采購管理規(guī)范供應(yīng)商選擇與評價采購員工作績效考核

采購

管理規(guī)范

撰寫人：李華英

Email：Lihying@21cn

目錄

一、目的.........................................................3

二、適用范圍....................................................3

三、定義........................................................3

四、采購管理制度................................................3

五、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)...............................................4

六、供應(yīng)商選擇、評價和終止辦法..................................4

1、供應(yīng)商檔案管理要求.............................................4

2、供應(yīng)商選擇流程.................................................5

3、供應(yīng)商選擇考察表...............................................6

4、合格供應(yīng)商名錄.................................................7

5、供應(yīng)商資料卡...................................................8

6、供應(yīng)商考核辦法及考核表.........................................9

7、終止供應(yīng)商的報告..............................................10

七、采購流程....................................................11

1、采購原則......................................................11

2、常規(guī)采購......................................................11

3、小額應(yīng)急采購..................................................12

八、貨物檢驗(yàn)...................................................13

1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)..................................................13

2、貨物檢驗(yàn)報告..................................................14

九、采購中心職責(zé)與績效考核.....................................15

1、采購中心工作職責(zé)..............................................15

2、采購主管績效考核標(biāo)準(zhǔn)..........................................15

十、采購報告必須具備要素及分析圖表.............................16

一、目的

規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日

常管理規(guī)定要求。

二、適用范圍

本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等

采購的控制。

三、定義

1、供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。

2、合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。

3、購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，

此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權(quán)限必須簽批。

4、供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對供應(yīng)商進(jìn)行評估的表格，一般由采

購主管對供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運(yùn)作中心總監(jiān)時

行審批。

5、供應(yīng)商考核表：是每財年度對供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考

察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。

6、終止供應(yīng)商的報告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等提出

與其終止合作的報告，此報告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購中心提出，由采購主管填寫

逐級上報審批。

7、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對采購物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相

關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊。

8、貨物檢驗(yàn)報告：是貨物驗(yàn)收部門和人員對貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對所采購貨物給出驗(yàn)收

報告和處理意見。

四、采購管理制度

?潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；

?嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；

?能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品；

?嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量；

?加強(qiáng)采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價格信息檔案，以有效地控制和降低采購

成本并保證采購質(zhì)量；

?科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；

?處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題：

?認(rèn)真分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服

務(wù)水平的建議；

?做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；

?在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；

?所有采購，必須事前獲得批準(zhǔn).未經(jīng)計劃并報審核和批準(zhǔn)，，除急購?fù)獠坏貌少彛?/p>

購需在申請單上注時“急購”，并由總經(jīng)理補(bǔ)批：

?凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，

通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；

?采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買，不得

隨意變更供應(yīng)商；

五、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

?具有良好的市信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識；

?注冊資金達(dá)到50萬以上的一般納稅人；

?健全的商務(wù)管理流程和制度；

?良好的財務(wù)狀況，至少可以給予七天以上帳期；

?具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；

?相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；

?積極的合作態(tài)度；

六、供應(yīng)商選擇、評價和終止辦法

供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲

多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、

能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格地篩選、考核供應(yīng)商，對不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法。

對供應(yīng)商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見《供應(yīng)商考核辦法

及考核表》。

1、供應(yīng)商檔案管理要求

對于供應(yīng)商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含《供應(yīng)商選擇

考察表》、《供應(yīng)商名錄》、《供應(yīng)商資料卡》《供應(yīng)商考核表》、《詢價記錄》、《采

購記錄》、《到貨檢驗(yàn)報告》和《終止供應(yīng)商的報告》，以及其它和往來單據(jù)等資料文

檔。電子文檔、表格按公司要求進(jìn)行統(tǒng)一備份存檔管理。

2、供應(yīng)商選擇流程

選擇供應(yīng)商的程序流程圖

3、供應(yīng)商選擇考察表

供應(yīng)商選擇考察表

考察人：年月日

待選供應(yīng)商基本資料

名稱法人代

表：

地址：郵編：

電話：聯(lián)系人：傳真：經(jīng)營性

質(zhì)：

主營產(chǎn)

品：

詳細(xì)評價指標(biāo)

序號評價辦法結(jié)果備注

經(jīng)1注冊資金數(shù)額是多少

濟(jì)2是不是一般納稅人

實(shí)

力3上年度銷售額是多少

4給其他商家賬期一般是多久

5一共有多少員工

序號評價辦法結(jié)果備注

市

場被媒體曝光次數(shù)

信2業(yè)內(nèi)口碑

譽(yù)3有哪些假貨/水貨

4售后服務(wù)水平怎么樣

序號評價辦法結(jié)果備注

優(yōu)與主營產(chǎn)品廠家的關(guān)系（代理/

勢經(jīng)銷/總代…）

資

源2給不同渠道的價格結(jié)構(gòu)及毛利

3相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全

4最短送貨時間是多久

序號評價辦法結(jié)果備注

管

理業(yè)務(wù)人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象

水2對售前咨詢有沒有耐心講解

平

3有沒有完善的貨物進(jìn)出流程

4員工是不是大小事情都要請示

批示意J1

商務(wù)經(jīng)理意見簽名：

運(yùn)作中心總監(jiān)

意見簽名：

考察結(jié)果口推薦為C類認(rèn)可供應(yīng)商口推薦為D類認(rèn)可供應(yīng)商口不能推薦為供應(yīng)商

4、合格供應(yīng)商名錄

合格供應(yīng)商名錄

表格更新日期：年月日

備

序號編號企業(yè)名稱等級地址提供的產(chǎn)品聯(lián)系人電話

注

及折扣

5、供應(yīng)商資料卡

供應(yīng)商資料卡

供應(yīng)商編號:建卡日期:

產(chǎn)品類別：建卡人：

公司名稱聯(lián)系人/職務(wù)

LxnJIlBilL

電話傳真

合E^+Ul+lk

電話傳真

開戶行帳號

□代理商代理級別：

公司類別

□生產(chǎn)商

創(chuàng)立時間注冊資本法人代表

公司性質(zhì)公司規(guī)模

管理層技術(shù)人員普通員工合計

人

員

構(gòu)

成人數(shù)

比例

經(jīng)營范圍

考

核考核表

年

序號度準(zhǔn)時交貨率品質(zhì)服務(wù)總分評等備注

編號

6、供應(yīng)商考核辦法及考核表

供應(yīng)商的考核采取財年度考核辦法，由采購中心征集各方意見匯總成考核評語，再由

相關(guān)權(quán)責(zé)部門給出評審意見，最終由運(yùn)作總監(jiān)決定是否終止供應(yīng)資格。

供應(yīng)商考核表

NO：PUR-KS-流水號

供應(yīng)商名稱

考核日期主要考核人

產(chǎn)品名稱

考核評語評分等級

準(zhǔn)時

交貨率

考

品質(zhì)

核

內(nèi)

服務(wù)

容

其它

綜

合

評

價

意見是否取消其資格

各

權(quán)

責(zé)

部

門

審批

意見

7、終止供應(yīng)商的報告

終止供應(yīng)商的報告

年月日

供應(yīng)商名

供應(yīng)商編號：

稱：

建立聯(lián)系時間：

最初聯(lián)系人：目前聯(lián)系人：

來往主要業(yè)務(wù)：

終止原因：

目前來往財、物、帳等情況：

終止該供應(yīng)商可能造成的影響：

終止供應(yīng)商的步驟：

終止供應(yīng)商申請人簽商務(wù)經(jīng)理簽

字：字：

運(yùn)作總監(jiān)批示:

七、采購流程

1、采購原則

?采購經(jīng)辦人員接獲"請購單”后應(yīng)依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄

或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價并經(jīng)分析后議價。

?采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時，采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤消程

序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋“撤消”章。

?采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于"請購單”詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商""交

貨期限"與"報價有效期限"經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核

2、常規(guī)采購

3、小額應(yīng)急采購

八、貨物檢驗(yàn)

1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)

來料名稱抽樣數(shù)驗(yàn)收準(zhǔn)則接收數(shù)量

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

計算機(jī)主機(jī)100%2）機(jī)箱無破損、變形不合格拒收

3）全新設(shè)備

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

CPU100%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

內(nèi)存100%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

主板100%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

硬盤100%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

板卡（顯示卡、網(wǎng)卡、1）運(yùn)行測試正常，配置正確

100%不合格拒收

聲卡等）2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

軟盤驅(qū)動器100%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

光盤驅(qū)動器100%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

鍵盤50%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

鼠標(biāo)50%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

顯示器100%不合格拒收

2）外觀無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

UPS100%不合格拒收

2）機(jī)箱無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)100%不合格拒收

2）機(jī)箱無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

路由器100%不合格拒收

2）機(jī)箱無破損、變形

1）運(yùn)行測試正常，配置正確

集線器100%不合格拒收

2）機(jī)箱無破損、變形

1）機(jī)箱無破損、變形

網(wǎng)線30%2）原廠包裝和無開箱痕跡不合格拒收

3）全新產(chǎn)品

1）機(jī)箱無破損、變形

接插件（面板、模塊

30%2）原廠包裝和無開箱痕跡不合格拒收

等）

3）全新產(chǎn)品

2、貨物檢驗(yàn)報告

NO：

供應(yīng)商:檢驗(yàn)日期：年月

s

產(chǎn)品名稱型號規(guī)格來貨數(shù)量

來貨日期抽樣數(shù)量

驗(yàn)證記錄

序號驗(yàn)證項目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)測結(jié)果結(jié)論

驗(yàn)證結(jié)論：

檢驗(yàn)人：復(fù)核：

不合格批處理意見：口可用口挑選口換貨口退貨審批：

九、采購中心職責(zé)與績效考核

1、采購中心工作職責(zé)

i.建立供應(yīng)廠商與價格記錄；

ii.采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查;

iii.詢價、比價、議價、訂購工作;

iv.送貨進(jìn)度控制與逾送督促；

V.來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；

vi.付款整理、審查；

vii.提交采購工作報告。

2、采購主管績效考核標(biāo)準(zhǔn)

采購主管的績效標(biāo)準(zhǔn)

工作職責(zé)績效指標(biāo)績效標(biāo)準(zhǔn)

1.一個月內(nèi)各部門投訴沒有在承諾的期限內(nèi)得到設(shè)備或材料的

次數(shù)不超過1次；

2.一年內(nèi)因采購的設(shè)備型號錯誤造成的退貨次數(shù)不超過2次；

完成項目所使申請部門得到所需

3.項目采購的成本控制在預(yù)先設(shè)定的范圍內(nèi)。

需的采購工作的設(shè)備和材料

優(yōu)秀績效的表現(xiàn):

盡可能地推遲付款時間；控制進(jìn)貨速度，使庫

存最小；向多方供貨商詢價，得到性價比最佳

的供貨。

上級主管人員對以下方面表示滿意：

改進(jìn)采購的工作流*所有的采購有關(guān)流程和工作標(biāo)準(zhǔn)每年至少進(jìn)行一次修訂；

改進(jìn)了的流程或標(biāo)準(zhǔn)

程和標(biāo)準(zhǔn)*相關(guān)的規(guī)定得到了正確的發(fā)布和溝通；

*在流程中能夠考慮到對不同情況的區(qū)別對待。

1.對大的供貨商能定期進(jìn)行拜訪；

2.供應(yīng)商總數(shù)減少，使供貨更為集中。

供貨商關(guān)系管理供貨商關(guān)系

優(yōu)秀績效的表現(xiàn):

能夠幫助供貨商解決一定的問題。

管理層對如下方面表示滿意：

向管理層提供采購

管理層所得到的信息*提供的采購報告有意義；

報告

*報告有助于改進(jìn)本公司以及供貨商的服務(wù)水準(zhǔn)。

十、采購報告必須具備要素及分析圖表

采購主管須將每個月的采購工作進(jìn)行總結(jié)、分析以供上級了解工作情況，發(fā)現(xiàn)采購工

作中的不足，讓上級肯定其作為的同時能及時給出改進(jìn)意見或指示。

采購工作報告至少須包含以下要求和分析圖表：

1、本月采購貨物的類別與比例

2、本月因采購型號錯誤存在退貨的次數(shù)

3、本月各供應(yīng)商供貨的金額及分布情況

4、詢價與議價結(jié)果的差異總金額及各供應(yīng)商的差額分布情況

5、供應(yīng)商送貨效率

6、各供應(yīng)商存的問題及改進(jìn)建議

7、采購中存在的問題及改進(jìn)建議

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采購訂單管理規(guī)范

1、目的

規(guī)范采購管理工作，加強(qiáng)采購過程控制，強(qiáng)化供應(yīng)商管理，確保適時、適價、適量地供應(yīng)公司生產(chǎn)所需物

料。

2、適用范圍

適用于公司生產(chǎn)物料的采購過程控制、對賬發(fā)票管理以及新開發(fā)廠商和合格供應(yīng)商定期或不定期的評估選

擇等。

3、職責(zé)

3.1采購文員：負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對賬、請款和發(fā)票的催繳以及協(xié)助進(jìn)

行供應(yīng)商的評估等。

3.2采購專員：負(fù)責(zé)物料價格的談判、定價，選擇合格的供應(yīng)商，物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳

遞，對賬單、請款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)等。

3.3供應(yīng)管理員：根據(jù)物料供應(yīng)商需求預(yù)測分析，為采購專員提供經(jīng)評估合格的供應(yīng)商供其選擇，供應(yīng)商的

定期或不定期評估結(jié)果的制定和傳達(dá)，跟進(jìn)新物料或新供應(yīng)商的打樣情況。

3.4計劃組主管：對物料采購訂單的審核，協(xié)調(diào)物料異常情況的處理和跟蹤處理結(jié)果，審核供應(yīng)商的考評和

選取，完善物料采購管理。

3.5生產(chǎn)部經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購對賬單和請款單的批準(zhǔn)，物料采購成本控制的審核，供應(yīng)商合作關(guān)系的協(xié)調(diào)，以

及跨部門之間異常的協(xié)調(diào)。

4、采購訂單管理流程

（見附件）

5、采購訂單管理內(nèi)容

5.1供應(yīng)商選用規(guī)定

5.1.1采購專員根據(jù)訂單要求和供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商評估報告，合理選擇合作廠商并進(jìn)行價格確認(rèn)。

5.1.2采購專員必需選擇經(jīng)供應(yīng)商管理評估合格的供應(yīng)商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準(zhǔn)的選用供應(yīng)商作為訂單下單的

對象，未經(jīng)評估合格的供應(yīng)商暫時不做考慮（特殊物料的供應(yīng)商除外）。

5.1.3合作供應(yīng)商在未經(jīng)評估合格（特殊物料除外）的情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負(fù)責(zé)并記

錄個人考評。

5.1.4采購訂單的供應(yīng)商選擇和價格評定需由計劃組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后才能下單達(dá)給合作供應(yīng)

商。未經(jīng)供應(yīng)商選用審核或批準(zhǔn)而下達(dá)的采購訂單，其造成的責(zé)任由下單人員負(fù)責(zé)，并記錄個人考評。

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5.2價格管理規(guī)定

5.2.1采購專員依物料規(guī)格、交期、品質(zhì)要求及其它交易條件，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，作詢價、比價、議價作

業(yè)。

5.2.2采購專員合理選擇供應(yīng)商之后，根據(jù)其收集的市場信息跟供應(yīng)商進(jìn)行價格談判（老供應(yīng)商的物料進(jìn)行

價格確認(rèn)）并確認(rèn)物料訂價。比價作業(yè)：在詢價作業(yè)完成后需有兩家以上供應(yīng)商提供價格做比較，并考慮品

質(zhì)、成本、交期等符合本公司需求的供應(yīng)商，若客戶指定要求或獨(dú)有技術(shù)等特殊案件可不作比較范圍。議價作

業(yè)：合格供應(yīng)商只有獨(dú)家時則依供應(yīng)商提供之價格，比照以往采購記錄及平時收集的價格信息，由采購專員與

供應(yīng)商議價。

5.2.3采購文員根據(jù)采購專員和供應(yīng)商最終確認(rèn)的價格列入采購訂單，并將采購訂單交由計劃組主管審核及

生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)。未經(jīng)采購價格審核和批準(zhǔn)的采購訂單不能下達(dá)給供應(yīng)商，由此造成的損失由下單人員負(fù)

貝。

5.3下單管理規(guī)定

5.3.1采購專員在接到生管員的物料采購需求之后，及時核實(shí)訂單所要求的資料文件和供應(yīng)商的工藝技術(shù)