等。?統(tǒng)計(jì)身份：正式代表、學(xué)生代表、VIP嘉賓、院士等，涉及接送、住宿、就餐、胸大會(huì)通知推送規(guī)劃大會(huì)通知推送規(guī)劃大會(huì)通知規(guī)劃大會(huì)通知規(guī)劃大會(huì)宣傳推廣百格活動(dòng)聯(lián)合MarketUP同步宣傳推廣大會(huì)宣傳推廣會(huì)前參會(huì)者報(bào)名活動(dòng)MarketUP小助手通知接待人員獲知報(bào)名信息及時(shí)提醒參會(huì)預(yù)預(yù)熱主辦方基于會(huì)議背景分發(fā)內(nèi)容材料參會(huì)者利用MarketUP觸達(dá)瀏覽會(huì)議介紹瀏覽會(huì)議介紹瀏覽嘉賓信息瀏覽嘉賓信息瀏覽會(huì)議日程瀏覽會(huì)議日程洞察參會(huì)意向接待人員針對(duì)性跟進(jìn)會(huì)會(huì)中大會(huì)主辦方利用MarketUP觸達(dá)抽獎(jiǎng)互動(dòng)抽獎(jiǎng)互動(dòng)資料分發(fā)資料分發(fā)添加微信添加微信參會(huì)者行為軌跡記錄至數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)獲悉參會(huì)者需求原來(lái)：主辦方忙忙碌碌現(xiàn)在：服務(wù)公司協(xié)同管理服務(wù)公司提案服務(wù)公司與主辦方溝通確認(rèn)服務(wù)公司輔助主辦方操辦服務(wù)公司服務(wù)公司=咨詢角色打開主辦方的籌備思維充當(dāng)主辦方的大腦做好主辦方的左膀右臂確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會(huì)與財(cái)務(wù)管理評(píng)審與結(jié)果通知大會(huì)宣發(fā)注冊(cè)與征文開放征文前的準(zhǔn)備工作04注冊(cè)與征文????間?簡(jiǎn)要告知開放酒店?通知會(huì)議地點(diǎn)周邊核心交通站點(diǎn)、往主辦方論文征集主辦方論文征集0404注冊(cè)與征文摘要配置管理摘要管理評(píng)審嘉賓參會(huì)代表注冊(cè)填寫信息提交摘要參會(huì)代表注冊(cè)填寫信息提交摘要0404注冊(cè)與征文參會(huì)代表填寫個(gè)人信息，在線提交摘要或論文進(jìn)入評(píng)審狀態(tài)后，征文不再支持修改和刪除在線繳費(fèi)在線繳費(fèi)確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊(cè)與征文確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊(cè)與征文參會(huì)與財(cái)務(wù)管理大會(huì)宣發(fā)評(píng)審與結(jié)果通知評(píng)審前的準(zhǔn)備工作評(píng)審前的準(zhǔn)備工作05評(píng)審與結(jié)果通知人員安排人員安排評(píng)審培訓(xùn)評(píng)審培訓(xùn)征文評(píng)審流程05評(píng)審與結(jié)果通知征文評(píng)審流程05評(píng)審與結(jié)果通知 返回修改 論文評(píng)審錄用 未錄用未錄用參會(huì)者查詢結(jié)果05評(píng)審與結(jié)果通知參會(huì)者查詢結(jié)果05評(píng)審與結(jié)果通知參考樣例：評(píng)審結(jié)果無(wú)異議后，主辦方可向參會(huì)人員發(fā)送接受函。百格系統(tǒng)內(nèi)可自生成接受多渠道查詢錄用結(jié)果函模板，一鍵發(fā)送即可。確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會(huì)與財(cái)務(wù)管理評(píng)審與結(jié)果通知大會(huì)宣發(fā)注冊(cè)與征文1編排日程1主辦方提前確認(rèn)各分主辦方提前確認(rèn)各分會(huì)的具體時(shí)間區(qū)間及3通知查詢將日程進(jìn)行最后的將日程進(jìn)行最后的確認(rèn)，以確保所有4程序冊(cè)制作根據(jù)編排好的日程，根據(jù)編排好的日程，制作學(xué)術(shù)會(huì)議的相關(guān)按場(chǎng)地按專題按場(chǎng)地按專題利用百格活動(dòng)進(jìn)行多維度議程編排按日期按日期搜索主會(huì)場(chǎng)名稱、分會(huì)場(chǎng)名稱、專題名稱等關(guān)鍵字?大會(huì)主辦方授權(quán)各分會(huì)日程編排權(quán)限，分會(huì)主席線上聯(lián)?分會(huì)主席可安排日程編排，初步完成編排后可通過(guò)系統(tǒng)157頁(yè)的程序冊(cè)重新調(diào)整再生成只需30秒！議程印刷議程印刷會(huì)議背景資料、海報(bào)、座位卡等宣會(huì)議背景資料、海報(bào)、座位卡等宣傳物品特點(diǎn)注意點(diǎn)會(huì)議手冊(cè)、論文集、會(huì)議手冊(cè)、論文集、日程表等文檔特點(diǎn)注意點(diǎn)確保每一頁(yè)的內(nèi)容都能夠完參會(huì)證書、邀請(qǐng)函等個(gè)性化物品參會(huì)證書、邀請(qǐng)函等個(gè)性化物品特點(diǎn)注意點(diǎn)確保每個(gè)物品都能夠完全展示出其個(gè)性化的特點(diǎn)，不會(huì)因?yàn)椴眉舳绊懻w議程印刷 議程印刷 4?考慮材料的質(zhì)量、穩(wěn)定性、適印性等因素?確保印刷出來(lái)的文件能夠持久保存且具有良好的閱讀體驗(yàn) ?紙質(zhì)版則需考慮到裝訂方式、紙張質(zhì)量和印刷效果等因素?實(shí)行起草單位第一責(zé)任人制、會(huì)議秘書工作機(jī)構(gòu)等方式多次校核2 ?通常以簡(jiǎn)約、穩(wěn)重的色彩搭配為主5確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊(cè)與征文確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊(cè)與征文評(píng)審與結(jié)果通知大會(huì)宣發(fā)參會(huì)與財(cái)務(wù)管理參會(huì)代表類型正價(jià)票正式代表07參會(huì)與財(cái)務(wù)管理參會(huì)代表類型正價(jià)票正式代表07參會(huì)與財(cái)務(wù)管理學(xué)術(shù)會(huì)議注冊(cè)類型門票類型門票類型早鳥票學(xué)生代表早鳥票國(guó)內(nèi)07參會(huì)與財(cái)務(wù)管理國(guó)內(nèi)07參會(huì)與財(cái)務(wù)管理國(guó)際國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議收款方式結(jié)算并換算成您的當(dāng)?shù)刎泿?。因匯率浮動(dòng)實(shí)際扣●微信支付07參會(huì)與財(cái)務(wù)管理07參會(huì)與財(cái)務(wù)管理快速開具海量發(fā)票使用百格系統(tǒng)進(jìn)行電子開票，1人支持幾千張發(fā)票開出！會(huì)場(chǎng)布置PPT管理會(huì)場(chǎng)布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到交通管理會(huì)場(chǎng)布置人均1.1-1.2㎡人均1.0-1.1㎡人均0.93-1.0㎡會(huì)場(chǎng)布置人均1.1-1.2㎡人均1.0-1.1㎡人均0.93-1.0㎡空間布局根據(jù)參會(huì)人數(shù)和活動(dòng)形式，可以調(diào)整會(huì)議室的空間布局，常見的布局形式包括劇場(chǎng)式、教室式、鳥巢式等，確保參會(huì)者能夠充分參空間布局與和交流。投影儀便于準(zhǔn)確地展示各種顏色的細(xì)微差別，尤其是對(duì)于一些科學(xué)、醫(yī)學(xué)投影儀太高或太低都可能影響參會(huì)人員的視覺體驗(yàn)和投影內(nèi)容的由于學(xué)術(shù)會(huì)議的時(shí)間往往較長(zhǎng)，需要投影儀具有耐用性和學(xué)術(shù)會(huì)議往往需要在短時(shí)間內(nèi)迅速搭建和拆卸會(huì)議室，因此投影儀投影儀需支持多種格式的文件和設(shè)備，如PC、筆記本、iPad，能會(huì)場(chǎng)布置屏幕與音響確保畫質(zhì)和音質(zhì)沒有屏幕分辨率清晰，適合觀看，根據(jù)需要使用可靠的遠(yuǎn)程交流系統(tǒng)，例如百格活動(dòng)確保主控端和被控遠(yuǎn)程連線確保遠(yuǎn)程連接的硬件會(huì)場(chǎng)布置屏幕與音響確保畫質(zhì)和音質(zhì)沒有屏幕分辨率清晰，適合觀看，根據(jù)需要使用可靠的遠(yuǎn)程交流系統(tǒng)，例如百格活動(dòng)確保主控端和被控遠(yuǎn)程連線確保遠(yuǎn)程連接的硬件設(shè)備（如電腦、手機(jī)硬件設(shè)備確保遠(yuǎn)程連接的兩個(gè)端點(diǎn)（即主控端和被控端）的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境穩(wěn)端都有足夠的權(quán)限問(wèn)題問(wèn)題，保證PPT的細(xì)節(jié)得以呈現(xiàn)，會(huì)場(chǎng)前后在進(jìn)行遠(yuǎn)程連接時(shí)，在進(jìn)行遠(yuǎn)程連接時(shí)，注意保護(hù)嘉賓隱私和數(shù)據(jù)安全，可使用加并且必要時(shí)才允許遠(yuǎn)會(huì)場(chǎng)布置PPT管理會(huì)場(chǎng)布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到交通管理報(bào)到處方案（參考）報(bào)到處方案（參考）02現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到已繳費(fèi)通道1通道2通道3通道4通道5通道6通道7通道8通道9通道展商通道綠色通道1綠色通道2綠色通道3刷身份證簽到領(lǐng)取胸卡未攜帶身份證、特殊情況簽到未繳費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)通道1現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)通道2現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)通道3打印信息表財(cái)務(wù)收款打印胸卡打印信息表財(cái)務(wù)收款打印胸卡打印信息表財(cái)務(wù)收款打印胸卡2.簽到臺(tái)總長(zhǎng)20m：刷身份證通道、展商通道、綠色通道均1m寬；現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)通02現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到報(bào)到處物料清單（參考）02現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到報(bào)到桌背景板物資身份證簽到人臉識(shí)別身份證簽到人臉識(shí)別0202現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到多種簽到方式提前科學(xué)布置簽到通道，設(shè)置簽到路線，簽到同步完成胸卡打印，引導(dǎo)嘉賓入席就坐。百格有多種現(xiàn)場(chǎng)簽到方式可供選擇：微光掃碼、人臉識(shí)別、RFID、分會(huì)場(chǎng)人員進(jìn)出控制及信息采集。PC端簽到微光掃碼RFID13cm5.7cm1.3cm胸卡設(shè)計(jì)（參考）0.6cm0.5cm.13cm5.7cm1.3cm胸卡設(shè)計(jì)（參考）0.6cm0.5cm.0.6cm0.5cm02現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)4、不同的參會(huì)人員（參會(huì)代表、VIP、志愿者等等）有不同的胸卡類02現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到02現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到自動(dòng)胸卡打印會(huì)場(chǎng)布置PPT管理會(huì)場(chǎng)布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到交通管理分會(huì)場(chǎng)PPT管理技巧分會(huì)場(chǎng)PPT管理技巧時(shí)間管理為每個(gè)演講者規(guī)定時(shí)間限制時(shí)間管理為每個(gè)演講者規(guī)定時(shí)間限制，控制會(huì)議進(jìn)程。在終端打開，及時(shí)調(diào)整配置。調(diào)整投影設(shè)置調(diào)整投影設(shè)置小的字體或過(guò)于亮或暗的顏色。PPT管理PPT管理到一個(gè)可訪問(wèn)的位置，以應(yīng)對(duì)任何技術(shù)問(wèn)題。提供備用計(jì)劃準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)技術(shù)故障或其他問(wèn)題的備用提供備用計(jì)劃準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)技術(shù)故障或其他問(wèn)題的備用計(jì)劃，如備用計(jì)算機(jī)或手寫演示。提前測(cè)試翻頁(yè)筆，確保按鈕無(wú)損壞，電量充足。保證清晰度?儲(chǔ)存和管T播放流暢使用百格活動(dòng)進(jìn)行PPT、演講稿等會(huì)議文件的分發(fā)和整理，避免傳遞時(shí)的錯(cuò)漏，減少逐個(gè)跑場(chǎng)替換等情況，節(jié)約時(shí)間和人力成本，提高效率。協(xié)助嘉賓控制節(jié)奏協(xié)助嘉賓控制節(jié)奏幫助主辦方管控會(huì)議進(jìn)程會(huì)場(chǎng)布置PPT管理會(huì)場(chǎng)布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到交通管理餐飲管理餐飲管理），04餐飲與住宿04餐飲與住宿04餐飲與住宿餐票上注明餐廳類型和位置，提醒參會(huì)餐票可與胸卡一體化設(shè)計(jì)，避免丟失遺住宿管理住宿管理04餐飲與住宿住宿管理04餐飲與住宿住宿管理04餐飲與住宿在預(yù)訂房間時(shí)，要求與會(huì)者支付一定金額的押金。押金在會(huì)議結(jié)束后退還或者用于抵扣實(shí)際為了提供VIP體驗(yàn)，只允許購(gòu)買VIP門票的與會(huì)者預(yù)訂特定的高檔酒店。在百格系統(tǒng)中可百格活動(dòng)如何幫助主辦方減少房損？百格可設(shè)置與會(huì)者在預(yù)訂房間時(shí)支付完整的房費(fèi)，而不是只支付押金，減少無(wú)故取消預(yù)訂的會(huì)場(chǎng)布置PPT管理會(huì)場(chǎng)布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到交通管理05交通管理05交通管理大型會(huì)議需安排駁車會(huì)議規(guī)模大，涉及多個(gè)住宿酒店，需根據(jù)確定主要接送站點(diǎn)、設(shè)置交通提示明確會(huì)議城市的核心高鐵站、飛機(jī)場(chǎng)，在出入口設(shè)置抵達(dá)酒店的交通指示，根據(jù)情況安排接送站點(diǎn)。交通交通管理核心嘉賓接待核心嘉賓安排專車1對(duì)1接送，并提前告知息、會(huì)面地點(diǎn)、行程路線等。會(huì)場(chǎng)布置PPT管理會(huì)場(chǎng)布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到交通管理人員管理人員管理崗位安排06志愿者管理志愿者征集志愿者分配會(huì)0學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)后數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)篇0101數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的必要性為了不斷優(yōu)化辦會(huì)效率和效果，主辦方需要分析每次會(huì)議的數(shù)據(jù)。在百格活動(dòng)的后臺(tái)可查看相關(guān)數(shù)據(jù)，幫助主辦方高效監(jiān)測(cè)。