公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

第頁(yè)共頁(yè)公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度第一章概述第一條【目的與依據(jù)】為了規(guī)范公司人事檔案管理制度，保障公司相關(guān)信息的安全性和完整性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保障公司在人事管理方面的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。第二條【適用范圍】本辦法適用于公司所有部門(mén)和員工的人事檔案管理，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等人事行為的檔案管理。第二章檔案的分類(lèi)和歸檔第三條【檔案分類(lèi)】公司人事檔案分為：1.員工個(gè)人基本信息檔案：包括身份證明文件、員工登記表、合同及其他必要的個(gè)人基本信息材料。2.員工聘用合同及變動(dòng)檔案：包括員工聘用合同及其變動(dòng)、解除；員工調(diào)動(dòng)、晉升、降職等相關(guān)材料。3.員工培訓(xùn)檔案：包括員工培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、培訓(xùn)證書(shū)等相關(guān)材料。4.員工考勤檔案：包括員工考勤記錄、請(qǐng)假記錄、加班記錄等相關(guān)材料。5.員工考核檔案：包括員工年度考核、績(jī)效評(píng)價(jià)等相關(guān)材料。6.員工績(jī)效獎(jiǎng)懲檔案：包括員工獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等相關(guān)材料。7.員工福利及社會(huì)保險(xiǎn)檔案：包括員工福利待遇、社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)材料。8.員工離退休檔案：包括員工離退休相關(guān)材料。9.其他重要人事檔案：包括其他具有重要意義的人事檔案。第四條【檔案歸檔】1.公司人事檔案采取外包方式進(jìn)行歸檔。2.歸檔單位必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、整理、分類(lèi)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔單位應(yīng)每年進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和整理，并編制檔案目錄，以確保檔案的安全性和順利查閱。第三章檔案的保管和查閱第五條【檔案保管】1.檔案室負(fù)責(zé)公司人事檔案的保管，保證檔案的安全性和保密性。2.檔案室應(yīng)具備相應(yīng)的防火、防水、防潮、防震設(shè)施，并做好相應(yīng)的安全措施。3.人事檔案應(yīng)按年度歸檔并密封存放，不得私自拆封或移位，必要時(shí)可申請(qǐng)人力資源部門(mén)提供解封和移位。4.檔案室應(yīng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案保管知識(shí)的培訓(xùn)和考核，確保人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。第六條【檔案查閱】1.員工有權(quán)查閱自己的人事檔案，但不得移走或拷貝檔案內(nèi)容。2.公司人力資源部門(mén)可以合理地查閱員工的人事檔案，但必須確保查閱行為的合法合規(guī)性。3.其他部門(mén)需要查閱員工的人事檔案時(shí)，應(yīng)事先向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，查閱后應(yīng)及時(shí)歸還。4.對(duì)于重要人事檔案，必須由人力資源部門(mén)主管簽批后方可查閱。第四章檔案的保存和銷(xiāo)毀第七條【檔案保存期限】1.員工個(gè)人基本信息檔案、員工聘用合同及變動(dòng)檔案、員工培訓(xùn)檔案、員工考勤檔案、員工考核檔案、員工績(jī)效獎(jiǎng)懲檔案和員工福利及社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保存期限為員工離職后的20年。2.員工離退休檔案，保存期限為員工離退休后的30年。3.其他重要人事檔案，保存期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條【檔案銷(xiāo)毀】1.檔案保存期限屆滿(mǎn)后，必須及時(shí)銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前必須進(jìn)行清點(diǎn)和備案，并獲得人力資源部門(mén)的批準(zhǔn)。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)必須采取專(zhuān)業(yè)的銷(xiāo)毀方式，確保檔案信息不泄露。3.檔案銷(xiāo)毀必須保存銷(xiāo)毀清單，并保存檔案銷(xiāo)毀記錄。第五章附則第九條【檔案遷移】1.公司人事檔案遷移應(yīng)以數(shù)字化方式進(jìn)行，確保檔案的安全性和完整性。2.遷移前必須做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，保證數(shù)據(jù)的可靠性。第十條【檔案的安全保密】1.公司人事檔案屬于敏感信息，必須嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得隨意查閱、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。2.檔案室應(yīng)加強(qiáng)檔案室的管理，確保檔案的安全性和保密性。3.涉及敏感信息的檔案必須進(jìn)行密碼加密，并設(shè)有權(quán)限控制，確保檔案的安全性。第十一條【違規(guī)處理】對(duì)于違反本辦法相關(guān)規(guī)定的人員，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行追責(zé)處理。第十二條【生效日期】本制度自發(fā)布之日起生效。以上為公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度。公司所有員工必須遵守本制度的要求，不得擅自調(diào)閱、