常規(guī)審計-采購審計

采購審計在一些采購審計中，很多審計經(jīng)理會把審計的重點放在采購的價格上，認(rèn)為通過自己的詢價，就能發(fā)現(xiàn)問題。殊不知通過電話詢價可能會存在誤導(dǎo)。以XX資訊網(wǎng)為例，因為其本身是不出售物品的，只是一個中間商。網(wǎng)站的管理員僅僅只是打電話問個價格，并未到該地區(qū)去了解銷售真實的價格。網(wǎng)站的報價往往被當(dāng)?shù)氐拇蟮慕?jīng)銷商壟斷，比如經(jīng)銷商想出貨就價格低，囤貨就價格高。網(wǎng)站價格只能作為參考，并不能作為實際采購的價格。這個價格的標(biāo)準(zhǔn)，并不能被采購人員所接受，容易被反駁。采購的價格是由很多種因素決定的，網(wǎng)站的采購價格并不能直接被采用。所以最直接的方式，就是采用采購認(rèn)可的方式，就是對同一種產(chǎn)品的供應(yīng)商進行詢價。上面提到的審計方法只適合于標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，如果放到生產(chǎn)制造業(yè)，其采購的物品往往會涉及到定制化的產(chǎn)品。也就是說，物品全部是按研發(fā)圖紙定制生產(chǎn)。遇到這種情況，審計人員往往就不知所措，如果一拿圖紙去詢價，那么供應(yīng)商就會認(rèn)出來是公司的產(chǎn)品，所以有些審計人員認(rèn)為這種定制化的產(chǎn)品采購就沒必要審計了。有個審計經(jīng)理提到，采購審計裝裝樣子就行，公司有上萬的物料，怎么查，就算抽查1%，100個都要查3天。他認(rèn)為采購審計只有在得到舉報的時候，才能有重大發(fā)現(xiàn)，平時就不要自找麻煩做價格審計，那純粹是浪費時間。到此為止，我們舉了一堆審計人員對采購審計的一些看法，到底該如何進行采購審計？就像我們經(jīng)常提只要是采購，肯定會收回扣，這種業(yè)內(nèi)行規(guī)，審計人員是否可以熟視無睹。一、概述本章節(jié)介紹了采購審計的基礎(chǔ)入門知識、審計方法，并通過幾個案例來說明一些常見的采購審計的審計思路。二、基礎(chǔ)知識在這里我們介紹一個集團性的公司的采購，按照采購物品的金額與重要性，將物品分為招投標(biāo)類、比議價類、定點采購三類。招投標(biāo)（大宗采購）：適用于主輔材料、服務(wù)類。通過招投標(biāo)選擇主供應(yīng)商，另外選擇1-2家供應(yīng)商，每年的采購份額按照一定的比率在主輔供應(yīng)商之間進行分配。與主副供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，一年一簽。這種適合年度銷量穩(wěn)定或者預(yù)算完善的公司。如果是服務(wù)類采購，入圍的就是最終的，不會選擇備選供應(yīng)商。根據(jù)招標(biāo)的繁瑣程度，又劃分為公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)以及競爭性談判等等。比議價：適合辦公設(shè)備的采購，比如電腦、打印機這種。每次提出申請之后需要三家或者多家比價的。一般是先詢價，之后會進行多次的比議價，而且這個比價是需要審批的，并非采購一人決定。定點采購（零星采購）：適合單獨供應(yīng)商或者零星采購的物品，研發(fā)用的材料、壟斷的供應(yīng)商、價格低于一定金額的物品且采購次數(shù)低。小公司的物資采購，往往只有比議價或者干脆只在公司附近采購的，就不屬于本次的討論范疇。接下來，我們在上面的三種采購模式下，看看各自的采購過程是如何實現(xiàn)。2.1招投標(biāo)（大宗采購）大宗采購按照行業(yè)性質(zhì)，需要分兩種，一種是按照銷售訂單，這種是無法預(yù)測銷售情況，也就是銷方市場；另外一種是按照年度的銷售預(yù)算，這種適合飲料、服裝等這種連鎖、快消類企業(yè)，也就是供方市場。先談?wù)劰?yīng)商的確認(rèn)：（1）通過相關(guān)平臺發(fā)布相關(guān)信息→資格預(yù)審→現(xiàn)場開標(biāo)評標(biāo)→發(fā)中標(biāo)通知→簽訂合同（2）接收供應(yīng)商的申請→組成評選小組（生產(chǎn)、技術(shù)、采購、質(zhì)量部）→到供應(yīng)商現(xiàn)場審核→質(zhì)量部對客戶提供樣品質(zhì)檢→錄入合格供應(yīng)商名錄。這下來是對物品的采購是這么實現(xiàn)的。按照是否存在系統(tǒng)，如果是使用系統(tǒng)的，其采購的流程是這樣子進行的：系統(tǒng)根據(jù)安全庫存的設(shè)定定期向供應(yīng)商發(fā)訂單→倉庫收貨→質(zhì)量部檢驗→財務(wù)付款→費用月結(jié)如果非系統(tǒng)的，則按照下面的方式進行：銷售人員將本月的銷售計劃發(fā)給生產(chǎn)部→生產(chǎn)部向倉庫進行物料申報→倉庫結(jié)合庫存→向采購提出采購申請→采購員下訂單→倉庫收貨→質(zhì)量部檢驗→財務(wù)付款→費用月結(jié)采購價格是通過框架協(xié)議進行。如果涉及到市場因素需要進行采購價格的調(diào)整，需要供應(yīng)商提供調(diào)價函。而采購方則需要根據(jù)調(diào)價函同意漲價，或者選擇備選供應(yīng)商的產(chǎn)品，或者調(diào)整產(chǎn)品的物料，使用替代物料，選擇更加廉價的物料。2.2比議價比議價這種方式在商業(yè)企業(yè)、服務(wù)類的企業(yè)中最多。供應(yīng)商的確認(rèn)：要求供應(yīng)商提供稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、機構(gòu)代碼證、確認(rèn)為合格供應(yīng)商。但是下次采購的時候，仍舊選擇三家以上，并要求重新報價。也就是說這里的確認(rèn)供應(yīng)商，并非唯一供應(yīng)商。需要關(guān)注的是，有些供應(yīng)商不是直接的生產(chǎn)廠商，可能就是一個代理商或者中介商，而且也不是廠家直接授權(quán)的供應(yīng)商，這一塊就是需要注意的。很有可能就是采購人員搞的供應(yīng)商或者相關(guān)的供應(yīng)商。采購的流程如下：需求部門提出采購需求→部門經(jīng)理簽字確認(rèn)→采購人員詢比議價→按照采購金額設(shè)定的權(quán)限審批→倉庫驗收→財務(wù)付款。部分公司在采購審批權(quán)限這一塊會加入財務(wù)模塊，看是否在預(yù)算內(nèi)。這個意義不是很大。通過比議價確定的物品的價格是不固定，而按照每次比議價確定一個最終價格。但是有時過度看中價格的高低，往往會導(dǎo)致價格降下來，質(zhì)量也低下了。2.3定點采購定點采購分兩種，一種是壟斷產(chǎn)品，另外一種是零星采購的。對于生產(chǎn)制造企業(yè)，定制化生產(chǎn)某些產(chǎn)品，那么其采購就分為兩種，一類是研發(fā)部門開發(fā)的供應(yīng)商，另一類是產(chǎn)品量產(chǎn)之后的供應(yīng)商。在壟斷價格這一塊，往往存在研發(fā)技術(shù)人員捆綁采購。比如研發(fā)人員指定合格供應(yīng)商，其他原材料采購，往往研發(fā)人員說質(zhì)量不合規(guī)。在實際操作過程中往往是這樣子的。研發(fā)往往會經(jīng)過小試、中試、投產(chǎn)、量產(chǎn)，其中小試和中試環(huán)節(jié)的物料是研發(fā)人員選擇供應(yīng)商，而投產(chǎn)和量產(chǎn)的物料則是由采購部門選擇供應(yīng)商。這樣就可以起到牽制的作用。由于研發(fā)時使用的材料是小批量而且是不確定，所以價格肯定是按照零售價來進行的。而量產(chǎn)之后的供應(yīng)商，會由采購部門直接接手，價格就是批發(fā)價。如果研發(fā)材料的價格等于或者反而低于量產(chǎn)供應(yīng)商的材料價格，這個就是不合理。壟斷產(chǎn)品定制的采購的流程：我方的發(fā)圖紙給供應(yīng)商→供應(yīng)商打樣→我方對打樣的產(chǎn)品進行確認(rèn)→驗收入庫→財務(wù)付款零星采購主要是一些備品備件、辦公用品之類的購置。零星采購的供應(yīng)商一般以超市、五金用品超市、易迅網(wǎng)、京東網(wǎng)為主，很少是淘寶網(wǎng)或者阿里巴巴采購的，主要原因是假貨太多，影響使用質(zhì)量：接下來看一下采購流程，我們以辦公文具的采購為例：部門后勤人員收集本部門的文具需求→行政人員匯總統(tǒng)計需求，編制匯總表，發(fā)給供應(yīng)商→行政人員驗貨→與供應(yīng)商進行款項結(jié)算（月度、年度）。零星采購的物品的物品的價格是不固定，每個月或者每季度，供應(yīng)商會提供新的報價單或者價目表。所以定點采購，采購就沒必要每次都需要供應(yīng)商的報價單三家比價，然后審批下單。零星采購的供應(yīng)商集中于超市、網(wǎng)絡(luò)商城或者是公司附近的供應(yīng)商。下面是談?wù)勆厦嫒N采購方式都會涉及到的一些共性的內(nèi)容，比如合同簽訂、驗收、付款。另外還有一些特殊的內(nèi)容，比如模具管理。2.4采購方式采購方式分集中和采購好幾種，比如各分子公司自行采購、總部戰(zhàn)略采購、總部集中采購。分子公司自行采購，總部沒有過問的權(quán)力，一般是分子公司業(yè)務(wù)不統(tǒng)一，另外整個集團處在初級階段?？偛繎?zhàn)略采購，總部負(fù)責(zé)制定宏觀的采購計劃、供應(yīng)商的管理。采購誰家的貨物，本部說了算。下面子公司沒有權(quán)利選擇供應(yīng)商，但是可以直接向供應(yīng)商下單?？偛考胁少徳诳偛繉用娉闪⒉少徶行模旅娴姆肿庸緵]有任何采購權(quán)力，需要采購也是統(tǒng)一由總部進行。2.5合同簽訂采購合同分兩個，一個是框架合同，就是每年簽訂一次的，平時需要下單時，通過采購訂單，這種適合生產(chǎn)的原輔物料的購、辦公用品的定點購置。另外一種是每次采購都簽訂的采購合同，這種適合設(shè)備、固定資產(chǎn)、服務(wù)項目的購置。在采購合同中，需要注明物資名稱、規(guī)格、品質(zhì)、數(shù)量和包裝條款、貨物運輸條款、貨物運輸保險條款、產(chǎn)品質(zhì)量保證條款、價格條款、支付條款、檢測、索賠和仲裁條款以及合同期限等。有的采購合同條款只標(biāo)明所要訂購的產(chǎn)品、單價、金額，不標(biāo)明產(chǎn)品的型號、規(guī)格，或標(biāo)出的型號、規(guī)格不詳盡；有的采購合同只標(biāo)明供貨商，而不標(biāo)明產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家。這樣的漏洞可以給采購有空子可以鉆。2.6驗收供應(yīng)商送貨過來會提供送貨單，送貨單一式四聯(lián)，分別為倉庫、財務(wù)、采購、供應(yīng)商。送貨單需要送貨司機與收貨方的倉庫人員簽字確認(rèn)。倉庫管理人員一般設(shè)置兩個，一個是負(fù)責(zé)實物保管的，另外一個是負(fù)責(zé)賬務(wù)登記的，一般稱為材料會計。倉庫的驗收一般是對數(shù)量以及外形的驗收，如果涉及到品質(zhì)的驗收一般是由質(zhì)檢部門來進行。根據(jù)質(zhì)檢的情況，來確定是否讓步接收。讓步接收，就是瑕疵接收，物品不影響最終的產(chǎn)品生產(chǎn)，但是會在價格上打一些折扣。倉庫是有系統(tǒng)的，驗收單或者入庫單上會有訂單號碼，可以通過訂單號碼查詢到下單的信息。所以對于超額收貨無法錄入的。2.7款項支付財務(wù)部支付款項是根據(jù)三單一致之后才能進行付款，這三單分別是采購訂單、發(fā)票以及驗收單。當(dāng)然這個付款還是有一個請款流程的。采購的時候就需要考慮對方開具的票據(jù)，比如是普通發(fā)票還是增值稅發(fā)票。因為增值稅發(fā)票涉及到可以進項抵扣。如果是普通發(fā)票或者代開的3%的發(fā)票，公司的稅負(fù)就增加了。還有一個問題是本應(yīng)該甲開具的，但是甲是個體戶或者個人無法開具發(fā)票，然后用了其他公司的名義開具了發(fā)票2.8模具管理有些公司的采購是由研發(fā)部門進行設(shè)計，之后交由供應(yīng)商進行加工生產(chǎn)。供應(yīng)商根據(jù)設(shè)計圖紙，需要自行購置或者委外購置模具。模具按照其功能可以分為注塑、鈑金、壓鑄。注塑就是將熱的塑料注入模型中硫化，我們平時看到的塑料類產(chǎn)品，比如飲水機、冰箱之類差不多都是。鈑金靠壓力機和模具對板材、帶材、管材和型材等施加外力，使之產(chǎn)生塑性變形或分離，從而獲得所需形狀和尺寸的工件（沖壓件）的成形加工方法。壓鑄對融化的金屬施加高壓。模具是鋼結(jié)構(gòu)的，有一模兩穴、一模四穴的，一模兩穴就是打一次可以出來2個相同的產(chǎn)品。單個模具的重量在150-200千克。這類物品的采購，除了與供應(yīng)商簽訂的采購合同之外，還有一份模具合同。模具合同與一般的采購合同不同，在內(nèi)容上需要對模具模具的模芯、使用的模次、后續(xù)維修等內(nèi)容做具體的規(guī)定。模具的所有權(quán)是歸屬于采購方的，所以當(dāng)某種原材料不再需要時，就需要把模具拉回來，存放于公司的倉庫中。模具的日常保管，比如需要加油之類的。模具如果真的沒用，交給廢舊物資回收商來回購，基本上是按照材質(zhì)來進行回收的，目前市場對于這一塊的回收價格是再每噸3000元上下浮動。三、實施審計3.1常規(guī)審計（合規(guī)審計、內(nèi)控審計）我們將采購審計的內(nèi)容劃分為：供應(yīng)商管理、大宗采購、比議價采購、定點采購、驗收管理、付款管理、模具管理等。3.1.1供應(yīng)商管理所需的資料供應(yīng)商準(zhǔn)入單、供應(yīng)商現(xiàn)場考察表、供應(yīng)商器件評定表、供應(yīng)商月度考核表、供應(yīng)商年度評分表（1）供應(yīng)商準(zhǔn)入與驗廠人員溝通了解公司主要供應(yīng)商以及新進供應(yīng)商的現(xiàn)有設(shè)備和產(chǎn)能，是否存在產(chǎn)能嚴(yán)重不足，甚至需要外包的情況；檢查供應(yīng)商考核分?jǐn)?shù)不及格，但是仍被當(dāng)作合格供應(yīng)商；拜訪供應(yīng)商，現(xiàn)場觀察其實際產(chǎn)能；回訪近期被臨時更換的長期供應(yīng)商，檢查新進供應(yīng)商的信息是否合理，是否存在于采購有關(guān)聯(lián)關(guān)系，或者參與比議價的供應(yīng)商實為同一家，這些可以檢查供應(yīng)商的聯(lián)系電話、公司注冊地址、銀行賬戶、參與報價的的法人代表人之間的親屬關(guān)系。（2）供應(yīng)商考核檢查供應(yīng)商評分不合理的情況，比如質(zhì)量低下、交期延誤，但是評分仍為高分；檢查是否存在考核分?jǐn)?shù)低下，而且已經(jīng)被淘汰的供應(yīng)商，仍在繼續(xù)供貨。3.1.2大宗采購所需的資料如下：框架協(xié)議、請購單、采購訂單、安全存量控制表、會計憑證、發(fā)票、領(lǐng)料單、送貨單、合格供應(yīng)商名錄（1）安全庫存設(shè)置檢查安全庫存的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，是否存在長期使用或者庫齡較長的，近期仍在大量購置的情況，了解這批物料的處理情況。（2）請購檢查請購單是否經(jīng)過倉庫、公司負(fù)責(zé)人審核；檢查請購單是否存在涂改的情況；檢查工藝變更前后的材料采購是否進行調(diào)整；向倉庫了解（3）訂購檢查請購單、采購訂單、框架合同的內(nèi)容是否一致；檢查采購訂單是否連續(xù)編號；檢查是否存在客戶調(diào)價前后，訂單未及時下單或者處理的情況；檢查報價或者價格資料是否存在過期的情況。對于非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的價格，需要根據(jù)供應(yīng)商提供的生產(chǎn)利潤表或者BOM表，結(jié)合材料的價格、人工成本、設(shè)備折舊以及基本的利潤和稅金，來核算非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的成本。對于這一塊，不能讓供應(yīng)商報一個一籃子價格。（4）驗收檢查是否存在超量收貨的情況；檢查對于折讓收貨以及索賠是否經(jīng)過相關(guān)人員的審核；對于供應(yīng)商少交貨或者交貨有瑕疵是否進行了款項的扣除或者物品的追回。這里有一個問題，也就是說，物料的降價導(dǎo)致的扣款不及時，比如按照6月份的物料價格為1.6元，而按照7月份的物料價格為1.4元，那么6月份的款項扣除應(yīng)該按照6月份的價格，而不是7月份的價格。（5）付款檢查發(fā)票的數(shù)量金額與、采購訂單、送貨單（驗收單）一致；檢查預(yù)付項是否長期拖欠或者因公司原因造成對方的損失，而壓下了公司的預(yù)付款；檢查違約罰款是否及時入賬或者抵扣貨款。大宗采購的常見審計發(fā)現(xiàn)：超量采購；供應(yīng)商為采購親屬設(shè)置，或者采購人員開設(shè)的公司；物料未直接向生產(chǎn)廠商購置，而是通過中間商購置，導(dǎo)致價格虛高；供應(yīng)商無考核標(biāo)準(zhǔn)；讓步接收未扣除相關(guān)費用；預(yù)付款長期掛賬；供應(yīng)商提供的發(fā)票為普通發(fā)票導(dǎo)致進項稅額少抵扣。3.1.3比議價：所需的資料清單：采購申請驗收表、會計憑證、報價單、供應(yīng)商目錄、采購合同、驗收記錄審計思路（1）請購檢查請購單是否經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核，是否存在私自采購物品的情況。（2）比議價檢查報價單是否虛假或者偽造；檢查是否零星采購或者拆單采購；檢查訂單或者采購合同對于品名、數(shù)量、價格、運輸方式、付款方式、違約責(zé)任是否齊全；檢查前幾次采購對于同類采購的價格；檢查供應(yīng)商是否為同一家供應(yīng)商，比如同一家公司分設(shè)的幾家分子公司；檢查供應(yīng)商是否滿足3家以上的比價；檢查對于大金額的物品采購是否簽訂合同。（3）訂購檢查請購單、采購訂單、框架合同的內(nèi)容是否一致；檢查訂單是否連續(xù)編號。（4）驗收檢查對于折讓收貨以及索賠是否經(jīng)過相關(guān)人員的審核；這與原物料采購不一樣，有時會有贈品或者附件，由于這一塊往往在合同內(nèi)或者訂單上不會有具體的說明，這一塊的物品往往會被采購或者倉庫挪用。比如采購某打印機，供應(yīng)商可能會贈送墨盒，但是實際上驗收的時候沒有。是否有贈品或者附件還是需要回訪供應(yīng)商。（5）付款檢查財務(wù)是否存在提前打款的情況；檢查預(yù)付款是否長期掛賬；檢查供應(yīng)商提供的發(fā)票是否為一般納稅人增值稅發(fā)票；檢查款項的支付對象是否為合同供應(yīng)商；比議價審計常見發(fā)現(xiàn)：比議價基礎(chǔ)不一致；偽造報價單據(jù)或者報價單據(jù)過期；比價數(shù)量不足；采購價格異常；預(yù)付款長期掛賬；存在私自采購物品；供應(yīng)商附贈的附件或者贈品被挪用；款項支付的對象并非合同供應(yīng)商。3.1.4定點采購采購匯總表、報價單、會計憑證、供應(yīng)商目錄審計思路對于零星采購的定點采購，比如辦公用品、備品備件這一塊，由于涉及到筆、紙之類的金額小。往往這一塊的價格比較透明，可以官方網(wǎng)站，比如惠普、史泰博等等，還可以參考京東、新蛋以及易迅的網(wǎng)站。如果審計能出成績，往往集中在辦公耗材這一塊，比如硒鼓、墨盒，因為往往容易出現(xiàn)假貨。如果確認(rèn)辦公耗材都是從個體戶購買，需要分析采購物品的價格、數(shù)量以及質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)異常，接下去是走訪相關(guān)人員。至于壟斷采購的，就看兩塊，一塊是研發(fā)采購的物料價格與正式投產(chǎn)后的物料價格；另外一塊是供應(yīng)商是否有權(quán)代理產(chǎn)品還是只是個貿(mào)易商，一般查看廠家的授權(quán)書。常見審計發(fā)現(xiàn)：供應(yīng)商與采購員為親戚關(guān)系、超量采購物品、采購假冒偽劣產(chǎn)品、研發(fā)物料價格低于量產(chǎn)物料價格、硒鼓墨盒未納入正常采購而是按需提供并月結(jié)、研發(fā)供應(yīng)商未按正常流程轉(zhuǎn)為量產(chǎn)供應(yīng)商而直接采購、未獲取以供應(yīng)商名義開具的發(fā)票3.1.5模具管理模具采購合同、模具管理臺賬、模具報廢記錄審計思路模具采購檢查模具報價單與估算的模具成本，是否存在差異（在對這一塊審計的時候，審計人員需要事先學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)一下模具價格核算的公式與計算）。檢查模具采購合同，對于涉及到模具使用以及價格的條款是否明確，比如模次、模具變更以及模具維修的相關(guān)內(nèi)容。當(dāng)然模芯也是重要的一塊，因為不同的材質(zhì)，盡管可能滿足了前期的需要，到了后期要維修，這樣子會影響公司的產(chǎn)品的交期。模具的材質(zhì)檢驗需要特殊的設(shè)備，所以審計人員對于這一塊的審計不多。加工商的模具加工能力，雖然與供應(yīng)商簽訂模具加工合同。但是由于模具加工的設(shè)備一套就是幾百萬，很少能看到供應(yīng)商為了生產(chǎn)你的產(chǎn)生，還花錢買模具設(shè)備。所以模具的外包是肯定的，模具的外包生產(chǎn)往往會導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān)而讓步接收以及影響產(chǎn)品的交期。在這個層面上，將模具外包給供應(yīng)商是不太合理的。也就是說可以作為兩次采購。模具保管上門拜訪供應(yīng)商，在生產(chǎn)車間查看模具的使用以及保管的情況，了解模具是否被供應(yīng)商自私修改；盤點保管在倉庫的模具，關(guān)鍵模具是否被有效保養(yǎng)。模具的報廢模具的報廢處置需要關(guān)注兩個地方，一是模具的報廢原因，另外一塊是模具出售的價格真實性。價格的真實性，類似于采購詢價的方式，需要對廢舊物資回收商進行詢價。如果說是賣給了走街串巷的，那基本上就是低價出售了。常見審計發(fā)現(xiàn)：模具被供應(yīng)商私自修改、模具比議價不合理、供應(yīng)商不具備加工模具的能力進而轉(zhuǎn)包導(dǎo)致延誤生產(chǎn)進度、模具被丟失、模具被低價出售3.1.6采購中的詢價對于采購中的詢價，有些審計經(jīng)理往往以價格作為采購審計的關(guān)鍵點，往往忽略了產(chǎn)品的質(zhì)量。采購審計中如果涉及到詢價的對象，不是全部的供應(yīng)商產(chǎn)品都需要詢價，一般是針對小作坊以及中介代理商。小作坊十幾個人，那肯定還是一家手工作坊，因為這個規(guī)模么有辦法配置質(zhì)量管理人員。采購?fù)鶗忉屝∽鞣怀杀镜?，價格上有優(yōu)勢，質(zhì)檢上能過關(guān)。查到這樣的供應(yīng)商，一定要引起審計部門的高度重視，必要時上門查看其生產(chǎn)環(huán)境和設(shè)備。因為這類企業(yè)的產(chǎn)品要進入本公司，肯定是需要付出額外的成本的。深挖下去，一定有線索。另外就是物料或者辦公設(shè)備的新進的供應(yīng)商，短期內(nèi)給了大量的采購配額，有些代理商很有可能就是采購自己在外面設(shè)的。我們在這里談?wù)勅绾蝸泶_認(rèn)采購價格的真實性。詢價有很多種手段，可以分為主動詢價以及被動詢價兩種。先讓我們看看主動詢價，主動詢價一般是首先偽造自己的身份。比如生產(chǎn)中使用的原物料，我們在偽造身份的時候就需要，查看你偽造的這個公司是否存在，不要連網(wǎng)上都百度不到的公司。主營業(yè)務(wù)中生產(chǎn)的產(chǎn)品是否需要這種物料。因為供應(yīng)商也不是傻子，如果是大批量的采購，對方也會去了解。詢價的對象，我們可以分為向參與詢比價的供應(yīng)商再次詢價，包括中標(biāo)的和未中標(biāo)。也可以向網(wǎng)上的第三家供應(yīng)商進行詢價。當(dāng)然采購會說自己找的幾家供應(yīng)商都是本地的，便于質(zhì)量和交期的控制，而且價格也低廉。其實現(xiàn)在物流這么發(fā)達，其實并不存在什么地域問題。有的時候為了溝通方便，供應(yīng)商的銷售往往會要求你提供qq，所以審計人員在做采購審計的時候，需要申請一個新的qq號碼。比如提供給供應(yīng)商下面這種空白的詢價單，讓供應(yīng)商來提供具體的價格。因為審計人員進行采購詢價主要是拿到供應(yīng)商的最終報價為準(zhǔn)，單純的電話詢價往往缺乏可參考性，而且也難以說服采購。關(guān)于采購價格的及時性，比如我們在對印刷品或者電子產(chǎn)品的時候，我們拿最新的報價去與采購溝通的時候。采購?fù)鶗f這一塊是因為時間長了，這種物品的價格不適合當(dāng)時的報價。所以很有必要在詢價的時候，問一下這個價格的時效性。也就是說我拿到這個報價單，有效期是多少。然而，在很多種情況下，供應(yīng)商都會忽悠一句，邀你去上門喝茶，共商雙贏大事。這個時候，你應(yīng)該事先印制一些虛構(gòu)的名片，虛假的抬頭。就不要寫審計主管或者經(jīng)理了，而是采購主管或者采購經(jīng)理。另外手機號碼也不要用公司發(fā)的手機，需要另外去申請一個。至于需不需要錄影筆，常規(guī)的審計不需要，因為這種錄音不是。而比如供應(yīng)商答應(yīng)提供回扣的依據(jù)的時候，有針對性的拜訪的時候，就需要帶上。被動詢價，就是發(fā)布公司的采購信息，具體到物品的型號、規(guī)格之類。這個可以到阿里巴巴網(wǎng)站去發(fā)布這些信息。這種詢價會限制于供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)你的信息的及時性，有時往往可能會拖延在很后面。那么如何在阿里巴巴發(fā)布詢價信息呢？注冊公司信息之后，點擊發(fā)布詢價單，填妥相關(guān)數(shù)據(jù)之后就可以了。我們就打開手機，等待供應(yīng)商的報價。這里就有另外一個困惑，詢價這種審計方式適合于對技術(shù)差異較小的商品，或是市場價格比較透明的商品。對產(chǎn)品價格有很大影響而且市場價格不透明的產(chǎn)品，怎么處理？在這個時候，審計部就需要調(diào)遣技術(shù)部的人員參與到采購審計中。3.2舞弊審計正如前面所提到的，在公司中老板往往最關(guān)心的是誰拿了我的錢，誰損害了我的利益。諸如此類的審計發(fā)現(xiàn)才是老板最需要看到的。3.2.1招投標(biāo)中的舞弊一位審計經(jīng)理認(rèn)為，招投標(biāo)中圍標(biāo)、串標(biāo)難免，關(guān)鍵是人家進來之后，把控好質(zhì)量即可。可是人家本身就不合規(guī)了，后期質(zhì)量能控制好么。那么如何來確認(rèn)幾個投標(biāo)方是否存在圍標(biāo)、串標(biāo)情況。如何發(fā)現(xiàn)舞弊的跡象：投標(biāo)書內(nèi)容存在一致性，比如報價；存在使用同一個項目實施成員或者同一個項目成果；投標(biāo)書瑕疵存在一致性，同一個地方都存在錯別字；快遞或者郵件的投標(biāo)書地址一致或者相近；電子檔的投標(biāo)書“屬性”顯示的內(nèi)容存在一致性；不同的供應(yīng)商但是收款賬戶是同一個。進一步的核實，對于這種，一塊是檢查投標(biāo)方的工商登記資料，另外一塊是上門拜訪。上門拜訪雖然是一個比較耗費財力及精力，但也是一種解決問題最快速的方式。當(dāng)然我方對招投標(biāo)要設(shè)置一個最低或者最高限價，高于或者低于設(shè)定的標(biāo)的，都是不合理的。至于審計人員在招投標(biāo)現(xiàn)場有沒有中斷這個權(quán)力，還是需要看公司對審計部的授權(quán)。如果約定了，審計人員在招投標(biāo)現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)有圍標(biāo)或者串標(biāo)的情況，可以立即停止。但是實際上審計人員參與招投標(biāo)，更多的是在價格表這一塊，簽一個字，更多的情況下就是一個觀眾，看一下開標(biāo)這個過程。有的公司招投標(biāo)除了邀請審計人員，還會邀請法務(wù)人員、紀(jì)檢，這種更多就是形式了。對于下面這種情況就很難奏效，除非你是投標(biāo)方的人員或者有內(nèi)線：投標(biāo)單位形成價格聯(lián)盟，中標(biāo)后，陪標(biāo)人拿好處費，這種基本上需要靠舉報。這就是邀請招投標(biāo)的弊端，每次都是同一批人。輪流中標(biāo)，但是最終干活的還是同一個人。有一種是假借招投標(biāo)掩蓋價格虛高的事實。這一塊，審計人員只要再次詢價即可。這種招投標(biāo)明顯是走走樣式的。與圍標(biāo)串標(biāo)相關(guān)的法律條款：《刑法》第二百二十三條規(guī)定投標(biāo)人相互串通投標(biāo)報價，損害招標(biāo)人或者其他投標(biāo)人利益，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役，并處或者單處罰金。投標(biāo)人與招標(biāo)人串通投標(biāo)，損害國家、集體、公民的合法利益的，依照前款的規(guī)定處罰。另外一種就是資質(zhì)虛構(gòu)或者掛靠：這種很好查，只要網(wǎng)上查到正規(guī)公司的聯(lián)系方式，電話詢問對方參與投標(biāo)情況即可獲知。如果進步一為了說明情況，還可以讓對方提供正式書面的說明。3.2.2采購中的回扣問題采購中回扣是個老生常談的東西，只要是采購就會有回扣。具體回扣的行情是怎么樣子。比如設(shè)備采購的回扣是這么實現(xiàn)的：通過代理商、或職業(yè)的中介公司采購設(shè)備，或者說這個中介就是指定或者唯一代理商。因為有了中介的存在一切都很方便，1000萬的設(shè)備，返點在1-3個點，中介拿走0.5個點，剩余的基本上是采購的；接下來是安裝調(diào)試、培訓(xùn)如何操作和使用，這些費用一旦單獨再支出的話，采購會拿走至少2個點，再往下是備品備件采購，采購再拿走至少5個點。而這些流程在中介提供的幫助下會天衣無縫。軟件采購也是采購拿回扣的重點。一般軟件公司會提供軟件和咨詢服務(wù)，在這樣的情況下，采購會跟軟件公司商量好，報價的時候是兩個價格，一個軟件的價格，一個是咨詢的價格。而實際上，咨詢的錢基本上扣除他們的咨詢師的差旅費后將全部匯入那個采購的帳戶上。對于那些質(zhì)量不達標(biāo)的供貨商，那采購又可以發(fā)一筆小財，一旦質(zhì)量不達標(biāo)，采購肯定會提出索賠，至于索賠的金額一般大家都以為有合同，按照合同操作就行了，其實，我們只知其一，不知其二，合同在這個事項上的約定是個范圍的數(shù)。這就有空間了，為了少罰錢，給你點錢。采購拿回扣到底是不是問題，有的說采購拿了回扣反而價格會低，說這個是優(yōu)點。但是你想你的供應(yīng)商會如何想，這么大的公司里面的人都這樣的素質(zhì)，影響了公司的形象。我們審計人員在具體實施回扣審計的時候，可以采取釣魚的方式。在實施釣魚的時候，你需要偽造身份帶好錄音筆，并通過電話回訪、人員拜訪來獲取回扣的信息，當(dāng)然另外一塊是確認(rèn)價格的合理性，我們可以通過偽造身份以獲取到報價單為準(zhǔn)。需要注意的是，在進行這一塊的時候。首先審計人員要對該產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)或者規(guī)格有詳細的了解。另外審計人員事先演練幾遍，勁量讓自己裝飾為采購人員。比如突然無理由更換長期供應(yīng)商；新進采購被迫接受不合格供應(yīng)商等等。這時，審計很有必要拜訪被更換掉的供應(yīng)商，進一步了解具體的原因。當(dāng)然，前期審計部需要與公司老板或者總經(jīng)理對于采購舞弊這一塊的問題達成共識。比如供應(yīng)商確實是因為拒絕提供回扣而被搞掉，可以恢復(fù)其原身份。采購適當(dāng)收取回扣可以，但是如果影響到了采購的產(chǎn)品質(zhì)量、貨款之類，則審計就有需要或者必要進行審計。另外收取回扣，也給供應(yīng)商一種錯覺，這個公司的管理太混亂、也就這樣。那如何說服供應(yīng)商提供更詳細的提供回扣的明細，當(dāng)然我們不能通過什么恐嚇之類或者電話溝通等等，哪有什么合適的方法或者手段。有些審計人員說，之前不是與供應(yīng)商簽訂了誠信協(xié)議么，這只是防君子不防小人。方法有，比如在你有確切把握采購收取回扣的情況，你可以與公司總裁或者老板坦白具體情況，要求財務(wù)部停止付款，并以停止付款為要求，要求供應(yīng)商提供更細節(jié)的內(nèi)容。當(dāng)然，這一塊，如果能拉上法務(wù)人士，成功的概率就更高了。3.2.3采購中的其他問題采購說供應(yīng)商是政府部門的或者說是政府的人員，所以價格只能是按照對方提供的價格。如果不采購對方的價格或者物品，對方會有某些措施。這個審計人員可以約談供應(yīng)商，并做進一步了解。對于采購物品的質(zhì)量與價格，審計人員可以進行審計，至于到底要如何處理，這一塊就交給老板或者總裁去處理，看看其對此的看法。類似于供應(yīng)商是老板親戚或者朋友關(guān)系一樣。審計只要擺事實即可，處理不處理不是審計部的事情。4、與采購舞弊相關(guān)的法律條款與采購人員收取回扣對應(yīng)的是受賄罪。《中華人民共和國刑法》第一百六十三條【非國家工作人員受賄罪】公司、企業(yè)或者其他單位的工作人員利用職務(wù)上的便利，索取他人財物或者非法收受他人財物，為他人謀取利益，數(shù)額較大的，處五年以下有期徒刑或者拘役；數(shù)額巨大的，處五年以上有期徒刑，可以并處沒收財產(chǎn)。公司、企業(yè)或者其他單位的工作人員在經(jīng)濟往來中，利用職務(wù)上的便利，違反國家規(guī)定，收受各種名義的回扣、手續(xù)費，歸個人所有的，依照前款的規(guī)定處罰。國有公司、企業(yè)或者其他國有單位中從事公務(wù)的人員和國有公司、企業(yè)或者其他國有單位委派到非國有公司、企業(yè)以及其他單位從事公務(wù)的人員有前兩款行為的，依照本法第三百八十五條、第三百八十六條的規(guī)定定罪處罰。其中涉及到的對金額的約定：1、個人受賄數(shù)額在10萬元以上的，處10年以上有期徒刑或者無期徒刑，可以并處沒收財產(chǎn)；情節(jié)特別嚴(yán)重的，處死刑，并處沒收財產(chǎn)。2、個人受賄數(shù)額在5萬元以上不滿l0萬元的，處5年以上有期徒刑，可以并處沒收財產(chǎn)；情節(jié)特別嚴(yán)重的，處無期徒刑，并處沒收財產(chǎn)；3、個人受賄數(shù)額在5千元以上不滿5萬元的，處1年以上，7年以下有期徒刑；情節(jié)嚴(yán)重的，處7年以上10年以下有期徒刑；個人受賄數(shù)額在5千元以上不滿1萬元，犯罪后有悔改表現(xiàn)、積極退贓的，可以減輕處罰或者免矛刑事處罰，由其所在單位或者上級主管機關(guān)給予行政處分。4、個人受賄數(shù)額不滿5千元，情節(jié)較重的，處2年以下有期徒刑或者拘役；情節(jié)較輕的，由其所在單位或者上級主管機關(guān)酌情給予行政處分。情節(jié)較重，是指犯罪手段狡猾惡劣；行為人既貪贓又枉法；受賄行為給國家造成嚴(yán)重?fù)p失；或者是累犯、共犯中的主犯；受賄后又參與、支持其他犯罪活動：訂立攻守同盟，銷毀罪證，拒不坦白退贓；在對外活動中，向外商索賄受賄等。情節(jié)較輕，一般是指為他人謀取的利益沒有違反有關(guān)規(guī)定；行為沒有給國家或集體造成嚴(yán)重?fù)p失；案發(fā)后坦白交待事實經(jīng)過，并退了贓款；或者有自首、立功表現(xiàn)等。5、對多次受賄未經(jīng)處理的，按照累計受賄數(shù)額處罰。5、審計經(jīng)理困惑解答5.1審計反被咬一口我們公司沒有這么正規(guī)，商務(wù)部負(fù)責(zé)采購，沒有招投標(biāo)這檔。記得去年我做了一個采購審計，提到公司要公開招投標(biāo)一事，領(lǐng)導(dǎo)直接就給否決了，原因是公司一直和他們打交道不是一年兩年了，不需要招投標(biāo)。在我的內(nèi)審報告里列舉了部分商品的價格，其中用市面價與公司采購價相比來說明價格太高，但結(jié)果是搬起石頭砸了自己的腳，到現(xiàn)在想起還疼呢，下次再也不敢了。商務(wù)部當(dāng)時在領(lǐng)導(dǎo)處給出理由是：內(nèi)審只考慮了價位，而他們是為公司全面著想的，既要考慮價格又要考慮質(zhì)量，還有售后服務(wù)、發(fā)票的提供、最主要是可以隨時退換，總之要考慮很多因素才能最終敲定供應(yīng)商，老板聽起來感覺不錯，自然是內(nèi)審自找難看了。答復(fù)：審計建議要看公司實際情況，不能生搬硬套內(nèi)控指引或者國家的法律法規(guī)。比如需要公開招投標(biāo)，你要確定價格、質(zhì)量或者其他有問題了，才能說要公開招投標(biāo)。另外采購價格的高低，你需要與被審計部門先行溝通，另外在價格審計這一塊，你需要拿到供應(yīng)商的報價單等等。不能單純的從京東或者阿里巴巴找個價格就來說明采購有問題。5.2該不該在招投標(biāo)環(huán)節(jié)簽字我公司招標(biāo)必須審計人員參與并簽字，一切感覺很合理，我一直都有困惑就是怎么去確認(rèn)價格的合理性，原材料價格，工程施工價格，審計人員參與僅僅是在跟著流程走，明面的招標(biāo)不可能存在明顯的舞弊，真正的舞弊會是暗箱操作。答復(fù)：若一定要審計人員簽字，可以簽“招標(biāo)流程符合要求，但對物料價格保留審計權(quán)力”字眼，這樣一般都沒有什么問題。即使采購部責(zé)難，你可以回復(fù)說，“對于價格什么經(jīng)過審計，所以不能簽字”相信也沒話說。關(guān)于是不是要執(zhí)行和怎么審核價格的合理性，要充分站在采購部門的角度想這個問題，那樣審計得出的結(jié)論才具有說服力??！若是一味的強調(diào)站在采購對立面那樣會有爭議，而且老板也不一定接受，也就是說審計很失敗。5.3采購要收取回扣，拿現(xiàn)金怕被抓個現(xiàn)行，如果是通過銀行賬戶打款，審計能查采購的的銀行賬戶的收支記錄么？這個不可以，一般都是公安局授權(quán)可以查。作為個人，除非你有關(guān)系在銀行，但是這種方式也是不合法的。6.采購舞弊案例6.1購置三無產(chǎn)品案例審計人員在翻閱會計憑證的時候，發(fā)現(xiàn)有一筆金額為2萬元的維修費用，憑證的附件為一張工商局的罰款。詢問財務(wù)經(jīng)理，財務(wù)經(jīng)理打馬虎眼。接下去審計人員詢問行政人事經(jīng)理查看，結(jié)果告知是因為購置了三無產(chǎn)品，進而被消費者投訴之后，工商局的罰款。審計人員翻閱物品采購的分錄及原始憑證，發(fā)現(xiàn)審批驗收都是合規(guī)的。接下去檢查了該批物品的供應(yīng)商，是淘寶商家，三家比價，最低價中標(biāo)。賣家要求先交錢后發(fā)貨。結(jié)果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在發(fā)貨之后消失，手機關(guān)機。最后對審計人員對貨物進行了盤點，發(fā)現(xiàn)尚存XXX件物品，確實從物品的情況來看，沒有具體的生產(chǎn)廠家。接下來是與財務(wù)經(jīng)理的溝通，財務(wù)經(jīng)理這時才承認(rèn)是這個問題。出于大事化小的目的，將這筆罰