如何對下屬做溝通、協(xié)調工作講義

如何對下屬做溝通、協(xié)調工作【本講重點】會談溝通的準備會談溝通的注意事項會談溝通的方式與程序會談溝通的技巧會談溝通的準備工作在會談溝通前，上司應做好準備工作與前導工作：◆依企業(yè)組織系統(tǒng)，收集下屬的有關資料如姓名、職位、職責說明、目標內(nèi)容、評語等；◆事先作必要的調查，充分了解下屬的目標及業(yè)務；◆發(fā)放目標卡給下屬。此卡在制定目標會談（第一次會談）時，由上司交下屬填寫；◆事先總結出修改部屬所定目標的理由或說明；◆擬定面談的計劃，再次詳讀部屬以往的目標記錄表；◆發(fā)出通知，約定會談日期。會談溝通的注意事項上司要順利同下屬進行良好的溝通，就不能忽視下列注意事項：◆上司平時就要與部屬保持良好的溝通關系；◆氣氛輕松，態(tài)度認真；◆任何會談均應是一項有準備的會談,而非臨時的湊數(shù)；◆上司對事情的看法要旗幟鮮明，處理問題則應有幽默感；◆應該讓部屬多說話，而對于不善辭令的部屬，則要誘導其發(fā)言；◆保持平等立場，如果部屬有自卑感，應設法消除；◆使部屬多思考；◆產(chǎn)生意見分歧時，切勿意氣用事，也不要爭論——只有冷靜下來才能產(chǎn)生正確的結論；◆會談應有書面記錄；◆會談環(huán)境宜寧靜，不受外界干擾；◆利用會談機會，提供情報資料，使部屬擴大眼界；◆把握要點，發(fā)掘問題；◆培養(yǎng)部屬有承擔責任及嘗試失敗的勇氣；◆上司要顯示完成目標的決心和協(xié)助部屬克服困難的勇氣。會談溝通的方式與程序1．會談溝通的方式◆按接觸方式分直接溝通（直接會談）與間接溝通（間接會談）◆直接會談是指上司與部屬面對面直接商定工作目標；間接會談則間接進行。◆間接會談，是在企業(yè)龐大，分支機構多，直接會談有困難時，通過文字材料按行政程序，事先頒發(fā)總目標的有關資料，使各級人員研閱，事后把各級下屬目標的調整意見發(fā)回。若能把握激勵的要領，擅于誘導，同樣可以制定合乎目標原則的目標。不過，由于間接會談以文字傳達為主，文義常有晦澀不明的地方，容易引起誤會或不同的解釋?！魧τ谀繕酥贫〞?，最好采用直接會談。如果明顯存在困難，則采用間接會談?！舭唇佑|人數(shù)分個別溝通（個別會談）與集體溝通（集體會談）◆個別會談有利于開發(fā)下屬能力，集體會談可發(fā)揮集體智慧?！籼岣邩I(yè)績型的目標管理，以組織為中心，大多采集體會談方式。2．雙方溝通的程序◆上司向部屬說明本單位目標的范圍與方向；◆事前個別地與部屬討論各人的工作范圍、面臨的一般環(huán)境和條件及達到目標的途徑和手段，指出各人承擔的職責；◆交換意見，聽取下屬對目標的意見和看法，討論下屬最適合的工作項目；◆征詢下屬對完成目標的看法；◆發(fā)放目標卡——此卡在制定目標會談后，由部屬填寫；◆若有必要，約期后再次會談。會談溝通的技巧◆力求會談氣氛和諧融洽，保持雙方平等互助的立場，贏取部屬的尊重與承諾。◆預先通知討論的目的、重要性及時間，使部屬有所準備。時間一旦決定，即應如期舉行?！舯３謺霭察o不受干擾。如果不斷有事插入，不僅無法專心，同時會使部屬以為上司尚有重要事務待辦，或認為上司不重視該討論?！魬B(tài)度應誠懇親切，把握下屬優(yōu)點，適時巧妙地贊揚?！粽T導部屬多思考、多發(fā)言。對不善辭令的部屬，要引導其發(fā)言，以便訓練其表達能力；在部屬發(fā)言時則應注意傾聽，不打斷、不爭辯、不露懷疑之色，必要時隨聲附和?！舭盐找c，發(fā)掘問題，該指點之處應明白指出，切忌含糊不清?！舯ＷC時間充裕，從容不迫。若草率從事，雙方肯定無法充分溝通，會議效果將大受影響?！糇⒁饧畈繉伲瑫r利用機會提供情報資料，使部屬擴大眼界?！羧粲懻摰膯栴}下屬難以接受，不妨先擱下，在稍后或下次會議時再誘導，不可使用強迫手段。◆上司要顯示完成目標的決心和協(xié)助部屬克服困難的勇氣，以便培養(yǎng)部屬承擔責任與嘗試失敗的勇氣?！魧劷Y果進行書面記錄，以供日后遵行、檢查與考核?！咀詸z】在工作中，你制定目標最少要經(jīng)過幾次雙向溝通會議？為什么這樣設定？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【參考答案】一般要經(jīng)過兩次溝通：第一次明示上級目標與方針，討論上司的考慮、打算，以及下屬工作需要改進的地方，以便下屬制定目標；第二次則討論調整下屬目標草案，使之適合個人實際情況?！颈局v總結】溝通是一件藝術性的工作，在進行前要做好準備，熟悉注意事項；在進行中，既要遵循一定的程序和方式，又要掌握一定的技巧。其核心為：上級要始終把自己放在平等、協(xié)助的位置上?！拘牡皿w會】________________________________________________________________________________________________