公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范本

第頁共頁公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范本第一章總則第一條為規(guī)范公司人事檔案管理，保障檔案的完整性、真實(shí)性和保密性，提高人事管理效能，特制定本辦法。第二條公司人事檔案是對公司人力資源的重要信息載體，是反映員工個(gè)人從業(yè)情況和發(fā)展歷程的重要依據(jù)，是落實(shí)組織各項(xiàng)人事決策的基礎(chǔ)。第三條公司人事檔案管理遵循統(tǒng)一組織、分類鑒定、規(guī)范操作、合理利用、保密存檔的原則。第四條本辦法適用于公司各類人事檔案的管理。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)第五條公司設(shè)立人事檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司人事檔案的管理工作，具體職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度及操作規(guī)程；（二）負(fù)責(zé)公司人事檔案的歸檔、入庫、整理、檢索和借閱等工作；（三）負(fù)責(zé)編制人事檔案的格式、內(nèi)容及個(gè)人檔案編碼等規(guī)范；（四）負(fù)責(zé)保證公司人事檔案的安全和保密；（五）負(fù)責(zé)定期檢查和審計(jì)公司人事檔案的管理情況；（六）負(fù)責(zé)組織檔案資料的電子化和信息化建設(shè)；（七）負(fù)責(zé)員工離職及檔案的移交工作；（八）負(fù)責(zé)提供員工在職期間檔案資料的查詢和咨詢服務(wù)。第六條公司人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的管理人員，具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，負(fù)責(zé)檔案管理工作的執(zhí)行和監(jiān)督。第三章檔案創(chuàng)建和歸檔第七條公司人事檔案按照員工進(jìn)入公司后的流程和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行創(chuàng)建，包括但不限于招聘、入職、培訓(xùn)等環(huán)節(jié)。第八條公司人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的內(nèi)容和格式進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第九條公司人事檔案采用電子和實(shí)物兩種形式保存，電子檔案應(yīng)同實(shí)物檔案相對應(yīng)。實(shí)物檔案應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、整理和存儲(chǔ)。第十條歸檔的人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）員工基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等；（二）員工入職及離職相關(guān)材料，包括錄用意見、聘用合同、培訓(xùn)記錄、離職證明等；（三）員工工資、獎(jiǎng)金、績效考核、職稱評定等相關(guān)資料；（四）員工獎(jiǎng)懲、表彰、榮譽(yù)證書等；（五）員工健康體檢、社保繳納記錄、福利待遇等；（六）員工考勤記錄、請假、加班、調(diào)休等工作記錄。第四章檔案保密和使用第十一條公司人事檔案應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，嚴(yán)格保密，不得泄露員工個(gè)人隱私。第十二條公司人事檔案的查閱、查詢和借閱均需要經(jīng)過正式申請，并由檔案管理機(jī)構(gòu)嚴(yán)格審批和授權(quán)。第十三條對于有關(guān)公司核心商業(yè)機(jī)密、人事決策等內(nèi)容的人事檔案，應(yīng)加強(qiáng)權(quán)限控制，嚴(yán)格限制查閱范圍和使用人員。第十四條公司人事檔案的使用應(yīng)符合正當(dāng)合理的用途，禁止濫用檔案信息和以檔案為借口進(jìn)行各種形式的違規(guī)操作。第五章檔案變動(dòng)和遷移第十五條公司人事檔案在以下情況下應(yīng)進(jìn)行變動(dòng)：（一）員工離職的，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)；（二）員工職務(wù)發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)更新檔案信息；（三）員工個(gè)人信息發(fā)生變化的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容；（四）員工涉及到人事決策的重大事項(xiàng)發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案調(diào)整。第十六條公司人事檔案的遷移應(yīng)按照規(guī)定程序和時(shí)限進(jìn)行，遷移后應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的檔案整理、歸檔和備份工作，確保檔案的安全和完整。第六章檔案保管和銷毀第十七條公司人事檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管，期滿后按照相關(guān)規(guī)定選擇復(fù)制、續(xù)存、銷毀等處理方式。第十八條公司人事檔案的銷毀應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案真實(shí)有效和信息安全。第十九條公司人事檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的銷毀時(shí)限進(jìn)行，銷毀后應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的記錄和備份工作。第七章法律責(zé)任第二十條未按照本辦法規(guī)定進(jìn)行人事檔案管理的，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分和法律責(zé)